Accord d'entreprise "Accord collectif d'entreprise relatif au recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au conseil et les élections des représentants du personnel au comité social et économique de la CPAM d'Eure-et-Loir" chez CAISSE PRIMAIRE ASSURANCE MALADIE (Siège)

Entre :

La CPAM <l'Eure et Loir,

Dont le siège social est situé 11 rue du Docteur André Haye à Chartres (28000) Représentée par son Directeur,

D'une part,

Et

L'Organisation syndicale UNSA, représentée par Monsieur, Délégué syndical

L'Organisation syndicale F.O, représentée par Madame, Déléguée syndicale

D'autre part.

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet de mettre en œuvre le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil et les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique à la CPAM <l'Eure et Loir, dans le cadre des dispositions de l'ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Concernant la désignation des représentants du personnel au Comité Social et Economique, l'article L.2314-26 du Code du Travail prévoit que les élections des membres du CSE peuvent avoir lieu par vote électronique.

Les modalités des élections des représentants du personnel au Conseil sont fixées par les articles D. 231-5 à D. 231-23 du Code de la Sécurité Sociale.

L'article D. 231-15 du Code de la Sécurité Sociale prévoit que l'élection des représentants du personnel au Conseil peut également avoir lieu par vote électronique, selon les modalités prévues à l'article L. 2314-26 du Code du Travail.

Le recours au vote électronique permet de simplifier et d'optimiser l'organisation des élections, de faciliter le recours au vote pour les salariés notamment en lien avec l'extension du télétravail (dans 1'organisme, depuis l'application de l'accord d'entreprise relatif au télétravail du 1erjuin 2021) et ainsi de favoriser le taux de participation aux élections.

Le recours au vote électronique s'inscrit dans le respect des principes fondamentaux régissant les opérations électorales, notamment la sincérité des opérations électorales, l'accès au vote de tous les électeurs, le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, l'intégrité des suffrages exprimés, la surveillance effective du scrutin et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection.

L'organisation du vote électronique garantit que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote.

C'est pourquoi, il sera fait appel à un prestataire spécialisé dans le développement du vote électronique et suivant un cahier des charges respectant les dispositions prévues par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du Travail.

Comme le prévoit l'article R. 2314-6 du Code du travail, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges ainsi que la sécurité de l'envoi des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL et au RGPD.

Le dispositif de vote électronique sera indiqué dans le protocole pré-électoral de chaque élection, pour être appliqué.

ARTICLE 1 : OBJET DE L'ACCORD ET PRINCIPE DU RECOURS A UN

PRESTATAIRE

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à un prestataire spécialisé dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du marché public mutualisé mis à disposition au sein du régime général par l'UCANSS.

Dans ce cadre, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera mis à disposition des salariés sur l'intranet.

Afin d'assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l'organisation du vote, tous les électeurs de l'organisme voteront de manière électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

ARTICLE 2 : DETERMINATION DES MODALITES DE VOTE

Le Protocole d'accord préélectoral conclu avant chaque élection détermine le calendrier électoral, la répartition des sièges et les modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et identifiera le nom du prestataire retenu pour la mise en place du vote électronique.

ARTICLE 3 :DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

1. Information sur le déroulement des opérations de vote

Chaque salarié sera informé du déroulement des opérations électorales.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter pendant la période du scrutin, selon les plages horaires et dates d'ouverture et de clôture de scrutin déterminées dans le protocole d'accord préélectoral, de n'importe quel terminal de connexion par internet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

En plus des membres du bureau de vote, le ou les correspondants RH pourront avoir accès sur le site de vote aux données utiles permettant de garantir le bon déroulement des opérations électorales (taux de participation pendant la période d'ouverture du scrutin, journal des évènements ...)

2. Modalités de transmission des moyens d'authentification et codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile ou sur une adresse mail un moyen d'authentification confidentiel.

Les codes d'accès, qui se composent d'un code d'accès et d'un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu'ils soient communiqués à l'entreprise.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l'envoi du code d'accès (login) et du mot de passe sera fait par deux envois séparés.

De nouveaux codes seront générés pour le deuxième tour si un deuxième tour a lieu. Lors de la connexion, un 3ème identifiant peut être demandé au salarié.

3. Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non réception

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier ou ce courriel, l'électeur pourra s'adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne, jusqu'à la clôture des élections.

L'électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant des données le concernant.

Le prestataire lui adressera alors ses codes par mail.

4. Affichage web des listes de candidats et professions de foi

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l'écran des bulletins de vote après avoir procédé à l'intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.

Les listes sont présentées à l'écran par ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

5. Déroulement du vote électronique

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l'aide d'une adresse qui sera fournie par le prestataire retenu.

Après avoir saisi cette URL dans la barre d'adresse dans le navigateur internet, l'électeur devra saisir le code d'accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant si celui-ci est prévu.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants (pour la seule élection des représentants du personnel au CSE).

Il pourra alors procéder à son choix :

• choisir une liste complète,

• raturer des candidats,

• voter blanc.

Le choix de l'électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale.

À tout moment, l'électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l'électeur vaut signature de la liste d'émargement dès réception dans l'urne électronique.

Un accusé réception confirme au salarié l'enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

ARTICLE 4 : LE SCELLEMENT

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l'ouverture du vote un ou plusieurs correspondant(s) des ressources humaines, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• figer les données de l'élection,

• remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s'assurer que les urnes sont vides,

• créer la clé globale de chiffrement de l'élection et donc des bulletins de vote.

ARTICLE 5 : ASSISTANCE AUX UTILISATEURS

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d'ouverture du scrutin, la cellule d'assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l'envoi des codes d'accès.

ARTICLE 6 : BUREAU DE VOTE

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du Bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin (article R 2314-16 du Code du travail).

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n'entraînera aucune réduction de salaire.

À ce titre :

• ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,

• ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition

via le sy J;_tème_de_ v_ote.,

• ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,

• ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

* ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement

*ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote les listes électorales, les listes de candidats et les documents éventuels attachés.

Ils pourront également accéder à la composition du bureau de vote, l'évolution du taux de participation pendant la période d'ouverture du scrutin, le journal des événements, le code de scellement du Système de vote.

ARTICLE 7 :DEPOUILLEMENT

1. Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l'élection, représentants de la Direction et du service RH.

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement pour procéder au déscellement des urnes, (sans nécessité de saisie de la totalité des clés de déchiffrement pour prendre en compte l'absentéisme inopiné qui pourrait concerner des membres du bureau de vote), le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

2. Signature et conservation des listes d'émargement

À l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qm sera scellée et conservée par l'employeur.

L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.

ARTICLE 8 : RESPECT DES DISPOSITIONS DE LA CNIL ET DES DISPOSITIONS LEGALES EN MATIERE DE DROIT D'ACCES AUX INFORMATIONS

Conformément à la loi n°78-l 7 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l'employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l'élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 9 : DUREE DE L'ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans à compter de la date d'entrée en vigueur.

ARTICLE 10 : MODALITES DE SUIVI DE L'ACCORD

L'article L 2222-5-1 du code du travail prévoit que l'accord définit ses conditions de suivi et comporte des clauses de rendez-vous. Un point de situation sera organisé avec les organisations syndicales après chaque élection et à la fin de la période de l'accord.

ARTICLE 11 : CONDITIONS DE VALIDITE DE L'ACCORD

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d'organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.

ARTICLE 12: MODALITES DE REVISION

Le présent accord pourra être révisé partiellement conformément aux dispositions prévues par les articles L.2261-7-1 et suivants du code du travail.

Cette révision partielle pourra être sollicitée par demande écrite de l'une des parties et pourra alors faire l'objet de négociations.

ARTICLE 13 : FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE

Une fois signé, l'accord sera transmis à l'UCANSS pour avis du Comex qui le transmettra à la Direction de la sécurité sociale pour agrément.

L'agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d'examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l'absence d'un retour de la DSS, à l'issue d'un mois après avis du Comex.

En application de l'article L.2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'organisme.

A réception de l'agrément, l'information du personnel de la CPAM d'Eure-et-Loir sur le présent accord sera assurée par une note de service et le protocole d'accord sera mis en ligne sur l'intranet.

Conformément aux articles D.2231-2 et D.2231-4 du code du travail, l'accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail ainsi qu'au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes.

Une version anonyme de cet accord sera publiée sur la base de données nationale (legifrance.fr) conformément à l'article L.2231-5-1 du code du travail.

Le présent accord entrera en vigueur à compter du lendemain du jour suivant son agrément.

Fait à Chartres, le 21 janvier 2022,

Le Directeur,

Les Organisations Syndicales Représentatives,

Le syndicat UNSA Le syndicat FO