Accord d'entreprise "Accord collectif relatif au vote par voie électronique au CSE 2022" chez ADPEP 36 - ASSOCIATION DEPARTEMENTALE DES PUPILLES DE L ENSEIGNEMENT PUBLIC DE L INDRE (Siège)

Accord collectif relatif au vote par voie électronique au CSE 2022

Entre :

L’Association départementale PEP 36 dont le siège social est situé 21 Rue du 11 Novembre 1918, représentée par président, XXXXXXXXXX, agissant en vertu des pouvoirs dont il dispose,

Ci-après dénommée l’association ;

Et

L'organisation syndicale CFDT représentée par sa déléguée syndicale XXXXXXXXXXX.

L'organisation syndicale CFE-CGC représentée par sa déléguée syndicale XXXXXXXX.

L'organisation syndicale FO représentée par son délégué syndical XXXXXXXXX.

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections du CSE et de favoriser la participation des salariés de l’association, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des membres de la délégation du personnel au CSE, le vote électronique par Internet.

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 qui a ouvert la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles et prend en compte les dispositions qui ont permis de préciser et sécuriser les conditions et modalités de vote par voie électronique pour ces élections, à savoir notamment :

• le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 ;

• l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret précité ;

• la délibération n°2010-371 de la CNIL du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social, et à la sécurisation des parcours professionnels, dite “loi travail».

• Le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, articles R2314-5 et suivants.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Principes généraux

Le système retenu par l’association doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l'électeur et bulletin enregistré dans l'urne électronique

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• Confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ou intervention d'un prestataire extérieur chargé de l’organiser.

• Information relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée par le prestataire retenu auprès des représentants du personnel y compris les membres du bureau de vote

• Information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique

• Sécurisation du vote au moyen d’un chiffrement et cryptage avec fourniture de codes d'accès confidentiels pour chacun des votant

Champ d’application

Le vote électronique par internet concerne les élections des membres du Comité Social et Économique (CSE) de l’association pour l’année 2022.

Il s’applique en conséquence :

- à l’ensemble des salariés de l’association ;

- ainsi qu’aux salariés d’associations extérieures, mis à disposition au sein de l’association ayant choisi d’exercer leur droit de vote au sein de l’association ;

ARTICLE 1 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 2 - Modalité d’organisation des opérations

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, le protocole d’accord préélectoral, définira – conformément au dispositif légal - notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et le déroulement des opérations électorales.

Déclaration CNIL

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par l’association de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Respect des dispositions relatives au RGPD

L’association se conformera aux dispositions relatives à la protection générale des données issues de la loi du 25 mai 2018.

Pour cela, elle s’engage à :

• Inscrire le fichier créé à l’occasion des élections dans le Registre des activités de traitement tenu par l’association ;

• Informer sur leur demande les électeurs des conditions dans lesquelles leurs données sont traitées.

• Prévoir des mesures de sécurité adaptées au regard des risques, dans le cadre des règles de sécurité existantes en la matière.

Formation au système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre par la Direction de l’ADPEP 36 pour faciliter l'appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les représentants de la Direction,

• pour les Délégués Syndicaux,

• pour les membres du bureau de vote avec une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Une information sera réalisée à l’ensemble du personnel par la Direction de l’association et par le prestataire.

Chaque salarié dispose d’une notice d’information explicative et détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne. Cette notice est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les électeurs, ne disposant pas d'adresse mail professionnelle, ou n'ayant temporairement pas accès à leur messagerie professionnelle, peuvent faire appel à l’assistance technique gérée par le prestataire.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

D’autre part du décret n° 2017-1819 et l’arrêté du 25 avril 2007 ;

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décrets et arrêté en vigueur.

Cellule d’assistance technique

L’association met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des membres de la Direction l’association et des représentants du prestataire.

Assistance aux électeurs : pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre le service Ressources Humaines de l’ADPEP 36 ou l'assistance du prestataire.

Une rubrique d'aide et d'explications sera également disponible depuis l’interface de vote.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 3- Déroulement des opérations de vote

Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction de l’association.

Les listes électorales seront affichées sans mention de la date de naissance, ni du nom de la commune, ni des 2 derniers chiffres de sécurité sociale (hors clefs).

Liste des candidats, profession de foi et transmission

Le contrôle de la conformité des candidatures et la transmission au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction de l’association.

La transmission des professions de foi au prestataire est effectuée sous la responsabilité de la Direction de l’association.

L'ensemble de ces documents sera adressé par la Direction de l’association au prestataire au plus tard à la date fixée par le Protocole, pour intégration dans le système de vote électronique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à la dimension des bulletins et la typographie utilisée. Elles seront strictement identiques pour toutes les listes et permettront leur affichage sur une page d'écran unique avec une résolution standard. Il sera possible d'intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

La loi du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l‘emploi pose l‘exigence d'une représentation équilibrée des femmes et des hommes au sein des instances représentatives dans l’association.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique seront contrôlées par les membres du bureau de vote et les membres de la Cellule d’assistance technique.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible mais le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Par ailleurs, un poste informatique permettant de voter sera disponible dans une salle dédiée au sein de l’établissement situé au 21 rue du 11 Novembre 1918 – 36000 CHATEAUROUX et dans les établissements et services :

• l’IME Chantemerle 4 rue des Templiers – 36600 VALENCAY

• ESAT La Ferme du Meez – 36110 LEVROUX

• ESAT 8 Chemin des Barres d’Or – 36100 ISSOUDUN

• ESAT 75 Rue Jean Pacton – 36400 LA CHATRE

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter. Le temps passé par ces derniers à voter durant les heures de travail sera compté dans le temps de travail, sous réserve du respect par l'électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site de vote (URL) et ses moyens personnels d’authentification, qui resteront valables pour le 2ème tour.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

Chaque électeur recevra, par courriers à son domicile un identifiant de vote. Puis à l’adresse mail de son choix, un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire. Ces modalités permettront de garantir l‘unicité du vote.

A l’aide de son identifiant et du code confidentiel, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

Lors du vote, les électeurs ont la possibilité de rayer des noms de candidats sur le bulletin. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Consultation du nombre de votants

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les membres du bureau de vote et les membres de la Direction de l’association habilités à des fins de contrôle auront un accès en ligne permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement

La liste d'émargement enregistre les données suivantes :

• collège d'appartenance,

• nom et prénom des électeurs ayant voté,

• heure et date du vote.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote, et aux membres de la Direction de l’association habilités à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin.

Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

ARTICLE 4 - Clôture et Résultats

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Décompte et attribution des sièges

Avant l’ouverture du vote, la remise de trois clés de déchiffrement est réalisée par courrier en recommandé avec accusé de réception au domicile des membres du bureau de vote, de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et ses deux assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l‘exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.

Délais de recours et destruction des données

L’association et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’association ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 5 - Sécurité et confidentialité

Anonymat et confidentialité des suffrages

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l‘anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Les données du fichier « contenu de l’urne électronique » font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’association, date de naissance, collège, établissement ou service ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, établissement ou service, moyen d’authentification, adresses postale et adresse mail ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, établissement ou service ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, les délégués syndicaux, agents habilités des services du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, agents habilités des services du personnel.

Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 6 – Dispositions relatives à l’accord

Durée

Le présent accord est conclu pour les élections de 2022.

Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, conformément aux dispositions légales.

Interprétation

En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, une commission d’interprétation pourra être saisie. Celle-ci sera composée des membres suivants :

• Direction

• Élus du personnel

• Délégués syndicaux

Cette saisine sera formulée par écrite et adressée à toutes les parties à l’accord.

Au plus tard un mois après sa saisine, la commission rendra un rapport en faisant part de son analyse et de son avis. Ce rapport sera transmis à l’ensemble des élus du personnel ainsi qu’à la Direction, le lendemain de l’expiration de ce délai.

La difficulté d’interprétation, ayant fait l’objet de l’étude par la commission, sera fixée à l’ordre du jour de la réunion suivante du CSE la plus proche pour être débattue.

Dépôt - publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail appelée « TéléAccords » et accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

Le présent accord sera également déposé auprès du Conseil de prud’hommes du lieu de signature.

Il fera l’objet, par ailleurs, d’un affichage destiné à assurer l’information de l’ensemble du personnel.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

A Châteauroux, le 06 octobre 2022.

Pour les organisations syndicales Pour l’association

XXXXXXXXX

Pour le syndicat CFDT,

XXXXXXXXXX, déléguée syndicale

Pour le syndicat FO,

XXXXXXXXXX, délégué syndical

Pour le syndicat CFE-CGC,

XXXXXXXXXXXX, déléguée syndicale