PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL DE LA CAISSE PRIMAIRE D’ASSURANCE MALADIE DU LOIRET

Entre d’une part :

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Loiret, représentée par sa Directrice, Madame A….. B…,

Et d’autre part :

Les organisations syndicales soussignées représentatives au sein de l’organisme :

• La CGT, représentée par Mme X Y, en qualité de déléguée syndicale,

• La CFDT, représentée par M. Y…Z, en qualité de délégué syndical,

Il est convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

Préambule

Article Liminaire – Principes généraux du vote électronique

Article 1 – Mise en place du vote électronique

Article 2 – Modalités d’organisation des opérations

Article 2.1 – Vote exclusivement électronique

Article 2.2 – Listes électorales

Article 2.3 – Listes des candidats et bulletins de vote

Article 2.4 – plan de communication et information

Article 2.5 – Cellule d’assistance et dispositif de secours

Article 2.6 – Lieux et durée du scrutin

Article 3 – Déroulement des opérations de vote

Article 3.1 – Modalités d’accès au serveur

Article 3.2 – Garantie de la confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Article 3.3 - Conservation des données sous scellés après la proclamation des résultats

Article 4 – Durée de l’accord

Article 5 – Clause de suivi et de rendez vous

Article 6 – Entrée en vigueur et révision de l’accord

Préambule

Le présent protocole vise à mettre en œuvre le vote électronique par internet pour les élections des représentants du personnel au Conseil de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Loiret, permettant ainsi de simplifier et d’optimiser leur organisation et de favoriser la participation des salariés.

Les élections des représentants du personnel au Conseil relèvent des dispositions issues du décret 2017-1535 du 3 novembre 2017 relatif aux élections des représentants du personnel dans les conseils et conseils d’administration des caisses nationales, de l’Agence Centrale et des organismes locaux du régime général de sécurité sociale, notamment codifiés aux articles D231-5 et suivants du code de la sécurité sociale.

Ce dispositif s'inscrit dans le cadre des dispositions de l'article D231-15 du code de la sécurité sociale qui prévoient que l'élection peut avoir lieu par vote électronique selon les modalités prévues à l'article L2314-26 du code du travail.

Les garanties offertes par le système de vote retenu, notamment relatives à la sécurité et la confidentialité des votes, sont précisées dans le cahier des charges établi dans le respect des dispositions prévues par les articles R2314-5 à R2314-18 du code du travail.

Le présent protocole d’accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.

Il sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.

Article Liminaire – Principes généraux du vote électronique

Conformément aux dispositions prévues par le code du travail, le système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• anonymat et secret du vote,

• sincérité et intégrité du vote,

• unicité du vote,

• confidentialité et liberté du vote,

• intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser et comportant un cahier des charges et établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 à R2314-8 du code du travail,

• formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin en application de l’article R2314-12

• information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique,

• sécurisation du vote au moyen de chiffrement et cryptage,

• codes d’accès confidentiels pour chacun des votants,

• édition de clés de chiffrement à destination des membres du bureau de vote,

• existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement,

• respect du principe de sécurité

Article 1 – Mise en place du vote électronique

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maitriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place et la conception du vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé, et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

Le choix du prestataire intervient dans le cadre du marché interbranche relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique.

Conformément aux dispositions prévues par l’article R2314-6 du code du travail, le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le prestataire qui sera choisi par la Caisse Primaire du Loiret, sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral.

En application des dispositions prévues par l’article R2314-9 du code du travail, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Article 2 – Modalités d’organisation des opérations

Article 2.1 – Vote exclusivement par internet

Les parties conviennent que les électeurs voteront uniquement par un processus de vote par internet. Le vote à bulletin secret sous enveloppe est exclu.

Article 2.2 – Listes électorales

Le Service Ressources Humaines établira les listes électorales sous forme de fichier, qui sera transmis au prestataire.

Figureront sur ce fichier : le nom et prénom des électeurs, l’ancienneté dans l’institution, l’appartenance à l’organisme, l’âge et le collège d’appartenance.

Les conditions de l’électorat sont appréciées à la date du premier tour des élections.

Article 2.3 – Liste des candidats et bulletin de vote

Les listes de candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques techniques définies par le prestataire, seront transmises au Service Ressources Humaines, qui les transmettra en l’état au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le Prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.

Article 2.4 – Plan de communication et information des salariés

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin, pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les électeurs.

En amont du scrutin :

• Information sur les conditions et les règles du vote en ligne

• Information de la date d’envoi des codes / identifiants de vote par le prestataire

• Messages ciblés sur l’Intranet

Conformément à l’article R2314-5 du code du travail, le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés et mis en ligne sur l’intranet de la CPAM.

Par ailleurs, conformément aux dispositions prévues par l’article R2314-12 du code du travail :

• Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales,

• Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu

Article 2.5 – Cellule d’assistance et dispositif de secours

Conformément aux dispositions de l’article R2314-10 du code du travail, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Conformément à l’article R2314-15 du code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique, et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clefs délivrées à cet effet,

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé,

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Pendant le scrutin, les électeurs pourront contacter gratuitement la cellule d’assistance du prestataire selon les modalités qui seront définies avec le prestataire retenu.

Le système de vote électronique retenu comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Article 2.6 – Lieux et durée du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment et de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet (ordinateur, tablette, smartphone, …), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu qu’ils auront choisi, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Conformément aux dispositions prévues par l’article R2314-14 du code du travail, le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période limitée.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieux sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Le temps passé par les électeurs à voter sur leur lieu de travail est considéré comme du temps de travail.

Article 3 – Déroulement des opérations de vote

Article 3.1 – Modalités d’accès au serveur

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité du vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, par courriers simples envoyés à son domicile ou par courriels, un identifiant de vote et un code confidentiel généré  de manière aléatoire par le prestataire.

L’identifiant et le code confidentiel sont envoyés séparément.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaitra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

Ce vote sera traité de sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Conformément aux dispositions prévues par l’article R2314-16 du code du travail, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Article 3.2 – Garantie de la confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

En application des dispositions prévues par l’article R2314-8 du code du travail, le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions du Code du Travail relatives au vote électronique et aux principes électoraux de confidentialité, d’intégrité et de sincérité du vote, l’expression du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur ayant été cryptée sera ainsi stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire, garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

En application des dispositions prévues par l’article R2314-7 du code du travail, lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

En application de l’article précité, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Conformément aux dispositions prévues par l’article R2314-16 du code du travail, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Cependant, l’ensemble des organisations syndicales et la Direction de l’organisme, pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

3.3 Conservation des données sous scellés après la proclamation des résultats

Conformément aux dispositions prévues par l’article R2314-17 du code du travail, le prestataire retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 4 – Durée de l’accord

Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections de 2022 des représentants du personnel au conseil de la CPAM du Loiret.

A l’arrivée du terme de cet accord, il cessera de produire ses effets.

Article 5 – Clause de suivi et de rendez vous

A l’issue des opérations de vote, les parties signataires se réuniront pour un bilan de l’application du présent accord.

Article 6 – Entrée en vigueur et révision de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de la réalisation des formalités légales de dépôt et de l’obtention de l’agrément ministériel.

En cas d’évolution législative ou conventionnelle, ou à la demande d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitée à engager la procédure de révision, le présent accord pourra être révisé.

La demande devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux intéressés. Les parties conviennent, dans ce cas, de se rencontrer dans un délai de 2 mois suivant la date d’envoi afin d’ouvrir la négociation.

A Orléans, le ../../….

La Directrice Générale

A….. B………….

Les organisations syndicales représentatives,

P/ C.G.T  P / C.F.D.T

X…… Y……… y……. Z……..