Accord sur la Base de Données Économiques et Sociales

ADRIM

ENTRE :

L’association A.D.R.I.M. (Association pour le Développement des Relations Intercommunautaires Méditerranéennes) dont le siège social est situé 38 boulevard de Strasbourg 13003 Marseille, Représentée par ……………………agissant en qualité de Présidente,

Ci-après dénommée « A.D.R.I.M. » ;

D’une part,

ET

Le Syndicat FO, représenté par ………………………….., en qualité de Déléguée Syndicale ;

D’autre part,

ÉTANT PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT :

La Base de Données Economiques et Sociales (BDES) a été instaurée par la loi n°2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi puis successivement enrichie par la loi Rebsamen n° 2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l'emploi et la loi Travail n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels.

Selon l’administration, l’objectif de la BDES est de « changer le mode de relations entre élus et employeurs pour qu’il soit plus participatif, fondé sur une vision plus prospective des données de l’entreprise, et à terme plus simple » (Circulaire Direction Général du Travail du 18 mars 2014).

Cette base de données a pour objet de mettre à disposition des informations nécessaires aux trois grandes consultations annuelles sur les orientations stratégiques, la situation économique et financière et la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

La BDES comporte également l’ensemble des informations communiquées de manière récurrente au Comité Social et Économique (C.S.E.).

Elle permet ainsi de structurer et de regrouper par grandes thématiques les informations transmises de manière récurrente au CSE. Elle permet également de favoriser l’appropriation de ces informations par les institutions représentatives du personnel et les délégués syndicaux, et de faciliter les échanges constructifs avec l’employeur.

Cet accord a donc vocation à fixer les conditions de mise en œuvre et d'accès à la BDES pour les Instances Représentatives du Personnel concernées.

La mise en œuvre de la BDES sera progressive et évolutive, tant du point de vue des solutions technologiques la supportant, que de son encadrement légal et règlementaire.

SOMMAIRE

1. Champ d’application page 4

2. Support choisi pour la Base de Données Économiques et Sociales page 4

3. Contenu de la Base de Données Économiques et Sociales page 4

4. Modalités d’accès et d’actualisation des données mises à disposition
   dans la Base de Données Économiques et Sociales page 6

5. Confidentialité page 7

6. Commission de pilotage et de suivi de la constitution de la BDES page 8

7. Durée et modalités de l’accord page 8

EN CONSÉQUENCE DE QUOI, IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRÊTÉ
CE QUI SUIT :

Champ d'application

La Base de Données Économiques et Sociales est mise en place au niveau de l’ADRIM et de ses instances représentatives (CSE et délégués syndicaux).

Les dispositions du présent accord s'appliquent aux Instances Représentatives du Personnel suivantes de l’ADRIM ayant un mandat en cours, à savoir les membres titulaires et suppléants du CSE, ainsi que les représentants syndicaux.

Il est rappelé que le bon fonctionnement de la BDES relève de la Direction de l’A.D.R.I.M., qui en autorise l'accès à toutes les personnes qui contrôlent la fiabilité des informations, les mettent à jour et assurent la maintenance de la base.

Support choisi pour la BDES

Les parties décident de mettre en place la BDES par l'intermédiaire d'un support informatique, Excel.

La BDES est accessible en permanence aux utilisateurs, via un lien commun informatique codifié dont le code est détenu par la Direction et le Service des Ressources Humaines.

Il est vivement conseillé aux utilisateurs de la BDES de n'imprimer que les documents jugés utiles.

Il est à noter que cette architecture est susceptible de changements qui tiendront compte des évolutions législatives demandées.

3. Contenu de la BDES

Sous réserve de futures évolutions, les informations données concerneront l’année précédente, l’année en cours et l’année à venir.

Le contenu de la BDES sera conforme aux dispositions légales en la matière (L.2323-8 et L.2312-18 du Code du travail).

La BDES sera donc organisée autour de thèmes d’informations qui sont les suivants pour une entreprise de moins de 300 salariés :

A - Investissements :

• Investissement social :

a) Évolution des effectifs par type de contrat ;

b) Évolution des emplois par catégorie professionnelle ;

c) Situation en matière d'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et mesures prises en ce sens ;

d) Évolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer ;

e) Évolution du nombre de stagiaires ;

f) Formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés ;

g) Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail.

• Investissement matériel et immatériel :

a) Évolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations)

b) Le cas échéant, dépenses de recherche et développement.

A Bis - Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise :

• Diagnostic et analyse de la situation respective des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l'entreprise dans les domaines suivants :

a) Embauche ;

b) Formation ;

c) Promotion professionnelle ;

d) Qualification ;

e) Classification ;

f) Conditions de travail ;

g) Sécurité et santé au travail ;

h) Rémunération effective ;

i) Articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle.

• Analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté ;

• Évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l'entreprise.

B - Fonds propres et endettement :

• Capitaux propres de l'entreprise ;

• Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières.

C - Rémunération des salariés et dirigeants, dans l'ensemble de leurs éléments :

• Évolution des rémunérations salariales :

a) Frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle.

D - Activités sociales et culturelles : montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CSE, mécénat.

E. - Flux financiers à destination de l’A.D.R.I.M. :

• Budget de l’association ;

• Aides publiques ;

• Réductions d'impôts ;

• Exonérations et réductions de cotisations sociales ;

• Crédits d'impôts ;

• Mécénat.

F - Sous-traitance :

• Sous-traitance utilisée par l’A.D.R.I.M. ;

• Sous-traitance réalisée par l’A.D.R.I.M.

G – Calendrier social et accords d’entreprise.

4. Modalités d’accès et d’actualisation des données mises à disposition dans la Base de Données Économiques et Sociales

1. Modalités d’accès

La mise en place de la BDES est progressive. Les principes suivants sont constants dans les évolutions à venir de la BDES :

• La BDES est accessible informatiquement. Elle est accessible en tout lieu au moyen d’une connexion internet sécurisée par l’authentification renforcée.

• La BDES permet l’export des données (PDF, Excel, Word etc.).

• La BDES n’est accessible que pour les membres définis au chapitre I.

• La BDES est accessible en permanence aux membres définis au chapitre I, sauf dans l’hypothèse où des opérations de maintenance et/ou des évolutions majeures aient lieu.

• La Direction est responsable de la mise en œuvre de la BDES et de ses évolutions.

• La Direction est responsable de la véracité des données figurant dans la BDES.

2. Actualisation de la BDES

La BDES constitue un outil et, à terme, une simplification dans la mise à disposition et la transmission des informations données aux représentants élus du personnel.

Sa mise à jour est par nature dynamique. Certaines données peuvent présenter un caractère définitif, pour exemple celles déclarées pour l’année n-1.

D’autres données sont périodiquement ou régulièrement mises à jour.

Ainsi, les données de l’année en cours peuvent évoluer chaque mois à l’occasion des reportings présentés à chaque réunion de CSE.

La BDES intègre des fonctionnalités d’historisation des modifications. Les utilisateurs sont informés par courriel des dépôts et actualisations dans la BDES.

Les personnes habilitées à actualiser la BDES sont la Direction, le.a RAFS et le.a RRH.

3. Exploitation de la BDES

Étant donné l’importance stratégique et la confidentialité des informations contenues dans la BDES, la Direction met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité.

Elle veille notamment aux meilleurs choix concernant la sécurité, la disponibilité, l’hébergement et l’exploitation de cette source d’informations.

4. Unités de référence

La BDES doit être la plus précise et la plus transparente possible :

• Les effectifs s’expriment en nombre de salariés (par tête ou en « équivalent temps plein » : ETP) ;

• La durée du travail s’exprime en heures et en jours ;

• Les informations portant sur les valeurs financières (capitaux, dépenses, recettes, dettes, rémunérations…) s’expriment en euros (ou milliers d’euros).

5. Confidentialité

   1. Confidentialité des accès 

L’identifiant et le mot de passe sont attribués individuellement.

Ils ne sauraient être communiqués à qui que ce soit.

2. Devoir de discrétion et confidentialité des documents

Il est rappelé ici que conformément à l'article 1.2312-36 du code du travail, l'ensemble des personnes bénéficiant d’un accès à la BDES est tenu à une obligation stricte de discrétion à l'égard des informations qui y sont intégrées, en particulier celles revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur et ce sans limitation de durée.

Le respect de ces obligations est essentiel pour le bon fonctionnement de la BDES. A cet effet, la Direction rappelle que toute personne qui se servirait des informations auxquelles elle a eu accès par la BDES, pour faire ou faire faire par autrui un profit financier, est passible de sanction pénale.

Par ailleurs, le ministère du travail ayant confirmé que, la BDES ne contenant pas de données nominatives, il n'y a pas lieu de la soumettre à la CNIL.

Les documents présentant un caractère fort de confidentialité comportent au moment de la consultation et de l’impression un filigrane, « confidentiel ».

6. Commission de pilotage et de suivi de la constitution de la BDES

Une commission de pilotage et de suivi de la contribution de la BDES est constituée pour accompagner les différentes évolutions conceptuelles et structurelles de l’accord et/ou des changements apportées par l’évolution législative.

Cette commission comprend :

• Un Membre de la Gouvernance,

• Un membre par organisation syndicale représentative ; avec la possibilité d’un invité faisant partie du CSE,

• Deux membres de la Direction.

L’objectif de cette commission est de présenter et partager avec les partenaires sociaux les évolutions conceptuelles et structurelles de la BDES.

Cette commission se réunit au moins une fois par an, mais la fréquence des réunions peut être augmentée en fonction des besoins et notamment dans les situations suivantes :

• Modification des textes législatifs réglementant les dispositions sur la BDES ;

• Conclusion d’un accord de branche dont les dispositions seraient plus favorables que le présent accord.

Cette commission a pour objet de veiller au bon déploiement ainsi qu’au bon fonctionnement de cet accord. Les travaux et résultats de cette commission de suivi seront présentés au CSE.

7. Durée et modalités de l’accord

1. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

2. Date d’entrée en vigueur de l’accord

La date d’entrée en application de cet accord interviendra une fois que les formalités de dépôt auront été accomplies.

3. Révision de l’accord

Chacune des parties signataires pourra demander la révision du présent accord, notamment si les dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles dans le cadre desquelles il a été conclu venaient à être modifiées ou supprimées, remettant en cause l’esprit même et l’équilibre de ce dernier.

La demande de révision peut intervenir à tout moment, à l’initiative de l’une des parties signataires. Tout signataire introduisant une demande de révision doit l’accompagner d’un projet sur les points révisés.

Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque signataire.

Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Dans l’hypothèse d’une modification des dispositions légales, réglementaires ou de la convention collective nationale de branche mettant en cause directement les dispositions du présent accord, des discussions devront s’engager dans les 30 jours suivant l’arrêté d’extension, la parution du décret ou de la loi.

4. Dénonciation de l’accord

Le présent accord peut être dénoncé, à tout moment, par la Délégation syndicale en cours de mandat en respectant un délai de préavis de 3 mois. La dénonciation se fera dans les conditions prévues par l’article L. 2261-9 du code du Travail.

5. Notification, dépôt et publicité

Conformément à l’article L. 2231-5 du code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.

Conformément à l’article D. 2231-5 du code du Travail, le texte du présent accord sera déposé en deux exemplaires (un exemplaire papier et un sur support informatique) auprès de la DREETS de Marseille et en un exemplaire au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Marseille.

Fait à Marseille, le …2/2/2022………….

En 5 exemplaires,

Pour l’ADRIM, la Présidente, ……………………………..

Pour le syndicat FO, la Déléguée syndicale, …………………………