Accord d'entreprise "protocole d'accord sur le travail à domicile" chez ASSOCIATION SHM - SOUTIEN AU HANDICAP MENTAL ET PSYCHIQUE (Siège)

Protocole d’accord sur le travail à domicile

Entre d’une part :

L’Association SHM (soutien pour le handicap mental & psychique), dont le siège social se situe au 12 rue de Lorraine 13008 Marseille, représentée par, directrice générale, par délégation du Président,

Et D’autre part :

, déléguée syndicale CGT,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

La crise sanitaire a poussé l’Association SHM à porter une réflexion sur la mise en place du travail à domicile et sa mise en application au sein du service MJPM.

Depuis le confinement en date du 17 mars 2020, les injonctions de l’Etat poussaient à la mise en place du télétravail afin de réduire les interactions sociales, qui favorisent la propagation du virus.

Depuis, le travail à domicile a évolué grâce à la mise en place sur VPN dédié des serveurs informatiques, en juin 2020. Un groupe de 10 personnes a testé l’outil à distance.

En septembre 2020, le nouveau protocole national pour la sécurité et la santé des salariés recommande à nouveau la mise en place du télétravail.

Dans un premier temps, et en conformité avec le déploiement, seule la fonction MJPM et les cadres (plus de 50% des salariés) bénéficient de la mise en place du travail à domicile en alternance avec leurs collègues. Depuis, et en fonction des postes occupés, c’est l’ensemble du personnel de l’Association SHM qui peut en bénéficier.

Pour l’Association SHM, le travail à domicile doit être organisé sur les valeurs, convictions et ambitions qu’elle porte.

Le travail à domicile contribue à une qualité de vie au travail et à une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée.

• Le travail à domicile participe d'une démarche de développement durable : limitation des déplacements, des risques d'accident de trajet, communication numérique privilégiée, consommation en papier et autres consommables réduite.

• Le travail à domicile répond aux aspirations des salariés et participe à de l’attractivité et de la fidélisation des équipes au sein de l’association.

• Le travail à domicile est une organisation du travail qui permet de limiter les interactions sociales en tant de crise sanitaire comme celle actuelle, tout en préservant la continuité de l’activité

Au sein de l’Association SHM, le travail à domicile repose sur un état d’esprit propre à son identité : la confiance et la responsabilisation de l’ensemble de la collectivité de travail. Cependant, l’Association doit veiller à maintenir la cohésion d’équipe et prévenir des risques d’isolement des salariés.

La crise sanitaire actuelle nous pousse aujourd’hui à encadrer ce travail à domicile. Cet accord pourra, à terme, nourrir la réflexion sur un véritable télétravail à mettre en place.

C’est ce qui a prévalu à la démarche de concertation et de co-construction de mise en place avec les représentants du personnel en septembre 2020, et qui a abouti à la rédaction de ce présent accord.

Celui-ci vise aujourd’hui à :

• Donner un cadre formel à l’exercice du travail à domicile : des règles claires, transparentes et partagées,

• Harmoniser les pratiques en matière de travail à domicile,

• Clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de travail à domicile,

• Renforcer l’engagement et l’affichage de l’entreprise en matière de travail à domicile.

Cette consécration et la formalisation du travail à domicile au sein de cet accord sont importantes pour l’Association SHM et l’ensemble de ses salariés, car sa mise en place s’est effectuée dans l’urgence, mais semble être une pratique qui devrait s’inscrire dans le temps

I – Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication mises à disposition par l’association.

• C’est pourquoi au sein de l’Association SHM, qui ne dispose pas de matériel suffisant pour mettre en place le télétravail, tel que défini ci-dessus, nous parlerons de travail à domicile. Cependant c’est une démarche intermédiaire car l’Association a pour objectif de pouvoir à terme doter chaque salarié d’un ordinateur portable.

De plus, le travail à domicile a été mis en place dans un contexte sanitaire inédit, mais qui a permis de conjuguer la continuité de service et la prise en compte du risque sanitaire.

De manière plus générale, le travail à domicile peut être envisagé à titre temporaire et mis en place au cas par cas afin de répondre à un besoin particulier ou à une situation inhabituelle, imprévisible et temporaire (intempéries, phénomène de pollution, indisponibilité d’un moyen de transport, situation médicale hors arrêt de travail et préalablement validé par le Médecin du travail, etc.).

II – Accès au travail à domicile

Article II-1 : Volontariat

L’accès au travail à domicile relève de la seule initiative du salarié : il est fondé sur le volontariat et subordonné à l’accord exprès et préalable de la direction. Toutefois, dans le cas de la crise sanitaire, le travail à domicile peut faire partie des mesures conservatoires prises par la direction dans un souci de protection de ses salariés.

Article II-2 : Éligibilité

Le travail à domicile est ouvert à tout salarié de l’entreprise, quel que soit son poste ou son emploi.

Par ailleurs, il est ouvert à tous les contrats à durée indéterminée (une fois la période d’essai révolue), et aux contrats à durée déterminée à compter de deux mois d’exercice professionnel, dès lors que le salarié réalise au moins trois jours de travail par semaine dans les locaux de l’association. Cette présente condition peut être modulée en fonction des besoins (exemple de l’alternance sur les postes etc.)

Article II-3 : Conditions matérielles

Le salarié devra s'assurer de disposer à son domicile d'un espace permettant de travailler dans de bonnes conditions. Il disposera d’un ordinateur, interface essentielle pour consulter son bureau à distance. Cependant, l’Association SHM prévoit de doter chaque salarié d’un ordinateur portable.

Enfin, il devra disposer d’une ligne internet haut débit à son domicile, condition indispensable à la réalisation du travail à domicile.

Article II-4 : Personne en situation de handicap

Le travail à domicile peut être exercé par tous les salariés, les personnes en situation de handicap ne peuvent en être exclues.

III – Mise en œuvre du travail à domicile

Article III-1 : Candidature

Le salarié candidat au travail à domicile devra adresser un email auprès de sa direction.

Article III-2 : Acceptation & Refus

Le travail à domicile est accordé aux collaborateurs selon des critères objectifs attestant de la maîtrise du poste de travail et des missions confiées (notamment : autonomie, capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail, rigueur, atteinte des objectifs).

La satisfaction de ces critères est soumise à l’appréciation de son responsable sur la base d’une évaluation objective, étant rappelé que le travail à domicile s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable. La mise en place du travail à domicile est donc le fruit d’un accord entre le salarié et son responsable, la décision définitive appartenant à la direction. Le refus doit être motivé par la direction. La situation dudit salarié peut-être réévaluée dans un délai de 3 mois.

Article III-3 : délai

Le délai de réponse doit être d’une semaine. Elle s’effectue par email. La mise en place devra être effective sous 15 jours

Article III-4 : Formalisation

L’accord de l’association quant à l’accès au travail à domicile pour un salarié sera formalisé dans un document type notifiant la date d’entrée en vigueur de ce mode d’organisation du travail, ainsi que les jours & les horaires de travail, conformément aux accords sur l’aménagement du temps de travail en date du 10 décembre 2018. Le salarié devra explicitement accepter ces conditions en signant le document.

Article III-5 : Réversibilité

La situation de travail à domicile est résiliable.

Durant les trois premiers mois de travail à domicile, l’association comme le salarié pourront mettre fin au travail à domicile sous réserve d’un délai de prévenance de 5 jours calendaires (dimanches et jours fériés compris).

L’objectif de cette période est de vérifier conjointement la compatibilité organisationnelle et technique du travail à domicile pour le collaborateur concerné, au regard des fonctions occupées et de l’activité de l’Association SHM.

Après cette période probatoire de trois mois, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, il pourra être mis fin au travail à domicile, soit à la demande du collaborateur, soit à celle de l’association.

Si la demande émane du collaborateur, celui-ci devra transmettre sa demande par email.

Si la demande émane du responsable, ce dernier recevra le collaborateur pour lui exposer les motifs de résiliation, et cette décision lui sera notifiée par email.

Article III-6 : Lieux

L’exercice du travail à domicile est réalisé au domicile du salarié, soit son lieu de résidence principale mentionné à son contrat de travail et en tout état de cause, déclaré par ses soins en dernier lieu.

A titre exceptionnel, le collaborateur qui souhaite exercer le travail à domicile dans un autre lieu que son domicile devra en avertir préalablement son responsable. Dans ce cas, le collaborateur s’engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l’exercice du travail à domicile tel que prévu par le présent accord.

IV – Modalités d’organisation du travail à domicile

Article IV-1 : Rythme du travail à domicile

Afin de garantir la continuité de service :

• Nombre de jours télé travaillé soumis à l’autorisation du responsable.

• Les démarches extérieures prévalent sur les jours de travail à domicile et ces derniers peuvent donc être annulés. En revanche, les démarches peuvent être effectuées pendant les jours de travail à domicile.

• En cas d’absence de collaborateurs, le responsable peut demander d’annuler un jour de travail à domicile sans délai de prévenance et sans report du jour.

• Les impératifs professionnels prévalent sur l’organisation du travail à domicile qui ne doit pas répondre à des impératifs personnels (contrainte de garde d’enfant par exemple).

• Le travail à domicile sera de facto suspendu du 1^er juillet au 31 août de chaque année, puisque durant cette période de congés estivaux, l’alternance entre les différentes équipes assure la continuité de service sur site, ainsi que pendant les deux semaines de vacances scolaires de décembre.

Le nombre de jours en travail à domicile est encadré par une fourchette haute et basse :

• Le nombre de jours maximum de télétravail par semaine est fixé à deux jours hebdomadaires pour 1 ETP, à 1 jour hebdomadaire pour les temps partiels, de sorte à éviter le risque d’une « distanciation » avec l’association et l’ensemble de la collectivité de travail.

• Le nombre de jours minimum de travail à domicile est fixé à un jour par quinzaine. En dessous de ce seuil, l’association considère que l’on ne s’inscrit plus dans le travail à domicile régulier, objet du présent accord.

Le temps de présence physique du collaborateur dans les locaux de l’association devra donc être au minimum de 3 jours par semaine, les jours de travail à domicile pourront être réduits en cas de pose de jours de congés, de récupération etc… dans le respect des trois jours en présentiel hebdomadaires. De plus, en cas de crise sanitaire ou autre événement, les jours peuvent fluctuer en fonction des possibilités du collaborateur et des nécessités de service (exemple de la crise du COVID-19)

Les jours de travail à domicile sont pris par journée complète, sauf demande justifiée par des motifs exceptionnels, laissés à l’appréciation du responsable, situation qui devra donner lieu à un accord express et préalable dudit responsable concerné par une telle demande.

Article IV-2 : Planification

Le travail à domicile est organisé au sein de chaque équipe, sous la responsabilité du responsable. Ce dernier est vigilant et garant des temps de présence collectif nécessaires au bon fonctionnement du service. Il tranchera également en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des collaborateurs concernés.

Le travail à domicile est organisé sur la base de jours fixes (régularité des jours de travail à domicile pour chaque collaborateur et non jours « volants » dans la semaine) établis dans le cadre d’un planning hebdomadaire.

Ce planning définissant les jours de travail à domicile pour l’ensemble des membres d’une équipe est figé pour une période semestrielle et remis à chaque collaborateur avant le début de la période concernée. Il est révisé régulièrement par le responsable, après entretien avec son équipe.

Article IV-3 : Horaires et joignabilité

Le travail à domicile s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail en présentiel. Ainsi, les salariés en travail à domicile se doivent de respecter les horaires collectifs en vigueur, conformément aux accords sur l’aménagement du temps de travail, signés le 10 décembre 2018, et cette organisation ne doit pas peser sur les salariés restés en présentiel sur site.

Article IV-4 : Suivi et comptabilisation du travail à domicile

L’ensemble des collaborateurs de l’Association SHM ont accès à un agenda en ligne sur lequel sont inscrits les jours en travail à domicile et les jours de travail au sein de l’association, de sorte que les responsables et les autres services connaissent en temps réel la situation de travail de chaque collaborateur.

Tout collaborateur en situation de travail à domicile souhaitant s’absenter pour raison personnelle pendant les horaires de travail doit en informer au préalable son responsable et obtenir un accord écrit (par exemple par email).

Article IV-5 : Droit à la déconnexion

L’Association SHM réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à sa disposition et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et familiale, et la vie professionnelle de ses collaborateurs.

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du collaborateur de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail. Il a fait l’objet d’une charte signée le 27 novembre 2017.

Les outils numériques visés sont :

- Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires,

- Les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messageries électroniques, logiciels, connexion wifi, internet/intranet…

Pour les travaux nécessitant une connexion au serveur de l’Association pour accéder au réseau et aux courriels, il n’existe aucune obligation de connexion hors de temps de travail.

Pour les autres fonctionnalités (sms, appels téléphoniques), l’Association SHM ou le collaborateur pourront également être amenés à y recourir hors temps de travail, en cas de situation particulière et exceptionnelle telle que le cas de force majeure.

Aucune sanction ne pourra être prise par l’association à l’encontre d’un collaborateur qui n’aurait pu être joint alors qu’il n’est pas en période de temps de travail.

Il est rappelé que le traitement de sujets dans l’urgence ne doit pas devenir le mode de fonctionnement habituel d’un service ou de l’association, y compris dans la collaboration entre collègues de travail.

En outre, chaque responsable devra être vigilant à ne pas solliciter un collaborateur s’étant expressément déclaré, de manière ponctuelle, indisponible.

Il est rappelé à chaque salarié de :

- S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message, joindre un collaborateur par téléphone,

- Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire,

- Pour les périodes de congés, ou d’absence, prévoir l’activation de la fonction « gestion des messages en cas d’absence », permettant de notifier son indisponibilité à tout correspondant et/ou désigner un collègue de travail qui prendra le relais.

L’association SHM demande aux responsables et leur équipe à ne pas utiliser la messagerie électronique entre 19h30 et 7h30 ainsi que le week-end, conformément aux préconisations de la charte sur le droit à la déconnexion signée le 27 novembre 2017.

La bonne pratique implique qu’il convient d’éviter, sauf urgence ou cas de force majeure, l’envoi des mails durant ces périodes.

En tout état de cause, tout mail envoyé durant ces plages horaires n’appellera pas de réponse immédiate.

Il est rappelé que les salariés disposent d’un droit de repos minimum de 12 heures consécutives par jour.

Pendant ce temps de repos, les salariés doivent donc bénéficier de leur droit à déconnexion.

V – Réalisation du travail à domicile

Article V-1 : Moyens et équipements

L’Association SHM ne peut pas fournir les équipements techniques nécessaires pour doter chaque collaborateur en ordinateur portable. En revanche, elle a investi dans la création de la liaison du bureau à distance avec mise sur VPN du serveur, si bien que l’ordinateur utilisé en travail à domicile n’est qu’une interface et que l’accès à ce réseau ne détériore ni n’altère en rien les fonctionnalités de l’outil utilisé. L’association en revanche s’engage à investir pour des équipements adéquats (pc portables) qui viendront en substitution des wyses mis en place dans les locaux des différentes antennes. Au 18 janvier 2022, l’Association met à disposition des salariés 30 pc portables et compte investir dans une 30aine d’autres le plus rapidement possible.

Article V-2 : Usage et entretien des outils/matériels mis à disposition

Le collaborateur en travail à domicile utilisera pour son travail la téléphonie et l’ordinateur portable fourni lui ayant été confié par l’association (uniquement les collaborateurs MJPM et Cadres de proximité) et s’engage à en prendre soin, à en faire un usage conforme à sa destination dans des conditions d’emploi normales, et conformément aux principes de la Charte Informatique. Il signe un document spécifique lors de la remise de son ordinateur portable

Le collaborateur en travail à domicile devra informer son responsable sans délai des dysfonctionnements, des pannes et des vols qui concerneraient le matériel confié par l’Association SHM.

Article V-3 : Assistance technique

Le collaborateur pourra bénéficier, à sa demande, d’un appui technique de la personne en charge de la logistique ainsi que du prestataire informatique pour l’installation des outils sur le poste de travail à domicile ainsi que pour l’utilisation des systèmes, des solutions informatiques et de téléphonie mis à disposition.

Article V-4 : Assurance

Le collaborateur devra fournir une attestation d’assurance particulière au télétravail.

Article V-5 : Conditions d’exercice

Le collaborateur n’a pas d’activités personnelles et/ou familiales dans les créneaux horaires de travail à domicile. Il se consacre exclusivement à son activité professionnelle.

Il peut, en revanche, effectuer des déplacements liés à son activité (audience, visite etc.)

Par ailleurs, il doit exercer son activité professionnelle dans des conditions identiques au travail au sein de l’association, notamment en matière de concentration et de bruit.

Article V-6 : Compensation financière

L’association prend conscience que le travail à domicile peut engendrer des coûts supplémentaires au salarié qui l’exerce. A ce titre, et conformément aux préconisations de l’URSSAF, elle octroiera à chaque salarié souhaitant travailler à domicile, une compensation de 20 € par mois pour 2 jours hebdomadaires, 10 € par mois pour 1 jour hebdomadaire et 5 € par mois pour 2 jours mensuels.

« Le télétravail est une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail. Elle utilise les technologies de l’information, dans le cadre d’un contrat ou d’une relation d’emploi, dans laquelle un travail qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière.

Lorsque le salarié en situation de télétravail engage des frais, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine. (Cette allocation forfaitaire passe à 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, 30 € par mois pour trois jours par semaine…).

Si l’allocation forfaitaire est prévue par la convention collective de branche, l’accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe, elle est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des montants prévus par accord collectif, dès lors que l’allocation est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télé travaillés.

Lorsque le montant versé par l’employeur dépasse ces limites, l’exonération de charges sociales pourra être admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié »

Article V-7 : Sécurité informatique et protection des données personnelles

Le collaborateur sera tenu au respect des différentes dispositions en vigueur au sein de l’association, telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité. Il s’engage à prendre les dispositions nécessaires à la protection des données et documents à sa disposition, à ne pas laisser accéder des tiers, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son responsable de toute anomalie constatée.

L’association SHM prend, dans le respect de la loi n°2018-493 du 20 juin 2018, appelée Loi Informatique et Libertés, les mesures qui s'imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le collaborateur en période de travail à domicile à des fins professionnelles.

Il incombe au collaborateur en période de travail à domicile de se conformer aux dispositions légales et aux règles propres à l’association relatives à la protection des données et à leur confidentialité.

Article V-8 : Accidents liés au travail

L’association SHM prend en charge les accidents du travail survenus au travailleur à domicile, dans les mêmes conditions réglementaires que celles qui s’appliquent aux autres salariés.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le travail à domicile et pendant l'exercice de l'activité professionnelle du travailleur à domicile est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Il incombera au salarié d’alerter en ce sens son responsable et/ou la Direction dans les délais réglementaires, cette déclaration devant préciser les circonstances de l’accident, le lieu, l’heure, et l’existence éventuelle d’un témoin avec son identité.

L’Association SHM procédera à la déclaration d’accident du travail prescrite dans ce cadre conformément aux dispositions réglementaires.

VI – Suivi et pilotage du travail à domicile

Article VI-1 : Suivi managérial

Le responsable est tenu de répartir la charge de travail de manière équivalente au sein de son équipe, que les collaborateurs soient télétravailleurs ou non.

Afin de s’assurer du bon exercice du travail à domicile, plusieurs espaces d’échange sont proposés entre manager et collaborateur :

• Un point régulier entre le responsable et le travailleur à domicile doit être effectué.

Enfin, tout collaborateur en travail à domicile peut solliciter un entretien auprès de son responsable ou de la direction en cas de difficultés rencontrées dans le cadre de l’exercice du travail à domicile.

Article VI-2 : Référent travail à domicile

Un référent « travail à domicile » est nommé au sein de l’association, en la personne de la responsable administrative et financière. Son rôle sera de :

• Répondre aux questions et conseiller les collaborateurs qui souhaiteraient un échange sur le sujet du travail à domicile, au-delà des informations transmises par leur manager,

• Soutenir le dialogue et la régulation entre collaborateur et responsable sur le sujet du travail à domicile,

• Mettre à disposition les outils soutenant le dispositif (guide du travail à domicile, formulaire de demande etc.),

• Archiver numériquement les documents relatifs au travail à domicile (demande des salariés, etc.),

• Suivre quantitativement et qualitativement la mise en place du travail à domicile.

Article VI-3 : Portée, entrée en vigueur des accords et suivi du dispositif

Agrément : Le service de l’Association SHM relevant du secteur social et médico-social, le présent accord est présenté à l’agrément dans les conditions fixées à l’article L.314-6 du code de l’action sociale et des familles.

Entrée en vigueur : le présent accord entrera en vigueur le premier jour du mois civil suivant la publication au Journal Officiel de l’arrêté d’agrément, soit au plus tard …, sous réserve de l’obtention de l’agrément mentionné ci-dessus.

Formalités de dépôt et de publicité : Les formalités de publicité seront accomplies sous réserve de l’obtention de l’agrément. Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément à l’article L2231-6 du code du travail. Cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la direction et sera mis à disposition du personnel sur l’intranet de l’association.

Le présent accord annule et remplace tout accord ou usage, écrit ou oral, quelle qu’en soit la forme, portant sur le travail à domicile, et ce, à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Un suivi annuel sera réalisé par la direction avec les représentants du personnel, dans le cadre du dialogue social interne, afin de suivre la mise en œuvre de cet accord et proposer, le cas échéant, les ajustements nécessaires.

Fait à Marseille en 6 exemplaires originaux¹, le 31 janvier 2022

Pour le syndicat CGT, Pour l’Association SHM

Et par mandement Et par délégation du Président

Représentante de la section syndicale Directrice Générale

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1. Destinataires : la direction, le CSE, la représentante syndicale, le conseil des prud’hommes, l’inspection du travail, la commission d’agrément↩