ACCORD D’entreprise sur les moyens

et le fonctionnement

DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) ET SUR LE DIALOGUE SOCIAL AU SEIN DU GEDHIF

ENTRE LES SOUSSIGNES :

Le Groupement d’Entraide Départemental aux Handicapés Inadaptés et à leurs Familles (GEDHIF)

Association loi 1901, Représentée par M., en sa qualité de Directeur Général, dûment habilité à cet effet,

Ci-après désignée « GEDHIF»,

d’une part,

ET :

Madame .. représentant la CFDT

Madame .. Déléguée syndicale CFE-CGC

Madame .. Délégué(e) syndical(e) FO

Ci-après ensemble « les Organisations syndicales »,

d’autre part,

Ci-après dénommées collectivement « Les Parties »

PREAMBULE

La réforme du dialogue social engagée avec les ordonnances du 22 septembre 2017 met fin aux instances représentatives du personnel actuelles (CE, DP et CHSCT), remplacées par le Comité social et économique.

La date de fin de mandat des instances est le 24 novembre 2018, après prorogation de douze mois par accord d’entreprise en date du 16 octobre 2017.

Concomitamment à l’ouverture de la négociation sur la mise en place au sein du GEDHIF, les Parties se sont saisis des évolutions de la législation afin de rénover et de renforcer le dialogue social.

Les partenaires sociaux ont par conséquent décidé d’ouvrir des discussions sur les modalités de fonctionnement et les moyens qui seront attribués aux nouvelles instances représentatives du personnel, et au terme de la négociation, se sont mis d'accord sur les dispositions ci-après.

PARTIE 1 : DISPOSITONS PRELIMINAIRES

Article 1 : L’objet

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de fonctionnement et les moyens alloués aux instances représentatives du personnel au sein du GEDHIF.

Article 2 : Le cadre juridique

Le présent accord a été conclu dans le cadre des dispositions légales et réglementaires en vigueur portant sur la représentation du personnel et le dialogue social et, en particulier, l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Il est rappelé que conformément à l’ordonnance n°2017-1718 du 20 décembre 2017, les dispositions des accords d’entreprise portant sur les délégués du personnel, le Comité d’entreprise et le Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, cessent de plein droit de produire leurs effets à la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le présent accord met définitivement fin à l’ensemble des règles et pratiques, écrites ou non, pouvant exister sur la représentation du personnel et le dialogue social.

Article 3 : Le champ d'application

Le présent accord définit les règles devant s'appliquer à l’ensemble des salariés de tous les établissements et services du GEDHIF, pour ce qui concerne la représentation du personnel.

PARTIE 2 : RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DES INSTANCES

Article 4 : Durée des mandats

La durée des mandats des élus du CSE sont fixés à 4 ans.

La durée des mandats des représentants des organisations syndicales prend fin à l’issue des mandats des élus du CSE.

Article 5 : Déroulement des réunions du CSE

5.1 La convocation, l'ordre du jour et la transmission des documents afférents à l'information et la consultation

L'ordre du jour est élaboré conjointement entre le président de l'instance ou la personne mandatée à cet effet et le secrétaire, ou le secrétaire-adjoint en cas d'absence de ce dernier s’il existe.

Il doit être communiqué aux membres de l'instance au moins 5 jours calendaires avant la réunion en cas d'information-consultation, sauf circonstances exceptionnelles.

Sous réserve des points inscrits de plein droit à l’ordre du jour, le président de l'instance ou la personne mandatée à cet effet et le secrétaire, ou le secrétaire-adjoint en cas d'absence de ce dernier s’il existe, se transmettent mutuellement et en amont les points envisagés à l’ordre du jour, sauf circonstances exceptionnelles.

Les parties fixent un délai de 7 jours calendaires avant la date de la réunion envisagée pour communiquer les points à l’ordre du jour entre :

• le président de l'instance ou la personne mandatée à cet effet ;

• le secrétaire, ou le secrétaire-adjoint en cas d'absence de ce dernier s’il existe.

Ce délai apparait nécessaire pour pouvoir établir l’ordre du jour en amont de sa transmission aux élus.

Il est rappelé que, pour les réunions qui comporteraient des thèmes liées à l’hygiène, la santé, la sécurité et les conditions de travail, l’ordre du jour est élaboré suffisamment en amont pour permettre la transmission de l’ordre du jour aux tiers au moins 15 jours avant la réunion.

La convocation à la réunion du CSE peut être adressée aux membres titulaires et suppléants indépendamment de l'ordre du jour, le plus tôt possible avant la communication de l'ordre du jour pour faciliter la présence des élus et leur déplacement au lieu de la réunion.

L’ordre du jour et la convocation peuvent être communiqués par courrier électronique aux adresses électroniques professionnelles des salariés élus selon des modalités plus précises définies par le Règlement Intérieur du CSE.

En cas d’absence connue par l’employeur d’un/une salarié(e) élue au CSE, l’ordre du jour et la convocation peuvent être transmises par courrier recommandé avec accusé de réception.

5.2 La fréquence des réunions en matière de santé, sécurité et conditions de travail

• Nombre de réunion du CSE

Le CSE se réunit onze fois par an, sauf circonstances exceptionnelles et sous réserve des dispositions légales plus favorables.

• Nombre de réunion du CSE portant sur l’hygiène, la santé, la sécurité et les conditions de travail des salariés

Au moins 4 réunions du CSE, à raison d’une par trimestre, portent annuellement en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Les temps de réunion de ces 4 réunions seront dissociés de la réunion initiale afin que de s’assurer d’un temps d’échange suffisant pour l’ensemble des sujets. Participera à ces 4 réunions un membre du CSSCT chargé de présenter les travaux, prioritairement un membre titulaire ou le secrétaire du CSSCT.

3. L’établissement des procès-verbaux

Lors de chaque réunion, un procès-verbal est établi dans un délai de quinze jours par le secrétaire de l'instance.

En cas de projet de réorganisation, le procès-verbal est établi au plus tard 8 jours avant la prochaine réunion du CSE.

Le projet de procès-verbal est adressé aux membres titulaires et suppléants par le secrétaire de l'instance ou, en son absence au secrétaire-adjoint s’il existe.

Le projet de procès-verbal est alors communiqué à l’employeur par le secrétaire de l'instance ou, en son absence par le secrétaire-adjoint s’il existe, pour que la Direction ou son représentant puisse préparer les remarques qu’elle souhaite apporter au projet lors de la réunion d’approbation du procès-verbal.

Le procès-verbal est soumis pour approbation lors de la réunion plénière suivante.

4. L’information relative à l’absence d’un élu titulaire et l’organisation du remplacement

Il est rappelé que conformément à la loi les élus suppléants n’assistent pas aux réunions. Toutefois, ils sont convoqués aux réunions, compte tenu du fait que des absences inopinées des élus titulaires demeurent possibles.

Les suppléants ont également accès aux mêmes informations que les titulaires afin de pouvoir participer aux réunions en cas d’absence des titulaires.

Afin d’organiser au mieux le déroulement des réunions du CSE, chaque titulaire informe de son absence lors d’une ou plusieurs réunions du CSE dès qu’il en a connaissance, directement ou à défaut par le biais d’un représentant de son organisation syndicale ou d’un autre membre de sa liste, le suppléant de droit, le secrétaire ainsi que le président du CSE.

En outre, au début des réunions, un appel est effectué pour établir les éventuelles absences, et les remplacements nécessaires. A l’issue de cet appel, les élus suppléants qui ne remplacent pas un titulaire (en surnuméraire) quittent la réunion.

Par dérogation aux stipulations qui précèdent, les parties conviennent que les élus suppléants assistent à la première réunion du CSE après la proclamation des résultats des élections.

Il est précisé que, dans le cas où un titulaire absent n’aurait pas pu être remplacé par un suppléant lors d’une réunion du CSE, les délibérations adoptées par l’instance à la majorité des membres présents sont réputées valides.

Le temps de déplacement et de présence en début de réunion des élus suppléants, est considéré comme du temps de travail effectif et payé comme tel.

Article 6 : Commission du CSE

6.1 Mise en place d’une commission technique unique dès acquisition du seuil légal

Par application de l’article L. 2315-45 et par dérogation aux articles L. 2315-46 à L. 2315-56 du Code du travail, les commissions égalité professionnelle, logement, de la formation professionnelle et économique, et toute autre commission fusionneront en une commission unique.

Cette commission sera dénommée Commission Technique.

Seules la Commission des Marchés, si l’association réunit ses critères de mise en place, et la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail prévue dans l’accord de mise en place du CSE, fonctionnent indépendamment de la Commission Technique.

6.2 Membres de la Commission Technique

La Commission Technique est composée de 4 membres désignés parmi les membres des CSE à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.

Le/La Secrétaire de la commission est désigné(e) parmi les membres titulaires des CSE, sous réserve qu’un ou plusieurs titulaires aient été nommés dans cette commission.

6.3 Le nombre et la fréquence des réunions

Sauf circonstances exceptionnelles tel qu’un projet de réorganisation ou la survenance d’un incident grave, la commission technique se réunit au plus 4 fois par an, à l’initiative de la direction ou à celle de la majorité de ses membres.

Chaque commission a un programme de travail fixé par le CSE et rend compte de son activité au CSE.

Lors de chaque réunion, un rapport est établi et transmis à tous les membres du CSE dans un délai maximum d’un mois à l'issue de la réunion et au plus tard, 8 jours avant la réunion au cours de laquelle l’avis du CSE est sollicité.

Il est rappelé que les réunions de cette Commission technique sont considérées comme du temps de travail effectif, non déduit des heures de délégation, à hauteur de 30 heures par an par élu à cette Commission.

Article 7 : Expertise

7.1  Conditions de recours à l’expertise

Le CSE peut solliciter le recours à un expert avant de rendre un avis, dans les conditions suivantes :

• dans le cadre des conditions prévues par la loi pour les expertises au titre des consultations ponctuelles et les expertises libres ;

• pour l’ensemble des consultations récurrentes obligatoires au sens de l’article L.2312-17 du Code du travail, l’exercice du droit à expertise ne peut aboutir à recourir à plus d’une expertise sur l’ensemble des trois consultations, tous les trois ans.

7.2 Frais d’expertise

Le coût des expertises est pris en charge selon les modalités légales et règlementaires.

PARTIE 3 : MOYENS DES INSTANCES

Article 8 : Heures de délégation

8.1 Nombre d’heures de délégation

Sous réserve du crédit d’heures prévu spécifiquement pour les membres de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail dans l’accord de mise en place du CSE, les membres titulaires du CSE bénéficient du crédit d’heures mensuelles légal pour remplir leurs missions.

Pour le GEDHIF, compte tenu des effectifs, le nombre légal d’heures de délégation est de 22 heures par mois par titulaire.

Ces derniers peuvent transmettre tout ou partie de leurs heures à d’autres titulaires ou suppléants selon les conditions légales et les modalités définies ci-après.

8.2 Modalités d’utilisation des heures de délégation

• Recours obligatoire au bon de délégation

Les heures de délégation sont utilisées librement par les élus et représentants syndicaux.

Toutefois, des bons de délégation sont mis en place pour permettre un équilibre entre la continuité de gestion des services à destination d’usagers, et la liberté d’action des représentants du personnel.

Ainsi, quel que soit la nature de son mandat, il est convenu la rédaction par le représentant du personnel d’un bon de délégation, préalablement à l’absence à son poste pendant les heures de service à l’intérieur ou à l’extérieur du GEDHIF.

L’usage du bon de délégation est personnel.

Le bon de délégation est délivré sur demande du représentant du personnel auprès du secrétariat de l’établissement avant qu’il n’utilise son crédit d’heures.

Toutefois, une intervention non prévisible et dans un cas d’urgence dans le cadre de sa fonction doit permettre à l’élu de s’exonérer de la rédaction d’un bon de délégation.

Dans ce cas et malgré tout, afin de permettre à l’employeur de réaliser les missions auprès des usagers, les élus et représentants syndicaux préviennent directement le secrétariat ou le chef de service de son absence.

Il est convenu de l’utilisation par le représentant du personnel du modèle de bon de délégation en annexe du présent accord.

• Délai de prévenance

Le crédit d’heures est précédé d’un délai de prévenance suffisant pour des raisons de nécessités de service.

Dans le cadre des fonctions des élus et représentants syndicaux un délai de prévenance de 3 jours calendaires est mis en place.

Une intervention non prévisible ou urgente dans le cadre de leurs fonctions les dispensera de ce délai de prévenance, sous réserve de prévenir directement de l’absence le secrétariat ou le chef de service.

Dans le cadre de la mise en commun d’heures de délégation entre élus titulaires au CSE ou avec les élus suppléants au CSE dans les limites prévues par la loi, il est rappelé que l’élu au CSE transmet à sa hiérarchie le bon de délégation au moins 8 jours calendaires pleins avant l’utilisation des heures de délégation.

• Contenu du bon de délégation

Il est convenu l’utilisation du bon de délégation qui contient :

• le nom et prénom du représentant du personnel,

• le service,

• le mandat exercé au titre de la délégation,

• l’heure de départ,

• l’heure de retour présumée (ou ajoutée à la fin de la délégation),

• la date de l’absence,

• la durée présumée de l’absence,

• le crédit d’heures restant.

Outre ces mentions, il est impératif que ce bon soit signé par le représentant du personnel.

Un récapitulatif du nombre d’heures de délégation utilisées, signé par le représentant du personnel et le supérieur hiérarchique, sera établi mensuellement.

Article 9 : Moyens informatiques 

Une adresse email est mise à disposition des élus et représentants syndicaux selon le format qui sera défini par l’employeur et l’information transmise aux représentants du personnel.

Elle permet de fluidifier les échanges entre les représentants des salariés et ceux de la Direction, notamment dans le cadre de l’élaboration de l’ordre du jour ou de la transmission d’informations.

Article 10 : Base de Données Economiques et Sociales

10.1 Contenu de la BDES

La BDES est le support des consultations périodiques du CSE sur les orientations stratégiques, la politique sociale et la situation économique et financière du GEDHIF.

Seules les informations et documents devant légalement être transmis au CSE doivent nécessairement être mis à disposition sur la BDES.

La mise à disposition sur la BDES est considérée comme un acte de communication des rapports et informations qui sont transmis de manière récurrente au CSE, conformément à l’article L.2323-7-3 du code du travail et qui ne sont plus adressés sous quelque autre forme que ce soit aux représentants du personnel, sous réserve du respect des conditions énoncées à l’article R. 2323-1-9.

Les informations figurant dans la BDES portent sur l’année en cours (année n), sur les deux années précédentes (n-1 et n-2) et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les deux années suivantes (n+1 et n+2).

Pour les années n+1 et n+2, au regard du caractère aléatoire de ces dernières, les données pourront être communiquées sous la forme de « grandes tendances ».

10.2 Format de la Base de Données Economiques et Sociales

La Base de Données Economiques et Sociales a un support papier.

Afin que chaque donnée puisse être exploitée et consolidée, des unités de référence sont définies par le présent accord.

Il a été ainsi retenu les unités suivantes :

- les effectifs s'expriment en nombre de salariés (équivalents temps plein ETP) ;

- la durée du travail s'exprime en heures et/ou en jours.

Aucun document contenu dans la BDES ne peut être modifié par les utilisateurs élus et les délégués syndicaux.

Certains documents ou données annotés « projets » ne peuvent être utilisés et/ou rapportés à d’autres salarié(e)s ou utilisés contre le GEDHIF.

10.3 Alimentation de la Base de Données Economiques et Sociales

Certaines données économiques ont un caractère définitif en raison de leur historisation.

Les données économiques, au titre de l’année en cours, sont mises à jour de façon semestrielle.

Quant aux données économiques portant sur les années futures pouvant être amenées à évoluer en fonction des choix stratégiques, les mises à jour peuvent être effectuées de manière semestrielle ou éventuellement au moment de la connaissance d’éléments probants et déterminants pouvant affectés la prise de décision sur une décision stratégique de l’année en cours.

Le GEDHIF désigne les personnes habilitées à mettre à jour la Base de Données Economiques et Sociales. Elle a la possibilité de désigner un/une salarié(e) référent(e) comme personne en charge de cette mise à jour.

Dans l’hypothèse de retard dans l’actualisation des données, les utilisateurs/trices sont informé(e)s par courriel dès que la mise à jour a été faite.

Préalablement à la procédure d'information et de consultation, les membres de l’instance concernée sont informés de la mise à disposition des documents dans la BDES.

10.4 Architecture de la Base de Données Economiques et Sociales

Une seule Base de Données Economiques et Sociales couvrant le périmètre du GEDHIF est mise en place.

L’architecture et les grands thèmes de la BDES sont définis comme suit :

• les textes de référence et les accords ;

• orientations stratégiques

• informations économiques et financières ;

• investissement social ;

• investissement matériel ;

• égalité femmes/hommes ;

• rémunérations ;

• activités sociales ;

• flux financiers.

Les différents thèmes sont classés par année dans un sous-dossier.

10.5 Périmètre et modalités d’accès

La BDES est accessible en permanence aux élus du CSE, aux délégués syndicaux, ainsi qu’aux représentants syndicaux au CSE.

Au vu de l’importance stratégique et de la confidentialité des informations intégrées dans la BDES, un processus d’accès a été mis en place garantissant le niveau de sécurité défini par le GEDHIF.

Le processus d’accès se définit de la manière suivante :

• un support papier sera mis à disposition dans une armoire fermée à clé ;

• les utilisateurs précités titulaires d’un mandat en cours bénéficieront d’une clé nominative pour accéder à cette armoire ; cette clé reste la propriété de l’association et devra être retournée en cas de perte ou de fin de mandat, compte tenu de l’accès limité à la BDES ;

• le représentant du personnel utilisateur/trice s’engage à respecter les normes de confidentialité prévue dans la BDES.

La clé sera remise en mains propres contre décharge aux représentants du personnel utilisateur/trice, qui s’engagent à en être l’unique utilsateur/trice, sans modalité de prêt possible, afin de garantir la sécurité des accès.

Cette clé n’est en aucun cas transmissible à une tierce personne, élue ou non.

En cas de violation des règles de sécurité et de confidentialité, le GEDHIF se réserve le droit d’engager des actions à l’encontre des utilisateurs/trices contrevenants.

Les informations de la BDES sont classées en trois catégories :

• « Projet » 

• « Document accessible »

• « Confidentiel »

Le document mentionnant le terme de « projet » sous forme de filigrane ou simplement en haut ou bas de page ne peut pas être utilisé, dans quelques situations que ce soit, tant que ce dernier n’a pas été classé, expressément par l'employeur,  comme « Document accessible ».

Le document comportant tout ou partie de la mention « confidentiel » ne peut pas être mentionné ou porté à la connaissance d’un tiers ou d'un salarié dans quelque circonstance que ce soit.

En vertu de l’article R. 2323-1-8 du Code du travail, le document est considéré comme confidentiel jusqu’à ce qu’il soit publié ou communiqué à l’ensemble des salariés.

Une information ne peut être considérée comme confidentielle si elle est déjà largement connue du public ou des salariés.

L‘article R. 2323-1-8 du code du travail prévoit en outre, que lorsque des informations sont présentées comme confidentielles, l'employeur doit préciser la durée du caractère confidentiel de ces informations, que les personnes ayant accès à la BDES sont tenues de respecter.

La confidentialité de certaines informations et données de la Base de Données Economiques et Sociales joue un rôle primordial dans l’activité de l’association.

Les informations et données confidentielles doivent restées secrètes tant que l'association n’en a pas autorisé la divulgation. Le « Document accessible »  peut être utilisé dans le cadre d’exercice du mandat du représentant du personnel ou transmis à un salarié.

La BDES fait l’objet de mise à jour dont la planification sera portée à la connaissance des utilisateurs/trice(s)dans un délai raisonnable.

Les périodes d’interruption ne doivent pas perturber les cycles d’information et de consultation des instances représentatives du personnel. De ce fait, en cas de difficulté d’accès, rendant inaccessible la BDES, les informations nécessaires à la consultation des instances représentatives du personnel seront communiquées exceptionnellement par email ou par note, dans un délai suffisant avant la tenue de la réunion.

10.6 Obligations

Toutes les personnes ayant accès à la BDES sont tenues à une obligation de confidentialité à l’égard des informations contenues dans la base de données, sauf indication contraire de l’employeur.

Cette obligation de confidentialité concerne l’ensemble des utilisateurs/trices, des représentants du personnel titulaires ou suppléants, mais aussi des experts pouvant intervenir. Cette obligation de confidentialité s'applique également aux services gestionnaires de la BDES, qui pourraient de par leurs missions avoir accès à des données strictement confidentielles.

PARTIE 4 : LES DISPOSITIONS FINALES

Article 11 : Durée de l’accord et date d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée de 4 ans et prend effet à compter de la proclamation des résultats des élections professionnelles de mise en place des CSE au sein du GEDHIF en 2018 (date du 1^er tour si l’ensemble des sièges au CSE sont pourvus, à défaut date du 2^nd tour).

Article 12 : Révision de raccord

A la demande d'une ou plusieurs des organisations syndicales signataires, il peut être convenu d'ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Article 13 : Notification, la publicité et le dépôt

La direction du GEDHIF procède aux formalités de dépôt conformément aux articles L. 2231-6, D. 2231-2 et D.2231-4 du Code du travail.

Une copie du présent accord et du récépissé de dépôt sont communiqués aux organisations syndicales.

Il est également procédé à la publicité du présent accord conformément aux articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail.

Le présent accord fera l’objet des mesures de publicité suivantes :

• un exemplaire dûment signé par toutes les parties sera remis à chaque signataire ;

• un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de prud'hommes de Bourges ;

• deux exemplaires, dont un original sur support papier et une version sur support électronique, seront déposés à la DIRECCTE dont relève le siège social.

En outre, le présent accord est soumis à la procédure d'agrément dans le cadre des dispositions de l'article L 314-6 du Code de l'action sociale et des familles.

Fait à Saint DOULCHARD, en 5 exemplaires, le 13 septembre 2018

Pour l’Association,

Représentée par Monsieur .. ,

en sa qualité de Directeur Général

Et :

Pour les Organisations Syndicales Représentatives

Madame .. représentant la CFDT

Madame .. Déléguée syndicale CFE-CGC

Madame .. Délégué(e) syndical(e) FO

ANNEXE

BON DE DÉLÉGATION

NOM : ………………………………………..

PRÉNOM : …………………………………..

MANDAT : …………………………………………..

SERVICE : ……………………………………………….

DATE DE L’ABSENCE : ……………………………………………………….

HEURE DE DÉPART : ……………………….

HEURE DE RETOUR : …………………… (Ou à remplir au retour par le représentant du personnel)

Présumée

DURÉE PRESUMÉE DE L’ABSENCE : ………………………………..

CRÉDIT D’HEURES RESTANT : ……………………………….

SIGNATURE DU REPRESENTANT DU PERSONNEL : …………………………

DATE : …………………………