Accord d'entreprise "ACCORD d'ENTREPRISE n°96 Mise en place du télétravail à la MFB Ssam" chez MUTUALITE FRANCAISE BOURGUIGNONNE SERVICES DE SOINS ET ACCOMPAGNEMENT MUTUALISTES SSAM (Siège)

MUTUALITE FRANCAISE BOURGUIGNONNE SSAM

16 boulevard de Sévigné - B.P. 51 749 - 21017 DIJON CEDEX

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ACCORD D'ENTREPRISE N° 96

Objet : Mise en place du télétravail à la MFB Ssam.

Entre

La Mutualité Française Bourguignonne Ssam, représentée par le Président de la MFB Ssam,

Et

Les organisations syndicales représentatives :

C.F.D.T.,

C.G.T.,

C.G.T.-F.O.,

Préambule :

L’utilisation des technologies de l’information et de la communication est au cœur de nos organisations. La transformation numérique a dessiné de nouveau contours à nos environnements professionnels et personnels, elle a modifié nos façons d’interagir, mais également notre rapport au temps et à l’espace.

Les parties conviennent que le développement des outils numériques, la capacité à se connecter, à communiquer à distance, sont autant de moyens permettant le déploiement de nouveaux modes de travail, offrant plus de souplesse et de possibilités, à l’entreprise comme aux salariés.

Les signataires souhaitent donc favoriser la mise en place de nouveaux modes de travail, tout en veillant à réguler l’usage des outils numériques. Il s’agit en effet de prévenir les risques de charge mentale excessive liés à un grand nombre d’informations à traiter et de sollicitations communicationnelles, ainsi que de garantir le respect des temps de travail et de repos des collaborateurs, et par là même, l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée.

La transition numérique ne peut se faire aux dépens de la qualité de vie au travail, mais elle doit, bien au contraire, y concourir.

Partant de ces principes, l’employeur Mutualité Française Bourguignonne Ssam et les Organisations Syndicales ont souhaité s’engager dans des négociations sur la thématique du télétravail.

Les parties ont pu ainsi aboutir à la conclusion du présent accord.

Cet accord s’inscrit dans le cadre des dispositions suivantes :

• Les articles L.1222-9 et suivants du Code du Travail, relatifs au télétravail

• L’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020

Article I. Définition du télétravail :

Conformément aux dispositions légales, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail est une modalité particulière d’exécution du travail, qui ne peut être imposée, et qui reste l’exception par rapport à la présence du salarié sur son lieu de travail.

En pratique, le télétravail constitue pour un salarié, une possibilité d’organisation de son travail lui permettant l’exercice d’une partie de son activité professionnelle depuis son domicile ou depuis un site de l’entreprise différent de son lieu de travail habituel.

Ne constituent donc pas du télétravail les phases de travail liées à des déplacements sur des sites autres que le lieu de travail habituel en lien avec des réunions, entretiens, interventions, etc…

Article 2. Objectifs du télétravail :

Cette modalité d’exécution du travail présente l’intérêt de dispenser les salariés des temps de trajet pour se rendre sur leur lieu de travail, et de leur permettre de profiter d’un cadre de travail parfois plus calme, et plus propice à la concentration en limitant les interférences quotidiennes directes soit avec les collègues du salarié, soit avec les tiers extérieurs à l’entreprise.

Article 3. Conditions de mise en œuvre du télétravail :

3.1 Conditions d’éligibilité et compatibilité de l’activité avec le télétravail :

3.1.1 Principe :

Le télétravail suppose une capacité du salarié à exercer son activité de façon suffisamment autonome et à distance. Cette autonomie est acquise à partir du moment où le salarié est en capacité de maîtriser son activité, ses outils de travail, son environnement professionnel (ses interlocuteurs internes et externes), l’organisation de son activité et de son temps.

En conséquence, les salariés sous contrat en alternance et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail dans la mesure où leur contrat de travail ou leur convention de stage impose une présence et un accompagnement individuel au sein de l’entreprise.

3.1.2 Ancienneté minimale :

De même il est convenu que le salarié devra justifier d’une ancienneté minimale de 3 mois sur son poste pour pouvoir prétendre au télétravail.

3.1.3 Exclusions tenant à l’activité exercée :

En outre, les parties conviennent que certains types d’activité ne sont pas compatibles avec le télétravail :

• Exercice de missions en contact avec la clientèle

• Fonctions nécessitant une présence physique ( courrier, standard, accueils physiques )

• Fonctions présentant des contraintes techniques ( outils, machines ou applications ne pouvant être utilisées à domicile ) et notamment toutes les activités de production

• Activités nécessitant le maniement de dossiers « papiers »

• Activités pour lesquelles les impératifs de confidentialité, notamment liés à la réglementation en matière de RGPD ( Règlementation Générale de Protection des Données ) ne permettent pas le traitement de l’information dans un lieu autre que le lieu de travail habituel.

• Activités nécessitant la présence quotidienne du manager de proximité ou de référents techniques

• Exercice de missions d’aide et de soin, à domicile comme en établissement, auprès des usagers des Ssam.

• Activités d’entretien des locaux

• Activités en lien avec la restauration

• Activités de transport de personnes ou de marchandises

Au-delà de cette liste, la compatibilité opérationnelle entre les activités exercées par un salarié demandeur et le télétravail relève toujours de l’appréciation du manager.

3.1.4 Temps de travail minimum :

S’agissant du temps de travail contractuel minimal requis pour pouvoir bénéficier du télétravail il est convenu que :

- Seuls les salariés à temps complet peuvent solliciter la possibilité de télétravailler sur un rythme de 2 jours par semaine.

- Les salariés à temps partiel peuvent également solliciter la possibilité de télétravailler mais dans les limites suivantes : à raison d’un jour par semaine maximum pour les salariés dont le temps de travail contractuel est au moins égal à 80 % d’un temps plein, et à raison d’un jour maximum par quatorzaine si le temps de travail contractuel du salarié est compris entre 50 et 80 % d’un temps complet.

- Les salariés à temps partiel dont le temps de travail contractuel est inférieur à 50 % d’un temps complet ne sont donc pas éligibles au télétravail.

3.1.5 Situation particulière des travailleurs handicapés :

Les salariés reconnus handicapés peuvent accéder au télétravail comme tout salarié, sous réserve du respect des critères énoncés aux alinéas précédents avec les aménagements particuliers suivants :

• L’employeur s’assurera que le poste de travail du travailleur handicapé est compatible avec le télétravail

• Les demandes de télétravail émanant d’un salarié en situation de handicap seront soumises à un examen particulier impliquant systématiquement une consultation du Service de Santé au Travail. L’avis rendu par le Médecin du Travail devra notamment porter sur les aménagements du poste de travail liés au statut de travailleur handicapé.

3.1.6 Situation particulière des salariés dont l’aptitude au poste de travail est soumise à des restrictions médicales de la médecine du travail :

Il est convenu entre les parties que le recours au télétravail peut être un moyen de répondre à certaines situations visant au maintien dans l’emploi de salariés concernés par des restrictions médicales. Pour accompagner la volonté de l’employeur de favoriser ce maintien dans l’emploi, les demandes de télétravail de ces salariés seront également soumises à un examen particulier impliquant impérativement un avis du médecin du travail.

3.2 Conditions matérielles d’exercice du télétravail :

3.2.1 Lieu :

Le salarié qui souhaite exercer son activité en télétravail doit disposer pour cela d’un espace adapté et propice au travail à son domicile. Ce lieu doit présenter les conditions de confort nécessaires au travail, ainsi qu’une connexion internet d’un débit et d’une qualité suffisants pour effectuer ses missions dans de bonnes conditions. Ce prérequis en matière de connexion internet personnelle est une condition d’éligibilité au télétravail.

Une fiche technique visant à accompagner le salarié dans l’ergonomie et l’aménagement de son poste de travail à domicile est annexée ( Annexe 1 ) au présent accord.

3.2.2 Matériel :

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail et dont le manager a validé la demande, est doté, si cela n’est pas déjà le cas, d’un ordinateur portable préalablement équipé des applicatifs nécessaires à l’exercice des missions et des outils permettant une connexion à distance sécurisée au réseau de l’entreprise.

Pour les travailleurs handicapés, un suivi particulier sera mis en œuvre quant à l’adaptation de leur poste de travail à leur domicile.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin du matériel qui lui est confié et d’informer immédiatement son supérieur hiérarchique en cas de panne, dysfonctionnement, détérioration, perte ou vol.

L’attention du télétravailleur est également attirée sur le fait que le matériel mis à disposition par l’employeur est destiné à un usage strictement professionnel et demeure la propriété de l’entreprise. Il devra être restitué à l’issue de la période de télétravail.

3.2.3 : Confidentialité et protection des données :

Les tâches réalisées en télétravail, quelle que soit la fonction occupée par le salarié concerné, doivent pouvoir l’être à partir de sources de documents totalement et uniquement dématérialisées, aussi aucun document physique ( sous format papier notamment ) professionnel ne doit être emmené par le salarié sur un lieu autre que son lieu de travail habituel.

Le télétravailleur doit respecter les règles d’utilisation du matériel informatique fixées par l’entreprise.

Il doit préserver la stricte confidentialité des informations concernant l’entreprise traitées en situation de télétravail et éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des équipements mis à sa disposition et l’accès aux données qu’ils contiennent.

Il est tenu à une obligation de discrétion notamment concernant les mots de passe d’accès aux outils de l’entreprise qu’il ne doit en aucun cas divulguer à des tiers. Il doit fermer systématiquement sa session en cas d’absence de son poste.

Il est demandé au salarié de prendre connaissance de la charte informatique portant sur l’usage des équipements informatiques et la protection des données et de la respecter scrupuleusement, ainsi que toutes consignes ultérieures portées à sa connaissance en ces domaines.

Les manquements aux règles ci-dessus pourront donner lieu à sanction disciplinaire.

3.2.4 : Assurance :

Le salarié doit informer son assureur multirisque habitation qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle. Le salarié attestera que sa compagnie d’assurance a pris acte du fait qu’il exerce une activité professionnelle à son domicile.

De son côté, l’entreprise aura obtenu l’extension de sa police d’assurance Responsabilité Civile d’exploitation aux activités exercées à domicile par télétravail.

3.3 Engagements réciproques :

La réussite du dispositif de télétravail passe obligatoirement par le respect d’engagements réciproques entre le salarié et son manager :

• Objectifs clairs

• Capacité de sélection des tâches dédiées au télétravail

• Autonomie

• Confiance

• Capacité d’organisation en dehors d’un contexte habituel

• Maintien du lien

• Confidentialité dans le traitement des informations et données utilisées

Sans ces prérequis, le télétravail ne peut pas être mis en place.

Article 4. Modalités de réalisation du télétravail :

4.1 Modalités de formulation et d’examen de la demande de télétravail :

Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation. Il requiert un accord explicite entre le salarié et son manager. Il peut être mis en place à l’initiative du salarié ou de la direction.

La Direction des Relations Humaines est par ailleurs informée de la demande et de la réponse accordée par le manager. La DRH peut également être sollicitée par le manager, pour avis, avant formulation de la réponse.

4.1.1 Télétravail régulier :

4.1.1.1 A la demande du salarié :

• Demande par le salarié : le salarié estimant remplir les conditions d’éligibilité et souhaitant bénéficier du télétravail adresse un courriel en ce sens à son manager avec copie à la Direction de Filière. La DRH sera systématiquement informée de toute demande de télétravail par la Direction de Filière.

Sur cette demande écrite, il précise :

► La date à partir de laquelle il souhaite bénéficier d’une organisation en télétravail

► A quelle fréquence il envisage de le faire

► Le jour ou les jours de la semaine sur lesquels il souhaite télétravailler

► Les horaires de travail précis sur la journée visée ( notamment les heures de début et de fin de la pause méridienne )

► A quels objectifs cette modalité lui permet de répondre

• Après échange avec la Direction de Filière, le manager doit apporter une réponse écrite à la demande dans un délai d’un mois maximum, et motiver sa décision en cas de refus. La DRH reçoit une copie de la réponse du manager.

En cas de changement de fonction pour un salarié ayant reçu un accord de son manager quant à son éligibilité au télétravail sur son poste précédent, sa situation professionnelle nouvelle remet en cause l’accord antérieurement donné. En conséquence, le salarié concerné par cette situation devra reformuler une demande afin d’apprécier la possibilité de poursuivre une activité en télétravail sur le nouveau poste. En tout état de cause, et conformément à l’article 3.1.2 du présent accord, il devra, pour être éligible au télétravail, justifier d’une ancienneté de 3 mois dans sa nouvelle fonction.

4.1.1.2 A la demande de l’employeur :

Lorsque l’initiative du télétravail vient de la direction, une proposition précisant, le cas échéant, les jours de télétravail souhaités, est adressée par écrit au salarié. Ce dernier dispose d’un délai d’un mois pour y répondre. Le salarié peut refuser et ce refus ne constitue en aucun cas un motif de sanction ou de licenciement.

En revanche, le télétravail peut faire partie des conditions d’embauche d’un salarié, moyennant le respect de l’ancienneté minimale dans le poste pour télétravailler.

4.1.2 Télétravail occasionnel :

► En cas de circonstances particulières :

Le télétravail peut être mis en place de façon occasionnelle, pour une durée très limitée, afin de tenir compte de circonstances particulières, notamment : difficultés liées aux transports, épisode de pollution, intempéries exceptionnelles, etc… . Dans tous ces cas, le télétravail repose sur un principe de volontariat. Il suppose une demande écrite et motivée du salarié, et l’acceptation de son supérieur hiérarchique. Celle-ci peut être formalisée par écrit par tout moyen ( échange de mails notamment ).

► En cas de circonstances exceptionnelles :

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie ou de force majeure, la mise en place du télétravail peut être considérée comme un mode d’aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés conformément à l’article L 1222-11 du Code du travail.

4.2 Organisation de l’activité en télétravail :

4.2.1 : Nombre de jours maximum :

De manière à éviter les situations d’isolement liées au télétravail et à favoriser la cohésion d’équipe et la bonne organisation du travail collectif, il est convenu de limiter le nombre de jours de télétravail à 2 par semaine.

Pour les salariés à temps partiel, ce nombre de jours maximum est calculé prorata temporis en fonction de leur temps de travail contractuel et en tenant compte des limites instituées par l’article 3.1.4 du présent accord.

Dans tous les cas, le nombre maximal de jours de télétravail pourra être fixé par le manager afin de tenir compte des impératifs d’organisation du service.

4.2.2 : Choix des jours :

Le choix des jours relève d’un accord entre le salarié et son manager. Il est par ailleurs convenu que le ou les jours de télétravail seront fixes d’une semaine ( ou quatorzaine ) sur l’autre, et qu’il n’y aura donc pas de variabilité de cette planification d’une période à une autre.

Il appartiendra au manager de s’assurer, avant de valider le ou les jours de télétravail d’un salarié, que l’effectif présent sur cette ou ces journées permet de garantir le bon fonctionnement du service.

Dans tous les cas, le manager conserve la possibilité d’exclure un ou plusieurs jours de la semaine de la possibilité de télétravail, ceci afin de privilégier des temps collectifs sur cette ou ces journées.

Par ailleurs, il est convenu que la planification préétablie du ou des jours de télétravail pourra être modifiée, en accord avec le manager, en cas de recours au télétravail pour des circonstances particulières ou exceptionnelles prévues à l’article 4.1.2. Dans ce cas également, le nombre de jours de télétravail fixé pourra augmenter au cours d’une même semaine, sans toutefois pouvoir dépasser 2 jours.

4.2.3 : Temps de travail et régulation de la charge de travail :

L’exercice des fonctions en télétravail n’a aucune incidence sur la durée du travail du salarié, en particulier sur le nombre d’heures et/ou de jours travaillés.

En conséquence, le volume horaire total d’une journée de télétravail devra être identique à la même journée en présentiel.

La charge de travail à domicile est réputée correspondre au volume de travail habituel du salarié.

En cas de difficultés pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le salarié devra alerter sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées.

Le salarié en télétravail doit organiser son temps de travail dans le respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles et des stipulations de son contrat de travail relatives à la durée du travail.

En tout état de cause, le salarié en télétravail s’engage à respecter les limites imposées par les dispositions légales et conventionnelles concernant les durées maximales quotidiennes et hebdomadaires de travail et le repos quotidien et hebdomadaire.

Afin d’assurer l’effectivité de ces mesures, la durée maximale quotidienne de travail en télétravail est limitée à 9 heures et l’amplitude maximale de la journée de télétravail est limitée à 11 heures, sauf pour les salariés soumis à une convention individuelle de forfait annuel en jours.

Tout en s’assurant du respect des limites précédentes et du nombre d’heures de travail fixé pour la journée de télétravail, le salarié a la possibilité de modifier, en accord avec son manager, ses horaires habituels de travail sur la ou les journées télétravaillées. Il devra cependant, en accord avec son manager, respecter les horaires de travail ainsi définis et s’engage donc à être joignable par l’entreprise durant ces horaires.

Afin de prévenir l’isolement du télétravailleur, le responsable hiérarchique assure un contact régulier avec ce dernier ainsi que la transmission des informations nécessaires à l’exécution de ses missions.

L’entretien annuel d’évaluation ou l’entretien professionnel permettra au manager de rapprocher les objectifs avec leur réalisation, mais également de faire le point sur les conditions d’activité du télétravailleur, notamment sur sa charge de travail.

Le CSE sera associé à l’analyse des risques spécifiques liés au télétravail dans chaque unité de travail et cette analyse, qui sera menée dans le cadre des CSSCT, amendera chaque Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels ( DUERP ).

4.2.4 : Indemnité forfaitaire mensuelle de télétravail :

Afin de couvrir toute dépense spécifiquement engagée par le salarié à l’occasion du télétravail, l’employeur versera une indemnité mensuelle forfaitaire d’un montant de 10 euros nets pour une journée de télétravail par semaine. Cette indemnité aura donc un montant maximum de 20 euros nets par mois compte tenu du nombre maximal de jours de télétravail fixé à 2 par semaine.

Cette indemnité forfaitaire mensuelle est liée uniquement au nombre de jours de télétravail régulier prévu à l’avenant au contrat de travail. Son montant est donc fixe et ne saurait être modifié en cas de télétravail supplémentaire exceptionnel.

4.2.5 : Titres repas :

Le bénéfice du droit aux titres repas est maintenu pour les jours de télétravail.

4.2.6 : Formation des managers et des collaborateurs :

La montée en compétences des managers et des salariés aux évolutions managériales et d’organisation du travail engendrées par le télétravail est un moyen d’en assurer une mise en place réussie. Des formations seront proposées, si nécessaire sur les thématiques suivantes : l’adaptation des modalités de réalisation de l’activité, l’autonomie du salarié en télétravail, le séquençage de la journée de télétravail, le respect du cadre légal relatif à la durée du travail et à la déconnexion, l’utilisation régulée des outils numériques et collaboratifs. Des guides pratiques pourront également utilement être mis à disposition pour accompagner les managers et les salariés dans la mise en place du télétravail.

4.3 Réversibilité :

4.3.1 : Réversibilité permanente :

Chacune des parties, employeur comme salarié, dispose d’un droit de réversibilité permettant un retour du salarié à une exécution de son contrat de travail sans télétravail.

Le salarié devra justifier des motifs conduisant à revenir à une organisation sans télétravail, par exemple, pour raisons de santé, des raisons familiales, sans devoir en donner les détails au regard du respect de sa vie personnelle, ou un changement de lieu de domicile. De même l’employeur devra justifier de nécessités liées au fonctionnement ou à l’organisation du service ou de l’entreprise, ou d’adaptations rendues nécessaires du fait de l’évolution de tout ou partie de son activité.

Dans ce cas, l’une ou l’autre partie pourra décider unilatéralement de mettre fin au télétravail si l’une des conditions d’éligibilité n’est plus remplie ou si le télétravail n’est plus compatible avec les impératifs personnels ou professionnels du salarié, sous réserve d’en informer l’autre partie par écrit en respectant un délai de prévenance d’au moins un mois.

4.3.2 : Réversibilité ponctuelle :

Afin de répondre à un impératif de modification temporaire des conditions d’exercice des missions rendant le télétravail impossible pendant une période donnée, le salarié comme l’employeur peuvent décider unilatéralement d’un retour au travail en présentiel moyennant un délai de prévenance minimal de 15 jours et pour une période maximale de 3 mois. La demande devra également être formulée par écrit dans ce cas.

Article 5. Formalisation du télétravail :

La mise en œuvre du télétravail régulier est formalisée par avenant au contrat de travail du salarié concerné. Cet avenant précisera notamment et impérativement les éléments suivants :

• La date de début de l’organisation en télétravail

• Le nombre de jours de télétravail par semaine

• Le ou les jours de la semaine télétravaillés

• Le nombre d’heures de travail sur la ou les journées de télétravail

• Les horaires du salarié sur la ou les journées en télétravail ( horaires sur lesquels le salarié s’engage à être joignable par l’entreprise )

• Montant de l’indemnité forfaitaire mensuelle de télétravail

Article 6. Suivi et évaluation de l’accord :

La commission paritaire examinera chaque année les conditions de mise en œuvre du présent accord et en assurera le suivi et les propositions d’évolutions éventuelles.

Un premier bilan d’application de l’accord sera réalisé 6 mois après son entrée en vigueur et un second bilan sera réalisé au bout d’un an.

Ces étapes de bilan s’appuieront, notamment, sur un questionnaire qui sera établi en concertation entre l’employeur et des représentants du personnel élus du CSE, de préférence membres d’une CSSCT. Un groupe de travail sera constitué pour ce faire.

Article 7. Date d’effet, durée, dépôt et publicité de l’accord :

Les dispositions du présent accord s’appliqueront à compter du 1^er janvier 2021.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord est déposé à la DIRECCTE et au greffe du conseil de prud’hommes dont relève l’entreprise.

Conformément à l’article L 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Les salariés seront informés de ces mesures par les moyens de communication habituels.

Fait à Dijon en 8 exemplaires originaux,

Le 16 décembre 2020

Pour le Syndicat Départemental Le Président de la MFB Ssam

Le représentant de la C.F.D.T.

Pour le Syndicat Départemental

Le représentant de la C.G.T.

Pour le Syndicat Départemental

Le représentant de la C.G.T.-F.O.