Accord sur le télétravail

entrant dans le cadre d’une démarche
d’amélioration de la qualité de vie au travail

Mis en place au 1^er septembre 2020

Actualisé le 28/03/2023

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

D’une part,

L’association CREAI-ORS Occitanie, dont le siège social est situé ZAC de Tournezy BP 35567, 135 Allée Sacha Guitry
34 072 MONTPELLIER Cedex 3, représentée par son président.

Et d’autre part,

Le Syndicat départemental CFDT Santé Sociaux 34

Représenté par la Déléguée du personnel

Agissant en sa qualité de membre titulaire du CSE, mandatée par l’organisation syndicale CFDT Santé Sociaux 34, sur le fondement de l’article L. 2232-23-1 du Code du travail

PRÉAMBULE

Suite à la fusion du CREAI-ORS LR et de l’ORSMIP en juin 2018, la direction et les représentants du personnel du CREAI-ORS Occitanie œuvrent pour instaurer un climat social serein et respectueux, une rationalisation du modèle économique et la pérennité au long cours du service.

Cet accord sur le télétravail poursuit cette dynamique (ATT et ses ajustements, règlement intérieur et charte informatique…). Il s'inscrit dans le cadre des dispositions des articles L.1222-9, L.1222-10 et L.1222-11 du code du travail et de l'ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017.

Il entend contribuer à une meilleure qualité de vie au travail en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle tout en maintenant l'efficacité et la qualité du travail fourni.

Le présent accord vise aussi à permettre et encadrer la pratique du télétravail pour des salariés volontaires et occupant des fonctions le permettant.

Il vise plus particulièrement à garantir que le télétravail demeure une solution efficace. Qu’il permette le maintien de la qualité de service et qu'il se réalise dans l'intérêt mutuel des salariés et de l'entreprise.

Il répond également à la volonté du service de s’inscrire dans une démarche de développement durable par la réduction de l’impact écologique lié aux déplacements.

Il repose sur deux piliers essentiels : l’autonomie du salarié dans son poste et la confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique.

Les modalités d’organisation du télétravail doivent permettre de préserver un lien fort entre les salariés télétravailleurs et l’équipe de travail.

Définition du télétravail : Article L1222-9 du code du travail : « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION / LES PROFESSIONNELS ÉLIGIBLEs

Le télétravail est accessible aux salariés occupant un poste administratif tel que défini à l’annexe 2 (les postes de techniciens supérieurs, chargés d’études, documentation, techniciens d’études) et l’annexe 6 (les postes de conseillers techniques, de médecins de santé publique, de chargés d’études cadres et de documentation cadre) de la CCN du 15 mars 1966 ainsi que les cadres techniques dont administratifs et les cadres de direction. Sont donc concernés, tous les personnels :

• Un mois après la prise de fonction pour le jour de télétravail fixe hebdomadaire (JTF), deux mois après la prise de fonction pour les jours de télétravail volants (JTV) ;

• Ayant un temps de travail à minima de 50 % ;

• Autonomes en situation de travail dont les activités sont compatibles sous forme de télétravail ;

• Accédant au télétravail sur la base du volontariat : le salarié effectue une demande à la direction qui vérifie la compatibilité de la demande avec les obligations professionnelles inhérentes au poste.

ARTICLE 2. MODALITÉS D’ORGANISATION DU TÉLÉTRAVAIL.

Le télétravail a été introduit au 1^er septembre 2020. La période d’expérimentation s’est étendue d’abord jusqu’au 31 mai 2021, pour un jour par semaine, puis dans un second temps sur 2 jours par semaine. À partir du 1^er juillet 2022, le principe du télétravail est pérenne.

Il est établi que :

• Le télétravail est un outil très important en termes d’équilibre personnel qui ne nuit en aucun cas à la productivité, le télétravail étant une forme d’organisation du travail.

• L’ensemble des collaborateurs est joignable, disponible et efficace sur les tâches techniques à réaliser.

• Les salariés soulignent l’intérêt de ce dispositif. Ils soulignent un gain en termes de temps de transport/fatigue, d’économie financière liée au coût des transports et de l'essence, et gain en termes de concentration/efficacité au travail pour toutes les activités nécessitant un environ­nement calme.

Selon l’accord, une évaluation en CSE tous les 6 mois est organisée permettant, selon les contextes, de donner de la souplesse au système.

Après 6 mois d’organisation du télétravail sur un jour hebdomadaire, l’appréciation des modalités de télétravail via le recueil de l’avis des salariés lors des entretiens individuels avec la direction et lors de l’enquête sur les risques psychosociaux restituée en janvier 2023 indiquent le besoin de réviser l’accord.

Aussi, il est convenu :

• un jour de télétravail fixe hebdomadaire (JTF) pour une durée de travail d’au moins 80 % ;

• la mise en place de jours de télétravail volants mensuels (JTV) sous format de journée entière :

• 3 jours pour les salariés exerçant à temps plein ;

• 2 jours pour les salariés à temps partiel ou réduit d’au moins 80 % ;

• 1 jour pour les salariés à temps partiel ou réduit de 50 à 80 %.

Dans la mesure du possible, les salariés veilleront à être sur site a minima deux jours par semaine.

Le lundi n’est pas un jour télétravaillable.

Les demandes des salariés relatives au jour de télétravail fixe déjà entérinées ne sont pas à renouveler. Les salariés nouvellement éligibles devront en faire la demande à la direction selon les conditions indiquées ci-après.

2.1. Les conditions générales sont les suivantes 

La direction valide au préalable la mise en place du télétravail pour le salarié concerné qui en fait la demande par écrit. Le refus de la demande de télétravail doit être motivé par écrit.

Dans tous les cas, le télétravail est réalisé dans le cadre de la continuité de service et du contrat de travail et ne peut se substituer à un jour de congé.

Deux formats de jours de télétravail sont mis en place :

• Jour de télétravail fixe

Un jour par semaine doit être identifié. Ce jour est fixe et ne peut être modifié que sur avis favorable de la direction. Ce jour doit être réalisé en journée entière de travail et positionné sur le mardi, le mercredi, le jeudi ou le vendredi.

• Jours de télétravail volants

Ce format demeure une modalité d’organisation du travail sur la base du volontariat. Le salarié pourra mobiliser ces jours mensuellement les mardis, mercredis, jeudis et vendredis en les inscrivant obligatoirement sur le calendrier de travail partagé et en adressant un mail à l’attachée de direction du site dont il dépend au moins 5 jours ouvrés en amont du JTV.

Un seul jour par semaine peut être posé.

La prise des jours de télétravail volant étant mensuelle, les 3 journées ne peuvent pas être reportées d’un mois sur l’autre.

De façon générale (JTV, JTF)

Le télétravail ne doit en aucun cas contrevenir à la tenue de réunions institutionnelles ou celles programmées avec un partenaire ou à l’animation de formation prévues en présentiel qui devront être assurées.

Exceptionnellement, le jour de télétravail fixe préalablement défini pourra être déporté à la demande du salarié et après validation de la direction et ce dans la même semaine.

Les jours de télétravail ne pourront pas être pris ou déportés lorsqu’ils correspondent à une période de formation ainsi qu’à une participation à une/des journées d’étude, de séminaire ou de formation organisées par les deux réseaux nationaux (ANCREAI et FNORS).

Le salarié effectue les mêmes horaires sur le lieu de télétravail que sur son lieu habituel de travail. Il pourra être joint à tout moment sur cette plage horaire, sauf évènement faisant l’objet d’une information à la direction.

Concernant les forfaits jours, la réalisation des 6 heures minimales de travail journalier reste la condition de validation de la journée. Ces salariés devront être joignables a minima entre 8-16h ou 10h-18h. Ils pourront être joints à tout moment sur cette plage horaire, sauf évènement faisant l’objet d’une information à la direction.

Le temps de travail sera fixé conformément aux modalités définies dans l’organisation régie par l’accord sur le temps de travail et ses ajustements (notes de service) et le règlement intérieur du service.

Aucune heure supplémentaire ou de récupération ne pourra être comptée, le télétravailleur devant impérativement réaliser le même nombre d’heures que dans une journée normale de travail à son bureau.

Une évaluation régulière de la charge de travail du salarié et des missions qu’il aura à remplir lors des jours de télétravail est impérativement faite en concertation entre le salarié et la direction. La charge de travail devra être équivalente entre les salariés en télétravail et les salariés en situation de travail comparable travaillant dans les locaux de l’établissement.

Les salariés devront donner le même niveau de visibilité de leur activité qu’un salarié travaillant sur site, à partir des outils mis en place par la direction en particulier le tableau de suivi de l’activité journalière.

Le salarié en télétravail bénéficie du droit à la déconnexion dans les conditions prévues par l’accord d’entreprise Accord du Temps de Travail et ses avenants.

L’ensemble des obligations contractuelles du salarié vis-à vis de son employeur sont maintenues, telles que prévues dans le contrat de travail, le règlement intérieur, la charte informatique et la Convention collective, notamment en termes de respect de son obligation de discrétion et de confidentialité.

En cas d’urgence ou sur sollicitation de la direction, le salarié en télétravail peut être amené à revenir sur son lieu de travail habituel lors de la journée de télétravail fixe ou volante.

Le salarié peut choisir de venir travailler sur site le jour prédéterminé de télétravail, s’il a prévenu la direction, via les attachées de direction de chacun des sites, la veille.

Le télétravail devra être exercé depuis le domicile principal du salarié déclaré à l’employeur dès lors que le domicile répond aux exigences suivantes :

• Une connexion internet à haut débit fonctionnelle. En cas de problème de connexion internet à domicile le jour du télétravail, le salarié devra revenir sur son lieu de travail habituel ;

• Une attestation d’extension d’assurance habitation pour le nombre de jours de télétravail annuels prévus. Le salarié veillera à renouveler annuellement cette attestation d’extension d’assurance habitation et à la transmettre à l’employeur.

Le salarié doit pouvoir être contacté par téléphone par le service. Dans ce cadre, il devra donc communiquer son numéro de téléphone personnel, s’il n’est pas équipé d’un téléphone mobile professionnel.

Au cas par cas, des dispositions particulières de mise à disposition de téléphones portables pourront être établies selon les missions des collaborateurs.

2.2. Mode de contractualisation des relations

Conformément aux dispositions de l'article L 1222-9 du Code du Travail, un avenant au contrat de travail sera signé préalablement avec chaque salarié volontaire au télétravail. Une clause prévoyant la possibilité de réversibilité du télétravail est prévue dans l’avenant.

La signature du présent accord ne remet pas en cause la situation des salariés bénéficiant de modalités particulières de travail précisées dans leur contrat de travail ou par avenant à ce dernier.

L'avenant précisera, notamment, les modalités d'exécution du télétravail (le jour de télétravail fixe, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint, la période d'adaptation pour les salariés nouvellement éligibles, les conditions de réversibilité, le matériel mis à disposition, ou non, par l’employeur).

2.3. Conditions de passage du télétravail en cas de pollution, d’intempéries majeures ou de grèves nationales des transports en commun

En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement (associé à des consignes de l’État sur la limitation des déplacements), d’intempéries majeures ou de grèves nationales des transports en commun, le télétravail peut être organisé de manière exceptionnelle pour l’ensemble des salariés. Dans le cas de grève de transport, le télétravail est possible si la contrainte de transport est avérée.

Ce changement exceptionnel doit être expressément autorisé par la direction avec information préalable du télétravailleur demandeur et des attachées de direction au plus tard -dans la mesure du possible- la veille de la journée travaillée.

2.4. Conditions de passage du télétravail en cas de crise sanitaire

Le CSE organise les conditions exceptionnelles du télétravail en accord avec les recommandations et les lois en vigueur lors de la crise. Une note de service précisera les éléments organisationnels.

ARTICLE 3 - AVENANT ET PÉRIODE D'ADAPTATION

3.1. Durée de l'avenant

L’avenant prend effet au 1^er avril 2023, et sera évalué au 1^er décembre 2023.

3.2. Renouvellement

Lors des entretiens annuels d'évaluation, un bilan intermédiaire sera fait entre le salarié et son supérieur hiérarchique sur ce mode d'organisation, qui sera l'occasion d'apprécier l'opportunité de reconduire ou de mettre fin à cette modalité d'organisation du travail.

3.3. Période d'adaptation

Afin de permettre à chacune des parties de tester le dispositif et de s'assurer qu'il répond bien aux attentes du salarié et de la direction, l'avenant prévoit une période d'adaptation au télétravail d'une durée de trois mois.

Pendant cette période, le salarié ou la direction pourront mettre fin au télétravail à domicile, par écrit, à tout moment sous réserve d'un délai de prévenance d'au moins 15 jours.

Dès lors que la période d'adaptation n'est pas concluante, le salarié revient à l'organisation antérieure.

3.4. Réversibilité après la période d’adaptation

Après la période d'adaptation, la direction comme le salarié pourront demander à mettre fin à la situation de télétravail par écrit moyennant un délai de prévenance d'au moins 15 jours.

Le télétravail peut être interrompu sans délai, notamment, en cas de :

• Constat par le télétravailleur que sa vie personnelle ne lui permet pas/plus d’exercer le télétravail dans de bonnes conditions ;

• Non-respect des règles et consignes permettant de conserver la confidentialité autour des activités concernées ;

• Impossibilité de joindre le salarié sur les jours télétravaillés à plus de deux reprises pendant un mois durant la période des plages horaires contractuelles, sans que cette impossibilité soit justifiée par le salarié ;

• Problèmes techniques récurrents rendant impossible ou complexe l'exercice d'une activité à domicile ;

• Absence de conformité du lieu de télétravail.

Lorsqu'il est mis fin au télétravail à domicile pour quelque raison que ce soit, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux du site qu'il occupe habituellement en dehors des jours télétravaillés.

ARTICLE 4 - ORGANISATION MATÉRIELLE DU POSTE DE TRAVAIL DU TÉLÉTRAVAILLEUR À

DOMICILE

4.1. Conformité des installations et des lieux

Le télétravailleur assure la conformité des installations électriques de son domicile et en certifie la conformité par la remise d'une attestation sur l’honneur de conformité. Cette conformité des installations est une condition préalable pour bénéficier du télétravail.

Le salarié devra également disposer :

• d'un ordinateur personnel lui permettant d'accéder au serveur de l'entreprise via internet et de garantir la sécurité des données, s'il ne dispose pas d'un ordinateur portable professionnel ;

• d'une connexion internet de bonne qualité ;

• d'une solution téléphonique ligne téléphonique fixe ou mobile pour pouvoir être joint par le service.

En cas de panne ou de dysfonctionnement des équipements de travail mis à disposition, le télétravailleur dispose du même accès téléphonique au service d'assistance technique que celui dont il dispose lorsqu'il est présent dans l'entreprise. Si la panne ou le dysfonctionnement persiste, malgré cette assistance, le télétravailleur en informera immédiatement l'entreprise qui prendra les mesures appropriées pour y remédier dans les meilleurs délais.

Le salarié en télétravail ne pourra refuser l'installation sur son ordinateur personnel d'un logiciel permettant au service informatique de l'assister ou de le dépanner (par exemple TeamViewer). Cet accès devra nécessiter l'accord du salarié à chaque prise en main de son poste de travail.

Enfin, il est rappelé que l'ensemble des équipements de travail mis à la disposition du salarié sont et demeurent la propriété de l'entreprise. Ils devront donc être restitués à l'issue de la période en télétravail à la demande de l'employeur. Des ordinateurs portables dédiés au télétravail seront disponibles.

4.2. Dédommagement des coûts des installations

Le télétravailleur ne peut en aucun cas se prévaloir auprès du CREAI-ORS Occitanie d'un quelconque défraiement lié aux coûts de son logement, matériel, abonnements téléphonique ou internet, assurances.

4.3. Modalités d'organisation de l'activité du salarié en télétravail

L'activité du salarié doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.

Le salarié en situation de télétravail gère l'organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l'entreprise. L'employeur s'assure pour ce faire que la charge de travail et les délais d'exécution permettent au salarié de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, la direction, en concertation avec le salarié, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur.

L'amplitude des plages horaires définies devra impérativement permettre au télétravailleur de respecter les durées minimales légales de repos.

4.4. Maintien du lien social

Les parties conviennent de limiter la situation de télétravail à deux journées entières par semaine, de telle sorte que le télétravailleur soit suffisamment présent dans le local habituel de travail permettant ainsi les rencontres avec ses collègues et son responsable hiérarchique.

4.5. Santé, sécurité et suivi médical

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs à domicile et doivent être strictement respectées par la direction.

Le télétravailleur est tenu de respecter et d'appliquer ces politiques de sécurité. Le non-respect des règles par le salarié peut entraîner l'arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité. Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l'entreprise.

La direction communiquera la liste des personnels en télétravail au Service de Santé au Travail.

4.6. Arrêt de travail

En cas d'arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le salarié à domicile bénéficie du maintien de rémunération en application des règles de couverture sociale d'entreprise. Dans tous les cas, le télétravailleur à domicile doit informer son responsable hiérarchique de l'accident ou de l'arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.

Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congé, etc.), le salarié habituellement en télétravail ne devra pas travailler.

4.7. Confidentialité et protection des données

S'il utilise du matériel informatique appartenant à l'entreprise, le salarié à domicile doit respecter les règles d'utilisation des matériels informatiques telles que fixées par le règlement intérieur du CREAI-ORS Occitanie. Dans ce cadre, l’utilisation à titre privé des ordinateurs professionnels par le salarié, y compris en dehors des horaires de travail, doit être raisonnable et ne pas remettre en cause la sécurité mise en place. Une information est faite en ce sens sur les recommandations de la Cnil dont il conviendra de prendre connaissance.[¹]

La connexion internet des salariés en télétravail doit être sécurisée par un paramétrage renforcé des box internet et des connexions Wi-Fi.

En cas d’utilisation d’un ordinateur personnel, une sécurité suffisante devra être garantie par le salarié conformément aux recommandations de la Cnil. Celle-ci nécessite obligatoirement l’installation d’un anti-virus et d’un pare-feu, la mise à jour du système d’exploitation et l’utilisation de mots de passe complexes. Le serveur du CREAI-ORS ne sera accessible que via l’accès internet, nécessitant un transfert journalier des documents sur le serveur, à des fins de sauvegarde.

Le salarié doit également préserver la confidentialité des accès et des données, s'interdire toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité pour tous les faits, événements, documents ou renseignements dont il aurait pu avoir connaissance du fait de ses fonctions ou de son appartenance à l'entreprise, en ce qui concerne tant sa gestion et son fonctionnement que sa situation, ses projets et ses productions.

ARTICLE 5- RÔLE DU CSE ET ÉVALUATION

5.1. Visite de conformité

Sous réserve de l’accord du télétravailleur, le CSE pourra effectuer une visite du lieu de travail du salarié.

5.2. Évaluation de la situation régulière, et obligatoire tous les ans

Suite à la mise en œuvre effective du télétravail, la Direction transmettra au signataire du présent accord un état quantitatif des postes et services retenus pour appliquer cette modalité d’organisation du travail.

Le suivi des conditions et des modalités d’application du présent accord est réalisé avec le CSE et le représentant de l’organisation syndicale signataire, mandaté à cet effet, et de la Direction. Cette commission de suivi sera réunie au minimum une fois par an.

Sur demande expresse, chaque signataire du présent accord pourra chaque année demander une réunion exceptionnelle de cette commission.

Les parties conviennent qu’un bilan sera dressé à l’échéance de la date anniversaire annuelle de l’accord, et au minimum un mois avant ce terme afin que les salariés puissent s’organiser en cas de modifications des modalités de l’accord.

Les éléments suivants seront notamment pris en compte :

• nombre et taux de télétravailleurs ;

• nombre, taux et motifs de dénonciation par l’une ou l’autre des parties ;

• analyse des raisons d’arrêt du télétravail le cas échéant ;

• nombre et taux d’accidents du travail intervenus au domicile dans le cadre du télétravail par an ;

• retours sur des problèmes spécifiques d’adaptation rencontrés par les télétravailleurs ;

• retours sur des éventuels impacts de cette organisation en ce qui concerne le fonction­nement de l’équipe, la continuité et la qualité de service ;

• fréquence de survenue de jours de travail avec un salarié isolé sur le site.

ARTICLE 6- DÉPÔT ET PUBLICITÉ

Conformément aux articles L. 2231-6, D. 2231-2, D. 2231-4 et D. 2231-5 du Code du Travail (Décret n°2018362 du 15 mai 2018), le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. Le dépôt du présent accord sera accompagné des pièces énumérées aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du Code du Travail.

En outre,

• 1 exemplaire sera adressé au secrétariat-greffe des prud’hommes de Montpellier ;

• 1 exemplaire sera envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception pour notification à l’ensemble des organisations syndicales par l’intermédiaire des délégués syndicaux ;

• 1 copie sera tenue en permanence à la disposition du personnel par la Direction.

Fait en trois exemplaires originaux, à Montpellier, 28 mars 2023

Pour le CREAI-ORS Occitanie, M. XXXX

Pour le Syndicat CFDT SANTÉ SOCIAUX 34 Mme XXXX Agissant en sa qualité de membre titulaire du Comité social et économique, mandatée par l’organisation syndicale CFDT Santé Sociaux 34

Accord de Télétravail en synthèse 

Le télétravail est une forme d’organisation du travail qui repose sur :

• Le volontariat ;

• La confiance entre la direction et le salarié ;

• L’autonomie dans le travail ;

• La priorité donnée à la qualité et la continuité du service.

Conditions d’éligibilité

• Exercer des activités télétravaillables

• Avoir plus de 1 mois d’activité pour les JTF et deux mois pour les JTV

• Travailler au moins à 50%

• Disposer des conditions matérielles et de travail satisfaisantes (assurance et réseau internet / téléphone / espace de travail).

Situations selon les temps de travail

Cas 1 : Salariés exerçant à temps plein

• 1 JTF hebdomadaire

• 3 JTV mensuels, avec un maximum de 1 par semaine, non reportables sur les mois suivants

Cas 2 : Salariés exerçant au moins à 80% et moins de 100%

• 1 JTF hebdomadaire

• 2 JTV mensuels avec un maximum de 1 par semaine, non reportables sur les mois suivants

Cas 3 : Salariés exerçant au moins à 50% et moins de 80%

• 1 JTV mensuel

Présence sur le lieu de travail

Le lundi n’est pas un jour télétravaillé : cela permet aux salariés d’être en collectif au moins un jour par semaine (exception congés, mission extérieure, demande exceptionnelle validée par la direction).

Dans la mesure du possible, le salarié est a minima 2 jours par semaine sur son lieu de travail.

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1. [] Voici les recommantations de la Cnil : https://www.cnil.fr/fr/salaries-en-teletravail-quelles-sont-les-bonnes-pratiques-suivre↩