Accord d'entreprise "MODALITES ORGANISATION VOTE ELECTRONIQUE ELECTIONS" chez ADAPEI - ASS DEP AMIS PARENTS ENFANCE INADAP (Siège)

Accord N°61

ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE LES SOUSSIGNÉS

L’ADAPEI de la Loire, dont le siège social est situé 13 rue Grangeneuve, à Saint-Etienne, représentée par , en qualité de Directeur Général ;

D’UNE PART,

Et

L’organisation syndicale CFDT, représentée par , en leur qualité de déléguées syndicales ;

L’organisation syndicale FO, représentée par , en qualité de délégués syndicaux ;

L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par , en qualité de délégué syndical.

D’AUTRE PART,

Il est convenu ce qui suit,

Préambule

Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection du CSE dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisation des responsabilités syndicales et des articles L2314-26 et R2314-5 et suivants du Code du travail.

Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

L’Adapei de la Loire et les organisations syndicales définiront dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Article 1 - Principe du recours à un prestataire

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société « Docapost », dont le siège social est situé au 45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier 94200 Ivry-sur-Seine, spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de votre électronique.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, les parties ont décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent Accord autorisant le recours au vote électronique.

Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), L’Adapei de la Loire sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

Article 3 - Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour. Le second tour, le cas échéant, se déroulera de la même manière.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

Article 5 - Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.

Article 6 - Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• Par le prestataire : A un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Par les membres du bureau de vote : A la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 – Formation, information et service support

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants du personnel, les délégués syndicaux de l’entreprise et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique choisi.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée ainsi que l’organisation de permanences mixtes composées de la Direction des Ressources Humaines et de la représentation syndicale sur les territoires qui pourront permettre l’accompagnement des collaborateurs qui le souhaiteraient, afin de garantir l'égalité entre les électeurs, tout en assurant la confidentialité du vote.

La cellule d'assistance technique est constituée des membres du bureau de vote et d’un représentant du prestataire. Elle est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Le prestataire mettra également en place une assistance téléphonique pour les professionnels qui auraient besoin d’un accompagnement personnalisé.

Article 8 - Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier à son adresse personnelle, la notice de vote ainsi que les codes nécessaires pour voter par internet.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance ou code postal du lieu d’habitation par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS, soit par courrier.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

Article 9 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-21 à L. 2314-23 et L. 2324-19 à L. 2324-21 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres du bureau de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour.

Article 10 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées au siège, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, au siège, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 11 : Date d’application et durée

Le présent accord prendra effet à la date de sa signature. Le présent accord, qui n’est pas tacitement reconductible, ne produit effet qu’à l’occasion de l’élection de la délégation du personnel du comité social et économique pour lequel il a été établi.

Article 12 : Communication de l’accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales disposant d'une section syndicale dans l'association et fera l’objet d’une information au prochain CSE.

Article 13 : Dépôt de l’accord et Publicité

Le présent accord, accompagné des pièces prévues par les textes en vigueur, sera déposé auprès de la DRETTS Loire, via la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » et auprès du greffe du conseil de prud’hommes de Saint-Etienne.

Article 14 : Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.

Article 15 : Action en nullité

Conformément aux dispositions de l’article L. 2262-14 du code du travail, toute action en nullité de tout ou partie du présent accord doit, à peine d'irrecevabilité, être engagée dans un délai de deux mois à compter :

• De la notification de l'accord aux organisations disposant d'une section syndicale dans l'entreprise ;

• De la publication de l'accord prévue à l'article L. 2231-5-1 dans tous les autres cas

Fait à Saint Etienne, le 30 mars 2023,

Le Directeur Général, Les organisations syndicales

Pour L’ADAPEI de la Loire Pour les organisations syndicales

Le Directeur Général, Pour la CFDT,

, ,

,

Pour FO,

,

,

Pour la CFE/CGC,

,