Accord d’Entreprise

relatif aux conditions et aux modalités de vote

par voie électronique pour les élections

des membres de la délégation du personnel

au Comité Social et Economique

ENTRE les organisations syndicales représentatives suivantes :

CFDT

CGT

FO

d’une part

ET l’Association AIMV dont le siège social est situé à Saint-Etienne (42000) – 30, Rue de la Résistance, représentée par son Directeur Général

d’autre part

Il est convenu ce qui suit étant précisé que les organisations syndicales signataires du présent accord satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L.2232-12 du Code du Travail, pour la validité des accords d’entreprise :

Préambule 3

ARTICLE 1 - Principes généraux 3

ARTICLE 2 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 3

ARTICLE 3 - Modalité d’organisation des opérations 4

SECTION 3.I - Protocole d’accord préélectoral 4

SECTION 3.II - Formation au système de vote électronique 4

SECTION 3.III - Expertise indépendante 4

SECTION 3.IV - Cellule d’assistance technique 5

ARTICLE 4 - Déroulement des opérations de vote 5

SECTION 4.I - Établissement des listes électorales et transmission 5

SECTION 4.II - Lieu et temps du scrutin 6

SECTION 4.III - Modalités d’accès au site de vote 6

SECTION 4.IV - Déroulement du vote 6

SECTION 4.V - Programmation du site 7

ARTICLE 5 - Clôture et Résultats 7

SECTION 5.I - Clôture 7

SECTION 5.II - Décompte et attribution des sièges 7

SECTION 5.III - Délais de recours et destruction des données 8

ARTICLE 6 - Sécurité et confidentialité 8

SECTION 6.I - Anonymat et confidentialité des suffrages 8

SECTION 6.II - Le dispositif de secours 8

ARTICLE 7 - Durée de l’accord et entrée en vigueur 9

ARTICLE 8 - Révision de l’accord 9

ARTICLE 9 - Dénonciation de l’accord Erreur ! Signet non défini.

ARTICLE 10 - Formalités et Publicité 9

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction de l’AIMV et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Principes généraux

Cet accord a pour objet d’autoriser le vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) de l’Association AIMV.

Il a vocation à s’appliquer à l’ensemble des salariés de l’association ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’association ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles.

Le système retenu par l’AIMV doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• La sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret et la liberté du vote : Exercice du droit de vote sans pression extérieur.

Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

La Direction de l’AIMV et les Partenaires Sociaux sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Modalité d’organisation des opérations

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionne la conclusion du présent accord et comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Formation au système de vote électronique¹

Les membres du bureau de vote et les représentants du personnel bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Cellule d’assistance technique

L'employeur met en place pendant toute la durée des opérations de vote une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. ²

Elle comprend un ou plusieurs représentants de l’association et, un ou plusieurs représentants du prestataire.

La cellule d'assistance technique³ aura pour mission de :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système de vote sera scellé,

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Déroulement des opérations de vote

Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’AIMV.

Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale est transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés dans le protocole préélectoral.

A la réception de ces listes, la Direction les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de l’Association AIMV.

Afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisée, soit d’un type uniforme pour toutes les listes.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée à la Direction des Ressources Humaines. En cas de concomitance de date d’arrivée, elles figureront dans l’ordre alphabétique.

Les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire, selon les conditions prévues dans le protocole d’accord préélectoral, pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée⁴, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin⁵ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’association établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe.

Le code d’identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Clôture et Résultats

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Le président introduit ses codes de sécurités délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Les résultats font apparaitre le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l’exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Délais de recours et destruction des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours⁶ et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l’expiration de ces délais, l’association procède à la destruction des fichiers supports. A cette échéance, et sans avis contraire de l’association, le prestataire procède à la destruction complète et de manière automatique de l’ensemble des éléments du système de vote et des fichiers supports.

Sécurité et confidentialité

Anonymat et confidentialité des suffrages

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales et des moyens d’authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n°2026/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n°2016*679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection des membres du CSE réalisée et définitive.

Révision de l’accord

A la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitées par l’article L.2261-7-1 du code du travail, une négociation de révision du présent accord pourra être ouverte.

Cette demande de révision peut intervenir à tout moment au cours de l’application du présent accord. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications.

L’avenant portant révision de tout ou partie de l’accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

L’avenant sera soumis aux mêmes formalités de publicité et dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Formalités et Publicité

Le présent accord négocié dans les termes de l'article L.2232-12 du Code du Travail constitue un accord collectif.

Il en résulte qu'il est soumis à l'ensemble des règles applicables en la matière et notamment à celles du dépôt défini par les articles L.2231-5, L.2231-5-1, L.2231-6, D.2231-2 et suivants du Code du Travail.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié, après signature, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l’Association. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "Téléaccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.

Les parties signataires rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Saint-Etienne, le 18 janvier 2023

Pour la Délégation syndicale CFDT

Pour le Délégué syndical CGT

Pour le Délégué syndical FO

Pour l’AIMV

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1. Article R 2314-12 du code du travail↩

2. Articles R 2314-10 du code du travail↩

3. Article R 2314-15 du code du travail↩

4. Article R 2314-14 du code du travail↩

5. Article R 2314-8 du code du travail↩

6. Le délai de recours pour les élections professionnelles est fixé à 15 jours suivant les élections↩