Adapei

DRH

10/10/2019

AVENANT n°1 A L’ACCORD D’ENTREPRISE A DUREE INDETERMINEE conclu le 24/01/2017

Conditions et modalités de vote électronique lors de l’élection des IRP

CONCLU

ENTRE

L’ADAPEI Loire Atlantique dont le siège social est situé 13 rue Joseph Caille – BP 30824 – 44008 NANTES Cedex 01, représentée par XXX en sa qualité de Président Adjoint, et XXX, en sa qualité de Directeur Général,

D’UNE PART

ET

Les organisations syndicales représentatives du personnel :

- le syndicat CFDT représentés par XXX

- le syndicat CGC représenté par XXX

- le syndicat CGT représenté par XXX

- le syndicat SUD représenté par XXX

D’AUTRE PART

Suite à la mise en œuvre de la réforme de la représentation du personnel, engagée par la loi du 29 mars 2018 et plus particulièrement l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 qui fusionne l’ensemble des IRP jusqu’alors existantes (CE/DP/CHSCT) en une seule et unique instance : le CSE, il est convenu que les dispositions relatives au vote électronique telles que définies par l’accord d’entreprise conclu le 24 janvier 2017, sont naturellement étendues à l’élection des représentants du personnel au CSE.

A l’occasion des élections du CSE il est convenu de recourir exclusivement au vote électronique.

La description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et de déroulement des opérations de vote et de dépouillement électronique retenue lors de la mise en place du CSE, figure en annexe du présent avenant.

ARTICLE 4 – Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections au CSE, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est : https://adapei.voxintime.com .

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

ARTICLE 5 - Formalités

Un exemplaire du présent avenant à l’accord d’entreprise du 24 janvier 2017 est établi pour chacune des parties signataires.

Un affichage sur les panneaux destinés à cet effet informera le personnel de la conclusion du présent accord d’entreprise.

Le présent accord d’entreprise est déposé auprès :

• de l’Unité Territoriale de la Direccte de Loire Atlantique en deux exemplaires (l’un sur support papier signé des parties et l’autre sur support électronique),

• du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Nantes en un exemplaire.

Fait à Nantes le 10 octobre 2019

Pour l’Adapei 44

(signature précédée de la mention « lu et approuvé »)

XXX, Président adjoint

XXX, Directeur Général

Pour les organisations syndicales représentatives

(signature précédée de la mention « lu et approuvé »)

Pour la CFDT	Pour la CGT
Pour la CGC	Pour SUD santé sociaux

ANNEXE : Fonctionnement du système de vote électronique et de déroulement des opérations de vote et de dépouillement électronique retenue lors de la mise en place du CSE

Bureau de vote

Il y aura un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections aux CSE de Territoire

Le bureau de vote sera composé de trois électeurs, dont un président et deux assesseurs : les deux plus anciens et le plus jeune électeur présent au siège l’Association.

Le bureau de vote sera établi pour les deux tours. Chaque organisation syndicale pourra envoyer une personne pour être scrutateur au moment du vote test, puis du dépouillement du 1^er tour et d’un éventuel 2^nd tour.

Matériel de vote

Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par e-mail, par voie postale.

Le matériel envoyé contient l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.

Les moyens d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.

Déroulement du vote électronique par Internet

Conformément à l’accord d’entreprise signé le 24 janvier 2017 et son avenant n°1 prévoyant le vote électronique l’ensemble des salariés de l’Adapei44 procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après.

Vote par internet :

La connexion aura lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse :

https://adapei.voxintime.com

communiquée sur la lettre personnalisée.

Le déroulement est le suivant :

• Pendant les périodes définies pour le vote, l’électeur peut accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout ordinateur, smartphone ou tablette connecté à Internet ;

• L’électeur s’identifie à l’aide de son code d’accès et de son mot de passe personnels et confidentiels ;

• Après identification, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer ;

• L’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables ;

• Le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège dont relève l’électeur ;

• Les listes de candidats sont affichées selon le tirage au sort effectué ;

• L’électeur peut :

  • choisir une liste complète,

  • rayer des noms,

  • voter blanc ;

• Son choix lui est rappelé et il peut le modifier ;

• L’électeur confirme alors son vote ;

• L’affichage de l’accusé de réception lui confirme l’enregistrement ferme et définitif de son vote ;

• A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre ultérieurement.

Séance de validation et formation du bureau de vote

Une séance de formation et de validation se déroulera à une date qui reste à fixer.

Lors de cette séance :

• les membres du bureau de vote, ainsi que la DRH de l’Adapei44, seront formés par VOXALY-DOCAPOST sur les procédures d’ouverture, de clôture et de dépouillement ;

• les membres du bureau de vote valideront le dispositif de vote.

L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes. »

Ouverture et fermeture du scrutin

Les opérations d’ouverture et de clôture seront contrôlées par un représentant de la DRH en présence des membres du bureau de vote. Les Organisations Syndicales qui le souhaitent pourront assister à ces opérations d’ouverture et de clôture.

Assistance électeurs

Durant la période de vote un service d'assistance téléphonique mis en place par la société VOXALY-DOCAPOST se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

En cas de perte de cet identifiant et/ou du mot de passe, le collaborateur devra prendre directement contact avec l’assistance téléphonique ou faire une demande en ligne sur le dispositif de vote.

L’assistance téléphonique, comme la page de demande en ligne, permettront de réexpédier de nouveaux codes à l’électeur après une vérification de l’identité de ce dernier selon les modalités suivantes au choix de l’électeur :

• par SMS sur le téléphone portable du choix de l’électeur ;

• par courriel sur l’adresse Email personnelle du choix de l’électeur.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des codes aux salariés, il est prévu que la DRH de l’Adapei44 adresse préalablement à VOXALY-DOCAPOST un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir lui réexpédier ses codes.

L’assistance téléphonique sera ouverte durant tous les jours ouvrés du scrutin, du lundi au vendredi, de 9h00 à 18h00.

Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des membres aux CSE aura lieu pour le 1er tour à partir de 19 heures au terme de la clôture du vote.

Dans l’éventualité d’un 2nd tour le dépouillement des élections des membres aux CSE aura lieu pour ce 2nd tour à partir de 19 heures au terme de la clôture du vote.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote. Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement sera le suivant :

- clôture du site internet de vote,

- déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

- calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

- téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

- impression et signature des procès-verbaux,

- proclamation des résultats.

Ces opérations seront publiques et se dérouleront en présence des délégués syndicaux ou de leurs représentants nommément désignés. Tout électeur pourra y assister en qualité d’observateur.

Procès-verbaux des résultats

Les procès-verbaux signés par le bureau de vote, comportant éventuellement désignation des élus, seront communiqués au personnel via l’intranet et affichés sur les panneaux réservés aux communications de la direction.

Ces résultats seront transmis à l’Inspection du Travail en deux exemplaires dans les 15 jours qui suivent la proclamation des résultats.