ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU VOTE ÉLECTRONIQUE

POUR L’ÉLECTION DES MEMBRES

DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

SOMMAIRE

Article 1. PRINCIPES GÉNÉRAUX 4

Article 2. MODALITÉS D’ORGANISATION DES ÉLECTIONS 4

Article 2.1 Protocole d’accord préélectoral 4

Article 2.2 Expertise Indépendante 4

Article 2.3 Formation 4

Article 2.4 Cellule d’assistance technique 4

Article 3. DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE 5

Article 3.1 Lieu et période du scrutin 5

Article 3.2 Modalités d’accès au site du vote 5

Article 3.3 Déroulement du vote 6

Article 3.4 Programmation du site 6

Article 4. CLÔTURE ET RÉSULTATS 6

Article 4.1 Clôture 6

Article 4.2 Décompte et attribution des sièges 6

Article 4.3 Délais de recours et destruction des données 7

Article 5. SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ 7

Article 5.1 Anonymat et confidentialité des suffrages 7

Article 5.2 Existence et contenu des fichiers 7

Article 5.3 Dispositif de secours 8

Article 5.4 Respect du Référentiel Général de Protection des Données 8

personnelles (RGPD) 8

Article 6. DURÉE ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD 8

ANNEXE 11

ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR L’ELECTION DES MEMBRES

DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

La MUTUELLE NATIONALE DES HOSPITALIERS ET DES PROFESSIONNELS DE LA SANTE ET DU SOCIAL, domiciliée 331, avenue d'Antibes AMILLY 45200 MONTARGIS, représentée par son Directeur Général, par délégation du Président.

La Confédération Française et Démocratique du Travail (CFDT),

La Confédération Générale du Travail (CGT),

La Confédération Générale du Travail Force Ouvrière (CGT/FO),

La Confédération Française des Travailleurs Chrétiens (CFTC-CSFV),

Ont convenu ce qui suit :

PREAMBULE 

Lors des élections des membres du Comité Social et Economique en mars 2019, un accord pour la mise en œuvre du vote électronique avait été signé entre les représentants syndicaux et la MNH.

Le présent accord a pour objectif de renouveler cet accord, selon les mêmes modalités, afin de faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l’occasion des élections du Comité Social et Economique.

A cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur les modalités de mise en œuvre du vote électronique, les caractéristiques du système.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif au même prestataire extérieur, spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

PRINCIPES GÉNÉRAUX

Le système retenu doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes généraux sont les suivants :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité : le secret du vote.

MODALITÉS D’ORGANISATION DES ÉLECTIONS

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections 2023 des représentants du personnel du Comité Social et Economique, les parties établiront un protocole d’accord préélectoral définissant notamment les modalités de constitution des bureaux de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les collèges.

Expertise Indépendante

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales.

Formation

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique par le prestataire.

Cellule d’assistance technique

L’Entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par 3 clefs délivrées à cet effet,

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé,

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

Lieu et période du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal informatique, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres des bureaux de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Modalités d’accès au site du vote

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, par courrier simple à l’adresse du domicile et les modalités de connexion (avec un lien pour générer le mot de passe). Les codes de connexion seront les mêmes pour le premier tour et, le cas échéant, pour le second tour.

Une communication sera diffusée sur le site intranet de la MNH pour informer les salariés de l’envoi de ce courrier couplé d’un courriel à tous les salariés. En cas de non-réception, les salariés seront invités à contacter l’assistance téléphonique.

L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès. Le prestataire met en place une procédure de double authentification dématérialisée et sécurisée de génération des mots de passe, en conformité avec la délibération CNIL n° 2017-012 du 19 janvier 2017 portant adoption d'une recommandation relative aux mots de passe.

A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter (ex : élection des titulaires puis lors d’une autre connexion élections des suppléants du CSE).

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Programmation du site

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée, selon un format défini dans le protocole pré-électoral.

CLÔTURE ET RÉSULTATS

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seul le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix, apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site,

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées,

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale pour le 1^er tour,

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site,

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines,

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines.

  14. Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, les bureaux de vote ont compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Respect du Référentiel Général de Protection des Données

personnelles (RGPD)

La solution prend en compte les nouvelles exigences du RGPD, règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Les traitements mis en œuvre sont nécessaires au respect des obligations statutaires de nos clients ou du Code du Travail. Ils sont donc licites, aux vues des conditions de licéité décrites à l'article 6, paragraphe 1, alinéa c du RGPD.

DURÉE ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral de l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique de la M.N.H, dont les opérations se dérouleront en 2023.

Il sera déposé sur la plateforme de téléprocédures https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/selon les modalités en vigueur :

• la version intégrale du texte en pdf (version signée des parties)

• la version du texte en docx de laquelle sera supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques

Un exemplaire sera transmis au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Montargis.

Cet accord fera l’objet d’une notification à l’ensemble des organisations syndicales.

Les salariés seront informés des modalités de cet accord, simultanément à la signature du protocole électoral, par les moyens de communication habituels.

Fait au siège social de la M.N.H. à Amilly, le 24 janvier 2023

Pour la MNH :

Pour le Président,

Le Directeur Général

Pour les Organisations syndicales :

CFDT 

CGT

CGT/FO 

CFTC CSFV

ANNEXE

Eléments sur la qualité globale du prestataire retenu

Article 1 : LES EXIGENCES DE SECURITE POUR LE VOTE

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

Article 1.1 : Anonymat

• L’anonymat lors des échanges entre les partenaires

Les électeurs sont référencés de façon unique grâce à un identifiant généré par le prestataire. Cet identifiant sert aux échanges avec les partenaires. Il n’est pas externalisé auprès des électeurs.

• L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Le prestataire génère un autre identifiant, nommé code d’accès, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

• L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

• La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Article 1.2 : Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Article 1.3 : Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de https,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

Article 1.4 : Disponibilité

Le service de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, le prestataire met à disposition des comptes « ECOLE ».

Article 1.5 : Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique, un code d’accès unique et un mot de passe.

Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.

Le mot de passe est généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote (aussi bien par Internet que par téléphone), un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Article 2 : LE SCELLEMENT DU SYSTEME ET DES DONNEES

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

Article 3 : L’EXPERTISE

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations de la CNIL, la plate-forme de vote est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

Article 4 : VOTE TEST

Nous préconisons qu’un vote test soit réalisé, au préalable, en présence des représentants de commission électorale et éventuellement d’un huissier et/ou d’un expert informatique.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.

La simulation réalisée sur le site de vote réel passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.

L’objectif est de permette aux bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.