Accord collectif d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique

Élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration

ENTRE :

La CARSAT Hauts-de-France, 11 allée Vauban 59650 Villeneuve d'Ascq,

Représentée par son Directeur Général,

D’UNE PART,

ET :

Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise,

• CGT

• SUD

• UNS

D’AUTRE PART,

Il a été conclu le présent accord :

Préambule

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la CARSAT Hauts-de-France, conformément aux dispositions des articles L.2314-26 et R.2314-5 et suivants du Code du travail, et D.231-15 du Code de la sécurité sociale.

Ce procédé permettra notamment de :

• Faciliter le vote des personnels, qui ne seront plus tributaires des heures d’ouverture des bureaux de vote (pour ceux qui étaient appelés à se déplacer le jour du scrutin), et des aléas de la Poste (pour ceux qui étaient appelés à voter par correspondance)

• Eviter les erreurs de distribution et d’utilisation des bulletins et enveloppes de vote

• Augmenter par conséquent le taux de participation, permettant ainsi aux représentants du personnel de bénéficier d’une meilleure audience et représentativité

• Obtenir des résultats sans erreur humaine possible, affichés en quelques minutes à l’issue du scrutin, et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés

• Garantir la confidentialité et le secret du vote, un risque qui ne pouvait être complètement maîtrisé avec le procédé de vote par correspondance

• Alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres des bureaux de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations

• Préserver la santé des salariés dans un contexte de crise sanitaire qui perdure en respectant les mesures de distanciation

Pour rappel, le système de vote électronique a été utilisé à 3 reprises :

• lors des élections professionnelles des délégués du personnel et des membres du Comité d’entreprise en février 2017

• lors des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration en janvier 2018.

• lors des élections des représentants du CSE (Comité Social et Economique) en décembre 2019.

Les garanties offertes par le système de vote retenu, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, seront précisées dans le cahier des charges et l’annexe technique au protocole d’accord préélectoral (PAP). En application de l’article R.2314-5 du Code du travail, le cahier des charges est tenu à disposition des salariés sur l’intranet de la CARSAT.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration seront définies par le protocole d’accord préélectoral.

Article 1. Principes généraux

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre exclusivement le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote (physique ou par correspondance) ne sera ouverte.

Article 1-1. Respect du droit électoral

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré

• L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur, Paragon, sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système de vote et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Article 1-2. Déclaration auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.

Conformément à l’article L.2314-11 du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

La déclaration est effectuée par le prestataire Paragon, en lien avec le correspondant DPO (data protection officer) de la CARSAT Hauts-de-France.

Elle est effectuée après la signature du protocole d’accord préélectoral et avant l’ouverture du scrutin.

Article 1-3. Expertise du système de vote

En application de l’article R.2314-9 du Code du travail, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL.

Article 2. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Les modalités d’organisation du scrutin et du vote électronique seront déterminées dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral, intervenant préalablement à l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la CARSAT Hauts-de-France, et à laquelle devra être convié l’ensemble des organisations syndicales représentatives intéressées par le processus électoral.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique, Paragon. Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2-1. Cellule d’assistance technique

Conformément à l’article R.2314-10 du Code du travail, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, ainsi qu’un représentant du prestataire Paragon.

En application de l’article R.2314-15 du Code du travail, elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera intégré dans la solution.

Article 2-2. Information et accompagnement

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

A cet effet, conformément à l’article R.2314-12 du Code du travail, le prestataire établira une note explicative précisant les conditions et la procédure de vote électronique. Celle-ci figurera au verso du courrier notifiant les codes d’accès et sera adressée aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, conformément à l’article R2314-12 du code du travail, les délègues syndicaux, les membres de la délégation du personnel au CSE et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 3. Déroulement des opérations de vote

En sus des dispositions contenues dans le cahier des charges annexé au présent accord, lesquelles ont pour objet de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par voie électronique, les parties conviennent des dispositions générales suivantes :

Article 3-1. Accès au serveur de vote électronique

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, un code d’accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote.

En ce sens, chaque électeur recevra par courrier électronique sur son adresse professionnelle un email contenant son identifiant. Cet envoi électronique sera doublé d’un envoi papier en lettre suivi à l’adresse personnel, contenant le mot de passe.

Conformément à l’article R.2314-12 du Code du travail, chaque salarié recevra également une notice d’information détaillant le déroulement des opérations électorales, notamment les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne

Article 3-2. Programmation du serveur de vote électronique

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet, notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats dans un ordre défini en amont. Un tirage au sort sera réalisé en présence des délégués syndicaux pour définir l’ordre de présentation. L’ordre défini par ce tirage au sort sera intégré dans le PAP.

Afin de respecter une équité entre les listes, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Les modalités de transmission des listes de candidats et des professions de foi seront déterminées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 3-3. Lieu et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail ou de leur domicile.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés électeurs au siège de la CARSAT Hauts-de-France.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.

Une information de cet emplacement sera effectuée, par note de Direction.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Article 3-4. Modalités de vote

A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaitra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

La validation définitive du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Article 4 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, ils seront traités par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

En outre, conformément à l’article R.2314-16 du Code du travail, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification seront inaccessibles, ni du client, ni du prestataire, seul le système aura la capacité de regénérer des codes à la demande de l’électeur.

Les clés de chiffrement seront choisies librement par les membres du bureau, et connus seulement d’eux.

Article 5 : Opérations de dépouillement et de décompte des voix

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent le scellement du système de vote, en application à l’article R.2314-15 du Code du travail ( cf article 2-1 du présent accord)

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Il sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Afin de familiariser les membres du bureau de vote au système de vote et conformément à l’article R.2314-12 du Code du travail, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

7. Article 6 : Modalités d’application de l’accord

   10. Article 6-1. Date d’effet et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à l’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la CARSAT Hauts-de-France, pour une mise en place du Conseil d’Administration au cours du 1^er semestre 2022.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article R.123-1-1 du Code de la sécurité sociale.

Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord sera transmis à la Direction de la sécurité sociale (DSS) et une copie sera adressée à la Mission Nationale de Contrôle compétente.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. Celles-ci seront informées par écrit de l’issue de la procédure d’agrément dans un délai de 7 jours après notification à l’organisme.

Article 6-2. Dépôt et publicité de l’accord

Conformément au décret n°2108-362 du 18 mai 2018, dès agrément, l’accord fera l’objet d’un dépôt dématérialisé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.

Après agrément, le présent accord sera par ailleurs déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Lannoy.

A Villeneuve d’Ascq, le 05 janvier 2022

• Le Directeur Général - Les Organisations syndicales

- CGT

-SUD

-UNS