Accord d'entreprise "Un accord relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des électiosn professionelles" chez APEI - ASSOCIATION PARENTS ENFANTS INADAPTES (Siège)

Accord collectif relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles

Entre, d’une part :

• Monsieur XX, agissant en qualité de Directeur Général, sur délégation de Monsieur XX, Président de l’Association de parents, de personnes handicapées et leurs amis de Lens et environs, dite Apei de Lens, déclarée à la Sous-préfecture de BETHUNE, le 1^er juillet 1958 sous le N°5700

Et, d’autre part, les représentants des Organisations Syndicales Représentatives suivantes :

• Madame XX, salariée mandatée par la C.F.D.T.

• Monsieur XX, Délégué Syndical C.F.T.C.

Il a été convenu :

Préambule

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Association, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Article 1 - Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Association appelés à voter aux élections des membres des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Article 2 - Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Article 3 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique

3.1 - Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction Générale.

L’Association prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

3.2 - Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3.3 - Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

3.4 - Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote par le prestataire.

3.5 - Expertise indépendante et formalités de déclaration au registre

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’Association, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au registre de traitement des données personnelles.

3.6 - Information et formation

L’Association met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 4 - Déroulement des opérations de vote

4.1 - Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

4.2 - Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de de tout autre lieu de leur choix via tout terminal usuel (PC, portable, smartphone, tablette) en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

4.3 – Lieux d’accès au vote

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs ne disposant pas de poste informatique dans un lieu préservant la confidentialité du vote. Une information sur l’emplacement de ces ordinateurs sera transmise au niveau des structures.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Un facilitateur sera désigné pour chaque pôle de l’Association afin de permettre aux salariés qui le souhaitent d’être guidés dans les opérations techniques de vote dans le respect du libre choix et de la confidentialité du vote.

4.4 - Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats, des professions de foi, des logos éventuels, des bulletins de vote selon les termes définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

4.5 - Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du Travail et de la jurisprudence.

4.6 - Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

4.7 - Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Article 5 - Dispositions finales

Le présent accord est applicable à l’Apei de Lens et environs pour les élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de décembre 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.

Fait à Lens, le 25 octobre 2019 en 6 exemplaires originaux

Pour l’Apei de Lens et environs :

Le Directeur Général

M. XX

Pour les organisations syndicales :

Pour la CFDT

Mme XX, salariée mandatée 

Pour la CTFC

M. XX, Délégué syndical 

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

ANNEXE A L’ACCORD D’ENTREPRISE DU 25 OCTOBRE 2019 :

DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ET RELATIF AU RECOURS AU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET

Préambule

La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :

• simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.

Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.

Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants).

Article 1 - Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• Assurer l’intégrité du vote,

• Assurer l’unicité du vote,

• Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,

• Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,

• Assurer la publicité du scrutin.

Article 2 - Prestations attendues

Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :

• La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :

  • L’organisation et l’administration du processus de vote ;

  • L’expression du vote par les électeurs ;

  • Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;

  • L’archivage puis la destruction des fichiers.

• La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;

• La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;

• La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;

• La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;

• La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;

• La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.

Article 3 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique

3.1 - Choix de la modalité de vote électronique

Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.

3.2 - Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. - Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. - Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. - Expertise indépendante

Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.

6. - Information et formation

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

Article 4 - Déroulement des opérations de vote

1. - Ouverture et fermeture des scrutins

Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

2. - Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

3. - Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence.

L’électeur accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral) sur la page de connexion au site.

La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels.

Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège.

L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire.

Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

4. - Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

5. - Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.

Article 5 - Garanties apportées par le Prestataire

Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service :

1/ fonctionnera conformément à toute documentation fournie ;

2/ sera  accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation et

3/ sera  conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.