ACCORD CENTRAL D’ENTREPRISE

RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES

ENTRE LES SOUSSIGNES,

L’Association Hospitalière Sainte-Marie, représentée par :

• M., Directeur Général

d'une part,

ET

Les Délégués Syndicaux Centraux suivants :

• M., au titre de la C.F.E.-C.G.C.

• M., au titre de la C.G.T.

• M., au titre de F.O.

• M. au titre de l’UNSA

Il a été convenu ce qui suit étant précisé que les organisations syndicales signataires du présent accord satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L.2232-12 du Code du Travail, pour la validité des accords d’entreprise :

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel aux Comités sociaux et économiques de l’AHSM, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1^er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. Le périmètre de cet accord est le périmètre de l’AHSM.

Ce périmètre est composé du Siège social et de six établissements principaux qui comptent des structures extérieures :

• Etablissements Sainte-Marie Puy-de-Dôme - Allier ;

• Etablissements Sainte-Marie Ardèche Drôme ;

• Etablissements Sainte-Marie Haute-Loire ;

• Etablissements Sainte-Marie Alpes Maritimes ;

• Etablissements Sainte-Marie Aveyron ;

• Etablissements Sainte-Marie Rhône

I – Principes généraux

Le système retenu par l’AHSM doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote.

II – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

La Direction et les partenaires sociaux ont expressément convenus que le recours au vote électronique est exclusif d’un vote à bulletin secret sous enveloppe.

III – Modalités d’organisation des opérations

article 3.1 protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

La réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral est fixée au 21 décembre 2021.

Une formation adaptée sera dispensée auprès d’un membre de chaque organisation syndicale représentative au sein des Territoires.

article 3.2 information et formation

Il est précisé que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

La Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

article 3.3 expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote répondant aux exigences :

• De la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• Des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• Du décret n°2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l’application de l’article 1^er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du travail.

article 3.4 cellule d’assistance technique

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire (articles R2314-10 du code du travail).

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique (article R2314-15 du code du travail) :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

IV – Déroulement des opérations de vote

article 4.1 établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’AHSM.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

article 4.2 lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée (article R2314-14 du code du travail), laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilités pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin (article R2314-8 du code du travail) et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’un infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

article 4.3 modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

article 4.4 déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

article 4.5 programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

V – Clôture et résultats

article 5.1 clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

article 5.2 décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

article 5.3 délais de recours et destruction des données

L’AHSM et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’AHSM ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

VI – Sécurité et confidentialité

article 6.1 anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

article 6.2 le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique, résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

VII – Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour les élections professionnelles AHSM de 2022.

VIII – Révision de l’accord

A la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitées par l’article L2261-7-1 du code du travail, une négociation de révisions du présent accord pourra être ouverte.

Cette demande de révision peut intervenir à tout moment au cours de l’application du présent accord. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications.

L’avenant portant révision de tout ou partie de l’accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

L’avenant sera soumis aux mêmes formalités de publicité et dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

IX – Dénonciation de l’accord

L’accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions légales et réglementaires sous réserve du respect d’un préavis de trois mois.

La partie qui dénonce l’accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires de l’accord. Le courrier de dénonciation donnera lieu à un dépôt dans le respect des dispositions légales.

Conformément aux dispositions de l’article L2261-10 et L2261-11 du code du travail, une nouvelle négociation s’engagera à la demande de l’une des parties intéressées dans les trois mois suivant la date de ce dépôt. La négociation pourra donner lieu à un accord avant l’expiration du délai de préavis.

X – Formalités et publicité

Le présent accord négocié dans les termes de l’article L2232-12 du code du travail constitue un accord collectif.

Il en résulte qu’il est soumis à l’ensemble des règles applicables en la matière et notamment à celles du dépôt défini par les articles L2231-5, L2231-6, D2231-2 et suivants du code du travail.

Conformément aux dispositions de l’article L2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié, après signature, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l’entreprise. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale « TéléAccords » à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.

Les parties signataires rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L2231-5-1 du code du travail.

Un exemplaire fait l’objet d’un affichage sur le tableau réservé aux communications de la direction et mis en ligne sur l’intranet.

Fait à Chamalières, le 15 avril 2021

Pour les Organisations Syndicales Pour l’Association Hospitalière

Représentatives Sainte-Marie

Pour la C.F.E- C.G.C Le Directeur Général

M.

Le

Signature

Pour la C.G.T.

M.

Le

Signature

Pour F.O.

M.

Le

Signature

Pour U.N.S.A.

M.

Le

Signature

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES

VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE L’AHSM

ARTICLE 1 - Expression de besoin

1. Préambule

Dans le cadre de son obligation légale, l’Association Hospitalière Sainte-Marie se doit de procéder au renouvellement des représentants du personnel. La date de la prochaine élection interviendra en 2022.

La loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique a institué la possibilité d’un vote par voie électronique pour les élections des représentants du personnel. Les modalités du vote électronique ont été fixées par le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et la délibération CNIL 2019-053 du 25  avril 2019 qui précisent les dispositions pratiques.

L’Association Hospitalière Sainte-Marie souhaite mettre en place un système de vote électronique pour la prochaine mandature. La mise en place du vote électronique s’inscrit dans les conditions suivantes :

L’AHSM est composée du Siège social et de six établissements principaux qui comptent des structures extérieures :

• Etablissements Sainte-Marie Puy-de-Dôme - Allier ;

• Etablissements Sainte-Marie Ardèche Drôme ;

• Etablissements Sainte-Marie Haute-Loire ;

• Etablissements Sainte-Marie Alpes Maritimes ;

• Etablissements Sainte-Marie Aveyron ;

• Etablissements Sainte-Marie Rhône

L’effectif de l’AHSM est de l’ordre de 5 600 salariés.

2. Contexte juridique

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• Négociation d’un accord d’entreprise validant le recours au vote électronique ;

• Signature d’un protocole préélectoral ;

• Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales ;

L’AHSM attend notamment de la mise en place d’un système de vote électronique :

• Un taux de participation amélioré.

3. Attentes à l’égard du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• La gestion de la préparation des élections en vote électronique ;

• La mise en œuvre du système de vote électronique ;

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

L’AHSM exige du prestataire qu’il s’engage à lui fournir une solution qui soit conforme aux dispositions légales et règlementaires applicables aux systèmes de vote par voie électronique pour des élections professionnelles.

Ceci est une condition essentielle à l’engagement de l’Association Hospitalière Sainte-Marie.

Le prestataire devra s’engager plus particulièrement à ce que sa solution réponde aux exigences suivantes :

• Expertise et indépendance du système ;

• Authentification et unicité du vote garanties ;

• Garantie de fiabilité et de souplesse du système ;

• Confidentialité respectée ;

• Accessibilité à tous les collaborateurs de n’importe quel poste équipé d’Internet ;

• Disponibilité 24 h/24 et 7 jours/7 ;

• Anonymat du vote garanti par un tiers ;

• Sincérité et intégrité des scrutins ;

• Simplification de la démarche du vote favorisant le vote ;

• Dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que celles du système principal ;

• Configuration des listes d’électeurs avec suivi au niveau du site, au sein de l’établissement ;

• Solution auditable notamment en cas de contentieux électoral (la solution doit être capable notamment de fournir les éléments techniques visés dans la délibération de la CNIL précitée) ;

• Dépouillement efficace et rapide ;

• Mise à disposition rapide des résultats ;

• Calcul automatique de la représentativité syndicale et autres statistiques avec mise en forme des procès-verbaux ;

• Dématérialisation du vote et utilisation de nouvelles technologies ;

• Economie en moyens humains dans l’organisation des élections.

Le prestataire devra s’engager à réaliser les prestations suivantes dans le cadre de la mise en place du système de vote électronique pour les élections de mars 2022 :

• Assistance du prestataire : s’engage à fournir une justification de l’audit de sa solution en conformité avec la recommandation de la CNIL du 1^er juillet 2003 et la législation sur les données personnelles.

• Participation à la cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système qui sera mise en place par l’AHSM en application des dispositions du code du travail.

Plus généralement, le prestataire devra également s’engager à effectuer toutes les prestations nécessaires à la mise en place et à l’exploitation de sa solution dans l’environnement de l’AHSM en conformité avec les dispositions susvisées.

ARTICLE 2 - Conditions relatives aux prestations intellectuelles

1. Objet

L’AHSM confie à un professionnel une mission pour la mise en place d’un système de vote électronique (ci-après la « Mission »).

La description notamment de la mission, des délais, des conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront et qui reprendra les présentes obligations du prestataire.

2. Obligations du prestataire

Le prestataire devra avoir une bonne connaissance des besoins de l’AHSM, et être, en conséquence, en mesure de proposer des conseils adaptés à ces besoins, ainsi que de remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde qui s’imposent avant le début et pendant l’exécution de la mission.

Le prestataire devra s’engager à maintenir les mêmes intervenants, dûment encadrés, pendant toute la durée de la prestation. En cas d’absence d’un intervenant, le prestataire doit pourvoir à son remplacement simultanément. Le remplaçant doit avoir des compétences et une expérience similaire à celles de la personne remplacée.

Les avis, conseils du prestataire seront matérialisés dans différents documents, travaux, études que le prestataire remettra à l’AHSM au fur et à mesure de leur achèvement (ci-après dénommés « les Livrables »).

Il garantit la faisabilité des conseils contenus dans les Livrables. Cet engagement est essentiel pour l’AHSM.

Le prestataire garantit l’originalité des Livrables qui seront remis dans le cadre de la mission. A ce titre, il mettra à disposition de l’AHSM des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante.

Le prestataire garantit également s’être assuré de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la présente mission, et notamment de tous les droits attachés aux éléments qu’il pourrait être amené à intégrer dans les Livrables.

Dans l’hypothèse où les Livrables seraient entachés d’un vice de contrefaçon, la responsabilité de l’AHSM sera écartée et le Prestataire en assumera seul la responsabilité ainsi que les conséquences, à quelque titre que ce soit, qui pourraient en résulter pour l’AHSM.