protocole d’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES DU PUY DE DOME

Sommaire

DEFINITION DES Parties 3

PREAMBULE 3

CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE 4

Article 1. Champ d’application 4

Article 2. garanties du système de vote electronique 4

Article 3. mise en place du vote electronique 4

Article 4. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique 5

Article 5. Déroulement des opérations de vote 6

Article 6. Dépouillement des bulletins de vote 8

Article 7. Dispositions générales 8

Article 8. SUIVI 9

ANNEXE – CCTP vote électronique 10

DEFINITION DES Parties

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES DU PUY DE DOME

Représentée par , en qualité de Directeur, ayant tous pouvoirs à effet des présentes,

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives :

- le Syndicat CGT, représenté par , en qualité de déléguée syndicale,

- le Syndicat FO, représenté par , en qualité de déléguée syndicale,

D’autre part.

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées dans le cahier des clauses techniques et administratives particulières du marché national, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein de la CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES DU PUY DE DOME relèvent du protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de la CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES DU PUY DE DOME.

Avec les organisations syndicales représentatives de la CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES DU PUY DE DOME, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

Article 1. Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Caf du Puy de Dôme ayant la qualité d’électeurs à la date du 1^er tour du scrutin de l’élection du Comité social et Economique de 2023.

Article 2. garanties du système de vote electronique

Le système retenu par la Caf du Puy de Dôme comporte les garanties suivantes :

• L’anonymat : impossibilité d’établir un lien entre le vote émis par un électeur et l’électeur lui-même

• L’intégrité du vote : conformité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour une même personne et pour un même scrutin

• La confidentialité : le secret du vote

Article 3. mise en place du vote electronique

La Direction a décidé de confier à un prestataire spécialisé dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

L’accord-cadre conclu en février 2023 en interbranche par l’Union des caisses nationales de Sécurité sociale identifie trois prestataires avec lesquels les organismes de sécurité sociale peuvent mettre en œuvre le vote électronique : Une consultation est lancée pour retenir le prestataire répondant aux attendus précisés dans ce protocole d’accord.

Les prestations proposées couvrent l’intégralité du processus de vote, de la planification au dépouillement et à l’archivage des données.

Les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).

Ces formalités seront effectuées par le prestataire d’une part, et par le responsable en charge de la protection des données de la CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES DU PUY DE DOME d’autre part.

Garanties et sécurité du système de vote électronique

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante (décret n° 2011-595 du 26 mai 2011 et recommandation de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019). Cet audit a pour objet :

• La vérification du déploiement du dispositif, contrôle et prise d'empreinte ;

• La prise en considération des paramétrages, des parcours de vote et d'authentification, ainsi que de la traçabilité des opérations de vote

Son rapport est tenu à disposition de la CNIL et sera transmis à la CAF ainsi qu’aux organisations syndicales signataires du Pap.

Il sera réalisé par la société Expertis lab prestataire retenu par l’UCANSS dans le cadre de l’accord cadre 22AC09 de février 2023.

Article 4. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

La Direction et les organisations syndicales conviennent que les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote par internet. Le vote par enveloppe physique ne sera pas possible.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections peuvent avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance.

Les salariés seront informés par courriel et par courrier de l’ouverture des bureaux de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 5. Déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote.

A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.

Cette formation sera assurée par le prestataire choisi et aura lieu dans les jours qui précéderont l’ouverture du scrutin selon un calendrier prévu dans le protocole d’accord préélectoral.

Le temps passé à la formation est considéré comme du temps de travail.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur présent dans l’organisme recevra, avant le premier tour des élections, par mail un code d’accès et/ou un mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote. Les salariés absents de l’organisme recevront le code et/ou le mot de passe par courrier simple.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

Pour les agents occupant des espaces partagés et afin de garantir la confidentialité, il est possible d’utiliser des bulles équipées de poste informatique en libre-service à chaque étage.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique seront précisées par le prestataire.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

Etablissement des listes électorales et transmission

La Direction établira un fichier ‘’listes électorales’’, selon les dispositions prévues dans le Pap des élections du CSE de 2023, qui pourra comporter les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date de naissance, date d’entrée dans l’institution, éligibilité, collège d’appartenance, adresse postale et mail professionnel.

La Direction transmettra ce fichier au prestataire. Ce fichier sera intégré dans le système de vote électronique de la société choisie et selon le calendrier prévu au Pap.

La transmission au prestataire de la propagande destinée aux électeurs répondra aux conditions décrites dans le Pap, notamment sur :

• La date et les modalités de transmission

• Le format des documents

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule de veille technique chargée de s’assurer du bon fonctionnement et de la surveillance du vote électronique. Les listes de candidats seront invitées à désigner des représentants pouvant assister à la mise en place de la cellule d’assistance technique.

Elle est composée des membres du bureau de vote, assistée notamment du chef de projet dédié de la société prestataire et d’un représentant de l’employeur.

Elle procède avant que le vote ne soit ouvert :

• à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé.

Elle contrôle enfin, à l’issue des opérations de vote, et avant le dépouillement, le scellement de ce système.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les administrateurs désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Ces administrateurs sont choisis parmi les membres des bureaux de vote.

Article 6. Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du service ressources humaines pendant toute la durée du dépouillement.

Délai de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 7. Dispositions générales

Conditions de validité

Le présent accord est valable pour les élections du Comité Social et Economique de 2023 après avoir été signé par les organisations syndicales représentatives.

Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera transmis à l’Ucanss et la Direction de la Sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément prévue par le Code de la Sécurité sociale, conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 du Code de la sécurité sociale).

Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé par l’organisme sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail accompagné des pièces prévues à l’article D2231-7 du Code du travail.

Un exemplaire sera transmis au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes compétent.

Un exemplaire sera remis signé aux organisations syndicales signataires.

Une communication sera réalisée auprès des salariés, note d’information

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour les élections 2023 des membres de la délégation du personnel.

Article 8. SUIVI

Le suivi de l’accord est réalisé par la présentation d’un bilan aux organisations syndicales ainsi qu’au Comité Social et Economique.

Fait à Clermont-Ferrand le 26 juin 2023

En trois exemplaires originaux

Directeur

C.G.T.
F.O.

ANNEXE – CCTP vote électronique