ACCORD D’ENTREPRISE DU 8 NOVEMBRE 2018

RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DU CONSEIL SOCIALE ET ECONOMIQUE 2019

SOMMAIRE

Article 1 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS 2

Article 1.1 – Vote exclusivement par internet 2

Article 1.2 – Choix d’un prestataire extérieur 2

Article 1.3 – Listes électorales 3

Article 1.4 – Listes de candidats et bulletin de vote 3

Article 1.5 – Plan de communication / d’information 3

Article 1.6 – Lieux et durée du scrutin 4

Article 2 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 4

Article 2.1 – Modalités d’accès au serveur de vote 4

Article 2.2 – Expression du vote 4

Article 2.3 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 5

Article 2.4 – Dépouillement 5

Article 2.5 – Cellule d'assistance technique et sécurité 5

Article 2.3 – Expertise et inscription au registre pour le respect du RGPD 6

Article 3 – DUREE DE L’ACCORD 6

Article 4 – ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD 6

Vu les dispositions légales en vigueur,

Vu la Convention collective nationale du personnel des organismes de sécurité sociale,

ENTRE :

La Caisse d’Allocations Familiales des Pyrénées-Orientales, 112 Rue du Docteur Henri Ey 66000 Perpignan ; représentée par le Directeur, dûment mandaté(e) pour conclure les présentes,

ci-après désignée « la CAF »,

d'une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives :

Déléguée syndicale FO

Déléguée syndicale CGT

ci-après désignées les « Syndicats »,

d'autre part

Ci-après désignées ensemble « Les Parties signataires ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles du conseil social économique de 2019 de la Caisse d’Allocations Familiales des Pyrénées-Orientales, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, du décret n°2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles, et qui impose de suivre un cahier des charges respectant des prescriptions légales minimales.

Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise e œuvre, ceci suite à une expérience probante du vote électronique utilisé lors de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration en 2018 suite à décision unilatérale de l’employeur.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections professionnelles du Conseil social et économique en 2019.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Article 1 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

Article 1.1 – Vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour les élections professionnelles du Conseil social et économique en 2019.

En application de l’article R. 2314-8 du Code du Travail, un cahier des charges, établi par la Direction, sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l'Intranet.

Article 1.2 – Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé, retenu suite à consultation par l’employeur et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

Article 1.3 – Listes électorales

La Direction établira un fichier « listes électorales » qui enregistre les données suivantes : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’Institution, date et lieu de naissance, collège d’appartenance, et procèdera à son affichage conformément aux préconisations légales.

La Direction des Ressources Humaines transmettra ce fichier au prestataire.

Article 1.4 – Listes de candidats et bulletin de vote

Les listes des candidats, les professions de foi, les logos et les photographies des candidats, établis en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises à la Direction des Ressources Humaines, qui les transmettra en l’état, au prestataire.

Le prestataire assurera si possible l’adaptation des documents au format souhaité ainsi que la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.

Article 1.5 – Plan de communication / d’information

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette technique de vote.

En amont du scrutin :

Information sur les conditions et les règles du vote en ligne

Information de la date d’envoi des identifiants de vote par le prestataire

Messages ciblés sur l’Intranet et supports dématérialisés de communication

Pendant le scrutin :

Les électeurs pourront appeler la Cellule d’assistante technique composée d’un représentant du prestataire et d’un représentant du service GRH de l’organisme d afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaire au bon déroulement de l’expression de leur vote.

Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de la CAF.

A ce titre :

Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;

Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la CAF, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales (communication en amont et pendant le scrutin sur les modalités de vote électronique).

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la CAF et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

Les membres des bureaux de vote et les représentants des organisations syndicales bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :

La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;

Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;

L'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :

Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;

Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro du prestataire, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;

Le mode d'emploi sera également affiché dans le ou les établissements, à proximité du ou des postes informatiques mis à la disposition des salariés ;

Article 1.6 – Lieux et durée du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter, dont l’accès à un poste dédié dans l’organisme et le temps passé au sein de l’organisme par ces derniers à voter sera considéré comme du temps de travail.

Article 2 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 2.1 – Modalités d’accès au serveur de vote

Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres des bureaux de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.

Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider un vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels.

Ces codes aléatoires seront générés automatiquement par le Système de vote et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.

Article 2.1 – Expression du vote

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.

Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées. L’électeur sera invité à sélectionner la liste de son choix, les candidats souhaités ou le vote blanc puis à vérifier et valider son choix en saisissant son mot de passe. A ce stade, l’électeur peut encore modifier son choix.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

A l'issue de son vote, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

L'Entreprise mettra à disposition des électeurs sur certains sites des postes informatiques. L'emplacement de ces postes permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.

La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Toute régénération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

Les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres des bureaux de vote, à des fins de contrôle du déroulement des scrutins pendant les opérations de vote. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et les taux de participation.

Article 2.3 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-10 et R2324-6 du code du travail l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le secret du vote est assuré par :

le cryptage du vote à la source, c’est-à-dire dans le navigateur Internet utilisé par l'électeur, rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement,

le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote,

la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 2.4 – Dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres des bureaux de vote, des observateurs éventuels et du Gestionnaire de l'élection.

Pour chaque collège, il sera déclenché par l’activation conjointe d’au moins deux des trois clés de déchiffrement, conservées par les membres du bureau de vote.

Le procès-verbal des résultats sera édité par le Système de vote, puis signé par les membres du bureau de vote.

De plus, la liste d'émargement sera imprimée et signée par les membres du bureau de vote. La liste d'émargement signée sera placée dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la CAF. L'enveloppe sera détruite, avec le matériel de vote issu du dépouillement des votes à l'issue de la période de recours.

Article 2.5 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 2.6 Expertise et inscription au registre pour le respect du RGPD

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

Article 3 – DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections professionnelles de 2019.

A l’arrivée du terme de cet accord, il cessera de produire ses effets.

Il pourra être révisé avec un préavis de trois mois dans les conditions prévues par le Code du travail.

Article 4 – ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de la réalisation des formalités légales de dépôt et de l’obtention de l’agrément ministériel.

A Perpignan, le 8 novembre 2018

Le Directeur,

Les Organisations syndicales,

Déléguée syndicale FO Déléguée syndicale CGT