Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif à l'accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d'information et de communication" chez CAF 66 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DES PYRENEES ORIENTALES (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ACCES DES ORGANISATIONS SYNDICALES AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION

Entre d’une part,

La Caisse d’Allocations familiales des Pyrénées Orientales, représentée par Mr, Directeur

et d’autre part , les organisations syndicales soussignées :

• FO représentée par Mme, déléguée syndicale

• CGT représentée par Mme, déléguée syndicale

Il a été conclu le présent accord,

Préambule

Dans le cadre de l’article L.2142-6 du Code du Travail et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, le présent accord a pour objet de définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales représentatives ou non, ayant constitué une section syndicale au sein de la CAF des Pyrénées Orientales.

Ainsi, les parties signataires du présent protocole d’accord ont souhaité substituer de plein droit le protocole d’accord relatif à l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication du 3 Mars 2009 devenu obsolète afin de tenir compte des technologies d’information et de communication actuelles.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit ainsi l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale par la mise en place de moyens de communication modernes et adaptés.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de la CAF des Pyrénées-Orientales d’avoir accès, sur son temps de travail, à l’information syndicale de son choix.

L’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information, communiquée régulièrement aux salariés de l’organisme et annexée au Règlement intérieur et par la charte d’usage des outils collaboratifs.

Cette utilisation doit être compatible avec les exigences du bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’organisme, et ne pas avoir de conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise.

Les partenaires à la négociation s’engagent à respecter les principes posés par la Cnil, dont :

• Le principe de finalité : ainsi, si la diffusion d’informations syndicales par voie électronique peut ainsi être autorisée par accord d’entreprise, les adresses de messagerie électronique des salariés ne peuvent être utilisées dans le cadre de celui-ci par les organisations syndicales pour d’autres raisons que la mise à disposition de publications et tracts de nature syndicale.

• Le respect des droits d’information et d’opposition préalable : les salariés doivent être clairement et préalablement informés de cette utilisation afin de pouvoir manifester leur accord ou leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle.

• Le principe de la confidentialité des échanges avec les organisations syndicales.

Ces principes sont déclinés dans leur mise en œuvre pratique dans le cadre de ce protocole d’accord.

Article 1 – Champ d’application

Le présent protocole d’accord est applicable à l’ensemble des organisations, représentatives ou non, ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme.

Article 2 : Accès à l’Intranet et Internet

Chaque Organisation Syndicale, représentative ou non, ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet et à Internet à partir du micro-ordinateur mis à disposition dans le local syndical commun.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire :

• Dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme formalisées dans la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information,

• Pendant les heures de délégation ou hors temps de travail.

Article 3 : Mise à disposition d’espaces locaux réservés aux Organisations Syndicales sur l’Intranet

Chaque Organisation Syndicale dispose d’un sous-espace d’affichage électronique identifié, dédié sous l’Intranet de l’organisme et utilisé pour la mise à disposition de communications collectives ou de tracts de nature syndicale.

Article 3-1 : Liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail. Tout salarié pourra créer une règle de messagerie pour gérer la destination des mails d’informations reçus.

Les sous-espaces sont accessibles à l’ensemble des salariés sous l’Intranet par le biais du lien dédié aux organisations syndicales.

Tout agent de la Caf des Pyrénées Orientales pourra consulter les sous espaces dédiés à chaque organisation syndicale.

Article 3-2 : Secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’Intranet

Les Organisations Syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Article 3-3 : Le contenu du sous-espace syndical

Le contenu des pages de chaque sous-espace est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité. La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, le sous-espace ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamations et assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Les organisations syndicales représentatives s'engagent à ne pas mettre en œuvre les techniques suivantes :

• la diffusion en pièce jointe de tracts ou informations collectives par messagerie, étant convenu que l'accès audits documents se fera par diffusion d'un lien par l'organisation syndicale émettrice (enjeu de poids dans les messageries),

• la création de liens hypertexte vers des sites Internet,

• la création de forums ou causeries interactives («chats»),

• le téléchargement de vidéos, d’œuvres musicales, d’images animées ou de bandes son,

• la visualisation de vidéos par le biais du réseau au fur et à mesure du chargement,

• les moteurs de recherche ou programmes informatiques associés,

• l’intéractivité (jeux, prise de main à distance, etc ...),

• la diffusion collective démultipliée («chaîne»),

• l’utilisation de logiciels «d’égal à égal» (peer to peer, P2P).

Chaque information est identifiée sous le logo de l’Organisation Syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme.

Article 3-4 : Communication par voie d’affichage électronique

Les salariés peuvent accéder aux espaces de communication syndicale à partir de l’intranet local.

Cet espace est utilisé pour la mise à disposition d’informations, de publications ou de tracts de nature syndicale.

Le contenu des espaces syndicaux sera accessible et identique pour l’ensemble du personnel de la CAF des Pyrénées Orientales.

L’espace syndical est géré par les délégués syndicaux ou les représentants déclarés auprès de la Direction.

Article 3-5 : Conditions de mise en ligne

Les mises à jour du sous-espace sont effectuées par les Organisations Syndicales pendant les heures de délégation ou hors temps de travail.

Le lien dédié aux Organisations Syndicales donnant accès à chaque sous-espace est accessible à partir de l'Intranet de l'organisme.

Chaque Organisation Syndicale a également la possibilité de publier des actualités sur la page d'accueil de l'Intranet de l'organisme non relayée dans le fil de l'actualité à la Une.

Certaines actualités particulièrement importantes déjà publiées sur la page de l'accueil de l'Intranet pourront être relayées aux agents grâce à un mail d'alerte depuis la boite partagée (BP) de l’Organisation syndicale par un membre habilité.

Chaque organisation syndicale désignera les personnes de l’organisme habilitées à opérer la mise à jour du sous-espace syndical. Chaque personne désignée sera habilitée pour accéder à l’espace syndical en fonction de son profil (lecteur ou gestionnaire). Le SI informe des dysfonctionnements sur les BP de l’organisme. Les gestionnaires des BP sont responsables de la détection d'éventuelles d’anomalies. Les demandes d'intervention auprès du SI sont réalisées via Gaci.

Ces actualités seront transmises simultanément à l’adresse mail de la Direction de l'organisme pendant les heures de délégation ou hors temps de travail. Les mises à jour du site sont communiquées simultanément à la Direction de la Caf des PO.

Chaque salarié visualise les nouvelles publications des organisations syndicales via la page « actualités » de l’Intranet, ou en allant consulter l’espace dédié à l’organisation syndicale concernée.

Les salariés peuvent également recevoir un message dans leur boîte mail professionnelle avec un lien vers l’information donnée.

Chaque organisation syndicale peut notifier dans les boîtes mail professionnelles les informations publiées.

Les partenaires à la négociation partagent l’objectif de limiter le nombre de mails reçus par les salariés de l’organisme, et de tendre vers une harmonisation des pratiques : l’usage de l’Intranet comme porte d’accès pour chaque salarié à l’information, via les actualités et les espaces du site.

Article 4 : Formation et accompagnement liés à la gestion du portail interne :

La création du sous-espace se fait en collaboration avec le service communication de l’organisme chargé d’accompagner les organisations syndicales dans la conception de l’architecture du projet et dans la formation des personnels habilités. A ce titre, deux séances d’une demi-journée seront dédiées à cet accompagnement et cette formation.

La gestion et les modifications du site seront ensuite de la responsabilité de l’Organisation syndicale. Les personnels habilités par l’Organisation syndicale auront accès à la boite partagée (BP) dédiée.

Article 5 : Messagerie des Organisations Syndicales

Chaque organisation syndicale représentative ou non de l'organisme bénéficie d'une adresse électronique spécifique comprenant le sigle de l'Organisation Syndicale locale permettant de communiquer tant en interne qu'en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques partagées distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque Organisation Syndicale.

Deux boites aux lettres seront créées :

• caf66-BP-syndicatcgt@caf66.caf.fr

• caf66-BP-syndicatfo@caf66.caf.fr

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

Chaque organisation syndicale désignera les personnes de l’organisme gestionnaires de la BP.

Article 5-1 : Modalités d'utilisation de la messagerie électronique par les Organisations Syndicales

Les Organisations Syndicales peuvent utiliser la messagerie pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail pour l'envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés et des autres syndicats dans le cadre du dialogue social et du fonctionnement de l'Organisation Syndicale sur le plan local.

En tout état de cause, le droit de liberté d’accès à l’information syndicale ainsi que ses modalités d’exercice seront systématiquement rappelés dans tout message ultérieur afin que les salariés puissent, à tous moments consulter, ou pas, le sous-espace de l’organisation syndicale. La création de règles de gestion de leur messagerie leur permettra de classer la priorité des mails reçus. L’indication du caractère syndical du message est systématiquement mentionnée en objet du message électronique adressé, de façon à informer clairement les employés quant à l’origine et à la nature du message.

Chaque salarié a la possibilité d'adresser un message sur la boîte à lettres électronique partagée de l'une des Organisations Syndicales de l'organisme. La réponse de l'Organisation Syndicale ne pourra être qu'individuelle à l'adresse laissée par le salarié.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions de l'Organisation Syndicale et respecter les règles relatives au secret professionnel ainsi qu'à la charte informatique de l'organisme.

Article 5-2 : Confidentialité des échanges des salariés avec les Organisations Syndicales

Cette responsabilité de confidentialité pèse tant sur l'employeur que sur les Organisations Syndicales.

L'Organisation Syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Lorsque le courriel est adressé à plusieurs salariés, le nom de tous les destinataires doit figurer en copie cachée afin de préserver la confidentialité des échanges avec les salariés.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité. La Direction ne peut exercer de contrôle sur les listes de diffusion constituées par les organisations syndicales.

Article 5-3 : Capacité de la messagerie

La capacité de chaque boîte électronique partagée à ce jour est de 50 Giga Octets.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences du bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est celle correspondant à la taille maximale fixée par la messagerie (soit 25MO à la date de signature du présent accord) cette limite étant dépendante des messageries des destinataires, De façon générale, la diffusion des messages doit être conforme à la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information,

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre. Seuls les liens permettant l’accès à l’information placée dans le sous espace dédié de chaque organisation seront admis.

Article 6 : Matériel mis à disposition

L'organisme met à disposition des Organisations Syndicales ayant constitué une section syndicale dans l'organisme, dans le local qui leur est affecté le matériel informatique nécessaire à l'exercice de ses fonctions :

• un micro -ordinateur aux normes de l'organisme avec accessibilité au S.I. par les agents dument habilités avec leurs identifiants agent

  • un système d'exploitation

  • une suite bureautique

  • un accès à l'Intranet institutionnel

  • un accès à Internet

• deux téléphones fixes avec numéros dédiés à chaque organisation syndicale

• une imprimante multifonctions.

Les matériels sont placés sous l'entière responsabilité des Organisations Syndicales qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d'utilisation et leur conservation.

Les matériels restent la propriété de l'organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

Les produits consommables type papier sont à la charge des organisations syndicales.

Pour des raisons de sécurité informatique, les Organisations Syndicales n'ont pas la possibilité de modifier l'installation du micro-ordinateur mis à leur disposition. Le branchement de périphérique de stockage est subordonné à l'analyse préalable du service informatique afin d'écarter toute menace virale.

Article 7 : Règles de maintenance

Les Organisations Syndicales sont soumises comme l'ensemble des utilisateurs aux contraintes associées à l'utilisation d'un système d'information (service, délais de résolution des pannes, ...).

Les matériels mis à disposition par la CAF des Pyrénées Orientales sont maintenus dans les mêmes conditions que les autres postes de l'organisme,

En cas de dysfonctionnement technique ou d'incident, elles bénéficient comme l'ensemble des utilisateurs de l'assistance informatique assurée par le service informatique de l'organisme.

La maintenance du matériel mis à disposition sera réalisée par le service informatique. A cet effet, les gestionnaires désignés par les organisations syndicales seront habilités à créer des demandes d’intervention auprès du service informatique par l’outil de demande d’intervention normalisé dans l’organisme (G@ci au moment de la signature du protocole d’accord).

Article 8 : Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, l'organisme adresse à l'Organisation Syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres Organisations Syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l'accord en vue de régler le différend. Si, à l'issue de cette rencontre et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 9 : Validité du protocole d'accord

Le présent protocole d'accord sera valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections CSE.

Article 10 : Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans et entrera en vigueur à compter du premier jour suivant sa date d'agrément par l'autorité compétente de l'Etat.

Le protocole d'accord pourra être révisé en cas de modifications légales, réglementaires, conventionnelles ou techniques des règles impactant les termes du présent protocole d'accord.

La procédure de révision du présent protocole d'accord ne peut être engagée que par la Direction ou l'une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail,

L'information devra en être faite à la Direction lorsque celle-ci n'est pas à l'origine de l'engagement de la procédure, et, à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique ou courrier recommandé avec accusé de réception. L'ouverture des négociations se fera dans un délai de deux mois au maximum à compter de la demande de révision.

Article 11 : Procédure d'agrément, de dépôt et de publicité du présent accord

Le présent protocole d'accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d'agrément des accords locaux conformément à l'article D 224-7-3 du Code de la Sécurité Sociale.

L'agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d'examen de la Direction de la Sécurité Sociale et en l'absence de retour de cette dernière, à l'issue d'un mois après avis du Comex de l'UCANSS.

ll entrera en vigueur le jour suivant l'obtention de l'agrément par l'autorité compétente de l'Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la Sécurité sociale).

En application de l'article L2231- 5 du Code du Travail, le présent protocole d'accord est notifié à l'ensemble des Organisations Syndicales de l'organisme. Il est également communiqué au CSE.

Conformément à l'article D 2231-4 du Code du Travail, le présent protocole d'accord fait l'objet d'un dépôt sur la plate-forme de téléprocédure du Ministère du Travail.

Un exemplaire du présent protocole d'accord est déposé au greffe du Conseil des Prud'hommes des Pyrénées - Orientales.

Enfin ce dernier sera tenu à disposition de l’ensemble du personnel par l'employeur en version papier pour consultation et sur l'intranet de l'organisme.

Fait à Perpignan le 30 janvier 2023

Le Directeur La déléguée syndicale FO La déléguée syndicale CGT