Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif aux modalités d'accès et d'utilisation des NTIC par les OS" chez CARSAT-RA - CAISSE D ASSURANCE RETRAITE ET DE SANTE AU TRAVAIL RHONE ALPES (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ACCES

ET D’UTILISATION DES NOUVELLES TECHNOLOGIES

D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION PAR LES

ORGANISATIONS SYNDICALES

Entre Monsieur,
Directeur Général de la Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail Rhône-Alpes

Et les Organisations Syndicales :

CFDT
CFE – CGC
CGT / UGICT – CGT
FO / SNFOCOS
SUD

Ci-dessus désignées les parties signataires, il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Dans le cadre de l’article L 2142-6 du Code du Travail et dans la continuité de l’accord précédent traitant du même sujet¹, les parties signataires du présent protocole d’accord ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales.

Cet accord s’applique à chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’Organisme.

Le présent protocole a pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix, poursuivant ainsi l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

Le présent Accord organise, dans ce cadre, les modalités de mise en place et d’utilisation du panneau d’affichage syndical sur le Portail Intranet par les organisations syndicales et arrête les dispositions relatives à leur communication par l’intermédiaire de la messagerie électronique.

Ce Protocole d’Accord s’inscrit dans le respect des dispositions prévues à la Charte de bonne utilisation des outils et ressources informatiques s’appliquant à tout utilisateur des systèmes d’information de la CARSAT Rhône-Alpes et de l’ensemble des éléments présents dans le Portail interne à la rubrique afférente à la sécurité informatique.

CHAPITRE 1 : Mise en place d’un panneau d’affichage syndical sur le Portail Intranet

Article 1 : Dispositions générales

La CARSAT Rhône-Alpes reconnaît à tous les salariés le droit d’avoir librement accès aux informations syndicales de leur choix.

A cet effet, et en complément des modes de communication et d’information traditionnels légaux, chaque Organisation Syndicale disposera d’un tableau d’affichage sur le Portail Intranet.

La CARSAT Rhône-Alpes s’engage dans le cadre du respect de la liberté individuelle, à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant les pages de rubriques syndicales (dans le respect de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés).

Les organisations syndicales s’engagent à ce que les informations ou documents professionnels à usage restreint ou limité ne soient pas diffusés à l’extérieur de l’entreprise.

Article 2 : Contenu et usage des rubriques syndicales sur le Portail Intranet

Les informations contenues dans les pages du Portail Intranet doivent être conformes aux dispositions législatives et jurisprudentielles en la matière.

Le contenu de l’affichage doit ainsi nécessairement s’inscrire dans l’objet même des syndicats professionnels et leur finalité, c’est à dire « l’étude et la défense des droits ainsi que des intérêts matériels et moraux tant collectifs qu’individuels des personnes mentionnées dans leurs statuts » (article L 2131-1 du Code du Travail), excluant notamment toute action politique².

Le contenu des pages Intranet doit par ailleurs respecter les dispositions sur le droit à l’image, de la presse et ne doit à ce titre contenir ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée, ni contenir de données à caractère personnel dans le respect de la Loi du 6 janvier 1978 relative à l’Informatique, aux fichiers et aux libertés. Le contenu des informations diffusées doit également respecter les dispositions relatives au secret professionnel.

En outre, l’insertion de liens hypertextes vers des sites extérieurs n’est pas autorisée.

Les communications seront sous l’entière responsabilité de l’Organisation Syndicale concernée.

Chaque Organisation Syndicale devra désigner une personne et un suppléant, qui seront les interlocuteurs de la Direction.

L’Intranet syndical ne doit en aucun cas permettre aux Organisations Syndicales, d’organiser des forums de discussions ou des foires aux questions.

Les pages Intranet ne peuvent donc contenir que des tracts ou informations de nature syndicale accessibles à l’ensemble des salariés, y compris pendant leur temps de travail, et consultables de leur propre initiative.

Les mises à jour du contenu des pages sont assurées par les organisations elles-mêmes, pendant les heures de délégation, et sont simultanément communiquées au Département des Relations Sociales de l’Organisme.

Chaque information est identifiée sous le sigle de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de l’Organisme.

Article 3 : Capacité de chaque rubrique syndicale.

L'espace de la rubrique syndicale de chaque organisation syndicale, sur le Portail Intranet, sera limité à 1 Go.

Les fichiers à ne pas utiliser sont les suivants :

Fichiers vidéos et fichiers sons : AVI, MPEG, MP4, MP3, Wav, Wma.

Fichiers exécutables : EXE...

Fichiers image : TIF, BMP

Les fichiers utilisables sont les suivants :

Fichiers image : JPG, GIF, PNG

Fichiers : PDF, DOC, DOCX, XLSX, XLS, PPS, PPSX

Article 4 : Positionnement dans le Portail Intranet

La visibilité des rubriques des Organisations Syndicales sera assurée en les rattachant à une rubrique dédiée intitulée « Vie Sociale » dans la rubrique principale « Mon entreprise ».

Au sein de ce domaine, la rubrique de chaque Organisation Syndicale sera identifiée par son sigle.

Article 5 : Sanction en cas de non respect des dispositions

En cas d’utilisation non conforme aux dispositions de l’article 2, la Direction contactera par téléphone, puis avec une confirmation par lettre motivée écrite, l’Organisation Syndicale concernée afin de lui demander de retirer le ou les documents litigieux du Portail.

Une réunion entre l’Organisation Syndicale concernée et la Direction, à l’initiative de celle-ci, est aussitôt organisée dans l’objectif de trouver un accord.

A défaut, un procès-verbal de désaccord est rédigé et chacune des parties peut décider de saisir la juridiction compétente.

CHAPITRE 2 : La messagerie électronique

Article 5 : Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les Organisations Syndicales

La CARSAT met à la disposition de chaque organisation une messagerie électronique, avec une boîte de groupe générique par Organisation Syndicale.

La messagerie doit permettre aux salariés, y compris pendant leur temps de travail, d’interroger l’organisation syndicale de leur choix, et aux organisations syndicales de répondre aux sollicitations des salariés de façon confidentielle et individuelle.

Sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de section syndicale³, les Organisations Syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation, pour l’envoi de messages à caractère syndical individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elle entretient avec les salariés.

La messagerie à la disposition des organisations syndicales ne doit pas permettre à celles-ci de diffuser des tracts syndicaux ou publications de nature syndicale.

Les tracts et publications de nature syndicale sont en effet accessibles aux salariés sur leur initiative sur le Portail Intranet.

Par ailleurs, les organisations syndicales ne peuvent pas informer les salariés via la messagerie électronique de l’existence de tracts et publications de nature syndicale.

Il est néanmoins précisé que dans les sites extérieurs⁴, les Organisations Syndicales ont la possibilité d’adresser des informations de nature syndicale, via les boîtes mail génériques, afin que celles-ci soient imprimées et mises à disposition du collectif de travail.

Il est strictement interdit de supprimer une telle information desdites boites mail génériques. En cas de non-respect de cette consigne, une procédure disciplinaire serait alors engagée contre l’auteur de la suppression.

En outre, les Organisations Syndicales devront se conformer aux règles afférentes à la messagerie Beep disponibles sur le Portail Intranet dans la rubrique « Vie pratique / ma messagerie Beep ».

La taille de la messagerie de chacune des organisations syndicales correspondra à 1 Go (soit le profil par défaut des boites aux lettres partagées).

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale de l’envoi d’un message avec pièces jointes ou images écrans est fixée à :

• 30 Mo maximum pour l’envoi ou la réception en interne

• 10 Mo maximum pour l’envoi ou la réception en externe

Enfin, les Organisations Syndicales devront se conformer à la Charte de bonne utilisation des outils et ressources informatiques et notamment ne pas diffuser de message à caractère diffamatoire et de manière générale illicite ou portant atteinte à l'image de la CARSAT Rhône-Alpes.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

Article 6 : Sanction en cas de non respect des dispositions

En cas d’utilisation non conforme aux dispositions de l’article 5, la Direction contactera par téléphone puis avec une confirmation par lettre motivée écrite l’Organisation Syndicale concernée afin de lui demander de retirer le ou les documents litigieux du Portail.

Une réunion entre l’Organisation Syndicale concernée et la Direction, à l’initiative de celle-ci, est aussitôt organisée dans l’objectif de trouver un accord.

A défaut, un procès-verbal de désaccord est rédigé et chacune des parties peut décider de saisir la juridiction compétente.

CHAPITRE 3 : Dispositions diverses

Article 7 : Date d’effet et durée du Protocole d’Accord

Le présent Protocole d’Accord prendra effet le 1^er jour du mois suivant la date d’agrément par les autorités de tutelle, pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales.

Article 8 : Charte d’utilisation technique

La mise en place des outils décrits dans le présent Accord fait l’objet de la rédaction d’une charte d’utilisation technique, définit les conditions techniques d’utilisation, les interlocuteurs en cas de problèmes techniques et en cas de demande d’évolution.

La maintenance et le remplacement du matériel seront réalisés dans les mêmes conditions que pour l’ensemble des salariés.

Article 9 : Publicité de l’accord

Cet Accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail⁵ et au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon.

Fait à Lyon, le 8 octobre 2018

SIGNATAIRES