Accord collectif sur le télétravail

Entre les soussignés :

L’Association CAPSO dont le siège social est situé 13, Rue Emile Decorps 69 100 Villeurbanne,

Ci-après dénommée « l’Association »,

d'une part,

Et

d'autre part.

Il a été conclu l'accord collectif suivant :

Préambule :

Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail plus opérationnelle issue de la période de confinement, du sondage effectué auprès de tous les professionnels concernés l'Association a souhaité mettre en place le télétravail. En effet, le télétravail doit permettre répondre aux problématiques d’équilibre vie personnelle / vie professionnelle et aux modes d’organisation qui ont émergées de la crise sanitaire du COVID-19, tout en veillant sur le risque d’isolement professionnel que peut engendrer le recours au télétravail.

L’expérience passée a pu confirmer que le télétravail, malgré la contrainte de mise en place et des conditions parfois difficiles matériellement (présence des enfants avec école à la maison à assurer, etc…), a amélioré différents champs de la vie du salarié : moins de dérangements & concentration accrue, une meilleure conciliation entre vie personnelle et vie professionnelle, une réduction des temps de déplacement, l’amélioration des conditions de travail pour certains, la limitation de la fatigue,…

Champ d'application

Cet accord a vocation à s'appliquer à tous les salariés de l'Association.

Formes de télétravail concernées

Le télétravail visé par le présent accord désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.

Critères d'éligibilité au télétravail

Activités de l'Association concernées

Le télétravail est ouvert aux activités de l'Association pouvant être exercées à distance, notamment aux activités suivantes : tâches administratives (secrétariat, bilans, rapports, projets, comptabilité…), enseignement pédagogique, télémédecine, accompagnement ponctuel à distance, etc…

Ne sont pas éligibles au télétravail, les activités qui répondent à l'un des critères suivants :

• Présence auprès du public accueilli nécessaire.

• Présence éducative nécessaire.

• Activité Pédagogique non dématérialisable (cours de cuisine, etc…).

• Soutien Psychologique et Paramédical (hors tâches spécifiques et période exceptionnelle de type « confinement »).

Critères d'éligibilité au télétravail

Pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les trois conditions suivantes :

• être salarié dans l’association depuis au moins 1 an.

• avoir un temps de travail supérieur à 0,8 ETP dans l’association.

• ne pas être en contrat de professionnalisation.

Des exceptions sont possibles, sur validation de la Direction Générale. Si des exceptions sont mises en place, elles feront l’objet d’une information au CSE.

Un réexamen des critères d'éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d'établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail si le salarié ne remplit plus les critères.

En cas de risque épidémique, pandémique ou environnementale.

Afin d'assurer la continuité de l'activité et la protection des salariés, lorsqu’il existe une menace d’épidémie et/ou de pandémie, comme dans le cas de la Covid-2019 par exemple, le recours au télétravail sera assoupli dans les conditions suivantes et après information du CSE :

• l'accord du salarié ne sera plus nécessaire. Cependant, il sera tenu compte des situations particulières.

• le télétravail pourra être généralisé à tous les postes de travail permettant son exercice, notamment dans les cas suivants :

  • Lorsque l'enfant du salarié (ou de son conjoint) fait l'objet d'une mesure d'isolement et que le salarié doit en assurer la garde à son domicile ;

  • Lorsque le salarié doit garder son enfant de moins de 16 ans (ou plus âgé mais en situation de handicap) en raison d'une mesure de fermeture de l'établissement scolaire fréquenté par ce dernier. Dans ce cas-là, l’organisation du travail pourra être revue et/ou allégée afin de permettre de poursuivre le télétravail tout en tenant compte de la charge liée à la garde d’enfants.

  • Lorsque la protection de la santé du salarié doit passer par le télétravail (isolement, risque de contaminations, etc…).

  • Lorsque la situation sanitaire globale impose aux autorités sanitaires de préconiser le télétravail en mesures de protections collectives.

  • Lorsque la situation sanitaire globale impose des mesures de confinements (localisées, globales, etc…).

  • Cette liste n’est pas limitative et l’information préalable du CSE permettra de s’adapter à chaque situation particulière.

Si des adaptations exceptionnelles liées à une telle situation devaient être prises, une consultation du CSE serait alors organisée.

Modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat.

Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit au directeur de son établissement ou service. Ce dernier a un délai de 1 mois pour accepter ou refuser¹. Le refus sera motivé par écrit avec transmission au salarié et au service RH central.

Dans le cas où le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

En aucun cas, cette acceptation ou ce refus du passage au télétravail ne doit se faire « à la tête du client ». L’idée est bien de motiver l’acceptation ou le refus et cet accord se place bien dans une logique de clarification des règles et des pratiques.

Lorsque la demande de télétravail est acceptée, un avenant au contrat sera conclu pour confirmer l'accord du salarié et de l'employeur ainsi que pour préciser les modalités utiles à l'exercice du télétravail et adaptées à la situation du télétravailleur, à savoir :

• la fréquence du télétravail et les jours télé travaillés ;

• la plage de disponibilité pendant laquelle le salarié doit être joignable ;

• la plage de droit à la déconnexion ;

• l'adresse du lieu où s'exercera le télétravail ;

• les conditions matérielles d’exercice du télétravail à domicile ;

• les conditions de réversibilité du télétravail à domicile ;

• les droits et devoirs du salarié.

Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Période d'adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 1 mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'Association ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient (adéquation avec sa vie de famille, des conditions matérielles adaptées,…).

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 7 jours (via un courrier motivé).

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux habituels de travail et devra restituer éventuellement l'ensemble du matériel mis à sa disposition par l’Association pour les besoins du télétravail.

Retour à une situation sans télétravail à l'initiative du salarié

À tout moment, le salarié peut mettre fin à la situation de télétravail. Pour cela, il suffit d’adresser une information par écrit remise en mains propres contre décharge ou envoyée par courrier en LRAR. La situation de télétravail se terminera dans un délai d’un mois maximum après réception du courrier.

Retour à une situation sans télétravail à l'initiative de l'employeur

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux habituels de travail s’il le juge opportun et après avoir expliqué la situation au télétravailleur (et après validation par le service RH central). Cette décision sera notifiée par écrit (et reprendra les explications apportées au salarié) remis en mains propre contre décharge ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

La fin du télétravail prendra effet 1 mois à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

Suspension du télétravail

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu. Cette suspension pourra intervenir notamment (mais non exclusivement) :

• en cas de déplacement nécessaire à son activité professionnelle, ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle ;

• en cas de formation, atelier, réunion, etc. nécessitant la présence physique du collaborateur.

Communication et formation

Des actions de formation et de communication autour du télétravail seront organisées pour sensibiliser les salariés au télétravail. Ces actions pourront prendre différentes formes : formation sur la gestion des temps & des priorités, sensibilisation sur l’équilibre vie pro / perso, etc… et effectuées via des supports dématérialisés ou via des actions en présentiel.

Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile principal du salarié, au siège social, ou dans un lieu dédié à cet effet (ex. : espace de bureaux partagés,…), au choix du salarié.

Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail, à savoir un espace dédié, avec table, fauteuil adapté, et matériel permettant la réception et l’envoi d’information.

Le télétravailleur fournira à l’Association, à la mise en place du télétravail, une attestation de son assurance domicile qui couvre l’habitation du télétravailleur utilisée pour le télétravail.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'Association en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'Association, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 4.

Modalités de régulation de la charge de travail ou de régulation du temps de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'Association. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé par les outils de gestion du temps de travail utilisés dans l'Association (FOCAT à la signature de cet accord).

Le télétravail ne doit pas être l’occasion de faire faire des tâches qui ne rentrent pas dans les attributions des salariés. Ainsi, le travail réalisé pendant le télétravail sera de même nature que le reste du temps et cela n’impactera l’organisation du travail du reste de l’équipe.

Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer, avec chacun d'entre eux, un bilan régulier sur ce qui a été réalisé selon les modalités suivantes : Entretien individuel sous un format à définir entre le supérieur hiérarchique et le salarié, avec une fréquence au moins bimestrielle.

Cet échange portera notamment sur l'évaluation de la charge de travail.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront systématiquement discutées lors de l'entretien annuel.

Modalités de contrôle du temps de travail

Aucune heure supplémentaire ne pourrait être validée, sans l’accord préalable du responsable hiérarchique et dans le respect des clauses contractuelles du contrat de travail.

Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur déclarera les modifications aux horaires prévues pour chaque jour travaillé à son domicile et transmettra ce relevé à son supérieur hiérarchique via l’outil de suivi des temps (FOCAT à l’heure de la signature de cet accord).

Fréquence et nombre de jours télé travaillés

Les jours de télétravail seront fixés dans l’avenant selon les modalités suivantes :

• de préférence, mais pas obligatoire, sur un, ou plusieurs, jours fixes.

• pas plus de deux jours par semaine.

• pas plus de 40 % de travail hebdomadaire en télétravail (sur un rythme habituel).

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'Association à la demande de son responsable hiérarchique, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service.

Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter des plages horaires de travail pendant lesquelles il doit être possible de le joindre.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie. Par défaut, les contacts seront organisés via les outils informatiques de visioconférences (Teams) plutôt que par téléphone.

En l’absence d’indication différente dans l’avenant, ces plages horaires seront :

• 9h – 12h

• 14h – 16h30

Ces plages horaires pourront être différentes dans l’avenant.

Les aspects de droit à la déconnexion sont indiqués dans l’article 15.

Équipements liés au télétravail

Pendant la période de télétravail, le télétravailleur utilisera du matériel dédié fourni par l’association (au moins un ordinateur (portable de préférence), logiciels adaptés et écran si nécessaire).

En cas de frais supplémentaires liés spécifiquement à l’activité de télétravail (et non liés au lieu de réalisation du télétravail), ceux-ci seront présentés au Chef de Service pour validation puis intégrer dans une note de frais pour remboursement.

• Ces frais peuvent être liés à l’impression (cartouche d’encre, papier, etc…) par exemple.

• Cependant, les frais liés à la location d’un bureau d’un espace de télétravail resteront à charge du salarié télétravailleur.

En cas de besoin exprimé par le salarié télétravailleur (hors situation de télétravail « contraint »), l’Association pourra mettre à disposition un bureau et une chaise adaptés (sous réserve que le budget CITS ne soit pas épuisé). Ce bureau et cette chaise resteront la propriété de l’Association et devront être restitués en cas de fin du télétravail, de sortie de l’Association ou de suspension du contrat de travail.

La mise à disposition de ce matériel se fera au site habituel de travail su salarié, ainsi que la restitution.

En cas de période nécessitant la mise en place de télétravail « contraint », le matériel personnel pourra être utilisé par dérogation, après validation du service informatique de l’Association et information du CSE.

Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement (telles que définies dans la Charte informatique, dans le Règlement intérieur, et les différentes sources de droit dans l’Association (note de service, etc…)). Il est rappelé que toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement.

Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur. Il utilisera donc exclusivement le bureau virtuel avec ses propres identifiants.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes qui ont été remises au moyen de la charte informatique et du livret de la DSI, et de les respecter scrupuleusement. Il en est de même des consignes qui seront portées à sa connaissance par la suite au moyen de notes. Le télétravailleur s'engage, notamment, à respecter la charte informatique de l’Association au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui lui seront transmises par le service informatique de l’Association. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.

Les données liées aux situations individuelles des enfants étant par nature confidentielles, les télétravailleurs ne pourront pas emmener les documents « physiques » (ou des copies de ces documents) liées à ces situations à leur domicile (ou leur lieu de télétravail).

Il est rappelé que toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction, pouvant aller, le cas échéant jusqu'au licenciement.

Droit à la déconnexion et à la vie privée

Les parties signataires rappellent que les salariés bénéficient d'un droit individuel à la déconnexion et que les mesures suivantes sont mises en œuvre dans l’Association :

• Il n’y a aucune obligation de réponse à toutes sollicitations en dehors des heures travaillées (tel que prévu sur les plannings horaires), quelle que soit la nature de la sollicitation (mail, téléphone, réunion). Ce principe sera repris dans l’avenant de télétravail. Cela ne concerne pas les éventuelles périodes d’astreintes planifiées.

• Aucune réunion (par Visio conférence ou en présentielle) ne sera organisée avant 8h30 ou après 17h30 (hors situation exceptionnelle (ex. : réunion de surveillants de nuit,…)).

• En cas d’utilisation de matériel informatique personnel, il sera utilisé un accès au bureau à distance, permettant de séparer l’utilisation personnelle et professionnelle du matériel.

• Chaque salarié de CAPSO bénéficie d’une adresse mail professionnelle. L’adresse personnelle du salarié ne sera pas utilisée.

Santé et sécurité au travail

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la direction de son établissement de rattachement, dans le délai applicable aux salariés présents dans l’Association, soit un délai de 2 jours. L'accident qui a lieu pendant le télétravail et sur le lieu du télétravail est présumé être un accident du travail.

Consultation du CSE

Le CSE a été consulté lors de la réunion du 18 décembre 2020 et a émis un avis favorable sur cet accord.

Durée de l'accord

Le présent accord est conclu à durée déterminée de 1 an, avec possibilité de renouvellement. En cas d’accord national ou de branche sur le sujet, les signataires s’engagent à se revoir pour adapter l’accord signé.

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er février 2021.

Suivi – Interprétation

Afin d'assurer le suivi du présent accord, il est prévu que les parties puissent mettre à l’ordre du jour d’une réunion de CSE un point de discussion sur cet accord.

En outre, en cas de difficultés d'interprétation d'une clause de cet accord, il est prévu qu’une réunion exceptionnelle sera organisée à la demande d’un des syndicats signataires.

Révision

La révision du présent accord pourra faire l'objet d'une négociation à l’initiative d’un des syndicats signataires.

Tous les syndicats représentatifs au moment de la révision seront convoqués par LR/AR, lettre remise en mains propres ou par mail.

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Le présent accord sera déposé sur la plateforme « Télé Accords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l'article  D. 2231-7 du code du travail par Monsieur BIGGIO, DRH de l’Association.

Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Lyon. Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.

Fait à Villeurbanne, le 18 décembre 2020

En 4 exemplaires

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1. S’il n’y a pas eu de réponse dans le mois, la demande sera alors transmise par le salarié au service RH central pour arbitrage sous 1 mois.↩