Accord d'entreprise "Accord sur le Droit à la déconnexion" chez APEI DE CHAMBERY - ASSOCIATION DES PARENTS DES PERSONNES HANDICAPEES MENTALES ET DE LEURS AMIS DE CHAMBERY (Siège)

A l'issue des différentes réunions 2019 et en conformité avec le code du travail et notre Convention Collective, il a été convenu ce qui suit entre :

—  l’Association des Parents et Amis de Personnes Handicapées Mentales de Chambéry représentée par Monsieur en sa qualité de Directeur Général,

d'une part ;

• les organisations syndicales :

  • CFDT,

  • CGT,

  • FO,

  • CFE-CGC.

d'autre part.

Préambule :

Cet accord a pour but d’évoquer les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’Association de dispositifs de régulation et d’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale.

Les principes :

Le droit à la déconnexion est le droit pour un salarié de ne pas être en permanence joignable pour des motifs liés à l’exécution de son travail. Ce droit lui assure ainsi la possibilité, en dehors de ses heures de travail, de se couper temporairement des outils numériques lui permettant d’être contacté dans un cadre professionnel (smartphone, internet, email, etc.).

Il vise à protéger les temps de repos et de congés des salariés en vue d’assurer le respect de leur vie personnelle et familiale et de (re)trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée en leur permettant de réguler également leur mode de relation avec les outils numériques.

Tout employeur doit s’assurer que la charge de travail du salarié est raisonnable et qu’elle est régulièrement répartie dans le temps. Le travail commandé doit pouvoir être exécuté dans des conditions supportables dans le respect du droit fondamental au repos et d’une conciliation raisonnable entre la vie privée et la vie professionnelle.

Les nouvelles technologies ne devraient pas déplacer les tâches liées aux obligations professionnelles de l’Association vers le domicile ou les temps de vie personnel.

La politique de prévention, dans le souci d’amélioration ou de préservation de la qualité de vie au travail, doit intégrer les risques de sur-connexion et de fractionnement des repos et tenir compte de l’altération des comportements par l’utilisation incontrôlée des nouveaux outils de travail.

Article 1 : Maîtriser les règles fondamentales relatives à la durée du travail et aux temps de repos

Il serait vain d’appréhender le droit à la déconnexion hors, voire pendant, le temps de travail sans connaître les règles essentielles légales et conventionnelles : définition du temps de travail effectif ou assimilé, durée légale du travail, durée maximale quotidienne et hebdomadaire, temps de repos quotidien et hebdomadaire, amplitude, travail de nuit, astreintes…, sont autant de thématiques essentielles à appréhender.

A ce sujet, il est utilement fait référence et renvoyé en tant que de besoin à l’accord d’entreprise sur l’aménagement de la durée du travail qui rappelle ces règles essentielles

Article 2 : Analyser l’organisation du travail dans l’Association et les facteurs de connexion

Afin d’établir un état des lieux, des questions préalables doivent se poser :

• en quoi l’ordonnancement du travail mis en place au sein de l’Association fait qu’une personne se sent obligée ou non de travailler en dehors de son temps de travail ?

• Quels sont les facteurs qui peuvent également imposer ce mode de fonctionnement :

  • horaires de rencontres imposés hors du temps de travail,

  • temps de réunion,

  • temps de déplacements professionnels,

  • obligation de rendre compte de circonstances exceptionnelles, de cas d’urgence,

  • organisation des périodes d’absences (congés payés notamment …).

• en quoi le mode d’intervention du management influe sur le temps de connexion ?

• périodes d’appel ou de messages incontrôlés, modalités d’organisation du travail, de coordination imposés, selon quelles circonstances ?

• en quoi les comportements individuels sont-ils source de connexion ?

Le droit à la déconnexion se pose essentiellement lorsque le salarié se connecte avec un sentiment de contrainte, lorsque l’organisation et les relations de travail font que la charge de travail est mal perçue. Mais a contrario, le droit de se connecter à son outil de travail en dehors de son temps de travail doit constituer aussi une liberté (surveillée ou à surveiller),« une liberté de travailler différemment à condition qu’elle n’empiète pas sur la liberté des autres » c’est-à-dire qu’elle n’implique pas, n’oblige pas, ne mobilise pas l’attention des autres.

La maîtrise des règles relatives à la durée du travail et l’analyse de l’organisation sont un préalable nécessaire afin de déterminer les catégories socioprofessionnelles ou les salariés concernés et les modalités de régulation de la connexion.

Article 3 : Les salariés concernés

Le droit à la déconnexion concerne tous les salariés disposant d’une connexion à tout support de communication mis à la disposition par l’association. La règle de droit commun mérite d’être rappelée (en préambule). Le salarié est censé travailler pendant le temps réservé à cet effet et sur son lieu de travail (même s’il peut être itinérant). Le salarié est donc susceptible de se connecter uniquement pendant son temps de travail et ne doit pas se sentir obligé de répondre aux messages qu’il reçoit hors de ses horaires.

La situation des salariés en position de télétravail ne devra pas être négligée et faire l’objet d’une attention particulière dans le cadre de l’accord ou de la charte à l’initiative de l’employeur, voire lui réserver un paragraphe dans l’accord d’Association qui définira ses modalités de mise en œuvre.

L’exception concerne les seuls salariés dont les tâches et responsabilités particulières les amènent à utiliser leurs outils professionnels et à répondre aux sollicitations en dehors de leurs horaires de travail.

Ainsi, il pourra être notamment prévu que les salariés en position d’astreinte doivent rester joignables et consultables pendant toute la période de leur mobilisation.

De même lorsqu’un séjour externe est organisé, il est possible d’envisager que la personne responsable du « transfert » puisse être contactée à tout moment.

Ce sont bien les nécessités de l’organisation du travail, de coordination, de coopération, pour faire face à la variabilité de l’activité qui doivent réguler l’accès aux technologies et non l’inverse.

C’est dans ce contexte que devrait se concevoir les règles de recours à la connexion ou à la déconnexion.

Article 4 : Mise en œuvre de la déconnexion

Article 4-1 : principes généraux

Outre les périodes de déconnexion hors temps de travail, il convient d’envisager également les phases de déconnexion pendant le temps de travail. Mais quel que soit le contexte, il s’agit de règles de bonne conduite.

Pour le salarié, il s’agit plus d’une incitation à une régulation raisonnée à défaut d’être imposée, à une démarche personnelle protectrice de sa santé et de celle de ses collègues vis-à-vis des effets des technologies de l’information et de la communication (TIC), puisque la déconnexion est un droit dont il peut se départir et choisir de ne pas en faire usage.

Déconnexion hors du temps de travail

Il s’agit essentiellement de règles pour un usage adapté.

• Ne pas envoyer de courriel en dehors des heures de travail.

• Ne pas envoyer de courriel pendant une période de suspension du contrat de travail (maladie, congé…).

• Ne pas répondre aux courriels pendant la période de fermeture des messageries électroniques ou envoyés par un collaborateur dont le contrat de travail est suspendu.

Les outils n’ont pas à être utilisés pendant les périodes de repos du salarié.

Durant le temps de repos quotidien et pendant le repos hebdomadaire, les mails envoyés à un salarié absent sont ré-orientés avec avertissement de l’expéditeur et renvoi sur un interlocuteur de remplacement.

Entre les plages horaires suivantes : 18 heures – 8 heures, pendant lesquelles le salarié peut refuser d’être sollicité A titre d’exemple concret, nous proposons la mention ci-après en fin de courriel : « En dehors de vos heures de travail et pendant vos congés, vous n’avez pas à répondre à ce mail, sauf évènements exceptionnels. »

Toutefois, ces mesures n’auront pas un réel impact si l’organisation est telle que les salariés sont, de fait, contraints de répondre aux sollicitations professionnelles en dehors de leurs horaires de travail et se sentent obligés de le faire. L’Association doit mettre en place ses propres règles de conduite, mais pour qu’elles soient suivies d’effet, la direction, voire la gouvernance associative, doit aussi être exemplaire et se soumettre aux mêmes règles de conduites vis-à-vis de leurs collaborateurs.

Déconnexion pendant le temps de travail

Plus qu’une originalité, la déconnexion pendant certains espaces du temps de travail devrait être un principe de bienséance et de respect des interlocuteurs.

Quoi de plus désagréable et irrespectueux que d’être interrompu par une sonnerie tonitruante, des commentaires en aparté, ou une communication personnelle orale ou écrite pendant une réunion ou en entretien en présence d’un ou plusieurs interlocuteurs?.

L’utilisation de la messagerie électronique et des outils numériques pendant le temps de réunion ou en cour d’entretien est déconseillée.

Chaque salarié doit pouvoir prendre conscience que sa propre utilisation des outils numériques peut être inappropriée et doit respecter ses collègues dans ses usages du numérique.

Article 4-2 : Affirmation du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion se définit comme le droit du salarié à demeurer injoignable en dehors de son temps de travail, dans le respect du temps relevant de sa vie personnelle.

Le droit à la déconnexion a vocation à couvrir l’intégralité des supports de communication mis à disposition par l’association : messagerie professionnelle, messagerie instantanée, serveur de l’entreprise, téléphone et ordinateur portables, réseaux sociaux, WhatsApp, Messenger …

Dans ce cadre, chaque salarié, quel que soit son niveau hiérarchique, veillera, en dehors de son temps de travail, à :

- se déconnecter du serveur de l’association,

- s’abstenir d’adresser toute communication sous quel que support que ce soit,

- éviter de répondre à des sollicitations de quelle que nature que ce soit.

Toute éventuelle sollicitation ou communication, adressée en dehors du temps de travail, quelle qu’en soit la nature, sera présumée reçue le premier jour ouvré suivant son envoi (ou au retour du salarié à son poste de travail). Il sera ensuite tenu compte du temps de traitement et de priorisation.

En cas de circonstances particulières, justifiées par l’urgence et l’importance des sujets traités, des exceptions à ce principe sont tolérées. Dans ce cas les personnes traiteront de l’urgence par un appel téléphonique sur la ligne mobile professionnelle.

Article 4.3 : Périodes de déconnexion

Article 4.3.1 : Le temps de déconnexion de référence en dehors du temps de travail

Le temps de déconnexion de référence démarre dès que le salarié quitte son poste à la fin de sa journée de travail et se poursuit jusqu’à la reprise du travail. Il porte sur les périodes suivantes :

• à titre indicatif de 18h à 8h les jours ouvrés,

• pendant la pause déjeuner (les réunions seront à éviter sur la pause déjeuner)

• toute la journée des week-ends, jours fériés, congés payés et jours RTT, CT,

• pendant le repos obligatoire quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives,

• lors d’absences autorisées ou justifiées du salarié (arrêt maladie, jour non travaillé du fait d’un temps partiel, etc.)

Article 4.3.2 : Le temps de déconnexion pendant l’exercice de l’activité professionnelle

Pendant la journée de travail, les salariés sont invités à :

• désactiver l’alerte de messagerie,

• se fixer des plages horaires maximum par jour et à s’y tenir,

Les salariés sont également invités à user du droit à la déconnexion :

• lors de réunions de travail,

• lors d’entretiens individuels,

L’objectif est de permettre aux salariés de se consacrer pleinement à l’objet des situations précitées.

Article 5- choix et utilisation des moyens de communication

L’e-mail est un outil indispensable qui permet de communiquer avec plusieurs interlocuteurs qui ne sont pas nécessairement disponibles lors de l’envoi du message. Il assure également une traçabilité des échanges et un gain de temps.

Cependant, il est aussi un facteur de stress, de désorganisation et il peut être source de conflits potentiels, de détérioration des relations et de l’esprit d’équipe.

L’envoi d’un e-mail est une modalité de communication parmi d’autres : échange verbal, échange téléphonique, Skype, réunion physique, conférence téléphonique, envoi de notes, affichage, etc.

Aussi, chacun est invité à se poser la question de savoir laquelle de ces modalités est la plus pertinente.

En cas d’utilisation de la messagerie électronique, les salariés sont invités à :

• rédiger un e-mail court, synthétique et structuré, en utilisant des mots clés tels que « pour action », « pour information » dans l’objet du mail

• ne traiter qu’un sujet par e-mail en précisant le contexte général, en faisant un résumé du sujet et en donnant la date limite de réponse,

• les attentes et la date limite de réponse doivent être clairement définies,

• cibler leurs destinataires en ne mettant en destinataires que ceux dont ils attendent une action, les personnes en copie doivent l’être pour une raison précise et pour information : éviter le « répondre à tous »,

• se relire avant envoi,

• limiter les e-mails sur un même sujet à deux ou trois échanges, puis privilégier ensuite le contact direct par téléphone et/ou de visu,

• accepter un délai de réponse, l’e-mail n’attend pas nécessairement une réponse immédiate, sinon privilégier un autre support (téléphone, rencontre…)

Afin que l’e-mail reste un outil de communication respectueux, les salariés sont invités à :

• se présenter lors d’un premier contact,

• prendre la responsabilité de leur écrit,

• rester courtois,

• se mettre à la place du destinataire,

• ne pas réagir à chaud,

• ne pas utiliser l’e-mail pour régler leurs comptes,

• lorsqu’un sujet devient sensible ou qu’une incompréhension est identifiée, il est préférable d’arrêter la communication par e-mail et d’opter pour le contact direct (téléphone, Skype, déplacement physique dans le bureau de son interlocuteur) ;

• éviter les envois d’e-mails aux destinataires absents (congés payés, arrêt maladie, etc.).

Les salariés sont invités à privilégier le téléphone, surtout si le sujet est particulièrement urgent. C’est souvent plus simple et plus rapide, plus convivial aussi.

Les réunions ou les conférences téléphoniques permettent de confronter les points de vue, de lancer un projet, de mobiliser une équipe.

L’entretien en face à face ou par visio-conférence est recommandé dans les situations où la relation humaine est importante.

Article 6- Mise en place d’outils de suivi

Article 6.1 : Sensibilisation des salariés et formations

L’association s’engage à ce que le droit à la déconnexion fasse partie intégrante des formations des salariés, et notamment celle des encadrants.

L’association partagera ces bonnes pratiques qui seront accessibles via l’Intranet de l’association et adressées par e-mail à l’ensemble des salariés.

Article 6.2 : Promotion de l’exemplarité managériale

La hiérarchie, quel que soit son niveau, s’assurera par son exemplarité du respect du droit à la déconnexion des salariés. La réalité de la garantie accordée à chaque salarié de se déconnecter de manière effective dépend en effet de la capacité des encadrants, tant dans le discours que dans les actes, à s’assurer du respect du droit à la déconnexion par lui-même et chacun des membres de son équipe.

Le manager doit à la fois faire appliquer la consigne du respect du droit à la déconnexion et veiller à en donner du sens en s’inscrivant lui-même pleinement dans ce dispositif. Tout encadrant évitera ainsi, toute sollicitation, directe ou indirecte, de tout ou partie de son équipe, en dehors du temps de travail.

Pour des raisons évidentes d’organisation du travail, tout message qu’il adresserait, pendant le temps de travail mais lors de l’absence temporaire d’un salarié (notamment liée à une prise de congés) serait présumé lu uniquement au retour effectif de celui-ci.

Il ne pourra être reproché au salarié de ne pas avoir immédiatement traité une demande adressée en dehors de son temps de travail. L’encadrant doit tenir compte de la période de déconnexion de référence dans le temps de traitement imparti.

Par ailleurs, l’encadrant, de par sa maîtrise des exigences et contraintes de l’environnement de travail, veillera à sensibiliser les différents acteurs avec lesquels il est en interaction et à veiller au strict respect du droit à la déconnexion des salariés de son équipe.

Afin d’accompagner les encadrants dans cette mission et de les sensibiliser à cette question, la formation des directeurs, directeurs adjoint, chefs de service intègrera un volet dédié à ce dispositif et notamment à l’usage raisonnable des outils numériques, et des actions de sensibilisation seront régulièrement menées par la Direction de l’association.

Article 6.3 : Démarche de réciprocité

L’effectivité du droit à la déconnexion exige de tout salarié la mise en œuvre de comportements responsables quant à l’usage de la messagerie et des outils connectés.

Cette démarche de réciprocité implique un respect mutuel des engagements quel que soit le niveau de classification du salarié.

Conformément aux dispositions de l’article L.4122-1 du Code du travail, chaque salarié, quel que soit son niveau hiérarchique, s’engage à veiller à sa santé et à sa sécurité en respectant ses temps de repos minimum et en usant de son droit à la déconnexion.

Article 6.4 : Dispositif d’alerte

En cas de difficultés particulières ayant un impact potentiel sur le temps de travail et le temps de repos, tout salarié pourra émettre une alerte à l’attention de sa hiérarchie et/ou du service des ressources humaines. Cette alerte sera formalisée par écrit.

En cas de déclenchement de cette alerte, le salarié sera reçu dans les meilleurs délais. Cet entretien permettra un examen détaillé de la situation, l’identification des causes probables et la mise en place d’un plan d’actions pour y remédier (allègement d’activités, aménagement de délais, nouvelles priorisations, adaptation des objectifs, prise de repos, mise en place d’une aide personnalisée, etc.).

Ce plan d’actions sera formalisé et adressé au salarié concerné pour échange et approbation formelle. Un point sur la mise en œuvre des actions correctives sera fait dans le semestre suivant l’entretien.

La Direction s’engage à ce que le déclenchement de ce dispositif d’alerte ne soit pas préjudiciable au salarié et garantit notamment qu’aucune conséquence n’interviendra ni sur l’évaluation ni sur l’évolution professionnelle ultérieure du salarié.

Article 6.5 : Mesures en cas de non-respect des dispositions de l’accord

Une fois mis en œuvre l’ensemble des mesures préventives et de contrôle exposées ci-dessus, le non-respect du droit à la déconnexion, tant par l’encadrant que par le salarié, pourrait exposer son auteur à la mise en, œuvre d’un entretien de recadrage voire des mesures prévues au règlement intérieur en fonction des circonstances.

A ce titre, la Direction inscrira dans le règlement intérieur lors de sa prochaine mise à jour un volet relatif au droit à la déconnexion afin de lui consacrer une réelle effectivité.

Article 7- Durée et application de l'accord

Cet accord cadre annule et remplace tous textes, avenants et annexes, usages ou décisions unilatérales concernant le même objet qui seraient en vigueur dans l’association au jour de la signature de l’accord

Cet accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 8 – Dénonciation / révision

L’accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions prévues par le Code du travail.

En cas de modification, de dénonciation de l’accord, la durée du préavis est fixée à trois mois.

A la fin du préavis, les parties ont un an maximum pour négocier un nouvel accord de substitution sur le même sujet. En l’absence, au bout d’un an, c’est le droit du travail et la convention collective en vigueur qui s’appliqueraient.

Article 9 - Publicité de l'accord

Consécutivement à l’avis du CHSCT du 04/07/2019 et du CE du 25/07/2019 le présent accord sera déposé à la DIRECCTE de Chambéry ainsi que sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et en un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes de Chambéry. En outre un exemplaire sera établi pour chaque partie.

Le présent accord sera communiqué à l’ensemble du personnel de l’association tous établissements confondus par tout moyen.

Fait à Chambéry le 09/09/2019

Directeur Général

Pour la CFDT Pour la CGT

Délégué Syndical Déléguée Syndicale

Pour la FO Pour la CFE-CGC

Déléguée Syndicale Déléguée Syndicale