ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN PLACE ET AU FONCTIONNEMENT DE LA BDES

ENTRE LES SOUSSIGNE.E.S :

L’UES des Ceméa, représentée le Directeur général, dûment mandaté aux fins des présentes.

Ci-après désignée « l’UES ».

D’une part,

Et :

Le syndicat SEP-UNSA, représenté par la déléguée syndicale au sein de l’UES ;

Le syndicat FERC-CGT, représenté par la déléguée syndicale au sein de l’UES.

Ci-après désignés « les organisations syndicales ».

D’autre part,

Ci-après désignés collectivement « les Parties ».

PREAMBULE

Les Parties ont décidé de définir et d'encadrer les modalités de mise en place et d’usage de la Base de Données Economiques et Sociales (ci-après BDES).

Les objectifs qui ont présidé à cette démarche sont les suivants :

• faciliter et enrichir les échanges et la qualité du dialogue social ;

• tenir compte des évolutions législatives sur la modernisation du dialogue social ;

• centraliser les informations communiquées aux instances représentatives du personnel.

La BDES doit permettre la mise à disposition de l’ensemble des documents visés par la loi, aux élu.e.s et mandaté.e.s concerné.e.s.

C’est dans le respect de ces fondamentaux que les partenaires sociaux se sont engagés dans un processus de négociation et ont conclu le présent accord collectif.

TITRE I – DISPOSITIONS PRELIMINAIRES

ARTICLE 1 – CADRE JURIDIQUE

Le présent accord collectif a été conclu dans le cadre des dispositions légales et réglementaires en vigueur relatives à la mise en place d’une Base de données économiques et sociales, conformément à la loi du 14 juin 2013, enrichie par la loi Rebsamen du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi, la loi Travail du 8 août 2016 et modifiée par l’ordonnance 2017-1386 dite  « Macron » du 22 septembre 2017 et le décret du 20 décembre 2017.

En application de l’article L.2312-21 du Code du travail, la BDES comporte au moins les thèmes suivants : l’investissement social, l’investissement matériel et immatériel, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise, les fonds propres, l’endettement, l’ensemble des éléments de la rémunération des salarié.e.s et dirigeant.e.s, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs et les flux financiers à destination de l’entreprise. 

ARTICLE 2 – CHAMP D’APPLICATION

La Base de Données Economiques et Sociales est mise en place au niveau de l’UES des Ceméa.

Son périmètre porte sur l’ensemble des entités composant l’UES.

ARTICLE 3 – OBJET DE L’ACCORD

Le présent accord a pour objet de définir le contenu, les modalités d’accès, d’actualisation, de confidentialité, d’organisation et d’exploitation de la BDES au sein de I’UES.

Conformément à l’article L.2312-21 du code du travail, l'accord définit :

• l’organisation, l’architecture et le contenu de la base de données ;

• les modalités de fonctionnement et notamment les droits d’accès et le niveau de mise en place dans l’unité économique et sociale (UES) et dans les établissements distincts, à savoir les associations territoriales ;

• le support et les modalités de consultation et d’utilisation de la BDES.

TITRE II – CONTENU ET FONCTIONNEMENT

ARTICLE 4 – contenu de la Base de Données Economiques et Sociales

4.1. document et information

La Base de données économiques et sociales doit être mise régulièrement à jour et rassemble un ensemble d'informations périodiques que l'employeur met à disposition du comité d'entreprise, des délégué.e.s du personnel et des représentant.e.s syndicaux.les présent.e.s dans l’UES. Cette base de données rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes des instances représentatives du personnel. 

Sont notamment communiquées à travers la Base de Données Economiques et Sociales, les informations relatives à :

- la consultation sur les orientations de la formation professionnelle ;

- les états trimestriels de l’emploi ;

- la consultation sur le rapport égalité femme – homme ;

- la consultation sur le bilan social ;

- les rapports financiers.

Les thèmes portant sur les transferts commerciaux entre entités de l’UES et sur la sous-traitance/« partenaire » ne font pas partie du champ d’application de la BDES.

La mise à disposition sur la BDES est considérée comme un acte de communication des rapports et informations qui sont transmis de manière récurrente au CE, conformément à l’article L.2323-7-3 du code du travail et qui ne sont plus adressés sous quelque autre forme que ce soit aux représentant.e.s du personnel y compris aux instances représentatives du personnel, sous réserve du respect des conditions énoncées à l’article R. 2323-1-9.

En revanche, lors de consultations spécifiques sur des sujets ponctuels, les informations transmises au comité d’entreprise, ne seront pas mises à disposition sur la BDES et seront communiquées spécifiquement en tant que de besoin.

Les informations figurant dans la BDES portent sur l’année en cours (année n), sur les deux années précédentes (n-1 et n-2) et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les deux années suivantes (n+1 et n+2).

Pour les informations portant sur l’année n+1, les entités de l’UES s’engagent à transmettre les données les plus claires et précises possibles.

Pour l’année n+2, au regard du caractère aléatoire, les données pourront être communiquées sous la forme de « grandes tendances ».

Au titre de l’année 2018, les entités de l’UES ne sont pas tenues d’intégrer les données des années 2016 et 2021.

4.2. FORMAT de la Base de Données Economiques et Sociales

La Base de Données Economiques et Sociales a pour support la plateforme informatique OwnCloud.

Afin que chaque donnée puisse être exploitée et consolidée, des unités de référence sont définies par le présent accord.

Il a été ainsi retenu les unités suivantes :

- les effectifs s'expriment en nombre de salarié.e.s (équivalents temps plein ETP) ;

- la durée du travail s'exprime en heures et/ou en jours.

L’ensemble des documents transmis par le biais de la Base de Données Economiques et Sociales est sous format « pdf ».

Aucun document contenu dans la BDES ne peut être modifié par les utilisateur.rice.s élu.e.s et salarié.e.s mandaté.e.s.

4.3. alimentation et actualisation

Certaines données économiques ont un caractère définitif en raison de leur historisation.

Les données économiques, au titre de l’année en cours, sont mises à jour de façon trimestrielle. Ainsi, les directeur.rice.s d’AT disposent d’un délai de 15 jours ouvrés, à compter du dernier jour calendaire du trimestre échu, pour actualiser les données de la BDES relatives à leur AT (association territoriale).

L’association nationale pour l'UES dispose, à compter de cette même date d’échéance, d’un délai de 30 jours ouvrés pour effectuer la consolidation des données de l’ensemble des associations territoriales.

Ne sont pas pris en compte dans ce délai, les congés pour fermeture annuelle des associations territoriales ou de l’association nationale pour l’UES et les cas de force majeure.

Quant aux données économiques portant sur les années futures pouvant être amenées à évoluer, tant au niveau de l'association nationale pour l’UES qu'à celui des associations territoriales, les mises à jour peuvent être effectuées de manière semestrielle ou au moment de la connaissance d’éléments déterminants pouvant affecter la prise de décision de l’année en cours.

Les Associations doivent désigner les personnes habilitées à mettre à jour la Base de Données Economiques et Sociales.

Lorsqu'elles disposent d’un service informatique, elles ont la possibilité de désigner le responsable informatique comme personne en charge de cette mise à jour, mais cette disposition exclut les stagiaires, les contrats de professionnalisation et les contrats d’apprentissage.

Préalablement à la procédure d'information et de consultation, les membres de l’instance concernée sont informés de la mise à disposition des documents dans la BDES. Dans l’hypothèse de retard dans l’actualisation des données,
les utilisateur.rice.s sont informé.e.s par courriel dès que la mise à jour a été faite.

Les services de la DOAFRH ont également la charge de constituer un document annexé à la BDES afin de faciliter l’utilisation de cette dernière et donner une lecture claire de l’ensemble des documents.

ARTICLE 5 – REGLES DE FONCTIONNEMENT DE LA Base de Données Economiques et Sociales

5.1. architecture

Une seule Base de Données Economiques et Sociales couvrant le périmètre de l’UES et de ses entités est mise en place.

L’architecture et les grands thèmes de la BDES de l’UES sont définis comme suit :

• Les textes de référence et les accords ;

• Orientations stratégiques – Economiques et financières ;

• Investissements ;

• Rémunérations ;

• Activités sociales ;

• Flux financiers.

Les différents thèmes sont classés par année dans un sous-dossier, puis, au sein de chaque année, sont créés un sous-dossier pour chaque association territoriale et un dossier de synthèse de l’UES.

5.2. perimetre d’accès

La BDES est accessible à l’ensemble des membres du comité d'entreprise, aux délégué.e.s du personnel et aux représentant.e.s syndicaux.les présent.e.s au sein de l’UES.

Les informations sont consolidées à différents niveaux :

• L’UES : les informations économiques et sociales consolidées au niveau de I’UES seront accessibles à l’ensemble des membres du comité d'entreprise, aux représentant.e.s syndicaux.les présent.e.s au sein de l’UES ainsi qu’à la DOAFRH et aux directeur.rice.s des associations territoriales.

• Les associations territoriales : les informations économiques et sociales au niveau de l’association seront accessibles à l’ensemble des membres du comité d'entreprise, aux représentant.e.s syndicaux.les présent.e.s au sein de l’UES ainsi qu’à la DOAFRH, à la.au directeur.rice et aux Délégué.e.s du Personnel de l’association territoriale concernée.

Un accès dynamique en consultation de la BDES est attribué à chaque utilisateur.rice identifié.e dans le présent accord, et en fonction de son périmètre d'autorisation.

La BDES est accessible en permanence à l’ensemble des élu.e.s et salarié.e.s mandaté.e.s pendant les heures et jours d’accessibilité des lieux de travail.

Le service informatique de l'association nationale pour l’UES est à la disposition des utilisateur.rice.s pour répondre à leurs demandes techniques et solutionner les incidents signalés dans les meilleurs délais.

5.3. modalites d’acces, securite et confidentialité

Au vu de l’importance stratégique et de la confidentialité de certaines informations intégrées dans la BDES, un processus d’accès a été mis en place garantissant le niveau de sécurité défini par l’UES.

Le processus d’accès se définit de la manière suivante :

• Chaque représentant.e du personnel utilisateur.rice avec un mandat en cours se voit attribuer un identifiant personnel, lui permettant ainsi d’être reconnu.e par le système informatique à chaque connexion.

• A chaque connexion, la.le représentant.e du personnel utilisateur.rice s’engage à avoir pris connaissance du respect des normes de sécurité et de confidentialité avant l’ouverture de sa session.

• Au terme du mandat, pour quelque cause que ce soit, l’accès de la.du représentant.e du personnel sera supprimé ;

• En cas de départ, pour quel que motif que ce soit, les accès de la.du représentant.e du personnel utilisateur.rice seront supprimés le jour de son départ effectif et non sa sortie des effectifs de l'association nationale pour l’UES ou de l’association territoriale.

Ces accès doivent être saisis à chaque connexion et ne peuvent faire l’objet d’une mémorisation dans le système informatique.

Les codes d'accès sont remis en main propre contre décharge aux représentant.e.s du personnel utilisateur.rice.s, qui s’engagent à ne pas les divulguer et à modifier régulièrement leur mot de passe afin de garantir la sécurité des accès.

Les représentant.e.s de l'association nationale pour l’UES qui administrent cette plateforme n’auront pas accès au mot de passe des utilisateur.rice.s ; ils seront néanmoins en capacité de les réinitialiser s’ils sont oubliés.

La direction s’engage à maintenir sur Ie territoire français l'hébergement de cette source d’informations.

Les représentant.e.s de l'association nationale pour l’UES s’engagent à ne pas procéder à une traçabilité qualitative et/ou quantitative des connexions des utilisateur.rice.s.

La.le représentant.e du personnel utilisateur.rice peut demander à suspendre ou supprimer ses droits d’accès.

En cas de violation des règles de sécurité et de confidentialité, l'association nationale pour l’UES se réserve le droit d’engager des actions à l’encontre des utilisateur.rice.s contrevenant.e.s.

Afin de sécuriser au mieux la BDES et pour tenir compte des avancées technologiques, l'association nationale pour l’UES se réserve la possibilité d’améliorer et/ou de modifier les conditions d’accès définies ci-dessus.

Ces modifications ne doivent pas empêcher les utilisateur.rice.s de consulter les données de la BDES.

Les informations sont classées en trois catégories :

• "Projet"

• "Document accessible"

• "Confidentiel"

Le document mentionnant le terme de « projet » sous forme de filigrane ou simplement en haut ou bas de page n’est pas un document définitif. Ce document n’a pas un caractère confidentiel, il s’agit d’un outil de travail qui n’engage pas l’employeur. Il ne peut pas être diffusé en l’état tant qu’il n’est pas classé comme « document accessible ».

Le document comportant tout ou en partie la mention « confidentiel », ne peut pas être mentionné ou porté à la connaissance d’un tiers dans quelque circonstance que ce soit. Les informations et données confidentielles doivent rester secrètes tant que l'association nationale pour l’UES ou l’association spécifiquement concernée n’en ont pas autorisé la divulgation.

En vertu de l’article R. 2323-1-8 du Code du travail, le document est considéré comme confidentiel jusqu’à ce qu’il soit publié ou communiqué à l’ensemble des salariés.

Une information ne peut être considérée comme confidentielle si elle est déjà largement connue du public ou des salarié.e.s.

L‘article R. 2323-1-8 du code du travail prévoit en outre, que lorsque des informations sont présentées comme confidentielles, l'employeur doit préciser la durée et le motif du caractère confidentiel de ces informations.

Le « document accessible »  peut être utilisé dans le cadre d’exercice du mandat de la.du représentant.e du personnel ou transmis à un.e salarié.e.

Afin de faciliter l’accès aux documents et à leur classification, les fichiers seront nommés en respectant une codification spécifique. Les documents accessibles commenceront par DA, les documents « projet » par P et les documents confidentiels par C.

La BDES fait l’objet de périodes de mise à jour, de maintenance, dont la planification sera portée à la connaissance des utilisateur.rice.s dans un délai raisonnable.

Les conditions d’hébergement de la BDES garantiront des copies des données et un dépannage en moins de 48h.

Les périodes d’interruption ne doivent pas perturber les cycles d’information et de consultation des instances représentatives du personnel. De ce fait, en cas de panne informatique, rendant inaccessible la BDES, les informations nécessaires à la consultation des instances représentatives du personnel seront communiquées exceptionnellement par email, dans un délai suffisant avant la tenue de la réunion.

5.4. OBLIGATIONS DES UTILISATEUR.RICE.S

Les utilisateur.rice.s s’engagent à conserver confidentiels leurs codes d’accès. Ils ne sont en aucun cas communicables et transmissibles à une tierce personne, élue ou non.

L’accès à la BDES et sa sécurité concernent l’ensemble des utilisateur.rice.s, des représentant.e.s du personnel titulaires ou suppléant.e.s, mais aussi des expert.e.s pouvant intervenir.

TITRE III – DISPOSITIONS FINALES

ARTICLE 6 – DUREE ET DATE D’EFFET

Le présent accord est conclu pour une durée de deux ans, à compter de la date de signature.

ARTICLE 7 – REVISION

A la demande d'une ou plusieurs des organisations syndicales signataires, il peut être convenu d'ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

En outre, les Parties signataires s’engagent à rouvrir les négociations sur la Base de Données Economiques et Sociales dans le cadre de la mise en place du CSE.

ARTICLE 8 – la notification, la publicité et le dépôt

L'association nationale, pour l'UES des CEMEA, procède aux formalités de dépôt conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.

Il est également procédé à la publicité du présent accord conformément aux dispositions des articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail.

Le présent accord fera l’objet des mesures de publicité suivantes :

• un exemplaire dûment signé par toutes les Parties sera remis à chaque signataire,

• un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de prud'hommes de Paris,

• deux exemplaires, dont un original sur support papier et une version sur support électronique, seront déposés à la DIRECCTE dont relève le siège social de l'association nationale.

Fait à Paris,

Le 13 juillet 2018

Pour l’UES des Ceméa :

Le Directeur général

Pour le Syndicat Sep-Unsa : Pour le Syndicat Ferc-Cgt :

La Déléguée syndicale La Déléguée syndicale