Accord d'entreprise "ACCORD D'ETABLISSEMENT UNEDIC PORTANT SUR LE DROIT A LA DECONNEXION" chez UNEDIC (Siège)

Entre :

L’établissement Unédic situé 4 rue Traversière, 75012 PARIS, représenté par son Directeur Général

D’une part,

Et :

Le SIER CFDT IDF, représenté par sa déléguée syndicale

La CFTC-EMPLOI, représentée par sa déléguée syndicale

D’autre part.

Préambule

Le développement des outils numériques à usage professionnel favorise l’usage des messageries (électroniques et instantanées), facilitant l’accès et le partage de l’information, ainsi que les échanges entre collaborateurs.

Toutefois, si cet usage est mal maîtrisé ou mal régulé, il peut avoir un impact négatif sur les collaborateurs ainsi que sur leurs relations interpersonnelles. Il peut en effet créer un risque de surcharge informationnelle ou d’incompréhension, du fait notamment de l’accroissement excessif du flux de courriels, ainsi qu’un risque de brouillage des frontières entre la vie personnelle et la vie professionnelle.

Ainsi des règles communes de fonctionnement doivent être élaborées et respectées. Si ces règles relèvent de la responsabilité de l’employeur, leur respect dépend de la responsabilisation de chacun dans sa pratique quotidienne. Cette responsabilisation se construit par une sensibilisation aux impacts et risques de l’usage du numérique au travail, aussi bien durant, qu’en dehors du temps de travail.

La loi du 8 Aout 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, traite notamment de l’adaptation du droit du travail à l’ère du numérique. Ainsi, la loi consacre le droit à la déconnexion qui doit être mis en œuvre dans le cadre de la négociation collective. L’exercice de ce droit s’inscrit dans le respect des temps de repos journalier, hebdomadaire et des périodes de congés, dans une démarche de protection de la santé et de bien-être de chaque salarié. Il permet notamment d’articuler sa vie personnelle et sa vie professionnelle, et donc de régénérer sa force de travail.

Dans cette optique, la déconnexion doit être appréhendée comme un droit et non comme une contrainte.

C’est pourquoi les parties conviennent de travailler sur la mise en place de dispositifs de régulation des outils numériques par des mesures de protection des collaborateurs et d’accompagnement des usages de ces outils.

Les parties conviennent, qu’au préalable, il sera établi un état de l’existant des flux de messages échangés en interne et en externe (qui sera annexé au présent accord) entre 19h30 et 7h30 du matin les jours ouvrés et ceux échangés les week-ends et les jours fériés. Cet état sera un indicateur de référence au moment de la signature du présent accord. Il sera suivi régulièrement, présenté aux instances représentatives du personnel, et affiché dans l’intranet. Au vu des résultats partagés et des évolutions technologiques, des mesures complémentaires pourront être mises en place.

Chapitre 1. Utilisation des messageries durant le temps de travail

Comme tous les collaborateurs de l’Unédic travaillent sur le même site, il convient de privilégier les échanges physiques. Cependant, si l’usage des messageries est jugé comme étant le moyen de communication le plus adapté, le volume des courriels échangés demeure alors un enjeu important de qualité de vie au travail et a, de fait, un impact direct sur l’efficience professionnelle.

Afin de lutter contre une utilisation excessive des messageries, des mesures doivent réguler les relations de travail et l’activité exercée via les outils offerts par le développement du numérique. Il est rappelé ci-après les règles de bonne utilisation de la messagerie, qui figureront également dans une rubrique dédiée de l’intranet :

• s’assurer que le courriel est le moyen de communication le plus adapté au message à transmettre ;

• lors de l’envoi d’un courriel : cibler les destinataires, indiquer clairement l’objet du message, rédiger des messages lisibles et accessibles, respecter les règles de politesse, insérer une signature automatique, limiter l’envoi de pièces jointes volumineuses ;

• limiter l’usage du «  répondre à tous »,  source importante de surcharge informationnelle. Pour ce faire, une sensibilisation sera menée afin que son utilisation soit faite à bon escient et non de façon automatique ;

• être en mesure, durant le temps de travail, d’opter ou non pour l’apparition d’un pop-up l’informant de l’arrivée d’un nouveau message électronique et d’activer ou non la messagerie instantanée ;

• restreindre au maximum l’usage de la messagerie électronique et de la messagerie instantanée pendant le déroulement des réunions ;

• éviter un usage permanent de la messagerie instantanée.

Par ailleurs, le collaborateur doit veiller à la bonne gestion de sa messagerie en utilisant les fonctions à disposition :

• gestionnaire d’absence ;

• archivage de dossiers ;

• utilisation des boites fonctionnelles ;

• utilisation à bon escient des mentions « urgent, « importance haute » ;

• gestion des règles automatiques etc.

De plus, l’Unédic s’engage, en concertation avec les organisations syndicales signataires, à élaborer un guide intitulé « Mieux vivre avec notre messagerie ». Ce guide présentera l’accord signé, ainsi que des préconisations et conseils élargis à l’ensemble des outils numériques. Dès la finalisation du guide, l’Unédic procèdera à une large diffusion et promotion de celui-ci afin de sensibiliser l’ensemble des collaborateurs au bon usage des outils numériques.

Les fonctionnalités de la messagerie seront également rappelées dans le cadre d’un café futé dont le support sera diffusé sur l’intranet et mis à la disposition de tous.

De plus, les managers devront rappeler le bon usage des règles d’utilisation ci-dessus et de recours à la messagerie lorsqu’ils constateront des pratiques non-conformes à celles définies.

Chapitre 2. Mesures relatives au droit à la déconnexion

La garantie des temps de repos obligatoires, notamment le soir et le week-end, et celle des congés, est l’objet principal du droit à la déconnexion prévu par le législateur, afin de préserver la santé des collaborateurs.

Au-delà des préconisations du bon usage des outils numériques, l’Unédic rappelle qu’un collaborateur sollicité en dehors de ses horaires de travail, ou de ses jours de travail pour les collaborateurs en forfait jours, ou pendant des périodes de congés, sauf en cas d’urgence dûment justifiée et en fonction des responsabilités des collaborateurs, n’a pas l’obligation de répondre aux dites sollicitations.

Entre 19h30 et 7h30, et pendant les périodes de congés, le manager doit pour sa part s’abstenir, sauf en cas d’urgence dûment justifiée,  de contacter les collaborateurs ou de les solliciter.

En dehors du temps de travail, chacun doit en effet être en capacité et en mesure de se connecter et déconnecter quand il le souhaite et de ne pas céder à l’instantanéité de sa messagerie, notamment pour les messages qui lui sont adressés en dehors de son temps de travail.

Afin de sensibiliser au respect des temps de repos des collaborateurs, l’Unédic met en place les mesures suivantes :

• entre 19h30 et 7h30, ainsi que durant le week-end et jours fériés, l’affichage automatique d’une fenêtre ("pop-up") sur l’écran de l’ordinateur invitant le collaborateur (hors cadre dirigeant) à respecter ses temps de repos et celui des autres et de messages informatifs pour les destinataires ;

• la possibilité, pour les collaborateurs qui le souhaitent, d’afficher un message élaboré conjointement entre la direction et les organisations syndicales, en dessous de leur signature électronique, informant leur destinataire du droit à la déconnexion en vigueur à l’Unédic ;

• le suivi de la volumétrie des courriels internes reçus et envoyés les jours non ouvrés et la nuit ;

• la demande faite à chaque collaborateur absent pour une période d’au moins une semaine (ou trois jours ouvrés) (congés, formation, etc.) d’activer un message d’absence indiquant à l’émetteur d’un courriel lui étant destiné que le message ne sera pas traité ou indiquant l’interlocuteur à contacter en cas d’urgence. Afin de faciliter l’activation de ce message, l’Unédic s’engage à expliquer aux utilisateurs l’activation de la fonction dans Outlook ;

• un volet concernant le droit à la déconnexion sera systématiquement inclus, dans le cadre des formations de prévention des risques psychosociaux à destination des managers ;

• un café futé dédié à la sensibilisation des collaborateurs aux problématiques de cyberaddiction ou d’hyper connectivité sera organisé avec un spécialiste de ces problématiques ;

• une journée annuelle de sensibilisation « la journée sans courriel », journée pendant laquelle la messagerie ne sera pas utilisée d’interne à interne. Cette journée visera à favoriser les échanges directs entre collaborateurs ;

• une invitation semestrielle sera faite aux salariés afin de les inciter à dégager le temps dédié au classement et archivage de leur messagerie.

Les garanties de déconnexion ne doivent pas se résumer par l’édiction et l’addition de règles présentées ci-dessus qui pourraient ne pas correspondre au mode de travail souhaité par les salariés. Ainsi, les salariés doivent être acteurs de leur droit à la déconnexion.

Chapitre 3. Entrée vigueur, durée et révision de l’accord

3.1 Entrée en vigueur

Sous réserve du droit d’opposition et de la procédure de dépôt administratif consécutive, conformément aux dispositions de l’article L 2261-1 du code du travail, le présent accord prendra effet au lendemain de sa date de dépôt.

3.2 Durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans. Conformément aux dispositions de l’article L 2222-4 du code du travail, lorsque l’accord arrivera à expiration, il cessera de produire ses effets, de plein droit, sans formalité spécifique.

3.3 Révision

Conclu à durée déterminée, le présent accord ne peut faire l’objet d’une dénonciation, en revanche sa révision peut être demandée par tout signataire, par voie de notification en lettre recommandée avec accusé réception à l’ensemble des autres parties signataires, conformément aux dispositions des articles L 2261-7 et L 2261-8 du code du travail.

Chapitre 4. Communication de l’accord

Une fois signé, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’établissement Unédic.

Chapitre 5. Formalités de dépôt et publicité

Dans le respect des dispositions légales et réglementaires, le présent accord fera l’objet d’un dépôt après expiration du délai d’opposition en vigueur (soit un délai de huit jours à compter de la date de notification du texte) auprès du secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes. Deux exemplaires seront également transmis à l’unité territoriale de Paris rattachée à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) d’Ile-de-France dont une en version originale papier signée des parties et une version électronique.

Un exemplaire sera également remis à chacun des signataires et au terme du délai d’opposition l’existence du présent accord sera portée à la connaissance du personnel par voie d’affichage et sur l’intranet de l’Unédic.

Annexe en pièce jointe : Etat de l’existant des flux de messages échangés en interne et en externe entre 19h30 et 7h30 du matin les jours ouvrés et ceux échangés les week-ends et les jours fériés.

Fait en 5 exemplaires originaux,

à Paris, le 19 juin 2018