Accord d'entreprise "Accord relatif à l'organisation du travail et à la mise en œuvre du télétravail à la CRPCEN" chez CRPCEN - CAISS RETR PREV CLERCS EMPLOYES NOTAIRES (Siège)

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ACCORD RELATIF À l’organisation du travail et à la mise en oeuvre du télétravail à la CRPCEN

SOMMAIRE

Préambule

Article 1 – Définition du télétravail

Article 2 – Recours au télétravail

Article 3 – Conditions d’éligibilité au télétravail

Article 4 – Formalisation et traitement de la demande

Article 5 – Modalités d’organisation du travail sur site et du télétravail

Article 6 – Conditions d’adaptation au télétravail et de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Article 7 – Modalités de régulation de la charge de travail

Article 8 – Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Article 9 – Organisation du management à distance et en présentiel

Article 10 – Équipements informatiques fournis par la CRPCEN dans le cadre du télétravail

Article 11 – Consignes particulières concernant les outils informatiques

Article 12 – Remboursement des frais professionnels liés au télétravail

Article 13 – Santé et sécurité au travail

Article 14 – Durée de l’accord

Article 15 – Révision

Article 16– Dépôt de l’accord et entrée en vigueur

Annexe 1 : attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques

Annexe 2 : Formulaire de demande

Annexe 3 : Liste des activités non télétravaillables

Entre, d'une part,

- La Caisse de Retraite et de Prévoyance des Clercs et Employés de Notaires, régime spécial de Sécurité Sociale, dont le siège social est situé 5 bis rue de Madrid, 75395 Paris Cedex 08,

Représentée par xxxxxxxxxxxx, son Directeur, autorisé à l’effet des présentes par les dispositions de l’article 19 du décret n° 90-1215 du 20 décembre 1990 et de la délibération du Conseil d’administration du 8 février 2012,

Ci-après dénommée «  la CRPCEN »,

Et d’autre part,

• L’Union Locale des Syndicats CGT du 8^ème arrondissement de Paris – 32 rue d’Édimbourg, 75008 Paris,

• Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxx, en qualité de déléguée syndicale,

• Le Syndicat Francilien des Agents de Sécurité Sociale, CFDT, ayant son siège social 7/9 rue du Euryale Dehaynin, 75019 Paris,

• Représenté par xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, en qualité de délégué syndical,

• La Confédération Française de l’Encadrement CGC – 63 rue du Rocher, 75008 Paris,

• Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxx, en qualité de délégué syndical,

A été convenu ce qui suit :

Préambule

Au cours de ces dernières années la CRPCEN a expérimenté  diverses formes de télétravail  dans le but de le généraliser progressivement à l’ensemble de ses collaborateurs.

C’est ainsi que la CRPCEN s’est engagée dans une charte télétravail en direction de l’encadrement, puis a expérimenté le télétravail sur la plateforme téléphonique et au sein du service recouvrement.

La période de grève des transports en commun fin 2019, à laquelle a succédé à compter de mars 2020 la  crise sanitaire liée au COVID,  ont rendu nécessaire un déploiement massif et généralisé du travail à distance, qui conduit aujourd’hui la CRPCEN et les partenaires sociaux à s’inscrire dans une organisation pérenne associant travail sur site et travail à distance.

Les collaborateurs de la CRPCEN ont démontré leur capacité à continuer d’exercer les missions de service public de l’organisme. Les managers ont quant à eux démontré leur capacité à animer leurs équipes et à piloter leurs activités et projets à distance.

Cette expérience réussie confirme la maturité de la CRPCEN pour un changement en matière de travail à distance.

La direction de la CRPCEN et les organisations syndicales constatent que le télétravail est un mode d’organisation du travail performant, dès lors qu’il se conjugue efficacement avec une présence sur site qui garantit la bonne réalisation des missions non télétravaillables, la cohésion des collectifs ainsi que l’innovation recherchée dans l’animation de l’intelligence collective.

Le télétravail contribue à l’amélioration des conditions de travail des salariés et à la performance globale de l’organisme.

Le télétravail participe à une meilleure conciliation de la vie professionnelle et de la vie privée des salariés, particulièrement sur un territoire exposé à des problématiques importantes de temps de transport.

En réduisant les déplacements entre le domicile et le lieu de travail, il permet également de réduire l’empreinte carbone de l’organisme et le risque routier, et s’inscrit dans la politique de développement durable de la CRPCEN. 

Fortes des résultats du questionnaire télétravail réalisé auprès de l’ensemble des salariés, la direction de la CRPCEN  et les organisations syndicales ont décidé d’engager une négociation pour élargir l’accès au télétravail des salariés de la CRPCEN.

Les parties s’accordent pour que ses dispositions soient mises en œuvre et déployées à l’ensemble des salariés concernés dès 2022, en tenant compte des contraintes techniques et budgétaires afférentes.

Article 1 – Définition du télétravail

La loi du 22 mars 2012 définit la notion de télétravail.

Conformément aux dispositions de l’article L.1222-9 du code du travail, le télétravail désigne : « Toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Ainsi le télétravail est une organisation du travail incluant alternativement travail à distance et travail au sein des locaux de l’organisme.

Article 2- Recours au télétravail

Article 2.1- Recours au télétravail en dehors des situations particulières : principe du double volontariat du salarié et de l’employeur

L’exercice de l’activité professionnelle, en alternance à distance et dans les locaux de la caisse, repose sur le principe du volontariat du salarié et de l’employeur :

• Le télétravail ne peut être imposé au salarié ; le refus par celui-ci ne peut donc pas être, par définition, un motif de rupture de son contrat de travail.

• L’employeur doit lui-même valider la capacité du salarié à télétravailler, conformément à l’article 3 du présent accord.

Ainsi, chaque salarié en poste ou nouvellement embauché dont l’activité est éligible au télétravail devra exprimer le cas échéant sa demande pour s’inscrire dans cette modalité d’organisation du travail (voir annexe 2). Sa demande sera soumise pour décision à la direction et au service des ressources humaines, après avis de son supérieur hiérarchique.

Ce principe du double volontariat pourra être adapté en cas de situations particulières, tels que visées à l’article 2.2.

Article 2.2-Recours au télétravail en cas de situations particulières

Conformément aux dispositions légales en vigueur, il est rappelé que l’exercice du télétravail pourra être décidé de manière unilatérale par l’employeur et sur une durée dérogatoire au présent accord, dans les situations limitativement énumérées ci-dessous :

• Toute alerte déclenchée par les pouvoirs publics ou déclaration d’état d’urgence restreignant la circulation des salariés (pandémie…) impliquant la mise en œuvre du plan de continuité des activités (PCA) au sein des entreprises ;

• La force majeure (évènement extérieur, imprévisible et irrésistible).

Par ailleurs, les parties conviennent, qu’il pourra être dérogé aux dispositions de l’article 5.1 du présent accord, sur une durée dérogatoire, sur déclenchement par l’employeur et au volontariat des salariés dans les situations suivantes :

• Conditions météorologiques exceptionnelles qu’elles soient liées à des intempéries (neige, verglas, inondations...) empêchant ou rendant très difficile le trajet domicile/ lieu de travail habituel pour les salariés, ou à une situation caniculaire qui nuirait aux bonnes conditions de travail des salariés au regard de leur site de travail

• Pics de pollution faisant l’objet de mesures préfectorales prises suivants les critères définis à l’article L223-1 du Code de l’environnement.

Article 3- Conditions d’éligibilité au télétravail

Les conditions énumérées ci-dessous sont cumulatives. Ainsi pour qu’un agent soit éligible au télétravail, il faudra que l’ensemble des conditions ci-dessous soient réunies.

Article 3.1- Conditions liées à l’activité de l’agent

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la CRPCEN sous réserve que l’activité de l’agent soit compatible avec le télétravail.

Ainsi l’agent devra :

• Exercer une activité tout ou en partie dématérialisée 

• Exercer au sein d’une équipe/service/département dont la configuration permet la mise en œuvre du télétravail sans dégrader l’activité du service

• Occuper un emploi compatible avec ce mode d’organisation du travail (un poste compatible avec le télétravail est un poste dont l’activité peut être exercée de façon régulière hors des locaux)

Par conséquent, ne sont pas éligibles au télétravail les agents dont les activités répondent à l’un des critères suivants :

• travaux portant sur des données confidentielles dès lors que la protection des données ne peut être assurée à distance ;

• travaux nécessitant l’utilisation de logiciels ou de matériels ne pouvant être utilisés en dehors de l’organisme ;

• travaux sur des activités non dématérialisées : traitement de documents papier (ouverture du courrier, traitement des chèques, traitement à partir de dossiers anciens non numérisés, signature des baux etc.), activités logistiques et sécurité des locaux, ou encore suivi des chantiers, etc.

Ainsi, l’employeur définit et met à jour la liste des activités non télétravaillables (annexe 3), au regard des critères de présence nécessaire sur site ou de dématérialisation insuffisante du poste de travail. Il s’engage à revoir régulièrement la possibilité de télétravail pour les activités non télétravaillables, à l’aune du développement de la dématérialisation.

Article 3.2- Conditions liées à l’agent

Le salarié doit faire preuve d’une maîtrise constatée et d’une réelle autonomie dans la tenue de l’emploi. L’autonomie du salarié s’apprécie au regard de sa capacité à réaliser la quasi-totalité de ses activités sans aide ni soutien quotidien de l’encadrement. Il doit aussi savoir gérer son temps et prioriser ses taches tout en étant à même de résoudre des problèmes nouveaux. 

Le télétravail peut être ainsi ouvert :

• Aux salariés en CDI en poste ou après 3 mois d’activité pour les salariés ayant effectué un changement d’activité en interne ;

• Aux salariés en CDI nouvellement recrutés à l’issue de la période d’essai ;

• Aux salariés en CDD de plus 3 mois, à l’issue de la période d’essai ;

• Aux salariés à temps plein et à temps partiel ;

• Aux salariés en contrat de professionnalisation et stagiaires de longue durée (plus de 3 mois), dans la limite d’un jour par semaine pour maintenir la dimension pédagogique de l’immersion en entreprise.

Par ailleurs ne sont pas/plus éligibles au télétravail :

• Les salariés soumis à un régime d’astreinte à domicile, lors de ces périodes d’astreinte ;

• Les salariés dont l’emploi nécessite d’assurer un accueil physique du public ou du personnel ;

• Les salariés dont le manager utiliserait la faculté de réversibilité.

Article 3.3- Condition liées au lieu d’exercice du télétravail du salarié

Article 3.3.1 : Lieu d’exercice du télétravail et espace de travail

Le télétravail peut être effectué au domicile du salarié, à la résidence secondaire du salarié ou tout autre lieu privé régulier pour lequel le salarié est en mesure de produire une attestation d’assurance, dès lors que celui-ci est porté à la connaissance de l’employeur.

Quand le salarié mentionne un autre lieu possible d’exercice du télétravail à la place ou en plus de son domicile, cet autre lieu doit remplir les conditions mentionnées à l’article 3.3.2. L’exercice du télétravail dans un autre lieu que le domicile doit faire l’objet d’une validation par la direction.

Le télétravailleur doit affecter un espace de son lieu domicile à l’exercice du télétravail où il aura l’équipement nécessaire à l’activité professionnelle à distance.

Comme indiqué dans le formulaire de demande de télétravail, le télétravailleur s’engage à ce que cet espace de travail soit adapté à l’exercice du télétravail, à savoir : être doté d’équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l’activité professionnelle.

En cas de changement de domicile, le salarié renouvellera sa demande en complétant un nouveau formulaire complété du formulaire de conformité des installations électriques à transmettre au service des Ressources Humaines.

Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l’organisme, les conditions d’exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l’article 5.3 du présent accord.

Article 3.3.2 : Conditions de mise en œuvre technique

L’espace au domicile dédié au télétravail doit être doté d’installations électriques conformes.

Le salarié doit également s’assurer de :

• Disposer d’un lieu d’exercice du télétravail répondant aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre du télétravail ;

• Renseigner et signer une attestation sur l’honneur de conformité électrique garantissant que l’installation électrique du lieu d’exercice du télétravail est compatible avec l’exercice du télétravail. Le modèle d’attestation sur l’honneur est annexé au présent accord ;

• Bénéficier d’une assurance « multirisque habitation » couvrant le lieu d’exercice du télétravail. L’attestation d’assurance « multirisque habitation » prévoyant que l'activité de télétravail est garantie doit être transmise chaque année au service des Ressources Humaines.

Article 4- Formalisation et traitement de la demande

En cas de demande de télétravail hors période de circonstances exceptionnelles, le salarié transmet au responsable concerné le formulaire de demande complété, et les pièces justificatives (attestation de conformité électrique et assurance d’habitation multi risques).

La demande doit être validée par le responsable concerné ainsi que par le service des Ressources Humaines.

Cette demande sera traitée dans un délai d’un mois maximum à compter de sa transmission au responsable concerné (accompagnée de l’ensemble des pièces).

Dans ce délai, une réponse positive ou négative est apportée à travers le formulaire de demande. Si la réponse est négative, elle doit être motivée.

Le formulaire de demande, complété et signé par le salarié et le responsable concerné, vaut formalisation de la situation de télétravail régulier.

En cas de changement de domicile, le salarié renouvellera sa demande dans les mêmes conditions.

Les demandes sont étudiées au regard des dispositions énoncées à l’article 2.1et 3. Elles font l’objet d’une étude conjointe entre le manager, la direction concernée et les équipes en charge des Ressources Humaines.

Les salariés concernés pourront demander à être reçus par le manager.

Les salariés ayant fait l’objet d’une réponse négative pourront réitérer leur demande au terme d’un délai d’un an.

Article 5- Modalités d’organisation du travail sur site et du télétravail

5 .1 Fréquence de travail sur site - Fréquence du télétravail

Les parties s’accordent sur l’importance du maintien du lien social, de la cohésion et de la bonne interaction entre les équipes de la CRPCEN. Dans ce cadre, le télétravail s’effectue selon une alternance de travaux à distance d’une part et au sein des locaux habituels de travail de la CRPCEN d’autre part.

Ainsi, le salarié doit être présent dans l’équipe au moins 3 jours par semaine planifiés avec l’accord du manager, pour un salarié travaillant à temps plein.

Le nombre de jours de télétravail sera donc de 2 jours maximum par semaine.

Pour les salariés à temps partiel, le nombre maximum de jours de télétravail devra permettre une présence moyenne sur site de 2 jours par semaine :

• Ainsi les salariés bénéficiant d’un temps partiel inférieur ou égal à 50% bénéficieront d’un jour de télétravail par semaine

• Les salariés bénéficiant d’un temps partiel supérieur à 50% bénéficieront de deux jours de télétravail par semaine

Par ailleurs, un jour planifié de télétravail au cours duquel le télétravailleur est absent, quelle qu’en soit la cause, n’est pas reporté sur un autre jour de la semaine prévu en présentiel.

5.2 Flexibilité des jours de télétravail :

L’accès élargi au télétravail, tel que souhaité par le présent accord, implique un pilotage fin par le manager. En conséquence, les jours de télétravail ne sont pas nécessairement fixes et sont planifiés dans chaque service en fonction des spécificités et contraintes de chaque service. Le nombre de jour de télétravail et leur planification anticipée sur deux mois seront déterminés sur proposition du salarié et après validation du manager au regard des contraintes de service et de l’organisation de l’activité du collectif de travail.

5. 3 Aménagements du télétravail dans des situations particulières :

1. Dans le cas où le télétravail est de nature à favoriser l’emploi des salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir le salarié en activité, la CRPCEN examine en concertation avec le service santé au travail les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être adaptées ainsi que les éventuels aménagements du poste de travail à prévoir. Cet examen peut notamment conduire à déroger à la règle de présence minimale hebdomadaire ou mensuelle sur site.

2. Les parties conviennent par ailleurs que par exception, pour des situations spécifiques et sur une période limitée, le télétravail pourra être accordé à hauteur de 3 jours maximum par semaine dans les situations suivantes :

• Les salariés à partir de 57 ans dans le cadre de l’amélioration des conditions de travail des séniors :

• Dans le cadre de l’aménagement de fin de carrière les salariés travaillant à temps plein à partir de 57 ans peuvent disposer d’un volume annuel plafonné à 120 jours de télétravail qu’ils peuvent répartir à hauteur de 12 jours de télétravail par mois. Ce dispositif devra au préalable faire l’objet d’un accord du responsable de service et du service des Ressources Humaines. Les jours non pris dans l’enveloppe ne seront pas reportés sur l’année suivante.

• Dans le cadre de l’aménagement de fin de carrière, les salaries travaillant à temps partiel à partir de 57 ans peuvent disposer d’ un volume annuel plafonné à 96 jours de télétravail qu’ils peuvent répartir à hauteur de 10 jours de télétravail par mois. Ce dispositif devra au préalable faire l’objet d’un accord du responsable de service et du service des Ressources Humaines. Les jours non pris dans l’enveloppe ne seront pas reportés sur l’année suivante.

• Les salariés aidants tels que définis par l’article L113-1-3 du Code de l’action social et des familles.

3. Les salariés en contrat de professionnalisation et stagiaires de longue durée (plus de 3 mois), bénéficieront d’un aménagement du télétravail dans la limite d’un jour par semaine pour maintenir la dimension pédagogique de l’immersion en entreprise.

Pour l’ensemble de ces situations dérogatoires, un jour planifié de télétravail au cours duquel le télétravailleur est absent, quelle qu’en soit la cause, n’est pas reporté sur un autre jour de la semaine prévu en présentiel.

5.4 Suivi et modification de la situation de télétravail

5.4.1Bilan annuel

Au moins une fois par an, un bilan spécifique des conditions d’activité en télétravail est réalisé, que ce soit à l’occasion de l'entretien annuel d’évaluation ou d’un des entretiens réguliers.

5.4.2 Suspension ponctuelle et provisoire du télétravail

Lorsque le salarié se trouve dans l’impossibilité de télétravailler du fait d’une défectuosité qui relève de son domicile (Internet qui ne fonctionne pas, panne électrique etc.), il en informe son responsable et contacte également le service des Ressources Humaines : le temps non travaillé est pris sur badge ou sur congés payés en accord avec le responsable et le service des Ressources Humaines.

Si le dysfonctionnement se prolonge au-delà d’une journée, le manager peut demander la suspension du télétravail et le retour du salarié sur site.

Lorsque la défectuosité relève d’un dysfonctionnement imputable à la CRPCEN, le salarié se rapproche de son responsable qui lui confie le cas échéant d’autres activités. La journée est considérée comme une journée de travail. Si ce dysfonctionnement se prolonge au-delà d’une journée, le manager peut demander la suspension du télétravail et le retour du salarié sur site.

Article 6- Conditions d’adaptation et de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

6.1 Période d’adaptation

Lorsque le salarié débute une activité en télétravail, une période d’adaptation d’une durée de trois mois est prévue.

Pendant cette période, l’employeur ou le télétravailleur peut mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance minimum de 5 jours ouvrés qui peut être réduit d’un accord formalisé par un écrit (courrier, mail etc.).

Si le responsable décide de mettre fin au télétravail, celui-ci devra motiver sa décision.

Le salarié qui rencontrerait des difficultés dans la mise en œuvre du télétravail doit se manifester auprès de son manager et du service RH. La médecine du travail pourra aussi être sollicitée pour une éventuelle adaptation de la situation en alternance télétravail/ présence sur site.

Quand il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouve un poste sur site.

6.2 Réversibilité permanente

6.2.1 Modification du télétravail à la demande du salarié

Le salarié peut demander à son employeur de revenir sur site à temps complet et ainsi de mettre fin à l’alternance télétravail / présence sur site.

La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions est subordonnée à l’accord de l’employeur, sous réserve que le salarié remplisse toujours les conditions d’éligibilité de l’article 2.

Sauf accord des parties, le salarié respectera un préavis de 30 jours.

La décision de mettre fin à la situation de télétravail sera notifiée par écrit et motivée.

6.2.2 Modification du télétravail à l’initiative de l’employeur

L’employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement sur site notamment pour les raisons suivantes :

• en cas de non-respect des règles et procédures de la CRPCEN, des règles de sécurité ou de non-respect des règles de confidentialité et de protection des données ;

• dans l’hypothèse où le salarié ne remplit plus les conditions d’éligibilité définies à l’article 3 ;

• en cas de changement d’emploi du salarié.

Sauf accord des parties, l’employeur respectera un préavis de 30 jours.

Ce délai de prévenance vise à permettre au salarié comme à l’employeur d’accompagner le retour à une activité professionnelle exercée exclusivement dans les locaux de la CRPCEN.

La décision de mettre fin à la situation de télétravail sera notifiée par écrit et motivée.

Article 7- Modalités de régulation de la charge de travail

7.1 Charge de travail

Le passage en télétravail s’effectue sans augmentation de la charge de travail du collaborateur et ne doit pas entrainer une variation du temps de travail effectif de l’agent.

Le recours aux heures supplémentaires ne pourra être qu’exceptionnel et sur la demande expresse de la direction, à laquelle il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

Pour les télétravailleurs, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement commence par une séquence consacrée au suivi de l’organisation du travail. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées.

Une enquête auprès des salariés télétravailleurs visera à mesurer la satisfaction liée à l’organisation du télétravail et donnera lieu, le cas échéant, à un plan d’actions.

Par ailleurs, la CRPCEN réaffirme l’importance du bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, ainsi que du respect des dispositions relatives au droit à la déconnexion figurant dans l’accord sur la qualité de vie au travail.

7.2 Modalités de contrôle du temps de travail

Les salariés exercent leur activité en télétravail dans la limite de l’horaire journalier de travail effectif fixé dans l’accord collectif sur l’horaire individualisé à la CRPCEN datant du 1^er décembre 2004 et ses différents avenants, dans le respect des plages horaires applicables, soit entre 7 h 45 le matin et 18 h 15 le soir.

Les salariés badgent à distance les jours de télétravail. Pour les cadres relevant d’un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.

Article 8- Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Il est rappelé que pour les salariés en télétravail le droit à la déconnexion s’applique conformément à l’ensemble des dispositions prévues par l’article 10 de l’accord relatif à la qualité de vie au travail, à l’exception des situations exceptionnelles prévues par ce même article.

Concernant les plages horaires permettant de joindre le télétravailleur, les salariés soumis à l’horaire variable, peuvent être joints sur l’ensemble de leur plage de travail, l’organisation du télétravail s’exerçant dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté.

S’agissant des cadres au forfait, ces derniers ne peuvent être contactés entre 20 heures et 7 heures.

Article 9- Organisation du management à distance et en présentiel

Avec la mise en place du télétravail au sein de la majorité des services de la CRPCEN, chaque responsable encadre une équipe composée de salariés travaillant à distance et d’autres en présentiel. Dans ce contexte, le manager assure la coordination de l’activité de l’ensemble des collaborateurs et garantit le maintien de la cohésion de son équipe.

9.1 Animation de l’équipe 

Le manager est garant de la bonne exécution des missions de son équipe.

À ce titre, il établit chaque mois, un planning des deux prochains mois de présence sur site et de journées de télétravail pour l’ensemble des salariés de son équipe.

Les dates de formations en présentiel (collectives ou individuelles) devront faire l’objet d’une information anticipée du responsable et du salarié. Sauf cas exceptionnels, (reprogrammation en urgence), ils devront être informés dans un délai minimum de 30 jours avant la tenue de la formation. Dans l’hypothèse où la formation se déroule sur des jours de télétravail planifiés, les journées de télétravail sont annulées. Le responsable et son collaborateur s’entendent pour les reporter dans le mois qui suit.

Chaque responsable doit veiller à favoriser l’autonomie des collaborateurs et les motiver pour qu’ils contribuent à la performance de l’entreprise.

La tenue des réunions à distance est facilitée par la mise en place de l’application RingCentral dont s’est dotée la CRPCEN pour l’ensemble des salariés.

Les managers doivent organiser les réunions y compris le management visuel avec leurs équipes. L’application RingCentral permet la tenue de Visio ou audio conférences, ainsi que d’une messagerie en ligne, qui favorisent la fluidité de l’information du quotidien.

Des temps collectifs réunissant l’ensemble de l’équipe (réunions, formations,…) pourront être organisés. Les temps de réunions d’équipe et notamment sur site seront planifiés, dans la mesure du possible, deux mois à l’avance. En tout état de cause, pour les réunions comme pour les formations sur site, le manager informera son équipe dans un délai de prévenance minimum de 30 jours afin que les salariés puissent organiser leurs journées de télétravail.

Dans l’hypothèse de la tenue de réunion le manager s’assurera à l’avance de la disponibilité des locaux. (espaces collectifs et postes individuels).

9.2- Suivi individuel 

Les managers seront formés et accompagnés afin de développer leurs compétences en matière de management des mutations du travail, d’organisation et d’animation d’équipe à distance.

Les conditions d’activité du télétravail régulier et l’organisation du travail doivent être abordées lors du passage en télétravail et au moins une fois par an entre le responsable concerné et le télétravailleur dans le cadre des entretiens périodiques.

Par ailleurs, à tout moment, un entretien spécifique pourra être demandé par le télétravailleur ou le responsable concerné.

Les parties conviennent d’organiser le télétravail de telle sorte que le télétravailleur soit présent 3 jours par semaine (sauf dans les situations prévues par l’article 5.3), dans les locaux de la CRPCEN permettant ainsi les échanges réguliers avec les collègues et le manager et la participation au collectif de travail, aux réunions de travail, aux formations et aux moments de convivialité.

Les managers seront appelés à être vigilants sur le maintien de temps d’échanges avec chaque salarié. (organisation régulière de points téléphoniques, tenue de réunions bilatérales régulières à la CRPCEN à un rythme défini …)

Article 10- Équipements informatiques fournis par la CRPCEN dans le cadre du télétravail

Sous réserve des dispositions de l’article 3.3.2 relatif aux conditions de mise en œuvre technique déjà en place au lieu de télétravail du télétravailleur, l’employeur fournit, accompagne l’installation et effectue l’entretien des équipements nécessaires au télétravail.

La CRPCEN fournit un PC portable. Il est recommandé au salarié, dans le cadre des dispositions relatives au plan de continuité d’activité, d’emporter avec lui son PC portable à chaque fin de journée de travail sur site.

Sur site, le salarié dispose de deux écrans : un écran fixe et l’écran du PC portable. S’il en fait la demande, le salarié a la possibilité d’avoir un écran en plus de celui du PC portable sur son lieu de télétravail.

Si cela est justifié par les spécificités des activités de certains agents, un écran supplémentaire pourra être livré sur site et/ou sur le lieu du télétravail.

Ce matériel restant la propriété de la CRPCEN, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail. Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension de contrat. Il est rappelé que le matériel informatique ne doit pas être utilisé à des fins personnelles.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son management.

Le télétravailleur est tenu de laisser l’accès de son lieu de télétravail aux intervenants techniques pouvant avoir à vérifier ou à entretenir le matériel ou l’équipement du travail confié. Ces interventions sur les équipements de télétravail ne pourront s’effectuer au lieu de télétravail du salarié qu’après son accord. L’employeur préviendra le télétravailleur concerné par courrier électronique ou par téléphone trois jours avant l’intervention. Dans le cas où le salarié refuserait l’accès à son domicile, son télétravail sera suspendu.

Article 11- Consignes particulières concernant les outils informatiques

L'employeur s’engage à informer le salarié de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique notamment à travers la charte utilisateur des outils informatiques.

Pour des raisons de sécurité informatique, le télétravailleur utilise les équipements et outils informatiques ainsi que les services de communication électronique en respectant les consignes contenues dans la charte utilisateur des outils numériques (avenant au règlement intérieur de la CRPCEN).

En sa qualité de télétravailleur, il garantit que son mot de passe (composé de 8 caractères non triviaux et comportant au moins 1 caractère spécial, 1 et au moins deux des trois éléments suivants : une majuscule, minuscule, chiffre) qui lui donne accès aux informations et à l’infrastructure de la CRPCEN restera strictement personnel et ne peut en aucun cas être communiqué à des tiers. Il ne pourra être utilisé que dans le cadre des activités qui lui sont confiées.

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Le contenu de consignes fera l'objet d'une information régulière au télétravailleur. Il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes qui ont été communiquées et de les respecter scrupuleusement. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel et des outils fournis.

En raison du préjudice que pourrait causer pour l'employeur la violation des consignes liées à l'usage des équipements et outils informatiques, le télétravailleur qui ne les respecte pas est susceptible, après mise en demeure, d'être sanctionné disciplinairement.

Article 12- Remboursement des frais professionnels liés au télétravail

L’employeur verse une indemnité forfaitaire pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire s’élève à 52 euros net par mois pour un temps plein en situation de télétravail à 100%. Elle est proratisée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés par mois.

La CRPCEN s’engage ainsi à prendre en charge 50% des frais exposés par le salarié pour l’achat de mobilier de bureaux (bureau ergonomique, chaise ergonomique, étagère, meuble de rangement, lampe de bureau). Cette indemnité, plafonnée à 200 euros sera versée sous réserve de la présentation d’un ou des justificatifs d’achat et de la prescription applicable fixée à 2 ans.

Article 13- Santé et sécurité au travail

Le télétravailleur doit être informé des règles de santé et de sécurité applicables.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le travail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du code de sécurité sociale. Un accident intervenu en dehors des horaires de travail (mentionnés dans l’outil de badgeage ou au-delà de 20 heures et avant 7 heures pour les cadres forfait) ne constitue pas un accident de travail. À charge pour le salarié d’en apporter la preuve contraire.

À cet effet, le télétravailleur informe le service des Ressources Humaines et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

Article 14- Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Article 15- Révision

L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues par le code du travail.

Article 16- Dépôt de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord fait l’objet d’un dépôt auprès de la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi), auprès du greffe du conseil de prud’hommes. Le présent accord est soumis à l’agrément préalable de la Direction de la Sécurité Sociale, conformément aux dispositions de l’article L.123-1 du code de la Sécurité Sociale.

Son entrée en vigueur est prévue au 1^er janvier 2022.

Fait en six exemplaires originaux,

A Paris, le 3 décembre 2021

Pour la CRPCEN, Pour la CGT,

Le directeur, La déléguée syndicale,

Pour la CFDT, Pour le CFE/CGC,

Le délégué syndical, Le délégué syndical,

ANNEXE 1- ATTESTATION SUR L’HONNEUR

DE CONFORMITE DES INSTALLATIONS ELECTRIQUES DU LIEU DU TELETRAVAIL

Je soussigné(e) [PRENOM/NOM],

résidant à l’adresse [à compléter]

souhaitant exercer en partie mon activité professionnelle en télétravail à l’adresse [à compléter]

atteste sur l’honneur avoir vérifié les quatre points ci-dessous concernant l’installation électrique de mon lieu d’exercice du télétravail afin de me permettre d’exercer mon activité professionnelle dans des conditions de sécurité optimales et prévues par les dispositions législatives et règlementaires en vigueur :

• présence d’un appareil de protection / de coupure générale de l’installation électrique (disjoncteur) facilement accessible à l’intérieur du logement ;

• présence d’une prise de terre sur la prise utilisée pour le branchement du matériel informatique professionnel ;

• absence de matériels électriques vétustes, inadaptés à l'usage ou présentant des risques de contact direct avec des éléments sous tension (fils dénudés, prise de courant cassée, etc.) ;

• protection mécanique des fils électriques par des conduits, des moulures ou des plinthes en matière isolante (l’utilisation d’une multiprise et d’une rallonge pour brancher le matériel utilisé pour le télétravail est autorisée sous réserve qu’elles soient dotées de prises de terre).

Fait à [à compléter], le [date à compléter]

[NOM/PRENOM]

Signature

ANNEXE 2 - EXEMPLE DE FORMULAIRE DE DEMANDE DE PASSAGE EN TÉLÉTRAVAIL
FORMULAIRE DE DEMANDE DE PASSAGE EN TELETRAVAIL
EMPLOYE(E) : Nom : Prénom : Matricule: Numéro de téléphone: Poste occupé :

RECEPTION DE LA REPONSE PAR LE SALARIE : Nom ; Prénom :………………………….. N° de matricule : …………………… Date: ......./……./……… Signature:

ANNEXE 3: LISTE DES ACTIVITES NON TELETRAVAILLABLES

Traitement de documents papiers :

• Ouverture du courrier ;

• Traitement des chèques ;

• Traitement à partir de dossiers anciens non numérisés ;

• Signature des baux ;

• Activités logistiques et sécurité des locaux ;

• Suivi des chantiers ;

• Restaurant ;

• Archivage.