ACCORD RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE L’UES MUTUELLE BLEUE

Entre les soussignés :

• MUTUELLE BLEUE, mutuelle soumise aux dispositions du Livre II du Code de la mutualité immatriculée au répertoire Siren sous le numéro 775 671 993, dont le siège social est situé 68, rue du Rocher 75008 Paris cedex 08 (75396), représentée par X ;

• le G.I.E. Groupe les Hauts Mézereaux, immatriculé au RCS sous le numéro 389 734 914, dont le siège social est situé 14, rue René Cassin à Melun (77014), représenté par X ;

Ci-après dénommés « U.E.S Mutuelle Bleue »

d’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives au sens de l’article L. 2231-1 du Code du travail, ainsi représentées :

• Madame Y, agissant en qualité de déléguée syndicale de l’U.E.S désignée respectivement par l’organisation syndicale CFE-CGC

• Madame Z, agissant en qualité de déléguée syndicale de l’U.E.S désignée respectivement par l’organisation syndicale CGT

Ci-après dénommées « les Organisations syndicales »,

d’autre part,

Ci-après dénommées ensemble « les Parties »,

Préambule

Les Parties conviennent, pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de l’UES Mutuelle Bleue, de recourir au vote électronique conformément aux dispositions légales.

Le recours au vote électronique s’inscrit dans la démarche de dématérialisation poursuivie par l’UES Mutuelle Bleue.

Ce procédé permet :

• de moderniser et de simplifier le processus de vote puisque le scrutin électronique ne nécessite aucun déplacement et permet de voter à tout moment de n’importe quel endroit,

• de favoriser la participation et l’intérêt des électeurs en raison de sa facilité d’usage,

• d’éviter la complexité du vote par correspondance : limiter les erreurs de distribution des bulletins de votes (gestion de multitude de bulletins, d’enveloppes pouvant entraîner des dysfonctionnements), pallier les aléas postaux…,

• de renforcer la sécurité, la confidentialité et la sincérité du scrutin, notamment par l’encadrement strict de ce vote conformément aux exigences de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe et du vote par correspondance.

Article 1 – Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet de fixer les modalités afférentes au recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de l’UES Mutuelle Bleue.

Le recours au vote électronique doit respecter les principes fondamentaux régissant les opérations électorales.

Article 2 – Modalités de mise en place du vote électronique

2-1. Recours à un prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire de service externe sur la base des dispositions du présent accord et dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions énoncées par les articles R. 2314-6 à 2314-18.

2-2. Principes généraux – Caractéristiques du système de vote électronique

Conformément aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail, le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement nommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

L’ensemble de ces prescriptions forme le cahier des charges que le prestataire retenu s’engagera à respecter. Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés de l’UES Mutuelle Bleue.

Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système électronique proposé par le prestataire sera préalablement soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier que le dispositif est de nature à assurer le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail et garantir notamment l’intégrité des données, la sincérité et l’unicité du vote, sa confidentialité et la sécurité des opérations. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges et un exemplaire sera remis à chaque organisation syndicale ayant présenté des listes de candidats.

2-3. Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord d’entreprise autorisant le recours au vote électronique, ainsi que le nom du prestataire retenu.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3 – Modalités d’organisation du vote électronique

3-1. Etablissement des fichiers

Pour les seules nécessitées des opérations électorales, et plus particulièrement l’établissement des fichiers, l’UES Mutuelle Bleue sera amenée à enregistrer et à traiter des données personnelles des salariés.

Les données pouvant être enregistrées seront les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse postale et adresse mail ;

• Pour le fichier des électeurs : nom, prénom, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• Pour les listes d’émargements : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes de candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant, date de naissance et date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour la liste de résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tels que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces données sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, collaborateurs du service du personnel ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargements : membres des bureaux de vote, collaborateurs du service du personnel ;

• Pour les listes de candidats : électeurs, syndicats, collaborateurs du service du personnel ;

• Pour les listes de résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou collaborateurs du service du personnel.

Les professions de foi devront également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes de candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

3-2. Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Chaque électeur recevra un courriel, à défaut un courrier, contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

• le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique.

• les membres du bureau de vote vérifient que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter, en toute confidentialité, à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet (ordinateur, tablette, smartphone...), de leur lieu de travail, de leur domicile ou encore de leur lieu de villégiature.

L’électeur se connecte, préalablement à l’ouverture des scrutins, grâce à son identifiant et au mot de passe reçus par courriel ou courrier, afin de se créer un mot de passe dont il aura seul connaissance et qui lui permettra de se connecter et de voter lors des élections.

L’identifiant et le mot de passe de chacun des électeurs seront valables pour les 2 tours.

La saisie de ces critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargements dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entraînant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

3-3. Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-26 à L. 2314-28 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur devront être séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit permettra de garantir le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Pendant le déroulement du scrutin, les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au sein du protocole d’accord préélectoral pourront consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le nombre de votants et la liste d’émargements. Aucun résultat partiel ne sera accessible.

3-4. Information / Formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation du vote électronique par les salariés. Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera notamment portée à la connaissance des électeurs dans un délai suffisant avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.

3-5. Assistance

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le prestataire fournira, par ailleurs, une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

3-6. Dispositif de secours

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera mis en place par le prestataire.

3-7. Dépouillement et résultats

A l’heure de fin du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral, le vote ne sera plus accessible aux électeurs. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargements et l’état du système seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne devront être introduites dans le système par les membres du bureau de vote pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral. Les résultats devront à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges attribués par liste.

Le prestataire procèdera au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur. A partir des résultats du premier tour, il conviendra de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour devra être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issue du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

Article 4 – Dispositions generales

4-1. Information des salariés

Le présent accord sera diffusé au Comité d’Entreprise

En outre, un avis indiquant qu’un exemplaire du présent accord est tenu à la disposition du personnel sera affiché sur les différents lieux de travail.

4-2. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il s’appliquera à compter de sa date de dépôt.

4-3. Suivi de l’accord

Les parties se réuniront afin de procéder à l’éventuelle adaptation du présent accord en cas d’évolutions législatives, réglementaires ou conventionnelles ayant des incidences sur son application et/ou dès lors qu’elles estimeront que cela est nécessaire.

4-4. Révision / Dénonciation de l’accord

Les parties ont la faculté de réviser le présent accord selon les dispositions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Le présent accord pourra également être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois et d’en informer par lettre recommandée avec accusé de réception chaque signataire de l’accord.

4-5. Dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé en un exemplaire au Conseil de prud’hommes de Paris et fera l’objet du dépôt sur le site Internet https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr conformément aux dispositions du décret n° 2018-362 du 15 mai 2018.

Le présent accord sera rendu public et versé dans une base nationale de données conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Paris, le 3 septembre 2018

En 7 exemplaires.

Pour Mutuelle Bleue, Pour le syndicat CFE-CGC,

Pour le GIE, Pour le syndicat CGT,