Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF SUR LE TELETRAVAIL" chez MFP SERVICES - MUTUALITE FONCTION PUBLIQUE SERVICES (Siège)

Accord collectif sur le télétravail

Entre les soussignés,

MFP Services, SIREN : 77568215601711 dont le siège social est situé 59-61 bis rue Pernety 75014 Paris  ,

d'une part,

Et

Les membres titulaires du Comité social et économique non mandatés par une organisation syndicale représentative,

d'autre part,

Il a été conclu l'accord collectif suivant :

Préambule

Depuis sa création, MFP Services s’est engagée en faveur du télétravail, au bénéfice de ses collaborateurs, et a progressivement structuré des usages et ouvert ce mode d’organisation du travail aux salariés éligibles et volontaires, tels que définis ci-après.

Le télétravail repose ainsi sur des valeurs, convictions et ambitions, partagées entre la Direction, les représentants du personnel et l’ensemble des collaborateurs :

• Le télétravail contribue à une qualité de vie au travail et à une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée.

• Le télétravail participe d'une démarche de développement durable : limitation des déplacements, des risques d'accident de trajet, réduction des gaz à effets de serre.

• Le télétravail répond aux aspirations des salariés et participe à l’attractivité et à la fidélisation des équipes au sein de l’entreprise.

Ainsi, le télétravail repose sur un état d’esprit propre à son identité : à savoir, la confiance et la responsabilisation de l’ensemble de la collectivité de travail.

C’est ce qui a abouti à la rédaction de ce présent accord.

Celle-ci vise aujourd’hui à :

• Donner un cadre formel à l’exercice du télétravail : des règles claires, transparentes et partagées ;

• Harmoniser les pratiques en matière de télétravail,

• Clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de télétravail

• Renforcer l’engagement et l’affichage de l’entreprise en matière de télétravail.

Cette formalisation du télétravail au travers du présent accord collectif au sein de l’entreprise s’inscrit dans la droite ligne des récentes évolutions du cadre législatif et réglementaire en la matière.

Les parties se sont donc rencontrées lors des réunions des 21 septembre, 19 octobre et 16 novembre 2020 afin d’échanger sur le contenu de cet accord qu’elles ont conclu le 16 novembre 2020.

Les parties signataires soulignent qu’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique.

Nous tenons à rappeler que ces règles s’adressent à tous les salariés hors cas spécifique lié par un avenant au contrat de travail dont les dispositions sont plus favorables au salarié, en vigueur pour des motifs personnels.

Article 1 - Champ d'application

1. Volontariat

L’accès au télétravail relève de la seule initiative du salarié : il est fondé sur le volontariat et subordonné à l’accord exprès et préalable du responsable hiérarchique (manager) au regard du respect des besoins de services.

2. Eligibilité

Le télétravail est ouvert à tout salarié de l’entreprise, quel que soit son poste ou son emploi, son type de contrat et la durée du contrat dès lors qu’il justifie d’une ancienneté de 3 mois au sein de l’entreprise et sous réserve de se soumettre aux modalités définies au point 4.

Le télétravail peut également être accordé aux collaborateurs pour donner suite à une recommandation de la médecine du travail.

Outre les demandes formulées à l’appui de préconisations de la médecine du travail, les critères d’éligibilité du salarié en situation de handicap seront étudiés en concertation avec le responsable hiérarchique (manager). Par ailleurs, il est prévu de mettre en place des aménagements et du matériel adapté, en application des préconisations du médecin du travail. Une priorité est accordée aux travailleurs handicapés, lors du passage en télétravail, en cas de circonstances exceptionnelles.

3. Conditions Matérielles

Le salarié devra s'assurer de disposer à son domicile d'un espace permettant de travailler dans de bonnes conditions. Il s’assurera que son installation électrique comporte une prise de terre et un disjoncteur aux normes.

Enfin, il devra disposer d’une ligne internet haut débit à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail.

Article 2 - Formes de télétravail concernées

Le télétravail visé par le présent accord désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.

Article 3 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

La situation de télétravail est résiliable individuellement si l’une des parties constatent une raison objective de la suspendre.

De même des circonstances exceptionnelles auxquelles le collaborateur doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour la durée nécessaire sans que soit remis en cause sa qualité de télétravailleur.

Dans les deux cas, le retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail devra faire l’objet au préalable d’un entretien entre le salarié et son responsable hiérarchique (manager).

Article 4 – Modalités d’organisation du télétravail

4.1 Lieux de travail

L’exercice du télétravail est réalisé au domicile du salarié, soit son lieu de résidence principale mentionné à son contrat de travail. Si le salarié souhaite exercer le télétravail au sein de sa résidence secondaire, il devra en faire la déclaration à son responsable hiérarchique (manager)en notifiant l’adresse.

A titre exceptionnel, motivé et avec l’accord express du responsable hiérarchique (manager), le collaborateur qui souhaite exercer le télétravail dans un autre lieu que son domicile devra en avertir préalablement son responsable hiérarchique (manager) et fournir l’adresse de ce nouveau lieu. Dans ce cas, le collaborateur s’engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l’exercice du télétravail tel que prévu par le présent accord.

4.2 Rythme du télétravail

Le nombre de jours maximum de télétravail par semaine est fixé à deux, de sorte à éviter le risque d’une « distanciation » avec l’entreprise et l’ensemble de la collectivité de travail ; sauf cas particulier défini par un avenant au contrat et dont les dispositions sont plus favorables au salarié que le présent accord.

Les périodes et circonstances liées aux impératifs opérationnels tels que les opérations de prévention déterminées sur des périodes épidémiologiques, suspend de fait le bénéfice du télétravail déterminé par cet accord, pour la durée nécessaire à l’activité afférente, sans pour autant que cela remette en cause l’organisation du travail en mode télétravail sur les périodes le permettant.

Le temps de présence physique du collaborateur dans les locaux de l’entreprise incluant les déplacements professionnels devra donc être au minimum de 3 jours par semaine pour un temps plein, sans préjudice de jours de congés payés.

Les jours de télétravail sont pris par journée complète, sauf demande justifiée par des motifs exceptionnels, laissés à l’appréciation du responsable hiérarchique (manager), situation qui devra donner lieu à un accord express et préalable dudit responsable hiérarchique (manager) concerné par une telle demande.

Le nombre de jours maximum de télétravail par semaine n’est pas reportable d’une semaine à l’autre et n’oblige pas le salarié à se mettre en télétravail de manière hebdomadaire.

3. Planification

Le télétravail est organisé au sein de chaque équipe, sous la responsabilité du responsable hiérarchique (manager). Le salarié devra indiquer ces jours de télétravail sur l’outil de gestion du temps mis à sa disposition. Ce dernier est vigilant et garant des temps de présence collectif nécessaires au bon fonctionnement du service et de l’entreprise. Il tranchera également en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des collaborateurs concernés.

Le télétravail est organisé sur la base de jours « volants » dans la semaine établis dans le cadre d’un planning hebdomadaire avec le manager.

4. Report

Pour des raisons liées à l’organisation de l’activité de l’entreprise, le manager peut être amené à demander au télétravailleur de venir travailler à l’entreprise lors d’une journée prévue en télétravail. Cette demande devra respecter un délai de prévenance de 48h. Cette journée n’est pas récupérable ou reportable d’une semaine à l’autre.

5. Horaires et joignabilité

Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail à l’entreprise.

Ainsi, les salariés en télétravail se doivent de respecter les horaires collectifs en vigueur, sans dépassement.

Les salariés en forfait jour peuvent librement organiser leur temps de travail selon une amplitude comprise entre 8h et 19h.

Les salariés en forfait jour s'engagent à répondre aux appels téléphoniques et à participer aux vidéoconférences organisées par leur manager.

L’ensemble des salariés s'engage par ailleurs à consulter sa messagerie régulièrement pendant la journée en télétravail.

6. Suivi spécifique du télétravail

L'employeur doit avoir connaissance de la disponibilité du travailleur ou non, le salarié étant responsable dans son organisation, il se doit d’informer au préalable son manager dès lors qu’il se trouve en situation de télétravail à domicile et souhaite s’absenter pour raison personnelle pendant les horaires de travail.

Article 5 – Réalisation du télétravail

5.1 Moyens et équipements

L’entreprise met à disposition de ses collaborateurs l’ensemble des matériels nécessaires à l’exercice du télétravail. Cette mise à disposition fait l’objet d’un document signé par le salarié, qui sera le support à la restitution du matériel.

Dans le cadre du télétravail, l’entreprise prend directement à sa charge les seuls frais de mise à disposition, d’entretien, de réparation et de remplacement du matériel mis à disposition.

5.2 Usage et entretien des outils/matériels mis à disposition

Le collaborateur en télétravail utilisera pour son travail le matériel informatique et de téléphonie lui ayant été confié par l’entreprise à cet effet et s’engage à en prendre soin, à en faire un usage conforme à sa destination dans des conditions d’emploi normales, et conformément aux principes de la Charte Informatique.

Le collaborateur en télétravail devra informer son responsable hiérarchique (manager) sans délai des dysfonctionnements, des pannes et des vols qui concerneraient le matériel confié par l’entreprise.

5.3 Prise en charge des frais

Aucun frais n’est pris en charge ((car les collaborateurs disposent d’un abonnement en 4G) hors cas spécifique nécessaire à l’exécution du travail soumis à l’accord du responsable hiérarchique (manager) au préalable.

4. Assistance technique

Le collaborateur pourra bénéficier, à sa demande, d’un appui technique pour l’installation des outils sur le poste de travail à domicile ainsi que pour l’utilisation des systèmes, des solutions informatiques et de téléphonie mis à disposition.

5. Conditions d’exercice

Le collaborateur n’a pas d’activités personnelles et/ou familiales durant les créneaux définis par l’article 4.5. Il se consacre exclusivement à son activité professionnelle. Il est rappelé à ce titre que le télétravail est exclusif de la garde d’enfant.

6. Sécurité informatique et protection des données personnelles

Le collaborateur sera tenu au respect des différentes dispositions en vigueur au sein de l’entreprise telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité. Il s’engage à prendre les dispositions nécessaires à la protection des données et documents à disposition, à ne pas laisser accéder des tiers, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son manager de toute anomalie constatée.

L’entreprise prend, dans le respect des prescriptions de la Commission Nationale Informatique et Libertés les mesures qui s'imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le collaborateur en période de télétravail à des fins professionnelles.

Il incombe au collaborateur en période de télétravail de se conformer aux dispositions légales et aux règles propres à l'entreprise relatives à la protection des données et à leur confidentialité.

7. Assurances

L’entreprise prend en charge les dommages subis par les biens de toute nature mis à disposition du télétravailleur dans le cadre de son activité professionnelle. L’entreprise dispose pour cela d’une assurance multirisque informatique liée à l'utilisation d'un matériel professionnel au domicile d’un salarié.

Si les dommages résultent d’une faute personnelle détachable du service, la responsabilité de l’entreprise n’est pas engagée.

Par ailleurs, le télétravailleur à domicile s’engage à signaler sa situation à son assureur. Il sera demandé aux télétravailleurs à domicile la remise préalable au début de la période de télétravail et chaque année d’une attestation « multirisque habitation » du lieu de l’exercice du télétravail (cf.4.1).

A défaut de justifier d’un tel document, le télétravail pourra faire l’objet d’un refus et le collaborateur sera tenu de poursuivre ses fonctions dans les locaux de l’entreprise.

8. Accidents liés au travail

L’entreprise prend en charge les accidents du travail survenus au domicile ou en résidence secondaire du télétravailleur ou tout autre lieu ayant fait l’objet d’une déclaration et d’un accord de l’employeur, dans les mêmes conditions réglementaires que celles qui s’appliquent aux salariés présents sur site professionnel.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Il incombera au salarié d’alerter en ce sens son manager et/ou la Direction dans les délais réglementaires, cette déclaration devant préciser les circonstances de l’accident, le lieu, l’heure, et l’existence éventuelle d’un témoin avec son identité.

L’entreprise procédera à la déclaration de l’accident de travail prescrite dans ce cadre conformément aux dispositions réglementaires, sans préjudice de son droit d’émettre toutes réserves à l’attention de la CPAM telle que la loi l’y autorise.

Article 6 – Suivi du télétravail

Le responsable hiérarchique (manager) est tenu de répartir la charge de travail de manière équivalente au sein de son équipe, que les collaborateurs soient télétravailleurs ou non.

Afin de s’assurer du bon exercice du télétravail, plusieurs espaces d’échange sont proposés entre responsable hiérarchique (manager) et collaborateur :

• Un point hebdomadaire entre le responsable hiérarchique (manager) et le nouveau télétravailleur dans le premier mois d’exercice du télétravail,

• Un point à l’issue de la période probatoire de trois mois,

• Un point spécifique sur le télétravail dans le cadre de l’entretien annuel, dans sa partie portant notamment sur les conditions d'activité du salarié, et sa charge de travail et sa compatibilité avec le télétravail.

Enfin, tout collaborateur en télétravail peut solliciter un entretien auprès de son manager ou service RH en cas de difficultés rencontrées dans le cadre de l’exercice du télétravail.

Article 7 – Le télétravail en situation exceptionnelle

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

C.trav., art. L. 1222-11

Dans ces conditions :

• Le télétravail peut être imposé sans accord du collaborateur.

• Les jours de télétravail peuvent également être imposés sans accord du collaborateur.

• Le télétravail et les congés payés ne sont pas compatibles (cf. droit à la déconnexion)

Dès lors que l’employeur juge que les conditions de reprises de l’activité sont conformes aux consignes sanitaires sur le lieu de travail, il pourra refuser une demande de télétravail dans le respect des dispositions du présent accord.

1. Les frais professionnels engendrés durant cette période

Si le collaborateur en télétravail avance des frais professionnels avec accord préalable de l’employeur, il sera remboursé par l’employeur sur présentation de la facture.

2. Les frais de transport

Tout employeur a l’obligation de prendre en charge 50% du coût total des titres de transport et ce même en période exceptionnelle sous réserve de justificatif.

3. Les frais de repas

Les frais de repas restent un droit acquis qui est conservé. Ainsi, si le collaborateur bénéficie de ticket restaurant, il préserve ce droit quel que soit le lieu où il exerce son activité professionnelle.

Sauf, si le collaborateur exprime librement le choix auprès de son employeur de ne pas bénéficier de cet avantage.

4. Le lieu d’exercice

Dans des situations particulières (ex : covid-19), il est parfois nécessaire de se rendre auprès de proches nécessitant une assistance. De ce fait, le lieu de travail peut être différent du lieu habituel.

Le collaborateur devra se rapprocher de son manager afin d’obtenir son accord et fournir l’adresse de ce nouveau lieu de résidence.

Article 8 - Droit à la déconnexion et à la vie privée

Les parties signataires rappellent que les salariés bénéficient d'un droit individuel à la déconnexion.

L’entreprise réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à disposition et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et familiale, et la vie professionnelle de ses collaborateurs.

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du collaborateur de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail.

Les outils numériques visés sont :

• Les outils numériques physiques : ordinateurs, téléphones portables, etc.

• Les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messageries électroniques, logiciels, connexion Wifi, internet, etc.

Pour les travaux nécessitant une connexion au serveur de l’entreprise pour accéder au réseau et aux courriels, il n’existe pas d’obligation de connexion hors de temps de travail.

Néanmoins, en cas de circonstances particulières, nées de la force majeure, de l’urgence et de l’importance des sujets traités, des exceptions à ce principe pourront être évidemment mises en œuvre.

Pour les autres fonctionnalités (sms, appels téléphoniques), l’entreprise ou le collaborateur pourront également être amenés à y recourir hors temps de travail, en cas de situation particulière et exceptionnelle telle que l’urgence ou cas de force majeure.

Aucune sanction ne pourra être prise par l’entreprise à l’encontre d’un collaborateur qui n’aurait pu être joint alors qu’il n’est pas en période de temps de travail (hors cas exceptionnels visés précédemment).

Il est rappelé que le traitement de sujets dans l’urgence ne doit pas devenir le mode de fonctionnement habituel d’un service ou de l’entreprise, y compris dans la collaboration entre collègues de travail.

En outre, chaque responsable hiérarchique (manager) devra être vigilant à ne pas solliciter un collaborateur s’étant expressément déclaré, de manière ponctuelle, indisponible.

Il est rappelé à chaque salarié de :

- S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message, joindre un collaborateur ou un client par téléphone,

- Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire,

- Pour les périodes de congés, ou d’absence, prévoir l’activation de la fonction « gestion des messages en cas d’absence », permettant de notifier son indisponibilité à tout correspondant et/ou désigner un collègue de travail qui prendra le relais.

L’entreprise invite les responsables hiérarchiques (managers) et leur équipe à limiter l’usage de la messagerie électronique entre 19h30 et 7h30 ainsi que le week-end.

La bonne pratique implique qu’il convient d’éviter, sauf urgence ou cas de force majeure, l’envoi des mails durant ces périodes.

En tout état de cause, tout mail envoyé durant ces plages horaires n’appellera pas de réponse immédiate.

Article 9 - Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur dès le lendemain du dépôt auprès des autorités compétentes.

Il pourra être revu ou dénoncé selon les conditions prévues aux articles 10 et 11.

Article 10 – Révision de l’accord

Toute révision du présent accord devra faire l’objet d’un accord entre les parties signataires et donnera lieu à la rédaction d’un avenant.

La partie qui souhaite modifier le présent accord remet à l’autre partie un projet écrit.

Les signataires seront alors réunis dans le mois qui suit le dépôt de ce projet. A défaut d’accord sur la modification demandée dans les six mois qui suivent la première réunion, les dispositions litigieuses sont conservées.

Article 11– Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

Dans ce cas, la direction et les partenaires sociaux se réuniront pour discuter les possibilités d’un nouvel accord.

Article 12 – Dépôt légal

Conformément aux articles L.2231-6, D.2231-2, D.2231-4 et D.2231-5 du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt par l’employeur sur la plateforme dédiée du Ministère du travail « https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures », en deux exemplaires incluant une version intégrale signée des parties au format PDF et une version anonymisée au format « docx ».

Le dépôt de l’accord sur cette plateforme vaut dépôt auprès de la DIRECCTE.

Un exemplaire sera par ailleurs déposé au greffe du Conseil de Prud'hommes et à la CPPNI de la branche Mutualité en tant qu’observateur du secteur et rédacteur du rapport annuel d’activité des entreprises relevant de la CCN Mutualité.

Paris, le 16 novembre 2020

Pour la société MFP Services

Pour les membres CSE non mandatés :