Accord d'entreprise "Accord sur le télétravail à l'IAU île-de-France" chez IAURIF - INSTITUT AMENAG URBANISME ILE DE FRANCE (Siège)

Accord sur le télétravail à l’IAU île-de-France

Entre les soussignés :

L’IAU île-de-France, Fondation reconnue d’utilité publique sise au 15 rue Falguière à Paris (75015), représenté par le Directeur Général,

D'une part,

Et

Les organisations syndicales CFDT et CGT représentées par la déléguée syndicale CFDT et le délégué syndical CGT,

D'autre part.

Préambule

Les nouvelles technologies de l’information offrent de nouvelles libertés et des possibilités accrues d’innovation. Le télétravail en fait partie.

Le télétravail peut améliorer les conditions de travail, la productivité, les conditions de vie et apporter un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Il contribue par ailleurs à la réduction des nuisances sonores, de la pollution de l’air et des émissions de gaz à effets de serre par la suppression de déplacements domicile-travail. C’est dans cet esprit que les parties signataires de cet accord ont convenu de le mettre en place à l’IAU île-de-France.

Le télétravail soulève en même temps des points de vigilance qui sont notamment la nécessaire préservation du lien social au sein de l’entreprise et la sauvegarde voire l’amélioration de l’organisation collective du travail. Ces défis doivent être autant de leviers pour construire des solutions encore plus avantageuses aussi bien sur le plan social que sur le plan économique.

Article 1 : Cadre du télétravail à l’IAU île-de-France

Le télétravail est défini à l'article L. 1222-9 du code du travail, modifié par l’ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017, comme étant : « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Les parties conviennent que cet accord doit proposer un dispositif de télétravail flexible, qui s'adapte aux différentes situations de travail qui coexistent dans l'entreprise. Il est basé sur un nombre maximal de jours par an qu'il est possible de télétravailler, que ce soit de manière fixe ou flexible, tout en respectant un rythme qui garantisse le fonctionnement optimal de l’entreprise et la préservation des liens sociaux du collectif de travail.

Des situations individuelles et particulières peuvent faire l’objet d’autres dispositifs que ceux concernés par cet accord, et sont, dans ce cas, traitées par avenant au contrat de travail.

Il n’est pas possible de télétravailler lors d’autorisations d’absence (arrêt de travail, absence pour la garde d’un enfant malade, congés payés…). 

Article 2 : Population éligible

Sont éligibles au télétravail, les salariés :

• employés en contrat à durée indéterminée et déterminée avec au moins 6 mois d’ancienneté. Ne peuvent pas être éligibles les salariés employés en CDD de moins de 6 mois, en contrat de professionnalisation ou d'apprentissage, ainsi que les stagiaires, leur présence dans la communauté de travail étant un élément indispensable à leur apprentissage ;

• disposant d’une autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché ;

• occupant des activités pouvant être exercées à distance sur une journée entière et dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et avec la configuration de l’équipe ;

• travaillant à temps plein ou à temps partiel (avec un temps de travail d’au moins 80%) ;

• disposant d’un équipement de travail adapté (cf. article 9)

Ne peuvent être éligibles au télétravail les activités qui, par nature, requièrent d'être exercées physiquement dans les locaux de l'entreprise, notamment en raison :

• de la nécessité d'une présence physique du salarié ou d'une proximité obligatoire en fonction de la nature du travail ;

• de l'utilisation de logiciels, d'équipements matériels, et/ou techniques spécifiques : le télétravail n'est ouvert aux salariés que dans la limite des outils de travail à distance dont dispose l’IAU île-de-France et qu'il peut consacrer à cette forme d'organisation du travail.

• de l’accomplissement de travaux portant sur des documents qui ne peuvent être transportés, en raison par exemple de la confidentialité des données qui y sont mentionnées.

Article 3 : Volume, rythme et modalités de télétravail

Volume :

Le salarié disposera d'un volume de quarante-huit (48) jours possibles de télétravail par année civile. S’il conventionne en cours d’année, ce sera nécessairement au 1^er jour d’un mois calendaire. S’il conventionne en cours d’année le nombre de jours sera proratisé. Les journées de télétravail non mobilisées au 31 décembre ne donnent pas lieu à un report sur l'année suivante.

Les jours de télétravail ne peuvent être mobilisés que par journées entières. Ces journées peuvent inclure des rendez-vous ou des réunions à l’extérieur prévues sur l’agenda électronique.

Rythme :

Afin de maintenir le lien social avec l'entreprise et sa communauté de travail, le télétravail est limité de sorte que le salarié soit présent dans l'entreprise au moins trois jours par semaine.

Le salarié à temps plein pourra donc télétravailler jusqu'à deux journées par semaine.

Le salarié à temps partiel pourra donc télétravailler une seule journée par semaine.

Au-delà de ce nombre de journées télétravaillées par semaine et pour des circonstances exceptionnelles liées à ses missions ou à un projet ponctuel, le salarié devra formuler une demande écrite qui devra être validée par son supérieur hiérarchique et transmise à la direction des ressources humaines.

Les mercredis ne peuvent pas être télétravaillés. Un manager pourra déterminer en complément une journée ou une date non télétravaillable à l’échelle de son département ou mission.

Une journée de télétravail n’est pas autorisée quand elle fait suite à une absence prolongée du salarié des locaux de l’IAU île-de-France de plus de deux semaines consécutives.

Modalités de mise en œuvre d’un jour de télétravail :

La demande d’un jour de télétravail est faite par le salarié sur l’intranet RH au plus tard 48 heures ouvrées à l’avance et doit être validée par son responsable hiérarchique au plus tard la veille du jour de télétravail.

Une demande d’annulation de demande de télétravail peut être faite par le salarié sur l’Intranet RH au plus tard 24 heures à l’avance. L’annulation n’est effective que si elle est validée par le supérieur hiérarchique.

Ce dernier a la faculté de refuser une demande pour des raisons d'organisation du travail ou de continuité de service. Il devra en effet veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant simultanément du télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement du service, ses interactions avec les autres services et avec l'organisation de l'équipe. Dans cette logique, il lui appartient d'apprécier le seuil maximum de salariés en télétravail le même jour.

Article 4 : Lieu du télétravail

Les parties conviennent que le télétravail s’exercera expressément au domicile du salarié déclaré au Département des Ressources Humaines.

Article 5 : Principe de conventionnement

Les parties conviennent que le télétravail ne peut être mis en œuvre qu'à la demande du salarié et avec l'accord de sa hiérarchie. Une demande initiale devra être formulée par mél par le salarié auprès du responsable hiérarchique, avec copie au Département des Ressources Humaines. Un entretien sera réalisé entre le responsable hiérarchique et le salarié. Le télétravail ne sera validé qu’une fois la convention tripartite signée par toutes les parties (le responsable hiérarchique, le directeur général et le salarié).

Il appartient au responsable hiérarchique d’apprécier le caractère télétravaillable ou non des activités confiées au salarié demandeur dans un délai d’un mois. Le responsable hiérarchique qui refuse d'accorder le télétravail à un salarié doit motiver sa réponse par écrit avec copie au Département des Ressources Humaines. En cas de refus, le salarié peut demander un réexamen de sa demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Cette convention comporte également une attestation sur l’honneur du salarié, par laquelle il confirme :

• qu’il exerce le télétravail depuis son domicile à l’adresse qu’il déclare (voir article 4),

• qu’il dispose d’un ordinateur et d’une connexion internet haut-débit d’au minimum 1 méga octet par seconde,

• que l’installation électrique de l’espace de télétravail est conforme à la norme électrique en vigueur. L’ordinateur doit être branché sur une prise électrique reliée à la terre et protégée par un interrupteur - ou disjoncteur - différentiel calibré à 30mA,

• qu’il souscrit ou est couvert par une assurance habitation qui ne dispose pas de clause d’exclusion à l’exercice professionnel,

• qu’il accepte de fournir dans le cadre de cette convention un numéro de téléphone par lequel il peut être joint par son employeur.

Cette convention sera validée et signée en deux exemplaires par le salarié, son responsable hiérarchique et le directeur général. Un exemplaire de cette convention sera ensuite remis au Département des Ressources Humaines et l’autre sera remis au salarié.

Article 6 : Réversibilité du télétravail

La convention tripartite prendra fin de plein droit si l’un des signataires constate que l’exercice du travail à distance ne répond pas à ses attentes, en respectant un délai de prévenance d’un mois minimum. Le manager à l’origine d’une telle interruption motivera sa décision par écrit avec copie au Département des Ressources Humaines.

Article 7 : Gestion du temps de travail

Pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s'engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre des horaires de travail en vigueur à l’IAU île-de-France (9h05 à 17h30 les lundis, 8h55 à 17h30 les mardis, jeudis et vendredis avec 45 minutes de pause déjeuner), ou dans le cadre de l’aménagement des horaires de travail qui a été validé par la Direction des Ressources Humaines.

Les parties rappellent que le télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, et également sur la faculté pour ce dernier de pouvoir apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.

Le responsable hiérarchique continue à assurer un contact avec le salarié en télétravail et veille à ce que l'organisation des réunions permette la présence physique ou à distance du salarié. Le télétravail ne peut en aucun cas être un frein à la participation à la vie du service et de l’IAU île-de-France.

Le salarié veille également à rester en contact avec son responsable hiérarchique, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l'organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales. Cela suppose notamment qu’il gère son emploi du temps par voie électronique et le rende consultable par le secrétariat et son responsable hiérarchique.

Article 8 : Le droit à la déconnexion

Le responsable hiérarchique devra veiller à ce que l'usage éventuel des TIC en dehors des horaires habituels de travail reste raisonnable et limité, de telle sorte que les durées minimales de repos et les durées maximales de travail soient respectées.

Pour prévenir les risques psycho-sociaux, il est recommandé aux salariés de ne pas utiliser leur messagerie électronique ou d'autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire, ainsi que lors de congés ou autres absences, afin de garantir le respect de celles-ci.

Pour faire respecter l'organisation de cette déconnexion et pour que celle-ci soit efficace, elle nécessite l'implication de chacun. Chaque responsable hiérarchique s'assurera du respect de ce droit. Chaque salarié est responsable de son utilisation des outils numériques et doit respecter ses collègues dans le cadre de l'usage de ceux-ci.

Toute connexion en dehors de ce cadre, intervenant notamment les jours fériés ou le week-end, devra se faire via une autorisation expresse du responsable hiérarchique et de la direction des ressources humaines de l’IAU île-de-France, à l’instar des autorisations données pour venir travailler à l’IAU île-de-France au cours d’un jour férié ou d’un week-end.

Ces mesures s’appliquent dans l’attente d’un accord sur le droit à la déconnexion.

Article 9 : Environnement et équipements de travail

Selon le cas :

• Le télétravailleur peut bénéficier du matériel mis à disposition par l’IAU île-de-France. Il pourra demander à bénéficier d’un ordinateur portable lors du renouvellement par le Département des Systèmes d’Information (DSI) du matériel informatique dont il bénéficie déjà. Le salarié aura donc le choix lors de ce renouvellement de bénéficier soit d’un ordinateur portable, soit d’un ordinateur de bureau.

• Le télétravailleur peut utiliser son matériel informatique personnel, une connexion sécurisée aux serveurs de l’IAU île-de-France sera mise en place par le DSI pour tous les salariés en télétravail. En fonction des spécificités des métiers en télétravail, plusieurs solutions techniques seront proposées pour que les communications téléphoniques soient transférées soit sur le téléphone mobile ou fixe du salarié (téléphone personnel ou fourni par l’IAU île-de-France) soit sur le PC. Il est rappelé que l’utilisation d’un ordinateur personnel sur le site de l’IAU île-de-France est prohibée. L’IAU île-de-France ne prend pas en charge les éventuels vols ou casses du matériel personnel du salarié.

Les impressions devront être réalisées sur les photocopieurs mis à disposition à l’IAU île-de-France, le télétravailleur veillera à lancer les impressions dont il aura besoin préalablement à sa journée de télétravail.

Le salarié s'engage également à respecter les procédures et bonnes pratiques d'utilisation du matériel qui est mis à sa disposition, et notamment la charte du bon usage des systèmes d’information de l’IAU Île-de-France annexée au règlement intérieur de l'entreprise.

Le salarié en télétravail bénéficiera d'un service d'assistance technique identique à celui fourni aux salariés travaillant en entreprise.

Dans le cas d'une impossibilité temporaire et non programmée de télétravailler le jour dédié (coupure inopinée d'électricité, de téléphone, du réseau informatique, des outils associés, non accessibilité des applications réseaux etc.), le salarié viendra exercer ses fonctions dans les locaux de l’IAU île-de-France, ou sera amené à prendre un jour de congé (congés payés, JRTT, etc.).

Dans le bâtiment de l’IAU île-de-France, les postes de travail rendus disponibles par une situation de télétravail sont automatiquement mis à la disposition pour d’autres utilisateurs, sur simple accord du responsable hiérarchique du télétravailleur.

Article 10 : Acculturation au télétravail des directeurs et des salariés

La direction mettra en place dès le mois de septembre des formations à l’attention des managers sur le télétravail et l’organisation des tâches dans ces situations.

Le plan de formation sera complété pour proposer à tous des formations utiles dans le cadre du télétravail.

Article 11 : Protection des données et confidentialité

Le salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité des données en vigueur dans l’entreprise. Il est notamment tenu au strict respect de la charte relative à l’usage des TIC, annexée au règlement intérieur de l’entreprise.

Article 12 : Télétravail exceptionnel

Un télétravail exceptionnel pourra être mis en place par la direction générale en cas de force majeure ou lors d’événements exceptionnels de grande ampleur : mouvements de grèves des transports en commun, épisodes neigeux, inondations, menaces d’épidémies, épisodes de pollution...

Les modalités pour bénéficier de ces jours de télétravail seront définies par une note diffusée au personnel lors de la survenue d’un de ces événements rendant difficile, voire impossible le travail dans les locaux de l’IAU île-de-France.

Article 13 : Durée et mise en œuvre de l’accord

L’accord est signé pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du 1^er octobre 2018. Les parties conviennent qu’elles se rencontreront au cours de la période d’expérimentation des 12 premiers mois pour en négocier les éventuelles adaptations.

Un bilan sera réalisé au terme de cette période d’expérimentation de 12 mois. Ce bilan s’appuiera sur une évaluation préalable (les indicateurs, dont une partie de la liste sera définie en septembre 2018, seront disponibles sur la BDES).

Un suivi régulier sera intégré aux négociations annuelles obligatoires dès 2020.

Article 14 : Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail. La demande de révision, qui pourra intervenir à tout moment, devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires. La demande devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée. L’ensemble des organisations syndicales représentatives dans le champ de l’accord et la direction se réuniront alors dans un délai de 15 jours calendaires à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Article 15 : Publicité et dépôt

Une copie du présent accord sera remise à chaque partie signataire et sera notifiée à chaque organisation syndicale représentative non signataire. Il sera déposé par l’Entreprise à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) et au secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes, conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur. Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale.

Fait à Paris, le 19/07/2018

Déléguée syndicale CFDT Délégué syndical CGT Directeur Général