1. PROTOCOLE D'ACCORD

relatif au droit à la déconnexion

Entre l'Institut Pasteur, représenté par

d'une part et

les Organisations Syndicales suivantes :

. Syndicat CFTC

. Syndicat du Personnel de l'Institut Pasteur (SPIP)

. Syndicat des Personnel Scientifique (SPS)

. Syndicat des Travailleurs de la Recherche Pastorienne-CGT (STRP-CGT)

. Syndicat Nouvelle Alliance des Personnels Cadres et Employés (SYNAPCE) d'autre part.

Préambule

Les organisations syndicales se sont réunies pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-17 du Code du Travail tel qu’issu de la loi
n°2016-1088 du 8 août 2016.

Elles réaffirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

En effet, les technologies de l’information et de la communication (utilisation de la messagerie électronique, des ordinateurs portables, des téléphones mobiles, smartphones, tablettes) font aujourd’hui partie intégrante de l’environnement de travail car elles facilitent les échanges et l’accès à l’information.

C’est pourquoi, soucieux du bien-être des collaborateurs, l'Institut Pasteur et ses partenaires sociaux ont souhaité négocier le présent accord avec pour deux objectifs :

• favoriser la qualité de vie au travail,

• garantir le respect de l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle.

Le présent accord s’inscrit également dans une démarche de prévention des risques psycho-sociaux.

Article préliminaire. Déconnexion - définitions

Il y a lieu d’entendre par :

• Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;

• Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, téléphones, etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet, teams, etc.) qui permettent d’être joignable à distance ou de se connecter à distance à un environnement numérique professionnel ;

• Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquels il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures de travail du salarié, à l’exclusion des temps de repos quotidiens et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés, des jours de repos et des périodes de suspension du contrat de travail (maladie, accident de travail, maternité, etc.) ;

• Temps de repos : à titre d'information, tout salarié doit bénéficier d'une période de repos quotidien entre deux journées de travail. La durée légale de repos est d'au moins 11 heures consécutives. Le repos hebdomadaire est d'au moins 24 heures consécutives, qui s’ajoute à l'obligation de repos quotidien de 11 heures consécutives. Par conséquent, la durée minimale du repos hebdomadaire est fixée à 35 heures consécutives. De même, il est rappelé l’importance, dans le cadre des plannings des congés, de s’assurer qu’une des périodes de congé soit au moins égale à 2 semaines consécutives.

Article 1. Champ d'application

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des salariés de l'Institut Pasteur utilisant des outils numériques dans le cadre de leur activité professionnelle, que celle-ci s’exerce sur le lieu de travail habituel ou dans le cadre d’une situation de télétravail. Néanmoins, tout autre collaborateur (salarié d'organisme extérieur, stagiaire, intérimaire) étant amené à travailler sur le campus est invité à respecter les dispositions du présent accord.

Article 2. Sensibilisation à la déconnexion

2.1 Rôle des responsables hiérarchiques

Compte tenu de leurs fonctions et de leur rôle d’exemplarité, tous les responsables hiérarchiques de salariés ou d’équipes de salariés de l'Institut Pasteur sont incités à adopter une attitude conforme aux principes du présent accord. Il appartient également aux responsables de suivre et de discuter régulièrement avec leurs collaborateurs de leur charge de travail.

2. Rôle et implication des collaborateurs

Chaque salarié se doit de respecter le droit à la déconnexion de ses collègues, quel que soit leur niveau hiérarchique ou leur entité d’affectation. Tout comme leurs responsables hiérarchiques, ils devront adopter une attitude conforme aux principes posés par l’accord.

2.3 Actions d'information et de sensibilisation du personnel

Des actions d’information et de sensibilisation seront mises en place au sein de l'Institut Pasteur, à destination des salariés et du personnel d'encadrement et de direction, au droit à la déconnexion et à un usage raisonnable, régulé et adapté des outils et moyens de communication numériques.

Article 3. Actions spécifiques de prévention concernant la surcharge liée à l'utilisation de la messagerie électronique et la bonne utilisation des outils numériques professionnels

Afin d'éviter la surcharge liée à l'utilisation de la messagerie électronique et pour veiller à la bonne utilisation des outils numériques professionnels, il convient d'agir sur l'usage de ces outils et d'en rappeler les bonnes pratiques.

3.1 Actions spécifiques de prévention concernant la surcharge liée à l'utilisation de la messagerie électronique

Avant de recourir à une communication utilisant les voies numériques et afin d’éviter la surcharge informationnelle, source potentielle de stress, il est fortement recommandé à tous les collaborateurs de :

• s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles,

• s’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel : délivrer une information utile, au bon interlocuteur, au bon moment,

• utiliser avec modération les fonctions "cc" ou "cci" de même que la fonction "répondre à tous" et ce, afin d'éviter d'encombrer la messagerie électronique professionnelle de vos interlocuteurs avec des courriels sans réel intérêt pour certains,

• ne pas abuser de pièces jointes et éviter l’envoi de fichiers trop volumineux,

• indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel,

• lors de la transmission, éviter de laisser tout l'historique s'il n'apporte rien à l'information à transmettre,

• préciser le délai de réponse et si une action urgente est attendue,

• en cas de message urgent, utiliser l'indicateur d'urgence et éventuellement mentionner le caractère urgent dans l'objet. (NB : s'il y a une réelle urgence, il est souvent préférable de se déplacer ou de téléphoner au destinataire),

• s’il y a eu une chaine de mails sur un sujet, rappeler quelques points d’historique pour faciliter la compréhension des lecteurs.

3.2 Actions spécifiques de prévention concernant la bonne utilisation des outils numériques professionnels

S’agissant des bonnes pratiques en matière d'outils numériques professionnels, il est fortement recommandé à tous les collaborateurs de :

• bien relire un courriel avant de l'envoyer en s'assurant qu'il sera bien compris,

• être vigilant sur le contenu du message :

. rester courtois dans un courriel comme dans la vie : penser à dire "bonjour", "merci",

. respecter son interlocuteur, ne pas écrire en majuscules ou en gras par exemple et éviter l'usage abusif de la ponctuation,

. attendre avant d’envoyer un message sur le coup de l'émotion et ne pas réagir "à chaud".

• s’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (y compris pendant les horaires de travail),

• ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire, laisser un délai de réponse raisonnable et le préciser,

• en cas d’absence, configurer le gestionnaire "Réponses automatiques absence du bureau" sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence,

• ne pas envoyer de messages le week-end et en dehors de plages raisonnables (pour rappel le campus est ouvert de 7 h 30 à 21 h 00), en privilégiant par exemple les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail. En tout état de cause, un collaborateur recevant un mail le week-end n’est pas tenu d’y répondre.

• éviter de consulter, sauf situation d’urgence, ses messages professionnels (courriels et/ou SMS) pendant son heure de déjeuner ou pendant une réunion et de manière générale, en dehors des plages raisonnables.

Article 4. Droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif

Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail (maladie,…) doivent être respectées par l’ensemble des collaborateurs de l'Institut Pasteur.

Les salariés s’abstiennent ainsi de contacter leurs collègues, collaborateurs ou responsables hiérarchiques pour des raisons professionnelles en dehors des horaires de travail, et tout particulièrement pendant les week-ends et/ou jours fériés, sauf en cas d’urgence ou de nécessité impérieuse de service.

Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail.

Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congé.

Ainsi, le salarié ne peut subir aucune conséquence immédiate ou différée liée à l’exercice de son droit à la déconnexion.

Tout salarié qui constaterait une situation récurrente qu’il jugerait en contradiction, au regard des dispositions posées par le présent texte, est invité à le signaler auprès de son responsable de proximité RH.

Article 5. Droit à la déconnexion et bonnes pratiques pour l’organisation des réunions de travail

Afin d’assurer l’efficacité des réunions, qu’elles soient en présentiel ou en distanciel, et permettre un équilibre vie personnelle / vie professionnelle, les organisateurs de réunion s’engagent, pour chacune d’entre elle, à :

• arrêter préalablement un ordre du jour,

• être garant de sa durée et de sa pertinence (durée raisonnable et justifiée),

• l’organiser autant que possible à partir de 9 heures et de la conclure au plus tard à 18 heures, de prévoir une pause méridienne de déjeuner d’une heure au moins et d’éviter autant que possible les réunions sur cette pause, sauf contrainte liée à un décalage horaire avec un interlocuteur de la réunion, ou réunion avec intervenants externes, ou encore réunion liée à une situation d’urgence/sujet prioritaire,

• prévoir idéalement un compte rendu en quelques points sur les actions évoquées au cours de la réunion.

Il est conseillé aux collaborateurs assistant à une réunion de rester concentrer sur l’objet de celle-ci et d’éviter de se disperser en traitant parallèlement d’autres sujets, ceci pour parer à une « hyper-connexion », source de stress.

Article 6.  Suivi de l’accord

L'Institut Pasteur s’engage à réaliser un point annuel de l’usage des outils numériques professionnels dans l’entreprise.

Ce bilan sera fait en lien avec la Commission Vie Quotidienne – Qualité de Vie au Travail du Comité Social et Economique. Cette dernière pouvant également remonter à la Direction des dysfonctionnements répétés/avérés au cours de l’année.

Ce bilan s’inscrira dans le cadre de la qualité de vie au travail au sein de l'Institut Pasteur. Ainsi, dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées, l’Institut Pasteur s’engage à mettre en œuvre toutes les actions de prévention, et si nécessaire, toutes les mesures adaptées pour améliorer la situation.

Article 7. Mise en œuvre de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée de trois années. Il entrera en vigueur dès sa signature, sous réserve des formalités de dépôt.

Les Organisations Syndicales non signataires pourront à tout moment adhérer au présent accord.

Des actions d’information et de sensibilisation accompagneront la mise en place de cet accord.

Article 8. Dépôt

Le présent accord est établi en nombre suffisant d'exemplaires remis à chacune des parties signataires et, pour le dépôt à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi de la région d'Ile-de-France, dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du Travail.

Le présent accord sera déposé au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris et tenu à la disposition des pasteuriens à la Direction des Ressources Humaines.

Le présent accord sera notifié à l'ensemble des Organisations Syndicales représentatives dans l'entreprise et non signataires de celui-ci, dans le cadre de l'article L.2231-5 du Code du Travail.

Fait à Paris, le

Pour l’Institut Pasteur

Pour le Syndicat des Personnels Scientifiques (SPS)

représenté par :