Accord d'entreprise "Accord Télétravail du 1er janvier 2022 au 31 décembre 2016 de la France Mutualiste" chez LA FRANCE MUTUALISTE (Siège)

Accord Télétravail

du 1er janvier 2022 au 31 décembre 2026

TABLE DES MATIERES

PRÉAMBULE

CHAPITRE 1 : Le télétravail, modalité ordinaire de travail

Article 1 – Télétravail, définition et grands principes

1. Définition

2. Fondements

   1. Double consentement

   2. Autonomie et confiance

   3. Réversibilité

   4. Maintien des droits et obligations

   5. Mode de travail non dégradé

   6. Le collectif prime sur l’individuel

   7. Le lieu du télétravail

   8. Un espace de travail collectif agile 

Article 2 – Eligibilité du poste et du salarié au télétravail

2.1 Matériel, connexion internet, installations électriques et attestation d’assurance

2.2 Métiers éligibles au télétravail

2.3 Ancienneté

2.4 Type de contrat

2.4.1 CDI, CDD, Alternant, intérimaire, prestataire

2.4.2 Stagiaire

2.4.3 Salariés à temps partiel

2.5 Autonomie

Article 3 – Processus

3.1 Etapes en phase de transition (1er trimestre 2022)

3.2 Etapes à compter du 1er mars 2022

Article 4 : Formules

4.1 Principes généraux et Droits collectifs et individuels

4.1.1 Principes généraux

4.1.2 Droits collectifs et individuels

4.2 Formule hebdomadaire dite « Pass hebdo »

4.3 Formule forfait mensuel dite « Pass mensuel liberté »

4.4 Cumul possible de formules « Pass. Hebdo » et « Pass mensuel liberté »

4.5 Formule spécifique « intérimaire »

4.6 Formule spécifique « temps partiel »

4.7 Formule spécifique « alternant »

Article 5 : Adaptation/Réversibilité/Suspension

5.1 La période d’adaptation

5.2 La réversibilité

5.3 La suspension

Article 6 : Les accidents du travail en situation de télétravail et les arrêts maladie

Article 7 : Les équipements

7.1 Equipement informatique et de téléphonie

7.1 Equipement complémentaire

Article 8 : La prise en charge des frais occasionnés par le télétravail

CHAPITRE 2 : Le télétravail, un moyen de s’adapter

Article 9 : Le télétravail occasionnel

9.1 Démarche

9.2 Modalités

Article 10 : Le télétravail exceptionnel

10.1 Evènements déclencheurs

10.2 Mise en œuvre

10.3 Modalités

Article 11 : Le télétravail pour favoriser le soin/ le retour au travail

11.1 Télétravail et handicap

11.2 Télétravail et retour de longue maladie, temps partiel thérapeutique

11.3 Télétravail et grossesse

11.4 Télétravail et situation de proche-aidant et des parents d’enfants handicapés

CHAPITRE 3 : L’accompagnement du télétravail

Article 12 : Des tutoriels en optimisation continue

12.1 Guide du Télétravail

12.2 Guide du Flex Manager

12.3 Accompagnement dans le déploiement de l’accord

Article 13 : La communauté télétravail

Article 14 : La prise en compte des risques liés aux Troubles Musculo-Squelettiques

Article 15 : Les bonnes pratiques des salariés en télétravail

15.1 : Le respect de la vie privée

15.2 : La déconnexion

15.3 : le suivi des temps de travail et de repos

15.4 : le suivi de l’activité

CHAPITRE 4 : DISPOSITIONS FINALES

Article 16 : Le suivi de l’accord

Article 17 : La phase de transition

Article 18 : Entrée en vigueur, durée de l’accord, dénonciation-révision

Article 19 : Notification, dépôt, publicité

PRÉAMBULE

Forte de son expérience de près de 4 ans en matière de télétravail, de son expérience du télétravail exceptionnel comme mesure de protection face à la pandémie de Covid-19, qui a bouleversé l’organisation et les pratiques professionnelles de l’entreprise, de l’attente forte des salariés qui ont largement plébiscité ce mode d’organisation du travail, La France Mutualiste a choisi de franchir un pas supplémentaire en faisant du télétravail une modalité de travail « ordinaire » dans l’entreprise, mais sans oublier de prévoir le télétravail permettant de s’adapter à des circonstances exceptionnelles.

Ainsi dans le cadre de l’accord NAO 2021 il avait été convenu d’ouvrir en 2021 la négociation d’un nouvel accord télétravail qui se substituerait à l’accord Télétravail du 1er avril 2019 au 31 mars 2022 (signé le 12 mars 2019) au plus tard le 1er janvier 2022.

En effet le télétravail est un Catalyseur de la transformation de l’organisation. Le télétravail est un moyen d’améliorer la qualité de vie au travail, de déployer l’excellence opérationnelle et l’innovation, de progresser dans la digitalisation, de participer à l’attractivité de l’entreprise pour nos futurs salariés.

Il doit être aussi un outil de développement de la performance économique et de la performance sociale de l’entreprise, et nous permettre de répondre aux enjeux concurrentiels de demain.

La philosophie de l’accord inscrit la planification des jours de Télétravail dans une démarche de partage, d’équité, d’ajustement en vue du meilleur équilibre.

Seront exposés distinctement le télétravail habituel, et le télétravail permettant de s’adapter à des circonstances particulières : télétravail exceptionnel, mais aussi occasionnel ou encore pour accompagner la santé des salariés et/ou de leurs proches.

CHAPITRE 1 : LE TELETRAVAIL, MODALITE ORDINAIRE DE TRAVAIL

Article 1 – Télétravail, définition et fondements

1.1 Définition

Conformément à l’article L.1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le télétravail est donc une modalité de l’exercice du travail, qui permet au salarié travaillant habituellement dans les locaux de l’entreprise, de changer de lieu de travail et de le rendre joignable à distance (notamment par téléphone), que ce soit pour l’interne (collègue) ou pour l’externe (adhérent/prospect/locataire/client).

Le salarié en télétravail participe aussi aux réunions collectives à distance, lorsqu’il a été convenu avec le manager qu’elles pouvaient se dérouler à distance.

2. Fondements

1.2.1 Double consentement

Le télétravail est volontaire et ne constitue pas une obligation. Il résulte d’un double consentement du salarié et de l’employeur.

L’accord entre les deux parties concerne les modalités de mise en œuvre du télétravail et se traduit par un avenant au contrat de travail, sans pour autant faire de cette modalité du travail un élément essentiel du contrat.

Le télétravail ainsi considéré se distingue du télétravail exceptionnel, tel que prévu par la loi, et qui relève du choix de l’employeur ; il sera étudié dans un chapitre distinct.

1.2.2 Autonomie et confiance

Le télétravail repose sur l’autonomie du collaborateur et sur la confiance mutuelle entre le responsable hiérarchique et son collaborateur.

1.2.3 Réversibilité

La situation de télétravail est réversible. A tout moment chacune des parties peut y mettre fin, sous réserve d’un délai de prévenance dont la durée est fixée dans le présent accord.

1.2.4 Maintien des droits et obligations

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux que ceux applicables à ses collèges. Il est soumis aux mêmes obligations. Un salarié ne doit, notamment, pas faire du télétravail pendant ses congés / arrêt de travail quelle que soit la nature du congé ou de l’arrêt.

1.2.5 Mode de travail non dégradé

Le télétravail n’est pas un mode de travail dégradé. C’est ainsi que le télétravail n’est, notamment, pas un moyen pour garder des enfants, ou travailler en étant malade…

1.2.6 Le collectif prime sur l’individuel

Le télétravail permet de diversifier les façons de travailler en redistribuant les temps de travail individuel et collectif, en enrichissant les bonnes pratiques en équipe et en transversalité intra et inter direction. Chez LFM, le collectif prime sur l’individuel.

1.2.7 Le lieu du télétravail

Le domicile, un lieu secondaire de résidence ou le domicile d’un aidé, peuvent être utilisés comme lieux de télétravail en France métropolitaine (impacts assurances et résidence fiscale).

Les adresses des lieux utilisés comme lieu de télétravail par le télétravailleur sont mentionnées dans l’avenant au contrat de travail.

A titre exceptionnel et temporaire, suite à aléas des lieux de télétravail déclarés, à la demande du salarié, après concertation et en accord avec le manager et la DDH, le salarié peut télé travailler dans un autre lieu, si les conditions de sécurité sont réunies, tant pour le salarié que pour la confidentialité des données, dans le respect de la charte informatique et téléphonique. Le salarié doit alors indiquer à l’employeur l’adresse de ce lieu et la durée de son utilisation.

Un accident entre le domicile et le lieu de résidence secondaire, le domicile de l’aidé où le lieu exceptionnel de télétravail ne sera pas considéré comme accident de trajet.

Le lieu du télétravail doit disposer d’un espace de travail où sera installé le matériel professionnel mis à disposition par l’entreprise.

Cet espace de travail doit :

• Être aéré, lumineux,

• Être équipé de matériel ergonomique,

• Obéir aux règles de sécurité électrique

• Permettre de travailler dans des conditions adaptées.

  9. Un environnement de travail collectif flexible

Le corolaire économique et organisationnel de l’ouverture du télétravail au plus grand nombre et de l’augmentation du nombre des jours de télétravail passe par une optimisation de l‘environnement de travail :

• Une occupation agile de l’espace dans sa zone « ZON’AGIL »

• Des espaces pour plusieurs usages en fonction des moments de la journée (chronotopie)

• Clean desk : pas de bureau attitré, PC et casque à ramener chaque jour chez soi.

Article 2 – Eligibilité du poste et du salarié au télétravail

2.1 Matériel, connexion internet, installations électriques et attestation d’assurance

Plusieurs points sont à examiner pour un salarié ayant un projet de télétravail, à commencer par la faisabilité technique et matérielle.

Ainsi, en l’absence de connexion internet (avec un minimum de débit de connexion de 2 mégas) au lieu du télétravail tel que défini à l’article 1.2.7, le salarié ne peut être éligible au télétravail.

Afin de pouvoir s’engager dans le télétravail, le salarié :

- S’engage à réaliser un test de connexion au(x) lieu(x) du télétravail déclaré(s), afin de vérifier que sa connexion est suffisante (débit minimum de 2 mégas) pour effectuer du télétravail. Les collaborateurs résidant en zone blanche ne sont pas éligibles au télétravail ;

- Atteste sur l’honneur disposer des conditions matérielles permettant de travailler en toute sécurité et compatibles avec le télétravail, tant au niveau de l’installation électrique que de la posture. Il est rappelé que des conseils relatifs à la posture et au travail sur écran sont disponibles sur l’intranet de l’entreprise, qu’un guide évoquant notamment ce thème est mis à disposition des salariés en télétravail ;

- S’engage à être couvert par une police d’assurance multirisque habitation (garantissant le télétravail) en vigueur pendant toute la période durant laquelle il exercera son activité en télétravail.

2.2 Métiers éligibles au télétravail

Sont éligibles au télétravail l’ensemble des métiers de gestion et de support de l’entreprise pouvant être exercés au moins partiellement à distance.

Les managers organisent au mieux les activités, de sorte que les salariés dont les tâches ne sont pas toutes éligibles au télétravail puissent dans la mesure du possible bénéficier du dispositif.

Ne sont pas éligibles au télétravail :

• Les salariés rattachés à la CCN des gardiens et employés d’immeubles,

• Le personnel du réseau qui exerce ses activités en agence, sur un secteur ou sur une région.

2.3 Ancienneté

Afin d’être assuré de l’autonomie du salarié, de sa bonne intégration dans l’équipe de travail et de sa bonne connaissance de l’entreprise, tout salarié devra disposer à minima d’une ancienneté de 3 mois dans l’entreprise, pour être éligible au télétravail.

2.4 Type de contrat

2.4.1 CDI, CDD, alternant, intérimaire, stagiaire

Les personnes exerçant un métier éligible au télétravail, qu’elles soient en CDI en CDD, en alternance, en stage où en mission d’intérim, peuvent prétendre au télétravail.

La demande de télétravail peut être effectuée dès le 2ème mois de présence dans l’entreprise, pour une mise en œuvre effective à partir du 4ème mois. Les renouvellements de CDD et de mission d’intérim sur un même poste sont pris en compte pour l’appréciation de l’ancienneté.

2.4.2 les stagiaires

Les stagiaires sont, au titre du télétravail habituel, uniquement éligibles à la formule « Pass mensuel liberté ».  

2.4.3 Salariés à temps partiel

Il est rappelé l’importance de préserver un temps de travail minimum sur site pour les salariés disposant d’un contrat à temps partiel, afin de conserver la meilleure intégration au collectif de travail.

Ainsi, les salariés disposant d’un contrat de travail à 80%, peuvent bénéficier au maximum de deux journées de télétravail par semaine.

Les salariés disposant d’un contrat de travail de moins de 80% d’un temps plein, peuvent bénéficier d’une journée de télétravail toutes les deux semaines.

2.5 Autonomie

Pour être éligible au télétravail, le salarié dispose d’une autonomie suffisante. Il doit notamment avoir une maîtrise de son métier, être à l’aise avec les outils informatiques et téléphoniques, être en capacité de conserver le lien avec le collectif en télétravail et savoir s’organiser.

Article 3 – Processus

3.1 Etapes en phase de transition (1er trimestre 2022)

Afin de pouvoir engager et accompagner le déploiement du présent accord dans le dialogue, la confiance et la performance, et faciliter la gestion du flux des demandes initiales par les lignes managériales et par les équipes RH un processus comportant des étapes spécifiques est mis en place pour la période de transition :

• Les demandes sont à faire à l’aide du formulaire à disposition. Le formulaire complété est à transmettre par courriel au responsable hiérarchique et au N+2 (en copie télétravail@la-france-mutualiste.fr) au plus tard le lundi 10 janvier 2022.

• Après examen de l’ensemble des demandes et échanges éventuels avec certains demandeurs, la réponse est apportée par la hiérarchie par courriel au plus tard le 31 janvier 2022 (en copie télétravail@la-france-mutualiste.fr).

  • La réponse est motivée en cas de refus.

  • En cas d’acceptation, le(s) formule(s) retenus sont précisés.

• L’avenant au contrat de travail est transmis pour signature par l’équipe Paie Administration du Personnel au plus tard le 15 février 2022.

• La prise d’effet des avenants télétravail est le 1er mars 2022.

3.2 Etapes à compter du 1er mars 2022

Le télétravail régulier/contractuel est basé sur le double volontariat. Le volontariat est fondé sur un principe d’acceptation mutuelle. L’initiative appartient au salarié et requiert l’accord express de l’entreprise, du manager.

Le nombre de demande d’accès à un mode de télétravail régulier/contractuel est limité à une demande par année civile.

Les étapes d’accès au télétravail sont :

• La demande se fait à l’aide du formulaire à disposition. Le formulaire complété est à transmettre par courriel au responsable hiérarchique et au N+2 (en copie télétravail@la-france-mutualiste.fr)

• Après examen de la demande, la réponse est apportée par la hiérarchie par retour de courriel au plus tard dans les trois semaines suivant la date d’envoi du formulaire (en copie télétravail@la-france-mutualiste.fr).

  • En cas de refus la réponse doit être motivée. Si les conditions de travail du salarié changent de façon significative (changement de poste, modifications de l’organisation du travail du service) le salarié pourra formuler une nouvelle demande de télétravail avant l’échéance annuelle.

  • En cas d’acceptation, la et/ou le(s) formule(s) retenue(s) sont précisées.

  • En cas d’acceptation avec prise d’effet différée dans la limite de 6 mois, la date de prise d’effet est mentionnée.

• L’avenant au contrat de travail est transmis pour signature par l’équipe Paie Administration du Personnel :

  • Au plus tard dans le mois suivant l’acceptation. La prise d’effet se fait après signature de l’avenant.

  • Au plus tard dans les 2 semaines précédant la date de prise d’effet différée.

Article 4 : Formules

4.1 Principes généraux et droits collectifs et individuels

4.1.1 Principes généraux

Tous les jours ouvrés de la semaine peuvent être des jours de télétravail et les jours de télétravail peuvent-être consécutifs ou pas sur une semaine.

Les besoins du collectif priment sur les besoins individuels.

Situation des salariés travaillant selon des horaires fixes : leurs horaires sont toujours les mêmes, qu’ils soient sur site ou en télétravail. Ils sont en activité sur ces créneaux horaires.

Situation des salariés travaillant en horaires variables : outre les plages horaires minimum de 9h30/12h et 14h/16h30, ils effectuent des permanences en télétravail lorsqu’elles existent sur site. La pause méridienne est d’un minimum de 30 minutes.

Les salariés sous convention de forfait respectent leurs repos quotidien et hebdomadaire.

Lorsqu’un salarié est sur site les mouvements de badge où le signalement de présence se font exclusivement sur les bornes physiques.

Les jours de télétravail les mouvements de badge et le signalement de présence sont fait depuis le poste de travail.

Un avenant au contrat de travail, à durée déterminée avec une date d’échéance au plus loin à la date de fin de validité du présent accord, sera formalisé. Il précisera notamment :

• Le(s) formule(s) de télétravail accordée(s) ;

• La période d’adaptation (pour les nouveaux bénéficiaires du télétravail)

• Les règles de suspension et de réversibilité du télétravail ;

• L’engagement du salarié notamment en termes de conformité du local, de sécurité, d’assurance, de confidentialité, de conformité et de déontologie.

Pour les alternants est annexé le planning des jours de télétravail, arrêté par la hiérarchie.

Pour les intérimaires, la formalisation se fera sous la forme d’une convention tripartite (LFM/Intérimaire/Agence d’intérim).

Afin de faire face à des situations à caractère exceptionnel :

• La hiérarchie peut imposer au télétravailleur de venir travailler sur site lors d’une journée planifiée en télétravail. Le jour télé travaillé peut alors être annulé ou anticipé et/ou reporté dans la semaine concernée par la hiérarchie.

• Le salarié peut à titre exceptionnel et sous réserve de l’accord préalable de sa hiérarchie, annuler un jour planifié en télétravail ou l’anticiper ou le reporter dans la semaine concernée.

L’annulation, l’anticipation et le report d’un jour télétravail sur une semaine donnée doit être formalisé par courriel entre le salarié et sa hiérarchie (teletravail@la-france-mutualiste.fr en copie) au plus tard la veille du jour télé travaillé. Dans une perspective d’automatisation (implémentation d’un SIRH), l’entreprise pourra faire évoluer la procédure de la formalisation. Elle s’imposera à tous.

4.1.2 Droits collectifs et individuels

4.1.2.1 Droit individuel

La personne en télétravail bénéficie de mêmes droits et est soumise aux mêmes obligations que la personne accomplissant sa prestation de travail dans les locaux de l’entreprise.

Les salariés bénéficient de Ticket Restaurant (TR) les jours de télétravail.

Le passage en télétravail n’a pas d’incidence sur les horaires et la durée collective de travail en vigueur au sein de l’entreprise :

• Le salarié en télétravail gère l’organisation de son temps de travail, de sa journée de télétravail, dans le cadre des règles légales et conventionnelles applicables à l’entreprise et plus particulièrement dans le respect des règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire.

• L’employeur s’engage, afin de respecter la vie privée du salarié, à ne pas le contacter en dehors des plages horaires de travail définies dans le cadre de l’accord relatif aux modalités de gestion du temps de travail en vigueur.

La mise à disposition d’un matériel permettant la connexion à distance avec le poste de travail ne doit pas conduire le salarié à se connecter en dehors des jours travaillés.

En aucun cas le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et activités habituelles du salarié, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail.

Le recours ou non au télétravail est sans incidence sur l’évaluation professionnelle du salarié.

Chaque responsable hiérarchique ayant des salariés en situation de télétravail devra s’organiser afin de pouvoir échanger avec les salariés concernés sur leur situation de télétravail de manière régulière.

Dans une perspective d’aide des managers dans le suivi de l’activité des salariés en télétravail, un outil pourra être mis à disposition par La France Mutualiste. Son usage s’imposera alors à tous.

4.1.2.1 Droits collectifs

Les télétravailleurs disposent des mêmes droits collectifs que l’ensemble des salariés.

Les télétravailleurs sont mentionnés comme tels sur le Document Unique des Risques Professionnels.

4.2 Formule hebdomadaire – dite « Pass hebdo »

Le rythme du « Télétravail hebdomadaire » dit « Pass hebdo » est de 2 jours de télétravail par semaine.

Ces jours ne sont pas fixes afin :

• De donner à la hiérarchie la souplesse nécessaire à l’organisation de l’activité et garantir ainsi son bon fonctionnement et sa continuité

• De préserver l’équité au sein des équipes, les jours de télétravail tournant au sein d’une équipe

• De favoriser le croisement des uns avec les autres et maintenir ainsi le collectif de travail

La planification mensuelle des jours de télétravail dits « Pass heddo » est effectuée par la hiérarchie dont la responsabilité est de garantir le bon fonctionnement et la continuité de l’activité de l’équipe d’affectation du salarié, en préservant l’équité au sein de l’équipe, en s’assurant de donner à chacun l’opportunité de croiser régulièrement tout le monde en présentiel, tout en étant, dans la mesure du possible le collectif primant sur l’individuel, à l’écoute de l’équilibre vie pro vie perso des salariés.

Le planning du mois N est finalisé au plus tard dans les 5 jours ouvrés précédant le 1^er jour ouvré du mois N et est transmis au service par mail ( télétravail@la-france-mutualiste.fr en copie). Dans une perspective d’automatisation (implémentation d’un SIRH), l’entreprise pourra faire évoluer la procédure de formalisation. Elle s’imposera à tous.

4.3 Formule forfait mensuel de 2 jours – dite « Pass mensuel liberté »

Le télétravailleur dispose, par mois civil plein, au titre du « Pass mensuel liberté », d’un potentiel de 2 jours ouvrés de télétravail (Jour de Forfait Mensuel Liberté –JFML-).

Un salarié qui accède au « Pass mensuel liberté » en cours de mois dispose de son potentiel mensuel à compter du 1^er jour du mois suivant la date de prise d’effet de l’avenant télétravail au contrat de travail.

La prise d’un JFML est soumise à l’accord préalable de la hiérarchie. La demande est à faire dans l’outil de gestion des temps au moins deux jours ouvrés avant la date du JFML demandé.

Les JFML non consommés à la fin du mois civil N ne sont pas reportables en mois N+1 et sont donc perdus.

4.4 Cumul possible de formules « Pass. Hebdo » et « Pass mensuel liberté »

Le « Pass hebdo » et le « Pass forfait mensuel liberté » sont cumulables, sauf pour les salariés à temps partiel, les alternants, les stagiaires et les intérimaires.

4.5 : Formule spécifique « intérimaire »

Les intérimaires peuvent accéder uniquement au « Pass hebdo ». Ils ne bénéficient pas d’un accès au « Pass forfait mensuel liberté ».

L’accès au « Pass hebdo » est formalisé par une convention tripartite (LFM/Intérimaire/Agence d’intérim).

4.6 : Formules spécifiques « temps partiel »

Les salariés, à 80% d’un temps plein, peuvent accéder uniquement au « Pass hebdo ». Ils ne bénéficient pas d’un accès au « Pass forfait mensuel liberté ».

Les salariés, à moins de 80% d’un temps plein, peuvent accéder uniquement au « Pass forfait mensuel liberté ». Ils ne bénéficient pas d’un accès au « Pass hebdo ».

4.7 : Formule spécifique « alternant »

La répartition Entreprise/Ecole du temps des alternants est très diverse.

Certains enchainent des périodes de plusieurs semaines à temps plein en entreprise puis à l’école. D’autres ont une répartition hebdomadaire de leur temps entre l’école et l’entreprise avec des semaines exclusivement en entreprise où à l’école.

Afin de convenir à la diversité des situations, le « Pass alternant » accorde la possibilité de disposer de 2 jours de télétravail les semaines pleines en entreprise et de 1 jour de télétravail les semaines hybrides (Ecole/Entreprise).

Article 5 : Adaptation/Réversibilité/Suspension

5.1 La période d’adaptation

Une période d’adaptation (essai) de 4 mois à compter de l’accès initial au télétravail est prévue dans l’avenant. Elle permet notamment de s’assurer du bon fonctionnement du dispositif, tant en termes d’appétence du salarié et du manager, qu’en termes d’objectifs/de production et de qualité de la communication entre le salarié et son manager, et avec le collectif. Un point de situation est réalisé à la fin de la période d’adaptation pour confirmer ou infirmer les engagements initiaux.

Pendant la période d’adaptation, il peut être mis fin au télétravail par le salarié ou le manager, après entretien entre le manager et le collaborateur, puis confirmation de la décision par mail entre le salarié et le manager ( télétravail@la-france-mutualiste.fr en copie). Un délai de préavis d’une semaine est respecté.

5.2 La réversibilité

Le salarié ou le manager peut décider de mettre fin au télétravail à tout moment par écrit moyennant le respect d’un délai de prévenance de 10 jours ouvrés, sauf accord des parties pour un délai plus court.

Le salarié devra exposer par écrit les motifs qui justifient sa décision (évolution des missions, déménagement du domicile, nécessités opérationnelles, autre…).

Sa décision est sans incidence sur sa situation professionnelle.

Si la demande émane du manager, ce dernier reçoit le salarié en télétravail pour lui en exposer les motifs et il en informe la DRH. La décision motivée sera notifiée par écrit au salarié.

5.3 La suspension

Le salarié peut être confronté à des obligations qui sont de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions depuis son domicile et légitimer une suspension temporaire de la situation de télétravail.

De même des circonstances tenant à des impératifs opérationnels peuvent conduire à requérir la présence du salarié sur site.

Dans ce cas, le salarié en télétravail ou le manager peut solliciter la suspension temporaire de la situation de télétravail.

Pour ce faire, la partie qui sollicite cette suspension en informe par courriel l’autre partie avec en copie la Direction des RH (télétravail@la-france-mutualiste.fr), en précisant les raisons et la durée de la suspension. Un délai de 2 jours ouvrés de prévenance doit être respecté (sauf urgence).

Dans le cas d’une impossibilité technique inopinée (ex. : problème de connexion internet), le télétravailleur en informe son manager dans les plus brefs délais et revient travailler sur site. Le temps consacré aux tentatives de connexion et à l’accession au site sont considérés comme du temps de travail.

Article 6 : Les accidents du travail en situation de télétravail et les arrêts maladie

Il est expressément précisé qu’en cas d’arrêt maladie ou accident, le salarié en télétravail ne devra exercer aucune activité professionnelle.

Par ailleurs, les salariés en télétravail bénéficient des dispositions légales relatives aux accidents du travail et aux maladies professionnelles, pour les accidents survenus dans l’exécution du travail au lieu du télétravail. Il est rappelé que la qualification en accident du travail est du ressort de la sécurité sociale.

Article 7 : Les équipements

7.1 Equipement informatique et de téléphonie

L’équipement fourni par l’entreprise comprend un ordinateur sécurisé avec téléphonie intégrée, ainsi qu’un casque de téléphone. Cet équipement est compatible avec le télétravail.

Les parties conviennent que le niveau d’équipement relève du domaine décisionnel de l’employeur.

Le salarié en télétravail utilisera pour son travail le matériel informatique lui ayant été confié par l’entreprise à cet effet et s’engage à en faire un usage conforme à sa destination dans les conditions d’emploi normales, à en prendre soin et en avoir l’usage exclusif.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de la seule activité professionnelle.

L’assistance à l’utilisation des équipements à distance se fait selon les mêmes modalités que pour les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

En cas de dysfonctionnement des équipements, le salarié doit informer sans délai sa hiérarchie et le service support micro afin de déterminer les procédures à suivre.

Il est rappelé que le télétravail constitue un risque d’intrusion informatique et de divulgation des données confidentielles.

A ce titre, les salariés s’engagent à ne pas divulguer ni rendre possible la divulgation, de manière directe ou indirecte, d’informations confidentielles, quels que soient les moyens et/ou supports (ex. : impression à domicile ou dans un autre lieu).

Les salariés prennent toutes les précautions nécessaires pour préserver la confidentialité des informations et documents qui leur sont confiés et auxquels ils ont accès dans le cadre professionnel.

Il est rappelé que la confidentialité des documents/informations traitées par les salariés, peut engager leur responsabilité et/ou celle de l’entreprise.

7.1 Equipement complémentaire

Les télétravailleurs en CDI peuvent, après la fin de leur période d’essai, sur présentation d’une facture, se faire rembourser l’achat de :

• Un second écran (plafond du remboursement 120€)

• Une chaise de bureau ergonomique référencée par LFM et validée par la médecine du travail.

Cet équipement complémentaire peut être renouvelé tous les 6 ans.

Si un équipement est cassé avant l’échéance de renouvellement, sur présentation d’une facture LFM remboursera l’achat dans la limite de 60 euros pour un écran et dans la limite de 50 % du prix de la chaise.

En 2022, LFM se fera accompagner par des professionnels de l’ergonomie afin qu’il soit défini trois ou quatre configurations de « poste de télétravail » types et un plan de remédiation des risques ergonomiques avérés conciliant les priorités et les contraintes budgétaires.

Article 8 : La prise en charge des frais occasionnés par le télétravail

Dans la mesure où l’équipement informatique est fourni par l’employeur, à titre de forfait d’indemnisation de l’ensemble des frais liés au télétravail (électricité, chauffage, connexion…), dans la limite des barèmes URSSAF, sera versée mensuellement une « indemnité télétravail » d’un montant mensuel net de respectivement :

• 25 € pour les personnes cumulant le « Pass hebdo » et le « Pass forfait mensuel liberté »

• 20 € pour les personnes bénéficiant d’un « Pass hebdo » ou d’un « Pass alternant »

• 5 € pour les personnes bénéficiant d’un « Pass forfait mensuel liberté »

Les mois où le contrat de travail est suspendu tout le mois (arrêt maladie, arrêt accident de travail, congé maternité -légal et/ou conventionnel-, congé non rémunéré, congé sabbatique…), ne donnent pas droit au versement de l’« indemnité télétravail ».

CHAPITRE 2 : LE TELETRAVAIL, UN MOYEN DE S’ADAPTER

Article 9 : Le télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel s’organise pour répondre à des événements qui peuvent être soudains et/ou imprévus. Il permet de répondre aux nécessités de l’organisation du service et aux besoins du salarié.

A titre d’illustration,

• Les salariés peuvent rencontrer des impondérables rendant difficile leur départ du domicile (ex. : aléas climatiques, blocage/difficultés massives des transports, nécessités relatives à la sécurité des biens et des personnes, pics de pollution interdisant la circulation de certains véhicules et de certaines personnes à risque).

• Les managers peuvent rencontrer des impondérables rendant difficile l’accueil du salarié sur site (travaux, réaménagement, problème technique….)

Le télétravail occasionnel peut alors apparaître comme une solution permettant au salarié et à la France Mutualiste de travailler malgré la difficulté importante ou l’impossibilité de se rendre sur le lieu de travail.

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9.1 Démarche

Sauf urgence, le salarié souhaitant bénéficier d’une journée de télétravail occasionnel en fait la demande par mail à son manager (ou par tout moyen en cas d’impossibilité d’adresser un mail) au moins 2 jours ouvrés à l’avance, pour permettre à l’organisation du service de trouver un équilibre. Le manager fait son retour au demandeur par mail ( télétravail@la-france-mutualiste.fr en copie).

Sauf urgence, le manager souhaitant mettre un salarié en journée de télétravail occasionnel l’en informe par mail (télétravail@la-france-mutualiste.fr en copie) au moins 2 jours ouvrés à l’avance.

Dans une perspective d’automatisation (implémentation d’un SIRH), l’entreprise pourra faire évoluer la procédure de la formalisation. Elle s’imposera à tous.

9.2 Modalités

Le lieu du télétravail occasionnel répond aux conditions posées par l’article 1.2.7.

Le télétravail occasionnel et le télétravail habituel/contractuel sont cumulables, sous réserve du bon fonctionnement du service.

Article 10 : Le télétravail exceptionnel

Conformément à l’article L.1222-11 : « En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. »

10.1 Evènements déclencheurs

Le télétravail exceptionnel peut être imposé par l’employeur lorsque le Plan d’Urgence et de Poursuite des Activités (PUPA) est déclenché.

Le Comité Social et Economique est informé dans les plus brefs délais, lorsque le Plan d’Urgence et de Poursuite des Activités est mis en œuvre.

Le télétravail exceptionnel peut être mis en œuvre de façon progressive, en fonction des situations rencontrées. Ex. : l’Agence Régionale de Santé demande à confiner une région, comme le Val d’Oise au début de la crise générée par le Covid-19.

10.2 Mise en œuvre

Les salariés sont informés des modalités et des consignes de l’activité à distance à travers des communications numériques régulières.

Tous les salariés de l’entreprise (CDI, alternants, stagiaires…), ainsi que les prestataires externes intervenant dans l’entreprise, peuvent aussi être concernés.

Conformément à la réglementation, s’agissant d’une décision de l’employeur pour assurer la sécurité des salariés, aucun avenant au contrat de travail n’est nécessaire.

10.3 Modalités

Le télétravail exceptionnel peut ne pas s’effectuer dans les mêmes conditions que le télétravail habituel/contractuel. Les dispositions relatives au télétravail habituel/contractuel ne sont plus applicables pendant la durée de mise en télétravail exceptionnel.

Notamment, des salariés ne disposant pas d’une autonomie suffisante, peuvent être mis en travail à distance. Ils bénéficient alors d’un accompagnement prioritaire et renforcé.

Le guide des bonnes pratiques est communiqué et mis à disposition de l’ensemble des collaborateurs. L’ensemble des managers se mobilisent pour sécuriser les conditions de travail des collaborateurs.

Article 11 : Le télétravail pour favoriser le soin/ le retour au travail

En lien avec la médecine du travail et dans le prolongement de l’accord Qualité du Travail et Qualité de Vie au Travail, les parties au présent accord souhaitent favoriser le recours au télétravail pour accompagner des situations particulières.

11.1 Télétravail et handicap

Il est convenu, d’une part d’assurer un égal accès au télétravail, et d’autre part de recourir au télétravail pour favoriser le maintien dans l’emploi des salariés en situation de handicap au sens de l’article L.5212-13 du Code du travail.

Ainsi, des aménagements techniques/matériels au domicile du salarié, ainsi que des aménagements organisationnels, peuvent être mis en place en lien avec le médecin du travail, sous réserve de la faisabilité technique et organisationnelle.

Un temps de présence minimum sur site sera déterminé après concertation avec le médecin du travail, afin de permettre tant l’accompagnement que le bon accueil du salarié dans son collectif de travail.

Si l’accompagnement mène le salarié à un télétravail habituel aménagé, un avenant au contrat de travail est régularisé.

11.2 Télétravail et retour de longue maladie, temps partiel thérapeutique

La volonté est de prévenir et/ou de limiter le stress des collaborateurs, de leur donner les conditions de travail les plus appropriées à un bon équilibre vie privée/vie professionnelle.

Ainsi, après toute maladie d’une durée supérieure ou égale à 3 mois, le salarié pourra, après avis du médecin du travail, bénéficier du dispositif télétravail, même s’il n’avait pas la qualité de télétravailleur habituel avant son arrêt de travail, sous réserve de la faisabilité technique et organisationnelle.

Le salarié peut formuler sa demande, soit en amont de sa reprise (en contactant son manager et/ou le RRH, ou lors d’une visite de pré-reprise), soit au moment de sa reprise (en s’adressant à son manager et/ou au RRH, ou lors de la visite de reprise).

De même, le télétravail peut accompagner une situation de temps partiel thérapeutique, sous réserve d’un avenant au contrat de travail.

Un double consentement du salarié et du manager est nécessaire, et l’avis du médecin du travail sera systématiquement sollicité.

Un temps de présence minimum sur site sera déterminé après concertation avec le médecin du travail, afin de permettre tant l’accompagnement que le bon accueil du salarié dans son collectif de travail.

Si l’accompagnement mène le salarié à un télétravail habituel aménagé, un avenant au contrat de travail est régularisé.

11.3 Télétravail et grossesse

Les parties conviennent de porter une attention particulière aux femmes enceintes en leur permettant, si elles le souhaitent, de limiter leur fatigabilité.

Ainsi, les salariées qui le souhaitent se manifesteront idéalement dès la fin du 1er trimestre de grossesse, pour demander à bénéficier du télétravail à compter du 5ème mois de grossesse. Ces salariées seront prioritaires pour bénéficier du dispositif de télétravail habituel, dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités, sous réserve de la faisabilité technique et organisationnelle.

Bien entendu, en cas de grossesse particulière ou à risque, la salariée a la possibilité de se faire accompagner par la médecine du travail, dès que cela est nécessaire.

Dans ce cas, un temps de présence minimum sur site sera déterminé après concertation et en accord avec le médecin du travail, afin de permettre tant l’accompagnement que le bon accueil du salarié dans son collectif de travail.

11.4 Télétravail et situation de proche-aidant et des parents d’enfants handicapés nécessitant la présence du parent au domicile

Les parties conviennent d’accorder une priorité d’accès au télétravail pour les salariés en situation de proche-aidant.

La personne accompagnée par le salarié peut être :

- la personne avec qui le salarié vit en couple (conjoint, concubin, partenaire lié par un pacte civil de solidarité) ;

- l’ascendant du salarié, le descendant du salarié, ou l’enfant dont le salarié assume la charge au sens de l’article L.512-1 du code de la sécurité sociale, ou le collatéral du salarié jusqu’au 4e degré ;

- l’ascendant, le descendant ou le collatéral jusqu’au 4e degré de son époux(se), (sa) concubin(e) ou son (sa) partenaire lié(e) par un pacte civil de solidarité ;

- une personne âgée ou handicapée avec laquelle il réside ou avec laquelle il entretient des liens étroits et stables, à qui il vient en aide de manière régulière et fréquente, à titre non professionnel, pour accomplir tout ou partie des actes ou des activités de la vie quotidienne.

Le salarié devra justifier du lien avec la personne aidée et de la nécessité d’un accompagnement en produisant un certificat médical du médecin traitant de l’aidé.

Les salariés proches-aidants sont prioritaires pour bénéficier du dispositif de télétravail habituel, dans les mêmes conditions et selon les modalités, sous réserve de la faisabilité technique et organisationnelle.

CHAPITRE 3 : L’accompagnement du télétravail

Qu’il s’agisse de télétravail occasionnel de télétravail exceptionnel ou de télétravail habituel, les parties s’accordent sur l’importance de mettre en place diverses actions pour éviter et/ou réduire les risques liés au télétravail.

Article 12 : Des tutoriels en optimisation continue

12.1 Guide du Télétravail

Ce guide sera joint à l’avenant au contrat de travail.

Il sera régulièrement enrichi.

12.2 Guide du Flex manager

Ce guide est remis à tous les managers.

Il sera régulièrement enrichi.

12.3 Accompagnement dans le déploiement de l’accord

L’équipe accompagnement au changement viendra soutenir le déploiement du télétravail notamment auprès des managers. Un guide de bonnes pratiques sera enrichi au fil des actions d’accompagnement du déploiement.

Un accompagnement spécifique dédié aux tuteurs d’alternant sera déployé.

Article 13 : La communauté télétravail

L'objectif de la communauté télétravail est de partager les expériences et les bonnes pratiques afin de faire du télétravail un vecteur de qualité de vie au travail et d'innovation.

L’équipe de l’accompagnement au changement poursuivra dans la durée l’animation de cette communauté.

Article 14 : La prise en compte des risques liés aux troubles musculo-squelettiques

Dans la continuité de l’accord Qualité du Travail, Qualité de Vie au Travail signé le 18 décembre 2021 qui prévoit : « La France Mutualiste a depuis quelques années une démarche volontariste d’amélioration de l’ergonomie des postes de travail. C’est ainsi qu’elle diffuse régulièrement auprès des salariés les bonnes pratiques en matière de posture au poste de travail. LFM s’engage à poursuivre cette information régulière auprès des salariés. », des conseils relatifs à la posture et au travail sur écran sont disponibles sur l’intranet de l’entreprise et des communications de bonnes pratiques sont régulièrement publiées.

Il est rappelé que les services de médecine au travail se tiennent à disposition de l’ensemble des collaborateurs pour leur apporter tout conseil nécessaire en la matière.

La prise en charge par LFM des équipements complémentaires définis à l’article 7.1 du présent accord contribue également à la limitation des risques liés aux troubles musculo-squelettiques. Elle est dans la continuité de l’accord Qualité du Travail, Qualité de Vie au Travail signé le 18 décembre 2021 qui prévoit : « LFM a également, dans le cadre de la crise sanitaire « Covid 19 » et du développement du télétravail, proposé aux salariés qui souhaitaient disposer d’un second écran à leur poste de télétravail, de rembourser l’achat d’un écran dans la limite d’un plafond de 120 euros sur présentation de la facture. LFM s’engage à poursuivre cette facilité même une fois la crise sanitaire terminée. Cette option de second écran sera offerte à tout salarié bénéficiant du télétravail. »

Article 15 : Les bonnes pratiques des salariés en télétravail

15.1 : Le respect de la vie privée

Il est rappelé que le respect de la vie privée est un principe intangible, et que le télétravail ne doit pas permettre d’y déroger.

Ainsi, LFM s’engage à mettre à disposition des tutos de bon usage des outils.

L’utilisation des outils professionnels permet également de respecter le Règlement Général de Protection des Données, ainsi que la sécurité informatique.

15.2 : La déconnexion

Pour rappel, l’accord Qualité du Travail, Qualité de Vie au Travail signé le 18 décembre 2021, prévoit :

Les parties réaffirment que les salariés disposent d'un droit de déconnexion en dehors des horaires d'ouverture de l'entreprise dans lequel ils accomplissent régulièrement leur travail ou tout le moins pendant la durée légale de repos quotidien et hebdomadaire.

LFM s’engage à notamment à travers le parcours manager à accompagner les managers dans leur veille du respect de ce droit. Il leur sera également rappelé régulièrement de s’attacher à ne pas envoyer de courriel, pendant les temps de déconnexion. Plus globalement, le droit à la déconnexion sera un des thèmes récurrents de la communication préventive de LFM vers ses salariés. LFM s’engage à soutenir sa prévention en matière de santé, de sécurité et d’hygiène, de droit à la déconnexion, par une communication trimestrielle sur les bonnes pratiques.

LFM s’engage à maintenir la fenêtre d’alerte automatique dite « Pop-Up » qui apparaît sur l’écran de l’ordinateur de tout collaborateur qui se connecte en dehors des jours ouvrés et/ou des horaires habituels c’est-à-dire avant 7H30 et après 20H.  

LFM s’engage à inviter les collaborateurs à porter la mention suivante dans la signature des courriels : « Tout mail reçu en dehors de vos horaires de travail n'appelle pas de réponse immédiate »

Le salarié en télétravail bénéficie du même droit à la déconnexion que les salariés travaillant sur site. Le fait de disposer d’outils professionnels à domicile ne doit pas entraver cette règle.

15.3 : Le suivi des temps de travail et de repos.

Afin de s’assurer du respect des temps de travail et de repos, ainsi que du droit à la déconnexion, tous les collaborateurs, pour rappel, enregistrent leur temps de travail sur l’outil informatique dédié, qu’ils soient ou non en télétravail.

Conformément à l’article L.3171-3 du Code du Travail, il convient que tous les salariés au décompte horaires enregistrent sur l’outil dédié chaque prise de poste et chaque départ, y compris sur les horaires du midi, et ce, quels que soient leur site d’affectation et leur lieu de travail (télétravail ou non).

Si le salarié relève d’horaires fixes, il ne peut prendre son poste plus tôt, ou le quitter plus tard, sans concertation et accord du manager, qu’il soit ou non en télétravail.

De même, afin de permettre d’effectuer un décompte annuel du nombre de jours par les salariés sous convention de forfait, ces derniers procèdent en toute confiance à un enregistrement informatique sur l’outil dédié une fois par jour, qu’ils soient ou non en télétravail.

Conformément aux articles L 3121-60, L3121-64 et L3121-65 du Code du Travail, cet enregistrement permettra un suivi régulier de l’organisation et de la charge de travail par l’Entreprise.

15.4 : Le suivi de l’activité

L’article L.1222-9 du Code du Travail prévoit que l’accord précise les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail.

A cette fin, les salariés utilisent l’outil informatique pour enregistrer leur temps de travail.

De plus, et tel que prévu par l’article L1222-10 du Code du Travail, l’employeur organise chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail. Cet entretien peut avoir lieu lors de l’Entretien Annuel d’Evaluation des Compétences.

Il est rappelé que le salarié et son manager communiquent régulièrement sur les tâches confiées, les objectifs à atteindre, l’avancement des travaux et la charge de travail du salarié.

Les parties rappellent que les salariés en télétravail ont la même charge de travail que les salariés travaillant sur site. Les objectifs et missions ne peuvent être revus ni à la hausse ni à la baisse en situation de télétravail.

CHAPITRE 4 : DISPOSITIONS FINALES

Article 16 : Suivi de l’accord

Les parties s’accordent sur la nécessité d’appuyer les réflexions d’Entreprise sur des indicateurs, rappelant toutefois que ces derniers doivent être exploités au regard d’un contexte et utilisés à bon escient. Seront ainsi déposés une fois par an sur la BDES les indicateurs liés à la mise en œuvre de l’accord :

- Nombre de demandes de télétravail

- Nombre d’accords

- Nombre de refus et motifs

- Nombre de réversibilités

Article 17 : La phase de transition

Le télétravail régulier/contractuel sera déployé dans le courant du 1er trimestre 2022 avec prise d’effet au plus tard le 1er mars 2022.

Pendant la phase de transition, du 1^er janvier 2022 au 28 février 2022, l’organisation du télétravail définie par le PUPA en cours de validité au 1^er décembre 2021 (A minima trois jours de présentiel par semaine) est appliquée.

Article 18 : Entrée en vigueur / durée de l’accord / dénonciation – révision

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans. Il entre en vigueur le 1er janvier 2022.

Il se substitue pendant sa durée d’application et pour les mentions énoncées dans cet accord, à tous usages, pratiques, accords atypiques ou accords d’entreprise portant sur le même objet.

Le présent accord peut être révisé conformément aux dispositions légales en vigueur.

Article 19 : Notification, dépôt et publicité

Le présent accord est notifié à l’issue de la procédure de signature électronique par la Direction à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives.

Les engagements pris dans le présent accord seront portés, à la connaissance des salariés par l’intermédiaire d’une mise à disposition de l’accord dans l’intranet.

Conformément aux articles D.2231-2 et D.2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé :

• En un exemplaire papier auprès respectivement des Secrétariats de la Dreets et du Greffe du Conseil des prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.

• En format PDF sur la plate-forme «TéléAccords »

Conformément aux dispositions de l’article L 2231-5-1 du Code du travail, l’entreprise déposera également un exemplaire du présent accord, sans mention de l’identité des négociateurs et des signataires, au format DOCX sur la plate-forme «TéléAccords ».

Fait à Paris La Défense, le 17 décembre 2021, en 5 exemplaires originaux.

Le représentant de la. C.F.D.T., Le représentant de la C.F.T.C.,

Le représentant de la C.F.E-C.G.C.,

Pour la France Mutualiste, la Directrice du Développement Humain,