Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF AU TRAVAIL A DISTANCE" chez CRAMIF - CAISSE REGIONALE ASSURANCE MALADIE (Siège)

Entre :

Monsieur XXXXXXXXX

Directeur Général de la XXXXXXXXXX

d’une part,

et

Les Organisations Syndicales soussignées

d’autre part,

Il a été négocié et conclu l’accord ci-après.

SOMMAIRE :

Préambule

1. Les modalités de mise en œuvre

   1. Conditions d’éligibilité et modalités d’exercice

      1. Conditions d’éligibilité

      2. Modalités d’exercice

         1. Principes d’organisation

         2. Planification

         3. Lieux d’exercice et respect des règles de confidentialité informatique

   2. Statut du collaborateur en travail à distance

      1. Horaires variables et gestion dans le logiciel de gestion du temps

      2. Frais de déplacement

      3. Tickets restaurants

      4. Prise en charge des accidents

   3. L’accompagnement RH

2. Les modalités de mise en œuvre technique

   4. Les équipements de travail

   5. Modalités de gestion des incidents

3. Modification / Suspension et fin du travail à distance

4. Charge de travail et droit à la déconnexion

   6. Suivi de la charge de travail

   7. Droit à la déconnexion

4.2.1 Définition du droit à la déconnexion

4.2.2 Modalités d’exercice du droit à la déconnexion

4.2.3 Mesures visant à lutter contre l’utilisation des outils numériques hors temps de travail

5. Dispositions diverses

PREAMBULE

Dans le prolongement de la mise en place du télétravail dans l’organisme, la XXXXXX souhaite mettre en place un accord sur le travail à distance ayant pour objectif de définir un cadre commun d’exercice du travail à distance dans l’organisme pour les salariés ayant des activités itinérantes.

Sont concernés par le travail à distance les assistants de service social, les contrôleurs de sécurité, les enquêteurs et les inspecteurs, lesquels sont amenés à se déplacer régulièrement en dehors des locaux de l’employeur dans le cadre de leurs missions.

Les modalités de travail à distance permettent de répondre à plusieurs enjeux, en matière de conditions de travail, de prévention des risques et de conciliation vie professionnelle/vie personnelle, à savoir :

o L’instauration d’une souplesse dans l’organisation du travail facilitant la conciliation vie professionnelle, vie personnelle,

o La prévention des risques routiers en limitant le nombre des déplacements,

o La limitation des temps de trajets entre les lieux d’intervention,

o La limitation de l’empreinte carbone liée à l’activité de la XXXXXXX.

En tout état de cause, il ne s’agit donc pas d’un droit attaché au salarié mais d’une modalité d’exercice du travail s’inscrivant dans une organisation du travail plus générale et devant respecter les nécessités de service, les missions, les objectifs et l’organisation générale du travail.

Le dispositif vise à permettre aux salariés concernés de travailler, sur la base du volontariat, en dehors de la résidence administrative :

- Sur un site dit tiers : bureaux de permanence disponibles,…

- Depuis leur domicile selon l’organisation des déplacements.

Le déploiement du travail à distance à la XXXXXXX se fera au fur et à mesure des moyens technologiques permettant le développement des connexions à distance.

1. Les modalités de mise en œuvre

   1. Conditions d’éligibilité et modalités d’exercice

      1. Conditions d’éligibilité

Le travail à distance est accessible sous condition préalable du volontariat des bénéficiaires potentiels.

Les salariés devront ensuite remplir trois conditions :

• Condition d’ancienneté

• Condition d’autonomie

• Accord de la hiérarchie

La condition d’ancienneté est de douze mois dans l’emploi, que l’activité soit exercée à temps plein ou à temps partiel, afin de faire preuve d’une maîtrise constatée de l’activité, d’une réelle autonomie dans la tenue de l’emploi et d’une intégration minimale au sein du collectif de travail.

Les contrôleurs de sécurité et les enquêteurs (XXXXX, XXXXXX) pourront être éligibles au travail à distance, après accord de la hiérarchie, durant l’année de formation en vue de l’obtention de l’agrément.

Le salarié doit être suffisamment autonome pour exercer son activité à domicile ou sur un site tiers identifié précédemment. Le degré d’autonomie est évalué par chaque manager notamment dans le cadre de l’EAEA.

2. Les modalités d’exercice

Chaque salarié souhaitant bénéficier du travail à distance devra en faire la demande par courriel auprès de sa hiérarchie. L’accord de travail à distance doit être validé par le Directeur de branche. Une réponse motivée sera adressée au salarié par courriel dans le délai d’un mois.

Le manager, en coordination avec la Direction métier en lien avec la DRH, sera chargé de :

• Mettre en œuvre l’organisation permettant une meilleure adéquation entre les déplacements et les lieux d’exécution du travail

• Organiser l’activité (activités socles, tâches réalisées à distance...)

• Echanger sur le lieu de réalisation du travail à distance

  1. Principes d’organisation

L’employeur reste le garant de l’organisation du travail.

Le travailleur à distance devra être présent au minimum 1 jour par semaine sur le site de sa résidence administrative et devra a minima être présent la ou les journées de présence hebdomadaires communes à tous les salariés du service définies par le manager.

Le manager décide, en accord avec le directeur de branche, du nombre de jour(s) minimum de présence et quel(s) jour(s).

Les séquences de travail à distance ne constituent pas un droit acquis et ne peuvent pas faire l’objet d’un cumul, report ou demande de compensation en raison d’absence, de maladie, de stage ou tout autre motif nécessitant la présence du salarié.

2. Planification

La planification et l’organisation du travail de l’agent seront définies en concertation avec le manager afin de permettre le juste exercice de la supervision managériale et le suivi de l’activité normale de l’agent. En cas de difficulté sur la mise en place de cette organisation, le manager pourra, par la voie hiérarchique traditionnelle, demander à l’agent une planification anticipée et rigoureuse spécifique à chaque activité, de son agenda de travail.

3. Lieux d’exercice du travail à distance et respect des règles de confidentialité informatique

Le travail sera effectué sur le lieu de permanence, à domicile, ou à proximité du lieu de rendez-vous professionnel. Le lieu est laissé au libre choix du salarié en fonction du rendez-vous professionnel et en fonction de l’organisation du travail fixée par le manager.

Préalablement à un travail dans un lieu tiers (appartenant à la XXXXX : antenne de XXXXX et permanence ou résidence administrative du XXXXXX), l’agent devra s’assurer de la disponibilité d’un espace de travail et le réserver. En tout état de cause, le responsable hiérarchique du lieu d’accueil d’un potentiel travailleur à distance peut ne pas accepter l’accueil d’un agent extérieur à son service, sans avoir à justifier sa décision.

Le salarié en situation de travail à distance demeure soumis au Règlement intérieur de l’organisme et aux dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé, à l’hygiène et à la sécurité au travail. A ce titre, l’activité s’exécute dans un lieu répondant à des normes de santé, d’hygiène et de sécurité suffisantes.

Le travailleur à distance est également tenu de respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, notamment la charte de bon usage des outils informatiques.

2. Statut du collaborateur en travail à distance 

Le travailleur à distance est juridiquement un travailleur comme un autre dont le statut est régi par les dispositions :

• du Code du Travail.

• de la Convention Collective Nationale du travail du 8 février 1957 du personnel des organismes de Sécurité sociale.

Le travailleur à distance bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que les autres salariés.

3. Horaires variables et gestion dans le logiciel de gestion du temps

Pour les salariés soumis aux horaires variables, les dispositions du règlement intérieur restent applicables, notamment, le cumul du temps de travail sur le lieu du rendez-vous professionnel et le lieu choisi pour la poursuite de l’activité (domicile ou permanence) dans la même journée ne devra pas dépasser 9h30 conformément aux horaires variables.

1.2.2 Frais de déplacement

Les frais de déplacement sont pris en charge conformément aux dispositions de la Note de Service Générale relative aux frais de déplacements applicable.

Les activités en travail à distance ne donnent lieu à aucune autre prise en charge financière spécifique.

1.2.3 Tickets restaurants

Le travailleur à distance bénéficiera des tickets restaurant ou des indemnités repas, selon les conditions prévues par la note de service générale.

1.2.4 Prise en charge des accidents

L’accident survenu sur et entre les différents lieux d’exercice de l’activité est pris en charge au titre de la législation en vigueur sur les accidents du travail.

3. L’accompagnement RH

Des formations sont dispensées pour préparer au mieux la mise en place du travail à distance :

Le salarié en travail à distance reçoit une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les modalités d’organisation.

Les managers chargés d’encadrer ces collaborateurs seront formés aux techniques du management à distance.

Les salariés du service sont sensibilisés aux nouvelles modalités d’organisation et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leur collègue durant les périodes de travail à distance.

Enfin, afin de faciliter l’appropriation technique du dispositif, une salle de test et des présentations seront réalisées par la DSI en amont du démarrage effectif sur le site de Flandre et par département.

2. Les modalités de mise en œuvre technique

   1. Les équipements de travail

Le salarié exerçant en travail à distance sera équipé comme suit :

• Un ordinateur portable avec accès au réseau,

• Un scanner portable si nécessaire,

• Un accès VPN assorti d’une connexion 4G ou WIFI, si le lieu d’exercice n’est pas connecté au réseau (hors site XXXXX).

• Un téléphone portable professionnel

  2. Modalités de gestion des incidents

En cas d’incident, le salarié devra faire une demande d’intervention SAM et retourner à la résidence administrative en cas de non résolution de l’incident, en concertation avec le manager.

3. Modification / Suspension et fin du travail à distance

Le travail à distance pourra être modifié ou suspendu à la demande du salarié ou de l’employeur en cas de nécessités telles que :

• Nouvelle organisation de l’exercice du métier sur le territoire occasionnant un changement des conditions d’exercice

• Non-respect significatif des impératifs liés à la fonction et évoqués lors du bilan annuel de fonctionnement établi pendant l’EAEA

• Circonstances spécifiques liées à la météo, aux fonctionnements des outils ou à tout événement ponctuel ou permanent rendant impossible l’exercice du travail à distance

La suspension ou la fin du travail à distance sera notifiée au salarié par courriel.

4. Charge de travail et droit à la déconnexion

   1. Suivi de la charge de travail

L’organisation du travail, la charge de travail et la répartition dans le temps des salariés travaillant à distance fait l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui veillera notamment à ce que :

- le salarié ne soit pas placé dans une situation de surcharge de travail ;

- l’amplitude maximale de travail et les durées minimales de repos soient respectées.

Le suivi de l’organisation du travail est assuré dans le cadre des EAEA.

Sont notamment évoqués lors de ces entretiens :

- Les conditions de réalisation du travail à distance et les éventuelles difficultés rencontrées ;

- La charge de travail du salarié ;

- Le maintien du lien nécessaire avec le collectif de travail et l’organisme.

2. Droit à la déconnexion

Par le présent accord la direction et les organisations syndicales signataires, conscientes des risques encourus du fait d'une connexion trop importante aux outils numériques, souhaitent définir ensemble des règles clarifiant le droit pour tous les salariés de la XXXXXX à se déconnecter des outils quel que soit leur poste de travail et leurs responsabilités.

Il s'agit de créer des protections nécessaires à la santé des salariés et de rendre réel l'exercice de ce droit à la déconnexion en confirmant la position de principe de la direction qui ne souhaite pas une réactivité et une disponibilité permanente des collaborateurs.

1. Définition du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit pour les salariés de ne pas être sollicités, que ce soit par courriels, messages, ou encore appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors des heures de travail.

Les salariés ont le droit de ne pas se connecter aux outils numériques (ordinateurs, téléphones portables...) et de ne pas être contactés y compris sur leurs outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de leurs heures de travail.

Ce droit a pour objectif d'assurer le respect de la vie familiale et privée de tous les salariés de l'organisme ainsi que d'imposer le respect du repos quotidien tel qu'il est prévu par l'article L.3131-1 du Code du travail.

2. Modalités d'exercice du droit à la déconnexion

Aucun salarié ne pourra être tenu de répondre ou de lire ses courriels, messages et appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures de travail, périodes d'absence (congés, RTT, maladie ...).

Aucun salarié de l’organisme ne pourra être sanctionné s’il ne répondait pas ou ne lisait pas ses courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de ses heures de travail.

Seul un évènement exceptionnel (de type sinistre justifiant la constitution en urgence de la cellule de crise en application du Plan de Continuité d’Activité) peut amener l’employeur à contacter les salariés en dehors de leur temps de travail.

3. Mesures visant à lutter contre l'utilisation des outils numériques hors temps de travail

Il est rappelé qu'il est important de :

- s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, message ou joindre un collaborateur par téléphone ;

- limiter l'utilisation des outils personnels dans le cadre professionnel ;

- ne pas solliciter de réponse immédiate sauf urgence manifeste.

Les adresses de messagerie « génériques » identifiant un service plutôt qu'une personne doivent être privilégiées pour les communications externes notamment afin d'assurer une continuité de service.

Il est recommandé aux salariés de ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un appel téléphonique, voire d’éteindre l’outil numérique.

5. Dispositions diverses

Cet accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans sous réserve de l’obtention de l’agrément ministériel.

A défaut de cet agrément, l’accord sera considéré comme nul et non avenu.

L’accord court à compter de la date d’agrément.

Un bilan annuel des données relatives au travail à distance dans l’organisme ainsi que l’actualisation des activités pouvant être exercées à distance seront présentés à la commission de suivi mise en place et composée de la direction et des organisations syndicales ayant négocié l’accord. Celle-ci se tiendra chaque année. Lui seront communiqués le nombre de salariés travaillant à distance.

Une copie du présent accord sera remise à chaque partie signataire et sera notifiée à chaque organisation syndicale représentative non signataire.

L’accord sera déposé par la XXXXX à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) et au secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes dans les conditions prévues aux articles L 2231-6 et D 2231-2 du code du travail.

Conformément à l’article L 2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale.

Fait en 3 exemplaires originaux à Paris, le

POUR LA CFDT CADRES ET EMPLOYES POUR LA CGT CADRES ET EMPLOYES

POUR FO CADRES ET EMPLOYES

LE DIRECTEUR GENERAL

XXXXXX