PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL RELATIF AUX ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Mandature 2024-2027

UES MATMUT

Table des matières

PREAMBULE 4

CHAPITRE I – NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR AU SEIN DU CSE, COMPOSITION DES COLLEGES ELECTORAUX ET REPARTITION DES SIEGES AU SEIN DE CHAQUE COLLEGE ELECTORAL 5

CHAPITRE II – SCRUTIN 6

ARTICLE 1 – DATES ET LIEUX DES SCRUTINS 6

ARTICLE 2 – MODE DE SCRUTIN 6

CHAPITRE III – ETABLISSEMENT ET PUBLICATION DES LISTES ELECTORALES 6

ARTICLE 3 – CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE 6

ARTICLE 4 – ÉTABLISSEMENT ET DIFFUSION DES LISTES ELECTORALES 7

ARTICLE 5 – VALIDITE DES LISTES ELECTORALES POUR LES DEUX TOURS DE SCRUTIN 8

CHAPITRE IV – ETABLISSEMENT DES LISTES DES CANDIDATS 8

ARTICLE 6 – APPEL A CANDIDATURES 8

ARTICLE 7 – ÉTABLISSEMENT DES LISTES DE CANDIDATS ET COMMUNICATION DES PROFESSIONS DE FOI 8

CHAPITRE V – VOTE ELECTRONIQUE 10

ARTICLE 8 – CHOIX DU PRESTATAIRE 10

ARTICLE 9 – ASSISTANCE TELEPHONIQUE 11

ARTICLE 10 – DONNEES PERSONNELLES 11

ARTICLE 11 – FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME DE VOTE ELECTRONIQUE 11

CHAPITRE VI – CAMPAGNES ELECTORALES ET DIFFUSION DE LA COMMUNICATION ELECTORALE 11

ARTICLE 12 – DUREE DE LA CAMPAGNE ELECTORALE 11

ARTICLE 13 – MOYENS ATTRIBUES AUX LISTES SYNDICALES ET AUX LISTES NON SYNDICALES 12

ARTICLE 14 – ENGAGEMENTS DES PARTIES PRENANTES 13

CHAPITRE VII – ORGANISATION ET DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES 14

ARTICLE 15 – MATERIEL DE VOTE ELECTRONIQUE 14

ARTICLE 16 – DEROULEMENT DU VOTE ELECTRONIQUE 15

CHAPITRE VIII – BUREAUX DE VOTE 15

ARTICLE 17 – ORGANISATION ET COMPOSITION DU BUREAU DE VOTE 15

ARTICLE 18 – FORMATION DES MEMBRES DES BUREAUX DE VOTE ET DE LA DELEGATION DU PERSONNEL 16

CHAPITRE IX – OUVERTURE ET FERMETURE DES SCRUTINS 17

ARTICLE 19 – LES SEANCES D’OUVERTURE DES SCRUTINS 17

ARTICLE 20 – LES SEANCES DE CLÔTURE ET DE DEPOUILLEMENT DES SCRUTINS 18

ARTICLE 21 – LA PROCLAMATION DES RESULTATS 18

CHAPITRE X – ORGANISATION DU 2^ND TOUR 18

CHAPITRE XI – PRISE D’EFFET DES MANDATS 19

CHAPITRE XII – DUREE DE L’ACCORD 19

Entre :

Les Sociétés de l’Unité Économique et Sociale constituée autour de la MUTUELLE ASSURANCE DES TRAVAILLEURS MUTUALISTES (MATMUT) visées ci-après et représentées par XXXXXXXXXXXX, dûment habilitée :

SGAM MATMUT, Société de Groupe d’Assurance Mutuelle dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN

MATMUT SAM, Société d’Assurance Mutuelle à cotisations variables dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN

MATMUT MUTUALITE L2, Mutuelle dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN

MATMUT PROTECTION JURIDIQUE, Société Anonyme dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN

INTER MUTUELLES ENTREPRISES, Société Anonyme dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN

MATMUT VIE, Société Anonyme dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN

MUTUELLE OCIANE MATMUT, Mutuelle dont le siège social est situé 35 rue Claude Bonnier 33054 BORDEAUX Cedex

MATMUT PATRIMOINE, Société Anonyme dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN

Ci-après dénommée « l’Entreprise »

D’une part,

Les organisations syndicales représentées dans l’UES MATMUT :

- CFDT :

- SN2A-CFTC :

- CGT :

- CFE-CGC :

- FO :

- UNSA :

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit.

PREAMBULE

Le présent protocole a pour objet de préciser la répartition du personnel dans les collèges électoraux, le nombre de sièges à pourvoir dans chaque collège, ainsi que les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

Il est conclu pour les élections 2023 des membres du Comité Social et Économique (CSE) de l’UES MATMUT (Mandature 2024-2027).

Il s’inscrit dans le cadre des dispositions légales (articles L.2314-5 et suivants du Code du travail), de l’accord sur la reconnaissance de l’UES MATMUT du 21 septembre 2023 et de l’accord sur le vote électronique du 9 octobre 2019.

Pour mémoire, les dernières élections professionnelles ont eu lieu au sein l’UES MATMUT du 12 au 21 novembre 2019 pour le 1er tour et du 3 au 12 décembre 2019 pour le 2nd tour.

CHAPITRE I – NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR AU SEIN DU CSE, COMPOSITION DES COLLEGES ELECTORAUX ET REPARTITION DES SIEGES AU SEIN DE CHAQUE COLLEGE ELECTORAL

L’UES MATMUT étant organisée et dirigée de façon centralisée sur le plan économique et social, les parties conviennent de mettre en place un Comité Social et Économique unique.

Le corps électoral est constitué de deux collèges distincts votant séparément. Conformément aux dispositions de la Convention Collective Nationale des Sociétés d’Assurances, la répartition du personnel est effectuée de la façon suivante :

• Le Premier collège est constitué des salariés de l’Entreprise dont la fonction relève des classes 1 à 4,

• Le Second collège est constitué des salariés de l’Entreprise qui relèvent des classes 5 et des classes ou grades supérieurs à la classe 5.

Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure qui remplissent les conditions prévues au 2° de l’article L. 1111-2 du Code du travail et qui ont fait le choix de voter à ces élections, sont répartis, selon les informations transmises par ces entreprises extérieures, de la façon suivante :

• Les ouvriers, employés, techniciens et agents de maîtrise sont positionnés dans le Premier collège précité,

• Les ingénieurs et cadres sont positionnés dans le Second collège précité.

Compte tenu de l’effectif de l’Entreprise calculé conformément aux dispositions légales et détaillé ci-après, il sera procédé à l'élection de 31 membres titulaires et de 31 membres suppléants, pour le CSE de l’UES MATMUT.

Les sièges seront répartis comme suit :

- Collège « Premier collège » : 17 titulaires et 17 suppléants

- Collège « Second collège » : 14 titulaires et 14 suppléants

Méthode de calcul du nombre de sièges et de la répartition des sièges entre les collèges

• L’effectif calculé au 30 septembre 2023 conformément à l’article L1111-2 du code du travail est de 6.150,24 salariés répartis comme suit 3.291,63 (Premier collège) et 2.858,61 (Second collège).

• Nombre de sièges conformément à l’article R.2314-1 du code du travail : 31 membres titulaires et 31 membres suppléants

• Répartition des sièges au sein de chaque collège :

• Premier collège : [(3.291,63 / 6.150,24) x 31)] = 16,591 arrondi* à l’entier supérieur (décimale supérieure ou égale à 5) soit 17 sièges

• Second collège : [(2.858,61 / 6.150,24) x 31)] = 14,408 arrondi* à l’entier inférieur (décimale strictement inférieure à 5) soit 14 sièges

CHAPITRE II – SCRUTIN

ARTICLE 1 – DATES ET LIEUX DES SCRUTINS

Compte tenu de la période de congés scolaires de fin d’année, les scrutins seront ouverts :

• pour le 1er tour, du lundi 20 novembre à 10h au mardi 28 novembre 2023 à 16h,

• pour le 2^nd tour éventuel, du lundi 11 décembre 2023 à 10h au mardi 19 décembre 2023 à 16h.

Pendant les périodes d’ouverture des scrutins fixées ci-dessus, chaque électeur peut voter à tout moment, de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

ARTICLE 2 – MODE DE SCRUTIN

L’élection a lieu au scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Tous les votes ont lieu à bulletin électronique secret.

Les ratures de noms sont autorisées. Toutefois, la loi privilégie l'ordre de présentation de la liste. Les ratures qui affectent le nom d'un candidat ne sont pas prises en compte pour établir la proclamation des élus si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat.

Le panachage est interdit.

Pour chaque scrutin (titulaires et/ou suppléants), en cas de carence des Organisations Syndicales, ou si le quorum (nombre de suffrages valablement exprimés au moins égal à la moitié des électeurs inscrits) n'est pas atteint au premier tour, ou si certains sièges sont restés vacants, un second tour sera organisé. Les candidatures autres que celles présentées par les Organisations Syndicales seront alors admises.

CHAPITRE III – ETABLISSEMENT ET PUBLICATION DES LISTES ELECTORALES

ARTICLE 3 – CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont appréciées conformément aux dispositions légales et à la date du premier jour du 1^er tour de scrutin, soit au Lundi 20 novembre 2023.

Sont électeurs/électrices :

• les salariés de l’une des entités de l’UES MATMUT, employés à temps plein ou à temps partiel, âgés de 16 ans au moins, inscrits aux effectifs et ayant au moins trois mois d’ancienneté dans l’Entreprise.

• les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure qui remplissent les conditions prévues au 2° de l’article L. 1111-2 du Code du travail, qui ont travaillé 12 mois au moins en continu dans nos locaux et qui ont choisi de voter aux élections MATMUT.

Les salariés mis à disposition devront indiquer à la DRH, au plus tard le jeudi 19 octobre 2023, s’ils entendent faire usage de leur droit de vote à ces élections.

Les électeurs ne doivent avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative aux droits civiques.

Sont éligibles les salariés de l’UES MATMUT électeurs, âgés de 18 ans au moins, inscrits aux effectifs et ayant au moins un an d’ancienneté dans l’Entreprise.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Il est rappelé que les salariés cadres détenant une délégation d’autorité permettant de les assimiler à l’employeur ou ayant reçu délégation pour représenter l’employeur auprès des Instances Représentatives du Personnel, ne sont pas éligibles, dans les conditions de l’article L 2314-19 du Code du travail.

ARTICLE 4 – ÉTABLISSEMENT ET DIFFUSION DES LISTES ELECTORALES

La Direction établira par collège électoral la liste des électeurs et des salariés éligibles.

Les listes électorales de chaque collège indiqueront pour chaque électeur :

• ses nom et prénom,

• son âge,

• sa date d’entrée au sein d’une société de l’UES.

Les listes électorales seront publiées au moyen de la rubrique dédiée aux élections professionnelles sur Matmut Connect au plus tard le vendredi 20 octobre 2023.

Chaque mise à jour de la liste électorale fait l'objet d'une information auprès des organisations syndicales ayant participé à la négociation du PAP. De ce fait, cette nouvelle publication fait courir un nouveau délai de contestation.

En tout état de cause, les contestations internes relatives aux listes doivent être adressées à la DRH - Relations Sociales, de préférence par message électronique à l’adresse suivante relations.sociales@matmut.fr, au plus tard le mercredi 15 novembre 2023 avant 11h.

Il est rappelé qu’en application de l’article R. 2314-24 du Code du travail, la contestation en justice de la liste électorale n'est recevable que si elle est faite dans les trois jours suivant la publication de ladite liste.

ARTICLE 5 – VALIDITE DES LISTES ELECTORALES POUR LES DEUX TOURS DE SCRUTIN

Les listes électorales sont valables pour les deux tours. Elles ne peuvent être modifiées après le premier tour.

CHAPITRE IV – ETABLISSEMENT DES LISTES DES CANDIDATS

ARTICLE 6 – APPEL A CANDIDATURES

Article 6.1 – Premier tour

La Direction annonce le premier tour du scrutin et l’appel à candidature au plus tard le lundi 16 octobre 2023 dans la rubrique dédiée sur Matmut Connect.

Article 6.2 – Second tour

Au cas où le quorum ne serait pas atteint, ou en cas de carence des organisations syndicales ou si tous les sièges n’étaient pas pourvus, un second tour serait organisé, également ouvert aux candidatures non présentées sur une liste syndicale.

La Direction annoncerait alors, le second tour du scrutin et l’appel à candidature le vendredi 1^er décembre 2023 à partir de 8h.

ARTICLE 7 – ÉTABLISSEMENT DES LISTES DE CANDIDATS ET COMMUNICATION DES PROFESSIONS DE FOI

Article 7.1 – Présentation des listes de candidats

Des listes distinctes doivent être établies par collège et, à l’intérieur de chaque collège pour les titulaires et pour les suppléants.

Elles devront mentionner :

• Le type de siège (titulaire ou suppléant),

• Le collège électoral pour lequel le candidat est désigné,

• Les nom et prénom des candidats,

• Leur ordre de présentation,

• Leur appartenance syndicale, le cas échéant.

Il est rappelé qu’en cas de liste commune, la clé de répartition des suffrages doit être portée à la connaissance de l’employeur, d’une part, au moment du dépôt de la liste, et des électeurs, d’autre part, préalablement au scrutin. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales.

Article 7.2. – Répartition des candidats femmes et hommes

Conformément à l’article L. 2314-13 du Code du travail, la proportion de femmes et d’hommes au sein de l’UES Matmut composant chaque collège électoral s’établit dans les conditions suivantes :

	% Hommes	% Femmes
Premier collège	25,07	74,93
Second collège	45,58	54,42

La proportion de femmes et d’hommes est déterminée sur la base des effectifs de la liste électorale de chaque collège, arrêtés au 30 septembre 2023.

Cette proportion est portée à la connaissance des salariés le jour de la publication du présent Protocole sur MatmutConnect.

Il est rappelé que dans le respect de l’article L. 2314-30 du Code du travail :

• Pour chaque collège électoral, les listes qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes ;

• Lorsque l’application de la règle de la représentation équilibrée n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

• En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

• Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Ces règles s’appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.

Article 7.3 – Communication des listes de candidats, des professions de foi et des logos

Les organisations syndicales mentionnées à l’article L. 2314-5 du Code du travail, seules habilitées à présenter des candidatures au premier tour, communiqueront leurs listes de candidats, leur profession de foi et les logos des syndicats, au plus tard le lundi 6 novembre 2023 avant 14 h.

Les parties conviennent que les candidatures pourront être transmises dès le lundi 16 octobre 2023 afin de faciliter la gestion des informations par le prestataire de vote électronique.

La profession de foi de chaque liste présentant des candidats devra être transmise en format électronique (PDF), format A4 quatre pages défilantes, avec un poids maximum de 2Mo. Il est recommandé un poids de 800Ko pour un affichage optimal.

Les logos des syndicats devront être remis en même temps en format png ou jpeg, 200X200.

Les listes de candidats, les professions de foi et le cas échéant les logos des syndicats seront transmis à la DRH par messagerie électronique : relations.sociales@matmut.fr

Ce dépôt des listes de candidatures est effectué par courrier électronique avec accusé réception adressé par le représentant de la liste, selon les modalités suivantes.

Ce courrier électronique contiendra une pièce jointe sous format PDF, mentionnant notamment le logo du syndicat, la liste des candidats, le scrutin considéré et la signature du représentant de la liste. La bonne réception de ce courrier électronique sera formalisée par retour de mail.

A : Adresse mail des élections : relations.sociales@matmut.fr

Objet : ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023 – Dénomination de la liste syndicale/non syndicale – dépôt des listes/professions de foi/logo

Les listes de candidats, les professions de foi et les logos communiqués pour le premier tour seront utilisés dans le cadre d’un éventuel second tour.

Dès réception de l’ensemble des listes de candidats des organisations syndicales, et avant envoi au prestataire voxaly pour publication, la DRH – Relations Sociales communiquera l’ensemble des listes de candidats à toutes les organisations syndicales intéressées, par messagerie électronique, à l’attention des délégués syndicaux référents et des représentants de section syndicale.

Article 7.4. – Publication des listes de candidats pour le 1^er tour

La Direction transmettra au prestataire Voxaly les listes de candidats pour publication sur le site de vote. Les professions de foi et les listes de candidats seront également mis en ligne dans la rubrique dédiée aux élections professionnelles sur Matmut Connect le mardi 7 novembre 2023.

CHAPITRE V – VOTE ELECTRONIQUE

Le vote électronique est organisé dans les conditions prévues par l’accord du 9 octobre 2019.

ARTICLE 8 – CHOIX DU PRESTATAIRE

Sa mise en œuvre est confiée à la société VOXALY (dont le siège social est sis 6 Impasse AUGUSTIN FRESNEL 44800 SAINT HERBLAIN).

ARTICLE 9 – ASSISTANCE TELEPHONIQUE

VOXALY mettra à disposition une assistance téléphonique afin de renseigner les électeurs qui le souhaiteraient sur le processus global de vote et les modalités de celui-ci. Celle-ci sera accessible via un numéro Vert, mis en service pendant le scrutin du lundi au vendredi de 7h30 à 20h et le samedi de 7h30 à 12h (sauf jours fériés).

ARTICLE 10 – DONNEES PERSONNELLES

Il est rappelé que le traitement des données personnelles recueillies dans le cadre des élections professionnelles sera conforme aux dispositions du RGPD ainsi que celles de la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles modifiant la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

ARTICLE 11 – FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME DE VOTE ELECTRONIQUE

La description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales assurées en lien avec le prestataire VOXALY fait l’objet d’une annexe au présent protocole.

Il est précisé que le système de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante par le cabinet DEMAETER, transmise aux organisations syndicales.

Par ailleurs, un commissaire de justice désigné par le gestionnaire des élections s’assurera du bon déroulé des opérations électorales. Il sera notamment présent à l’ouverture et la fermeture des scrutins du premier et second tour.

CHAPITRE VI – CAMPAGNES ELECTORALES ET DIFFUSION DE LA COMMUNICATION ELECTORALE

ARTICLE 12 – DUREE DE LA CAMPAGNE ELECTORALE

• Campagne du 1er tour

La date de début est fixée au mardi 7 novembre 2023 dès 8h. Elle prend fin le vendredi 17 novembre 2023 à 17h.

• Campagne du 2^nd tour

La date de début est fixée au mardi 5 décembre 2023 dès 8h. Elle prend fin le vendredi 8 décembre 2023 à 17h.

ARTICLE 13 – MOYENS ATTRIBUES AUX LISTES SYNDICALES ET AUX LISTES NON SYNDICALES

Article 13.1 – Communication électorale

Pour la campagne électorale du le 1er tour, chaque organisation syndicale (ou liste commune) qui présentera des listes de candidats pourra diffuser, sur l’espace Matmut Connect dédié aux élections professionnelles, au maximum 12 pages en format A4 (recto).

Pour la campagne électorale du le 2nd tour, chaque organisation syndicale (ou liste commune) et chaque liste non syndicale qui présentera des candidats, pourra diffuser, sur l’espace Matmut Connect dédié aux élections professionnelles, au maximum 4 pages en format A4 (recto).

Les documents validés par les organisations syndicales et par les listes non syndicales seront mis en ligne sur l’espace Matmut Connect dédié le lendemain de leur réception avant 12 heures (si réception après 12 heures, le surlendemain). Les documents reçus le vendredi, le week-end ou un jour férié seront mis en ligne au plus tard le mardi suivant.

Il est rappelé que cette diffusion sur Matmut Connect est exclusive de tout autre mode de communication via les équipements professionnels mis à disposition des salariés par l’Entreprise, comme par exemple la messagerie électronique.

Il est également rappelé conformément aux dispositions du Code électoral (art L 49) et aux règles jurisprudentielles qu’est interdite, à compter de la veille du jour d’ouverture du scrutin, toute action de communication électorale, quel qu’en soit le support de diffusion (écrite, orale, téléphonique…).

Les parties considèrent en effet que l’ensemble des supports de communications syndicales s’apparente nécessairement à de la promotion électorale pendant la période de scrutin.

Aussi, afin d’assurer la sincérité des opérations électorales, les organisations syndicales et non syndicales s’interdisent de toute publication de tract durant le premier tour de scrutin (du 20 novembre 2023 au 28 novembre 2023) et du second tour de scrutin éventuel (du 11 décembre 2023 au 19 décembre 2023).

Ainsi, pour le 1er tour, toute demande de publication de tract communiquée aux relations sociales après le jeudi 16 novembre 2023 ne pourra être diffusée qu’à compter du mercredi 29 novembre 2023. Pour le second tour, toute demande de publication de tract communiquée après le jeudi 7 décembre 2023 ne pourra être diffusée qu’à compter du mercredi 20 décembre 2023.

Article 13.2 – Budget électoral

Chaque organisation syndicale (ou liste commune) ayant présenté une ou plusieurs liste de candidat au premier tour et le cas échéant, au second tour, bénéficiera, à réception de la liste, d’une enveloppe unique et globale 9.000 € TTC destinée à compenser, sur présentation de justificatifs, les frais occasionnés lors des campagnes électorales du 1er tour et le cas échéant du 2nd tour.

Chaque liste non syndicale qui présentera une ou plusieurs liste de candidat au 2nd tour, bénéficiera, à réception de la liste, d’une enveloppe unique et globale de 2.300 € TTC destinée à compenser, sur présentation de justificatifs, les frais occasionnés lors de la campagne électorale du 2nd tour.

Les frais pris en charge sur présentation de justificatifs sont en conséquence des frais engendrés avant le terme de la période de campagne électorale définie à l’article 12, et en lien avec celle-ci comme par exemple : fournitures bureautiques, matériel informatique, logiciels, documentation, formation, reprographie/imprimerie, conseil en communication, d’hébergement, de repas, frais de transport (y compris en cas de recours à des modes alternatifs comme le covoiturage…).

Les frais de transport, d’hébergement et de repas engagés à compter du 1er septembre 2023 dans le cadre de la campagne électorale, seront pris en charge dans les limites du barème des frais professionnels applicable au sein de l’Entreprise.

Une avance de 50% de l’enveloppe attribuée sera octroyée sur demande effectuée au plus tard le jour du dépôt des listes pour le 1er ou le 2nd tour, auprès de la DRH – Relations Sociales par message électronique (relations.sociales@matmut.fr). Le responsable de l’organisation syndicale (ou le représentant de candidature non syndicale) communique à la DRH-Relations Sociales un relevé d’identité bancaire comportant les coordonnées à prendre en compte en vue du virement correspondant qui sera effectué dans les plus brefs délais et au plus tard 5 jours ouvrés après réception.

Article 13.3 – Enveloppe horaire dédiée

Chaque organisation syndicale (ou liste commune) qui présentera une ou plusieurs listes de candidat au premier tour et le cas échéant, au second tour, bénéficiera d’une enveloppe globale de crédit d’heures définie comme suit : 200 heures à réception de la liste puis 7h par candidature dans la limite globale de 400 heures (cette limite comprenant les 200 premières heures attribuées), à compter du 1^er jour de la campagne électorale du 1^er tour. Cette enveloppe est valable pour le 1^er tour et le cas échéant pour le 2^nd tour.

Chaque liste non syndicale qui présentera une ou plusieurs listes de candidat au 2^nd tour, bénéficiera à réception de la liste d’une enveloppe globale de crédit d’heures de 60 heures.

Chacune des enveloppes de crédit d’heures attribué fait l’objet d’une répartition entre les candidats, par :

- soit le délégué syndical référent,

- soit le représentant de section syndicale,

- soit, pour les listes non syndicales, la personne en tête de liste.

Cette information est transmise à la DRH – Relations Sociales par message électronique (relations.sociales@matmut.fr) au plus tard le jour du dépôt des listes de candidats pour le 1er ou le 2nd tour. Toute nouvelle répartition ultérieure ne sera pas admise.

ARTICLE 14 – ENGAGEMENTS DES PARTIES PRENANTES

Les Organisations Syndicales de la MATMUT s’interdisent toute polémique ou attaque qui serait punie et réprimée par les textes en vigueur (diffamation, dénonciation calomnieuse…). Elles s’engagent par ailleurs à respecter la réglementation relative à la protection des données personnelles (RGPD), et donc à ne pas utiliser les données personnelles des salariés électeurs de l’Entreprise, à l’exception des salariés y ayant consenti.

Il est rappelé que la fraude électorale désigne toutes les irrégularités qui peuvent se dérouler pendant une élection. 

Elle peut concerner les opérations électorales elles-mêmes ou des manœuvres constatées pendant la durée de la campagne électorale. La fraude est sanctionnée dès lors qu’elle fausse l’expression du choix des électeurs. Outre l’annulation des élections, une action pénale ou civile peut être engagée en vertu des dispositions régissant le droit électoral. En vertu de l’article L. 114 du Code électoral, l’action publique et l’action civile peuvent être intentées dans le délai de six mois à compter du jour de la proclamation du résultat de l'élection.

CHAPITRE VII – ORGANISATION ET DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

Pendant la période du scrutin par voie électronique, chaque électeur aura le choix de voter gratuitement, anonymement et à tout moment sur son site de travail, à son domicile ou son lieu de villégiature, ou à partir de tout autre poste informatique équipé d’une connexion Internet. Le vote pourra s’effectuer librement en dehors ou pendant le temps de travail, selon les règles habituelles pour les élections dans l’Entreprise.

ARTICLE 15 – MATERIEL DE VOTE ELECTRONIQUE

Le prestataire Voxaly adressera à chaque électeur, à son domicile, au cours de la semaine précédant la date des élections (semaine 46), le matériel nécessaire pour voter. Celui-ci comprendra :

• un code d’identification, généré automatiquement et de manière aléatoire ;

• un courrier expliquant les modalités pratiques de vote par Internet.

Le matériel de vote est envoyé à titre strictement personnel à chacun des électeurs. L’exercice personnel du droit de vote constitue un principe général du droit électoral. Chaque électeur doit voter en personne. Le vote pour autrui ou par procuration n’est pas autorisé dans le cadre des présentes élections.

En cas de perte de son identifiant, chaque électeur pourra demander à la cellule d’assistance téléphonique dédiée du prestataire (voir article 9 du présent protocole) la transmission de nouveaux codes.

L’électeur s’identifiera en communiquant :

• son nom,

• son prénom,

• son matricule,

• sa date de naissance,

• Le code postal de son domicile

Après identification, l’électeur communiquera à la hotline un numéro de téléphone mobile ou une adresse mail afin de recevoir ses nouveaux codes.

Un accusé de réception sera transmis à la demande à l’adresse de messagerie électronique choisie par l’électeur.

ARTICLE 16 – DEROULEMENT DU VOTE ELECTRONIQUE

Pendant la période du scrutin par voie électronique, chaque électeur aura le choix de voter gratuitement, anonymement et à tout moment à partir de tout matériel, professionnel ou personnel, équipé d’une connexion Internet, en dehors ou pendant le temps de travail.

Il est rappelé qu’un ordinateur en libre accès est d’ores et déjà mis à la disposition de tous les salariés ne disposant pas d’un ordinateur professionnel.

Le déroulement du vote électronique est le suivant :

• l’électeur accède au site de vote à partir d’un matériel équipé d’une connexion Internet

• l’électeur s’identifie à l’aide de son code d’accès et de son mot de passe personnels et confidentiels

• après identification, l’électeur est autorisé à participer au vote électronique

• l’électeur peut :

• choisir une liste complète de candidats,

• rayer des noms,

• voter blanc

• son choix lui est rappelé et il peut le modifier, avant validation définitive,

• de même, à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre ultérieurement

• l’électeur confirme son vote par double validation

• l’affichage de l’accusé de réception atteste de l’enregistrement ferme et définitif du vote

• un accusé de réception est transmis à la demande à l’adresse de messagerie électronique fournie par l’électeur.

Afin de tenir les électeurs informés du déroulement des élections (coordonnées de l’assistance téléphonique de VOXALY, envoi du matériel de vote, période de vote, …), une communication adaptée sera régulièrement diffusée sur Matmut Connect. L’Entreprise prendra également les dispositions permettant aux électeurs de disposer du temps nécessaire aux opérations de vote.

CHAPITRE VIII – BUREAUX DE VOTE

ARTICLE 17 – ORGANISATION ET COMPOSITION DU BUREAU DE VOTE

Un bureau de vote centralisateur est constitué pour l’ensemble des collèges et pour les deux tours. Le bureau de vote assurera les opérations d’ouverture et de fermeture des scrutins dans chaque collège.

Il est constitué selon les modalités suivantes :

Communication par les OS des membres du bureau de vote

Les organisations syndicales ayant présenté des candidats au 1^er tour pourront désigner un membre titulaire et un membre remplaçant.

Il est entendu que seuls les membres titulaires constitueront le bureau de vote, les membres remplaçants n’étant habilités à intervenir au sein du bureau de vote qu’en cas d’absence du membre titulaire.

Les organisations syndicales concernées feront connaître à la DRH - Relations Sociales le nom de deux représentants (titulaire et remplaçant), au plus tard le Mardi 31 octobre 2023 avant 14h, par message électronique avec accusé de réception à l’adresse suivante :

A : Adresse mail des élections : relations.sociales@matmut.fr

Objet : ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023 – Désignation du bureau de vote centralisateur

Désignation du Président du bureau de vote

Le bureau de vote désignera en son sein un Président. Les autres membres titulaires seront assesseurs du bureau de vote.

Il est rappelé que la présidence ne pourra être confiée à un candidat.

Le nom du Président du bureau de vote et ceux des Assesseurs titulaires auxquels seront remis les codes spécifiques nécessaires au déroulement des opérations électorales, désignés d’un commun accord par les organisations syndicales, seront communiqués à la DRH - Relations Sociales au plus tard le Vendredi 10 novembre 2023 avant 17h par message électronique avec accusé de réception à l’adresse suivante :

A : Adresse mail des élections : relations.sociales@matmut.fr

Objet : ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023 – Désignation du Président du bureau de vote centralisateur

Dispositions subsidiaires :

Afin d’éviter des blocages éventuels de nature à compromettre le fonctionnement de la procédure de vote électronique, si les organisations syndicales ne parvenaient pas à communiquer les noms du Président et des Assesseurs conformément aux dispositions précédentes, il est convenu que le bureau de vote est composé des 2 électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune parmi les salariés de l’Établissement du Siège Social de Rouen, présents et acceptant cette fonction. La présidence reviendra au plus âgé, sauf s’il se présente comme candidat.

Tous les membres désignés pour le bureau de vote, titulaires et remplaçants, bénéficient du temps d’absence nécessaire à l’accomplissement de leurs fonctions, y compris pour participer à la séance de formation spécifique. Ce temps est assimilé à du temps de travail effectif et donne lieu au maintien de la rémunération. Il n’est pas décompté dans le cadre des enveloppes horaires dont ils/elles bénéficient par ailleurs.

ARTICLE 18 – FORMATION DES MEMBRES DES BUREAUX DE VOTE ET DE LA DELEGATION DU PERSONNEL

La formation des membres des bureaux de vote se déroulera au siège social de la Matmut le Mardi 14 novembre 2023 de 10h à 12h, uniquement en présentiel.

Lors de cette séance :

• Les membres du bureau de vote et la Direction seront formés par VOXALY sur les procédures d’ouverture, de clôture et de dépouillement.

• Les membres du bureau de vote valideront le dispositif de vote.

Chaque organisation syndicale ayant des membres élus au Comité Social et Economique désignera au maximum deux représentants du personnel élus pour assister à la formation.

CHAPITRE IX – OUVERTURE ET FERMETURE DES SCRUTINS

Les opérations d’ouverture et de fermeture des scrutins sont réalisées, en présence des représentants des listes de candidats, par la cellule d’assistance technique composée :

• D’un représentant de VOXALY, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire »,

• De représentants de l’Entreprise, ci-après dénommés « Les représentants de la Direction », ainsi que du commissaire de justice mandaté par la Direction

• Des membres du bureau de vote.

Le Représentant du prestataire sera chargé du bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

Les représentants de la Direction seront chargés de l’organisation des opérations électorales au sein de l’Entreprise en lien avec le Représentant du prestataire et les membres du bureau de vote. A ce titre, ils organiseront les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés.

Les Membres du bureau de vote assureront les procédures de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, les procédures d’ouverture et de fermeture des scrutins dans chaque collège, ainsi que, après contrôle de conformité et vérification, la proclamation des résultats.

Pendant toute la durée des scrutins, les Membres du bureau de vote pourront contrôler, via leurs codes d’accès personnels à l’espace de vote, le bon fonctionnement des scrutins. A tout moment, le Président du bureau de vote, après avis de l’Entreprise, peut ordonner toute mesure immédiate nécessaire pour préserver le bon déroulement des opérations, y compris l’interruption du vote. Les représentants de la Direction prendront contact avec le Représentant du prestataire pour que les interventions techniques éventuellement nécessaires soient effectuées dans les plus brefs délais.

ARTICLE 19 – LES SEANCES D’OUVERTURE DES SCRUTINS

L’ouverture des scrutins se réalise en présence des représentants de la Direction et des Membres titulaires du bureau de vote (ou le remplaçant en cas d’absence du titulaire). Le représentant du prestataire est présent, ainsi que le commissaire de justice de justice mandaté par la Direction.

Les procédures de préparation débutent une demi-heure avant l’heure officielle d’ouverture des scrutins soit :

• Pour le premier tour : le lundi 20 novembre 2023 dès 9h30,

• Pour le second tour : le lundi 11 décembre 2023 dès 9h30.

ARTICLE 20 – LES SEANCES DE CLÔTURE ET DE DEPOUILLEMENT DES SCRUTINS

La clôture et le dépouillement des scrutins se réalisent en présence du Représentant du prestataire, des représentants de la Direction, du commissaire de justice mandaté par la Direction et des Membres titulaires du bureau de vote (ou le remplaçant en cas d’absence du titulaire). Les procédures de préparation de la clôture débutent une demi-heure avant l’heure officielle de fin du scrutin soit :

• Pour le premier tour : le mardi 28 novembre 2023 dès 15h30,

• Pour le second tour : le mardi 19 décembre 2023 dès 15h30.

ARTICLE 21 – LA PROCLAMATION DES RESULTATS

Après contrôle de conformité, signature des procès-verbaux et vérification, le Président du bureau de vote proclame publiquement les noms des représentants élus au 1er tour des élections du CSE et, si nécessaire, il précise qu’un second tour de scrutin est organisé.

Ces résultats sont publiés sur Matmut Connect.

Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux définitifs qui sont transmis par les représentants de la Direction à l’Administration. Une copie est adressée à chaque organisation syndicale qui a présenté des candidats aux scrutins concernés ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Peuvent assister à la séance de dépouillement et de proclamation des résultats :

• Les Membres titulaires du bureau de vote (ou le remplaçant en cas d’absence du titulaire),

• Les représentants de la Direction, ainsi que le commissaire de justice mandaté par celle-ci

• Le Représentant du prestataire,

• Ainsi que tout électeur.

Le Président du bureau de vote, après avis des représentants de la Direction, peut ordonner toute mesure immédiate nécessaire pour préserver l’ordre et la sérénité, ainsi que le respect des règles impératives de sécurité relatives à l’occupation des locaux.

CHAPITRE X – ORGANISATION DU 2^ND TOUR

Au cas où le quorum ne serait pas atteint au premier tour, en cas d’absence de présentation de liste de candidatures, et dans le cas où tous les sièges n’auraient pas pu être pourvus dès le premier tour, il y aura lieu de procéder à un second tour de scrutin. Il est rappelé que dans le cadre du second tour de scrutin, seront acceptées à la fois les listes de candidatures syndicales, mais également les listes de candidatures non syndicales.

Il se déroulera du lundi 11 décembre 2023 à 10h00 au mardi 19 décembre 2023 à 16h00. Les candidatures non syndicales devront être communiquées à la DRH au plus tard le lundi 4 décembre 2023 avant 14h, selon les modalités prévues à l’article 7 du présent Protocole.

La Direction transmettra au prestataire Voxaly les listes de candidats pour publication sur le site de vote. Une information sera également mise en ligne dans la rubrique dédiée sur Matmut Connect le lundi 4 décembre 2023.

CHAPITRE XI – PRISE D’EFFET DES MANDATS

Les mandats des représentants élus au CSE au 1er tour comme au 2nd tour prendront effet le 1er janvier 2024.

CHAPITRE XII – DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord, qui n’est pas tacitement reconductible, ne produit effet qu’à l’occasion des élections des membres du Comité Social et Économique (CSE) de l’UES pour lequel il a été établi et les éventuelles élections partielles qui pourraient postérieurement intervenir dans le cadre de cette mandature (01/01/2024 - 31/12/2027).

Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur l’espace dédié de Matmut Connect.

Fait en 1 exemplaire numérique original,

A Rouen, le 13 octobre 2023.

POUR LA DIRECTION DE L’UES MATMUT

POUR LES ORGANISATIONS SYNDICALES DE L’UES MATMUT

CFDT,

SN2A-CFTC,

CFE-CGC,

CGT,

FO,

UNSA 

Annexe 1 : Planning des opérations

Dates	Actions
Lundi 16 octobre 2023 au plus tard	Annonce des élections : information des salariés Publication des modalités des élections et de l’appel à candidatures
Jeudi 19 octobre 2023	Date butoir de transmission par les salariés mis à disposition électeurs de leur choix de faire usage de leur droit de vote
Vendredi 20 octobre 2023	Publication des listes électorales (modifiables jusqu’à 4 jours avant le scrutin)
Mardi 31 octobre 2023 avant 14h	Date limite de désignation par les organisations syndicales des membres du bureau de vote
Lundi 6 novembre 2023	Date limite de réception des listes de candidatures / professions de foi / logos des organisations syndicales via la messagerie dédiée : relations.sociales@matmut.fr Date limite de modification des listes de candidatures par les Organisations Syndicales
Mardi 7 novembre 2023 dès 8h	Publication des candidatures Début de la campagne électorale du 1er tour (2 semaines avant 1er tour)
Semaine 46	Envoi/réception du matériel de vote aux électeurs (valant pour le 1er tour et le 2nd tour éventuel)
Vendredi 10 novembre 2023 avant 18h	Date limite de désignation par les organisations syndicales du président du bureau de vote
Mardi 14 novembre 2023 à 10h	Formation des membres des bureaux de vote et de la délégation du personnel (valable pour le 1er et 2nd tour)
Mercredi 15 novembre 2023 avant 11h	Date limite de réclamation relative aux listes électorales
Vendredi 17 novembre 2023 au plus tard	Contrôle des données, test, scellement du système de vote
Vendredi 17 novembre 2023 à 17h	Fin de la campagne électorale du 1er tour
Lundi 20 novembre 2023 à 10h	Ouverture du scrutin 1er tour
Mardi 28 novembre 2023 à 16h00	Fermeture du scrutin 1er tour
Mardi 28 novembre 2023 à partir de 16h	Dépouillement, proclamation des résultats et publication des résultats du 1er tour sur Matmut Connect
Mercredi 29 novembre 2023 à partir de 10h	Information du personnel et des OS Appel aux candidatures pour le 2nd tour
Lundi 4 décembre 2023 à 14h	Date limite de réception des listes non syndicales de candidats et des professions de foi
Lundi 4 décembre 2023	Publication des candidatures
Mardi 5 décembre 2023 dès 8h	Début de la campagne électorale du 2nd tour
Vendredi 8 décembre 2023 au plus tard	Contrôle des données, test et scellement du système de vote
Vendredi 8 décembre 2023 à 17h	Fin de la campagne électorale du 2nd tour
Lundi 11 décembre 2023 à 10h	Ouverture du scrutin 2nd tour
Mardi 19 décembre 2023 à 16h	Fermeture du scrutin 2nd tour
Mardi 19 décembre 2023 à partir de 16h	Dépouillement et proclamation des résultats du 2nd tour
	Publication des résultats du 2nd tour sur Matmut Connect

ANNEXE 2 : CAHIER DES CHARGES

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

aux élections professionnelles

Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

1. Fonctionnalités générales.

   1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections.

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (Comité social et économique).

Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

Par ailleurs, le prestataire fournit à l’UES Matmut les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2. Scénario de vote

   4. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote

• une étape de présentation des listes de candidats en présence.

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• la confirmation par l’électeur du choix effectué

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote

  5. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

6. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  3. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de l’UES Matmut.

7. Étapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

  4. Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de l’UES Matmut.

8. Étapes

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos

  5. Dépouillement des urnes électroniques

     9. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  6. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

7. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

8. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

9. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

1. Autres prestations à fournir

   10. Préparation de l’élection

       10. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par l’UES Matmut. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par l’UES Matmut, par établissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par l’UES Matmut et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur,

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le collège de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

  11. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  12. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre l’UES Matmut et lui-même.

13. Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

14. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

15. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• d’un code secret qu’il est seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

16. Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique ou directement depuis le dispositif de vote.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

17. Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par l’UES Matmut, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à l’UES Matmut, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

18. Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de l’UES Matmut au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de l’UES Matmut ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  19. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de l’UES Matmut un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

20. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à l’UES Matmut, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

11. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    21. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le Président(e) et les assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

22. Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

  12. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction de l’accord d’Entreprise intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

  23. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à l’UES Matmut sur support numérique à l’issue de l’élection.

24. Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

25. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de l’UES Matmut les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;

13. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

    26. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

27. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

28. Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.