ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DU RECOURS AU REFERENDUM CARSAT NORMANDIE

Table des matières

PREAMBULE 4

ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION ET OBJET 5

ARTICLE 2 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE CONSULTATION 5

ARTICLE 2.1 – Modalités de vote 6

ARTICLE 2.2 – Modalités des consultations 6

ARTICLE 2.3 – Bulletins de vote 7

ARTICLE 3 – INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS 7

ARTICLE 3.1 - Modalités d’accès au serveur de vote 8

ARTICLE 3.2 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée de la consultation 8

ARTICLE 4 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD 8

ARTICLE 5 – SUIVI ET INTERPRETATION DE L’ACCORD 8

ARTICLE 6 – REVISION DE L’ACCORD 9

ARTICLE 7 – NOTIFICATION, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD 9

Entre les soussignées,

La CARSAT, Représentée par son Directeur,

Et,

Les Organisations Syndicales représentatives soussignées, d'autre part,

Par suite des différents échanges avec les délégués syndicaux, il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

La Direction estime que l’adoption du vote électronique est de nature à améliorer les processus au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus de consultation des salariés ;

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement ;

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes ;

• d’inscrire le processus de consultation des salariés dans une démarche de préservation de l’environnement.

Conformément aux articles L2232-12 et suivants du Code du travail, les partenaires sociaux retiennent le vote électronique dans le cadre de consultations des salariés pour la conclusion d’accords d’entreprise en application des dispositions en vigueur.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après dans le présent accord.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique sont de nature à faire respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs ;

• S’assurer de l’intégrité du vote ;

• S’assurer de l’unicité du vote ;

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote ;

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique ;

• Permettre la publicité du scrutin ;

C’est dans ce cadre que la CARSAT Normandie fera appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet (disponible sur tout système d’exploitation ordinateur, tablette et smartphone).

Une attention plus particulière dans le choix du prestataire portera sur :

• Lieu de conservation des données pour répondre aux normes RGPD

• Assistance du prestataire lors du dépouillement des résultats

• En cas de contestation, transmission des informations nécessaires

• Assistance aux utilisateurs

Un échange entre le prestataire qui sera retenu et les organisations syndicales sera prévu à des fins informatives. Il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

La fiabilité du dispositif sera vérifiée et il sera veillé au respect des prescriptions prévues par l’article R2314-6 du code du travail, dont l’expertise indépendante prévue à l’article R2314-9 du même code, par le prestataire qui sera retenu.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des opérations de consultation des salariés au sein de la CARSAT Normandie relève du protocole d’accord spécifique à la consultation des salariés. Le vote électronique permettra notamment :

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des consultations et ce, sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;

• De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs) ;

• De pallier les aléas postaux ;

• D’augmenter la participation des électeurs.

ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION ET OBJET

Cet accord a vocation à s’appliquer à l’ensemble des salariés de la CARSAT Normandie dans le but de recueillir leur approbation concernant un accord signé à la fois par l’employeur et par une ou des organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés en faveur des organisations syndicales représentatives. Cette consultation des salariés se réalise en conformité avec les dispositions légales.

ARTICLE 2 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE CONSULTATION

Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d’accord spécifique à la consultation des salariés, il est fait référence au protocole d’accord fixant les modalités de consultation des salariés sur chaque accord d’entreprise minoritaire dont l’approbation par référendum intervient dans les conditions fixées à l’article L2232-12 du code du travail.

Afin de garantir la sécurité des opérations de vote et la confidentialité du vote, les parties décident que les consultations seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

Une information sur le système de vote retenu sera faite aux membres du bureau de vote, aux élus CSE et aux délégués syndicaux avant la mise en œuvre du vote.

ARTICLE 2.1 – Modalités de vote

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet pour la consultation des salariés prévue à l’article L2232-12 du code du travail. Le service informatique aura préalablement pris les mesures nécessaires pour donner accès aux salariés au site de vote.

ARTICLE 2.2 – Modalités des consultations

Dans le cadre de consultations des salariés, le protocole d’accord spécifique à la consultation des salariés doit prévoir les modalités d’information des salariés sur le texte de l’accord, le lieu, la date et l’heure du scrutin, les modalités d’organisation et de déroulement du vote, le texte de la question soumise au vote des salariés et la liste des salariés et la liste des salariés à consulter.

Etablissement du fichier des salariés votants :

A des fins de préparation de la consultation, la Direction des Ressources humaines établit un fichier des salariés consultés à partir des salariés remplissant les conditions d’électorat.

La liste des salariés consultés susmentionnée enregistre les données suivantes :

• Noms et prénoms des salariés ;

• Date d’entrée dans l’entreprise ;

• Date de naissance ;

• Courriel professionnel.

La Direction des Ressources Humaines transmettra ce fichier des salariés consultés au prestataire afin de délivrer à chaque salarié votant un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :

• De s’identifier et de prendre part au vote ;

• De compléter la liste d’émargement.

Les salariés consultés sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et temps du scrutin :

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les consultations auront lieu pendant une période délimitée, fixée dans le protocole d’accord spécifique à la consultation des salariés.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord spécifique à la consultation des salariés.

Les salariés consultés auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux consultations.

Toutes facilités seront accordées aux salariés consultés pour leur permettre de voter sur le temps de travail. A cette fin, une notice expliquant les modalités de vote aux salariés sera transmise par le prestataire. En amont du vote, une information sur la consultation sera effectuée les alertant de la réception prochaine d’un courrier du prestataire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes :

• Nom et Prénom des salariés consultés ayant voté ;

• Heure et date du vote ;

• La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

ARTICLE 2.3 – Bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

ARTICLE 3 – INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.

• Assistance aux salariés consultés :

Pendant la période ouvrée du scrutin, les salariés consultés auront la possibilité de joindre une cellule d’assistance disponible par téléphone, du lundi au vendredi de 7h00 à 19h00. L’appel est gratuit par un numéro vert mis à disposition (numéro communiqué par courrier et inscrit sur le site de vote). Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

ARTICLE 3.1 - Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque salarié consulté recevra, avant chaque consultation, à son domicile par courrier simple et par courriel sur la boite professionnelle, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

Afin de sécuriser le vote et la fiabilité des consultations, l’authentification du salarié consulté sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code initial, qui sera autre que la date de naissance du salarié consulté. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, le salarié consulté pourra procéder au vote. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis au salarié consulté permettent de garantir l’unicité du vote.

ARTICLE 3.2 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée de la consultation

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7 du Code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification du salarié consulté seront séparés.

Le vote du salarié consulté sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

ARTICLE 4 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée de 4 ans.

Il entrera en vigueur à compter de sa signature et sous réserve de l’agrément de l’autorité compétente de l’Etat, conformément à l’article L123-2 du code de la Sécurité Sociale.

ARTICLE 5 – SUIVI ET INTERPRETATION DE L’ACCORD

Pour le suivi de cet accord, une évaluation de l’application de l’accord sera réalisée entre les partenaires sociaux, dans l’année précédant l’échéance du présent accord. A cette occasion, les parties conviennent de se réunir pour faire le point sur les incidences de son application.

S’il s’avérait que l’une des clauses du présent accord pose une difficulté d’interprétation, les parties conviennent de soumettre ladite clause à interprétation.

A cet effet, sous réserve que la difficulté porte sur une interprétation et non de revendication ou de modification du contenu de l’accord, la Direction convoquera, dans un délai maximum d’un mois suivant la date à laquelle elle aura connaissance du différend par écrit de la part d’une organisation syndicale signataire, une commission d’interprétation.

Elle est composée du directeur ou de la directrice, ou de son représentant, pouvant être assisté de deux salariés, et des délégués syndicaux signataires, chacun pouvant être accompagné d’un salarié de la CARSAT Normandie de son choix.

A l’issue des débats, dans un délai de huit jours, l’interprétation retenue par la commission sera donnée sous forme d’une note explicative rédigée par la Direction.

ARTICLE 6 – REVISION DE L’ACCORD

Pendant sa durée d’application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par les dispositions légales.

ARTICLE 7 – NOTIFICATION, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est agréé, en l’absence de réponse du ministre, dans un délai d’un mois à compter de l’avis formulé par le Comité Exécutif, conformément à la publication du décret n°2014-934 du 19 août 2014.

Il sera déposé auprès de la DREETS, au greffe du conseil des prud’hommes de Rouen et sera diffusé sur le site Légifrance.fr.

Le présent accord sera porté à la connaissance des salariés par sa mise à disposition sur l’intranet.

Fait à Rouen, le

Pour la Carsat Normandie

Directeur

Pour les Organisations Syndicales Représentatives

CFDT, représentée par

UGICT-CGT, représentée par

CGT, représentée par