Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE - UES INSEAD" chez INSEAD - INSTITUT EUROP ADMINIST AFFAIR (Siège)

UES INSEAD

ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

1/ INSEAD, association Loi 1901, immatriculée sous le n° 775 703 390, dont le siège social est situé Boulevard de Constance, 77305 FONTAINEBLEAU, représentée par XXXX, en sa qualité de Directeur RH Europe Campus,

2/ INSEAD Résidences, société par actions simplifiée, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Melun sous le n° 432 652 279, dont le siège social est situé Boulevard de Constance – 77305 FONTAINEBLEAU, représentée par XXXX, en sa qualité de Directeur RH Europe Campus,

Ci-après dénommées ensemble « l’UES INSEAD »,

D’une part,

ET :

L’organisation syndicale CGT, représentée par XXXX en sa qualité de délégué syndical,

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble les « Parties ».

PREAMBULE :

La Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n°2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) ouvre, à son article 54, la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Dans ce cadre, un accord sur le vote électronique a été conclu au sein de l'UES INSEAD le 3 mars 2011 pour l'élection des délégués du personnel et du comité d'entreprise.

A l'occasion de l'élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (ci-après le « CSE ») au sein de l'UES INSEAD, les Parties ont souhaité réitérer leur volonté, par accord collectif, de recourir exclusivement au vote électronique pour les élections professionnelles (article L.2311-1 du Code du travail).

L’UES INSEAD a donc pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions règlementaires en application de l’article R.2314-6 du Code du travail.

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant des listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R.2314-6 alinéa 2 du Code du travail).

Par ailleurs, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Conformément aux dispositions légales et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif retenu, les Parties ont donc convenu de conclure le présent accord afin de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales (article R.2314-13 du Code du travail).

CECI RAPPELE, IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Dans le cadre de chaque élection et/ou consultation des salariés, l'UES INSEAD négociera un protocole d'accord préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges selon les collèges pour les élections, la ou les questions soumises dans le cas d’un referendum.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne par l’UES INSEAD et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction après consultation des organisations syndicales représentatives.

1. Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des résultats : nom, prénom des candidats, titulaires ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

  Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes de résultats : électeurs ;

• Services du ministère chargés de l’emploi, employeur ou agents habilités des services du personnel.

2. Modalités des élections

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les Parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d'accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire. Les salariés seront informés par mail de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote. Les salariés remplissant les conditions d’électorat et dont le contrat est suspendu (maladie, maternité…) recevront par courrier une note d’information sur la tenue des élections au CSE. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Le vote par correspondance ne sera pas admis.

3. Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

ARTICLE 2 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, -soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur-, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la DRH – par mail ou téléphone – afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

1. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, par courrier électronique, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèses ou un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement des réceptions du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections crée pour l’occasion par le prestataire fournisseur.

Une fois connecté :

• pour l’élection tant des titulaires des membres de la délégation du personnel au CSE que de leurs suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement. Au total, l’électeur sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts.

• pour une consultation, l’électeur se verra présenter la ou les questions sur lesquelles il devra donner son avis.

2. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l'article R.2314-7 alinéa 2 du Code du travail, le flux de vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparées. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les administrateurs désignés de chacun des Bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.

3. Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles du CSE, chaque liste pourra designer un délégué de liste.

Le protocole d'accord préélectoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

4. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R.2314-15 du Code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs de chaque Bureau de Vote (Président, Assesseurs).

Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

ARTICLE 3 : DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et pourra prendre fin dans les conditions prévues par le Code du travail.

Il entrera en vigueur le jour de sa signature. Le présent accord est établi en 4 exemplaires originaux pour remise à chacune des parties, ainsi que pour effectuer les dépôts suivants :

• 1 exemplaire adressé à la DIRECCTE de Seine-et-Marne, une version sur support électronique lui étant également adressée ;

• 1 exemplaire adressé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Fontainebleau.

Enfin, en application des articles R.2262-2 et R.2262-3 du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel ainsi que sur l’Intranet.

Fait à Fontainebleau, le 28 mai 2019

En 4 exemplaires originaux.

XXXX (*) XXXX (*)

Pour INSEAD Pour la CGT

Pour INSEAD Résidences

(*) Parapher chaque page

Annexe

Présentation de la prestation de service du « fournisseur prestataire » Election Europe

La SARL Election Europe, dont le siège social est basé à Boulogne Billancourt a plus de 25 ans d’expérience dans le milieu électoral et dans les technologies Internet

Depuis 10 ans, elle propose plus spécifiquement des services sécurisés d’élections professionnelles par internet. Elle a notamment développé le vote électronique ou e-vote au sein de la grande distribution, d’organismes bancaires, et de SSII entre autres.

La société Election Europe s’engage à organiser selon les lois et règlements en vigueur les élections professionnelles pour les Délégués du Personnel et les membres du Comité d’Entreprise par Internet au sein des établissements de l’UES INSEAD.

Plus concrètement, la société Election Europe se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes d’électeurs, des candidats et des membres des bureaux de vote que la société INSEAD lui aura fournies préalablement.

La prestation de service comprend notamment :

• La programmation des pages WEB d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conformes au matériel électoral de l’ensemble des établissements de l’UES INSEAD ;

• La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par établissement de la liste d’émargement et des résultats à l’heure de fermeture du scrutin ;

• La génération de codes à usage unique pour chaque électeur et l’envoi par courrier au domicile de chaque électeur des instructions de vote et des codes ;

• Le chargement de la base de données d’électeurs fournir sous format Excel par INSEAD ;

• L’hébergement de l’application sur un site sécurisé disponible 24 H/24.

Ce nouveau moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d’assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes.

Le vote électronique permettra notamment :

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des Bureaux de vote désignés ;

• De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d’enveloppes entrainant de nombreuses erreurs) ;

• De pallier les aléas postaux ;

• D’éviter le voyage de urnes en région.