Accord d'entreprise "Accord collectif d'entreprise relatif au vote électronique pour les élections professionnelles" chez MUTUALITE TARNAISE - UMT-MUTUALITE TERRES D'OC (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre :

L’UMT-Mutualité Terres d’Oc

Dont le siège social est situé 202 Avenue de Pélissier, 81000 Albi,

D'une part

Et

L'organisation syndicale CGT-FO,

L'organisation syndicale CGT,

L’organisation syndicale CFE-CGC,

L’organisation syndicale SUD,

D'autre part

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT

Conformément aux dispositions applicables, dans un souci de simplifier les opérations électorales et de favoriser le taux de participation aux scrutins, il a été convenu par les parties de recourir de manière exclusive au vote électronique pour les élections professionnelles du comité social et économique de l’UMT-Mutualité Terres d’Oc.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par l’UMT-Mutualité Terres d’Oc, dans le respect du cahier des charges figurant au présent accord et des dispositions applicables tout comme des recommandations de la CNIL.

Article 1 – Principes généraux

Le système de vote électronique retenu respecte les principes généraux du droit électoral et les dispositions applicables en matière de Droit du travail. Il est soumis à une expertise préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de son conception.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

L’UMT-Mutualité Terres d’Oc s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Article 2 - Contrôle, information et formation

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d’assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés USB de sécurité délivrées à cet effet,

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

• contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote pourront bénéficier, s’ils le souhaitent, d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Le service des ressources humaines sera présent dans l’accompagnement, l’information et la mise en place de ce processus de vote.

Article 3 – Scrutin

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme selon une des modalités suivantes qui sera définie dans le protocole d’accord préélectoral :

- Soit de leur domicile ou de leur poste de travail, à partir d’un ordinateur personnel ou professionnel bénéficiant d’un accès internet pendant la période d’ouverture du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral,

- Soit depuis un ou plusieurs terminaux spécifiques et sécurisés mis en place sur le site pendant la période d’ouverture du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Le vote électronique sera mis0 en œuvre pour tous les scrutins relatifs aux élections professionnelles du comité social et économique de l’UMT-Mutualité Terres d’Oc (titulaires et suppléants, tous collèges confondus, élections générales et partielles).

Article 4 - Listes de candidats et bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages du site internet et notamment la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les listes de candidats et bulletins de vote devront mentionner les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale avec le logo.

Les listes de candidats et bulletins de vote seront présentés sur un seul et même écran par ordre alphabétique.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, la dimension des bulletins, la taille de photo, les caractères et la police utilisés seront d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 5 - Ouverture du scrutin

Le scrutin sera ouvert automatiquement sous le contrôle des membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral.

L’ouverture aux électeurs de l’espace dédié au vote sera effectuée par les membres du bureau de vote.

Article 6 - Participation

Le nombre de votants peut être révélé au cours des scrutins, selon des modalités à préciser dans le protocole d'accord préélectoral.

Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert et uniquement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 7 - Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra lors de l’élection un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire. Ils permettront de garantir l’unicité du vote.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et du code confidentiel et la réponse à une question supplémentaire.

La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées.

Article 8 - Modalités de vote

Une fois connecté au serveur de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

Un récépissé de vote pourra être envoyé à l’adresse mail du choix de chaque électeur.

Article 9 - Assistance aux électeurs

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Il est convenu de mettre à disposition un équipement informatique pour les salariés qui souhaiteraient voter sur leurs lieux de travail, pendant ou en dehors des heures de travail. Les sites suivants sont concernés : site du CMRF, site de Valence d’Albigeois, site de Castres Lameilhé, site de cordes, site de Pélissier - bâtiment H.

Les autres établissements de l’entreprise sont équipés sur un plan informatique, ce qui laisse la possibilité aux salariés qui le souhaiteraient de voter sur les lieux de travail également.

Outre la notice explicative détaillée sur le déroulement des opérations électorales mise à disposition des électeurs, les électeurs auront la possibilité pendant la période du scrutin de se faire assister au cours des opérations de vote par un personnel administratif dédié, selon des modalités qui seront précisées à travers le protocole d’accord préélectoral.

Article 10- Clôture du scrutin

Le scrutin sera clôturé automatiquement sous le contrôle des membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral.

La fermeture aux électeurs de l’espace dédié au vote sera effectuée par les membres du bureau de vote.

Article 11 - Dépouillement & procès-verbal

Après descellement des urnes par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

L’utilisation du vote électronique permettra d’avoir des résultats de manière quasiment instantanée.

Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.

Article 12 - Non conservation des données par le prestataire

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 13 - Effet et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entre en vigueur à compter des prochaines élections du comité social et économique programmées au mois de mars 2019.

Article 14- Suivi de l’accord

Un suivi de l’accord sera réalisé si besoin par la Direction et les organisations syndicales signataires à la demande de l’une d’entre elles à l’occasion des négociations obligatoires conduites au sein de la société.

Article 15- Clause de rendez-vous

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de deux mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

Article 16 - Révision et dénonciation

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou les organisations syndicales qui y sont habilitées en application de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant le respect d’un préavis de 3 mois. La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 17 : Formalités de dépôt et de publicité

L’accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité à la diligence de la Direction :

Un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise n’ayant pas signé l’accord. Un exemplaire sera notifié par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise absente lors de la séance de signature.

Deux exemplaires seront déposés de façon dématérialisée sur la plateforme du ministère du travail, dont une version intégrale en format PDF signée des parties et une version en format docx sans nom prénom paraphe ou signature accompagnée des pièces requises. Un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes d’Albi.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés au service des ressources humaines. Il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel et d’une diffusion sur BMS.

Fait à Albi, le 14/12/2018

En 7 exemplaires originaux.

Pour l’UMT-Mutualité Terres d’Oc : Pour les organisations syndicales :