Accord à durée déterminée relatif à l’encadrement du télétravail au sein de l’Association Horizon Santé Travail

Entre les soussignés :

• Association Horizon Santé Travail, dont le siège social est situé 17-25, avenue du Maréchal Joffre – 92000 Nanterre, représentée par…………., dûment habilitée à cet effet

Ci-après dénommée « l’Association »

D'une part,

Et :

• Le Comité Social et Economique représenté par ses membres ayant voix délibératives :

Ci-après dénommé « le CSE » ;

D'autre part.

Collectivement dénommées « les Parties »

SOMMAIRE

PREAMBULE 4

Article 1 : DEFINITION DU TELETRAVAIL 6

Article 2 : CHAMP D’APPLICATION 6

Article 3 : CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL 6

3.1 - Condition liée au type de contrat de travail 6

3.2 - Condition d’ancienneté 7

3.3 - Condition liée à la durée du travail 7

3.4 - Collaborateurs détachés en tout ou partie auprès d’une société adhérente 7

3.5 - Critère d’autonomie 7

3.6 - Missions télétravaillables 8

3.7 - Missions non télétravaillables 8

3.8 - Diagnostic technique 8

Article 4 : NOMBRE DE JOURS DE TELETRAVAIL REGULIER 9

4.1 - Mise en place d’une période de test 9

4.2- Nombre de jours de télétravail par métiers 10

Article 5 : MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL REGULIER 10

5.1 - Demande du collaborateur : expression du volontariat du collaborateur 11

5.2 - Réponse de la Direction 11

5.3 - Détermination du jour de télétravail 12

5.4 - Formalisation du télétravail 12

5.5 - Période d’adaptation 13

5.6 - Accompagnement du collaborateur en télétravail 13

5.7 - Suspension temporaire et automatique du télétravail 13

5.8 - Annulation (Réversibilité) du télétravail 14

5.8.1 - Annulation du télétravail à la demande du collaborateur 14

5.8.2 - Annulation du télétravail à la demande de l’Association 14

5.9 Cas de mise en place du télétravail pour raisons thérapeutiques et exceptionnelles 15

Article 6 : MODALITES D’ORGANISATION DES JOURS DE TELETRAVAIL REGULIER 15

6.1 - Lieu d’exercice du télétravail 15

6.2 - Annulation automatique d’une journée de télétravail 16

6.3 – Sécabilité des jours de télétravail 17

6.3.1 - Sécabilité régulière des jours de télétravail 17

6.3.2 - Sécabilité exceptionnelle des jours de télétravail 17

6.4 - Report des jours de télétravail 18

Article 7 : REGLES GENERALES DE FONCTIONNEMENT DU TELETRAVAIL REGULIER 18

7.1 - Temps de travail et régulation de la charge de travail 18

7.2 – Entretien de suivi du télétravail 18

7.3 - Modalités de reporting de l’activité du collaborateur en télétravail 19

7.4 - Equipements liés au télétravail 19

7.5 - Frais liés au télétravail 19

7.6 - Impression des documents 20

7.7 - Confidentialité et protection des données 20

7.8 - Droits collectifs et individuels 20

Article 8 : SANTE ET SECURITE ET ERGONOMIE 21

8.1 - Arrêts maladie 21

8.2 - Accidents du travail ou de trajet 22

Article 9 : MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL OCCASIONNEL 22

9.1 - Champ d’application du télétravail occasionnel 22

9.2 - Cas de recours au télétravail occasionnel 23

9.2.1 - Télétravail occasionnel avant ou après une intervention à l’extérieur 23

9.2.2 – Télétravail occasionnel pour les collaborateurs isolés sur 1 journée entière 23

Article 10 : DISPOSITIONS GENERALES 23

10.1 - Entrée en vigueur et durée du présent accord 23

10.2 - Dénonciation de l’accord 23

10.3 - Suivi de l’accord 24

10.4 - Notification, publicité et dépôt de l’accord 24

PREAMBULE

La Direction de l’Association Horizon Santé Travail et les membres du CSE ayant constaté, à la suite de la période de télétravail imposée par le Gouvernement dans le cadre des mesures de lutte contre l’épidémie de Covid-19, que cette modalité d’organisation du travail répondait aux attentes de certains collaborateurs, ont souhaité évoquer les modalités d’encadrement de ce dispositif pour le concilier avec les nécessités de bon fonctionnement des différents services de l’Association.

Le télétravail est en effet un mode d’organisation du travail propice à la concentration, un axe d’autonomie et de responsabilisation des collaborateurs dans l’exercice de leur fonction. Il viendra contribuer à la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) des collaborateurs souhaitant en bénéficier.

Il peut permettre, pour certains, une meilleure conciliation vie professionnelle/vie privée notamment en limitant les temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail, d’éviter ainsi les risques associés, un stress et une fatigue inutiles.

C’est dans ces conditions qu’un premier accord relatif à l’encadrement du télétravail à titre expérimental a été conclu entre la Direction de l’Association Horizon Santé Travail et les membres du CSE le 21 février 2022, pour la période du 21 février 2022 au 31 décembre 2022.

La mise en œuvre de cet accord encadrant le télétravail à titre expérimental au sein de l’Association a fait l’objet d’un suivi régulier au travers, notamment :

• D’un point d’étape réalisé en juin 2022 par l’intermédiaire d’un questionnaire adressé aux collaborateurs et dont il est ressorti que 90% des collaborateurs étaient satisfaits du dispositif mis en œuvre ;

• D’un questionnaire destiné exclusivement aux managers et dont il ressort que le télétravail n’a pas eu d’impact significatif sur la réalisation des missions des collaborateurs et sur notre capacité à rendre le service aux adhérents.

La pratique a confirmé ce qu’il était ressorti des discussions préalables à l’adoption du précédent accord et selon lesquelles, compte tenu de la spécificité de l’activité de l’Association, qui nécessite l’accueil des salariés au sein des différents centres de santé au travail et la réalisation d’actions en milieu de travail dans les entreprises, le télétravail ne pouvait en aucun cas être la norme et ne pouvait concerner qu’un nombre limité de jours.

Compte tenu de l’incertitude liée au contexte sanitaire encore très instable au jour de la signature du précédent accord, mais soucieuses néanmoins de tenter l’expérience de la mise en œuvre d’un accord télétravail, les Parties s’étaient entendues, après discussions, pour limiter le nombre de jours régulièrement télétravaillables à 1 jour par semaine au maximum, en fonction des emplois occupés et du temps de travail contractuel. Par ailleurs, les Parties ont également convenu que certaines missions ne sont pas télétravaillables.

En effet, la Direction et le CSE souhaitaient alors poursuivre l’objectif du maintien d’une activité à l’identique, le télétravail ne devant en aucune façon avoir une incidence sur la qualité des prestations et le niveau d’activité fournis par l’ensemble des collaborateurs de l’Association.

Cet objectif est naturellement maintenu dans le cadre du présent accord.

Les Parties soulignaient en outre, et réaffirment, que les principaux facteurs de réussite de ce mode d’aménagement du travail reposent sur :

• un accord de confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique ;

• et une autonomie et responsabilisation du collaborateur.

C’est dans ces conditions qu’un nouvel accord sur le télétravail, similaire au précédent et toujours à durée déterminée, a été signé du 1^er janvier au 30 septembre 2023.

Comme il l’était convenu dans ce dernier accord, un bilan qualitatif a été réalisé prioritairement avec les responsables hiérarchiques en juin 2023. Il a été effectué notamment une analyse d’impact du télétravail sur le déroulement de l’activité au sein d’HST en lien avec les objectifs de la réforme et les éventuels dysfonctionnements / réclamations des adhérents liés au télétravail. 

Il a été mis en évidence un bilan globalement positif, notamment sur l’absence d’impact du télétravail selon le modèle existant en vigueur, sur l’activité des centres et des équipes.

Il est rappelé que l’Association Horizon Santé Travail, évolue dans un contexte législatif et réglementaire en pleine mutation avec l’adoption de la loi n°2021-1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail et ses décrets d’application.

En effet, ces textes font évoluer l’activité et l’organisation de l’Association en profondeur et supposent notamment de renforcer la présence des collaborateurs de l’Association au sein des entreprises adhérentes en imposant des objectifs chiffrés (par exemple : établissement d’une fiche entreprise tous les 4 ans) sans que l’ensemble des implications de ces modifications ne soient encore pleinement connues.

La mise en œuvre complète de cette réforme d’ampleur n’étant pas achevée, l’Association Horizon Santé Travail n’est pas en mesure de garantir que l’évolution de son offre de services permettra de maintenir à l’identique les engagements pris dans le cadre du présent accord.

Dans le cadre de l’évolution de nos missions, nous mettons en place en 2023 un nouveau logiciel métier Pulse avec mise en application en 2024 ; qui permettra de mieux tracer l’effectivité de la mise en œuvre de l’offre socle, la réalité de nos actions sur le terrain et notre capacité à répondre aux objectifs qualitatifs et quantitatifs liés à la réforme.

C’est pour cette raison que le présent accord est conclu pour une nouvelle durée déterminée et jusqu’au 31 décembre 2024, les parties s’accordant par ailleurs sur la nécessité de rouvrir avant son terme les discussions relatives à l’organisation du télétravail au sein de l’Association Horizon Santé Travail si la nouvelle organisation, induite par la réforme, la rendait inadaptée.

Enfin, l’expérimentation du télétravail, même si elle reste globalement satisfaisante, nécessite certains ajustements, notamment par la mise en œuvre d’un diagnostic technique permettant de garantir une communication efficace du collaborateur en télétravail

Sont exclus du champ d’application et des dispositions du présent accord :

• les hypothèses de recours au télétravail pris en application de l’article L. 1222-11 du Code du travail « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure » lorsque « la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des collaborateurs » ;

• les éventuelles situations de télétravail « permanent régulier » qui permettraient à des collaborateurs de travailler en permanence depuis leur domicile. Le cas échéant, les modalités de recours seront définies par contrat ou voie d’avenant au contrat de travail ;

• le télétravail exceptionnel, qui a vocation à répondre à des situations exceptionnelles collectives ou individuelles (grève des transports, épisodes neigeux, inaccessibilité des locaux …) qui sont soumises à une décision de Direction et/ou du responsable hiérarchique ;

• Le télétravail prescrit médicalement par le médecin du travail ; celui-ci faisant l’objet d’un avenant au contrat formalisant l’accord de l’employeur dans le cadre de la situation spécifique rencontrée et de l’état de santé du collaborateur.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 15 mois, du 1^er octobre 2023 au 31 décembre 2024, et ne concerne que le télétravail effectué au sein du domicile habituel du collaborateur, tel que défini à l’article 6.1 du présent accord.

Article 1 : DEFINITION DU TELETRAVAIL

« Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication » (article L.1222-9 du Code du Travail).

Ainsi, le télétravail est une modalité d’exécution du travail, qui aurait pu être également réalisé au sein des locaux de l’Association Horizon Santé Travail, de façon volontaire par le collaborateur, en utilisant les technologies de l’information et de la communication depuis son domicile habituel.

Sur la base de cette définition générale, les parties conviennent que les conditions d’accès au télétravail et de fonctionnement sont formalisées dans le présent accord afin d’assurer la cohérence dans sa mise en œuvre sur l’ensemble du périmètre. Les parties conviennent que le télétravail réalisé dans le cadre du présent accord prendra la forme d’un télétravail effectué au domicile habituel du collaborateur :

• Soit de manière régulière et alternée : on parlera alors de télétravail régulier ;

• Soit de manière occasionnelle (télétravail intervenant pour une durée limitée dans des circonstances particulières) : on parlera alors de télétravail occasionnel.

Les parties conviennent que le télétravail régulier instauré par le présent accord ne saurait devenir la modalité normale et généralisée d’exécution du travail.

Article 2 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de l’Association Horizon Santé Travail éligible, dont les conditions sont fixées à l’article 3.

Article 3 : CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL

Les parties signataires rappellent que le télétravail repose sur la confiance et la responsabilité de chacun, ainsi que sur l’adéquation du poste au télétravail.

L’accès au télétravail est soumis à certaines conditions tenant au collaborateur et à ses aptitudes, son environnement de travail, et son métier.

3.1 - Condition liée au type de contrat de travail

Seuls les collaborateurs sous contrat de travail à durée indéterminée sont éligibles au télétravail.

Les collaborateurs sous contrat de travail à durée déterminée et le personnel intérimaire ne pourront bénéficier du télétravail régulier. Toutefois, les collaborateurs engagés par contrat de travail à durée déterminée ou par contrat d’intérim pour le motif de remplacement d’une durée minimale de 2 mois sont éligibles au télétravail, sous réserve que les missions du collaborateur remplacé soient télétravaillables et que le collaborateur remplaçant réponde bien aux conditions d’éligibilité.

Dans le cas où le contrat à durée déterminée ou le contrat d’intérim conclu pour un motif de remplacement est précédé d’un autre contrat à durée déterminée ou contrat d’intérim, et sans délai de carence, le point de départ pour l’éligibilité au télétravail sera la date du 1^er contrat à durée déterminée ou contrat d’intérim conclu.

Les contrats d’apprentissage, de professionnalisation, stagiaires, internes ne sont pas éligibles au télétravail, en raison de leur statut d’apprenant.

3.2 - Condition d’ancienneté

Pour les collaborateurs en contrat à durée indéterminée :

• Les collaborateurs dont la période d’essai est arrivée à expiration (renouvellement inclus) pourront bénéficier du télétravail ;

• À titre exceptionnel, avec l’accord du responsable hiérarchique et du service des Ressources Humaines, les collaborateurs n’ayant pas validé la totalité de leur période d’essai pourront bénéficier du télétravail après 2 mois de présence.

Pour les collaborateurs en contrat à durée déterminée ou contrat d’intérim, l’accès au télétravail sera possible après une présence effective d’au moins 2 mois.

3.3 - Condition liée à la durée du travail

Le dispositif de télétravail est réservé aux collaborateurs qui travaillent un minimum de 3 jours par semaine, soit 107,25 heures de travail par mois.

Il est en outre expressément convenu que les heures supplémentaires/complémentaires n’auront pas d’impact sur l’appréciation du temps de travail de référence.

3.4 - Collaborateurs détachés en tout ou partie auprès d’une société adhérente

Les collaborateurs en situation de détachement total auprès d’une société adhérente pourront bénéficier du télétravail dans le cadre du présent accord conclu à titre expérimental, sous réserve de la compatibilité de la nature des prestations réalisées chez l’adhérent avec le télétravail et de l’accord express de l’adhérent, qui transmettra le cas échéant ses modalités de mise en œuvre du télétravail.

Les collaborateurs détachés en partie auprès d’une société adhérente feront l’objet d’une analyse individuelle qui prendra en compte le temps de présence chez l’adhérent, la nature des prestations réalisées chez l’adhérent, l’organisation du travail dans la semaine du collaborateur. L’accord express de l’adhérent sera demandé si le télétravail doit être organisé chez celui-ci.

3.5 - Critère d’autonomie

Le dispositif de télétravail est fondé sur la capacité du collaborateur à exercer une partie de ses missions de manière autonome et à distance. Il est donc ouvert aux collaborateurs qui, en tenant compte de l’emploi qu’ils occupent, bénéficient d’un degré d’autonomie dans leur mission (par exemple pas de nécessité de la présence quotidienne du responsable métier ou d’un collègue) et dans l’organisation de leurs activités (par exemple, capacité individuelle à prioriser son activité /ses missions).

3.6 - Missions télétravaillables

Pour accéder au télétravail, le collaborateur doit exercer un emploi dont les missions sont télétravaillables, en tout ou partie dématérialisées.

Seront également appréciés les éléments suivants :

• L’exercice des missions ne doit pas entraîner de déplacements physiques de dossiers contenant des données confidentielles, personnelles et par nature sensibles ;

• L’activité ne requiert pas une présence permanente dans les locaux de l’Association ;

• La nature des missions effectuées est compatible avec l’utilisation des technologies de l’information ; le collaborateur doit répondre aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour exécuter ses missions en télétravail ;

• Le télétravail ne doit entraîner aucune conséquence sur la qualité du travail rendu.

Il est précisé, pour le pôle médical (médecins, infirmiers(ères), coordinateurs(rices) de centre(s) et assistant(e)s médicaux(ales)), que la journée de télétravail correspondra obligatoirement à une journée de tiers temps ou temps administratif.

Il est également précisé que les secrétaires en télétravail gèrent notamment leur ligne téléphonique ainsi que celle du standard.

3.7 - Missions non télétravaillables

Les collaborateurs exerçant des missions qui ne peuvent être effectuées en dehors du lieu de travail habituel ne sont pas éligibles au télétravail.

De plus, les collaborateurs occupant un poste nécessitant des interactions régulières et permanentes avec les autres collaborateurs, et/ou les salariés accueillis au sein des centres de santé, et/ou la manipulation de dossiers médicaux, donc une présence physique permanente dans les locaux, ne pourront bénéficier du dispositif de télétravail.

Ainsi, au sein de l’Association, les missions de chauffeur, d’archivage, d’accueil physique, de gestion du courrier papier, de maintenance, de manutention, de livraison, de nettoyage des locaux, ne peuvent être télétravaillées.

3.8 - Diagnostic technique

Le télétravail ne devant pas avoir d’impact sur la réalisation de la mission du collaborateur et garantir une communication efficace aussi bien en interne qu’en externe, le collaborateur doit être joignable pendant les horaires de travail dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’Association. Pour ce faire, un diagnostic technique sera réalisé en amont de la validation de la demande de télétravail afin de s’assurer de la qualité des échanges téléphoniques/visios/Teams ; et de la bonne compatibilité du matériel utilisé en télétravail.

Ce diagnostic, réalisé à distance par le service informatique, sera établi sur la base des éléments suivants :

• Test du débit Internet : rapidité + stabilité du débit ;

• Matériel utilisé : utilisation a minima d’un processeur I3 et 4 GO de RAM ;

• Test Rainbow : émission et réception d’un appel téléphonique ;

• Préconisation d’un réseau filaire et/ou d’un bon réseau wifi.

Ces 4 conditions sont cumulatives.

Les collaborateurs doivent prendre rendez-vous en ligne sur une plateforme dédiée avec le service informatique.

Ce rendez-vous devra impérativement avoir lieu un jour où le collaborateur est en télétravail.

• Pour les collaborateurs dont le diagnostic technique s’avère négatif, le télétravail ne pourra être autorisé avant la réalisation d’un autre test pour vérifier la bonne conformité de l’installation globale.

• Pour les collaborateurs n’ayant pas pris rendez-vous et qui réalisent du télétravail dans le cadre de l’accord télétravail précédent, le télétravail sera suspendu dès le 01/10/2023 dans l’attente de la réalisation du diagnostic.

Il est précisé que pour chaque nouvelle demande de télétravail dans le cadre du présent accord, le diagnostic technique est obligatoire et devra être réalisé avant que le collaborateur ne débute le télétravail.

Afin de réaliser le test informatique, il est à préciser que :

• Une confidentialité absolue des données est respectée par l’ensemble des membres du service informatique, cette confidentialité étant matérialisée notamment par la charte informatique en vigueur et le RGPD ;

• Le service informatique ne demande pas aux collaborateurs de fournir les adresses IP ;

• Le test est réalisé à distance via une prise en main temporaire par le logiciel Anydesk, qui est un logiciel disponible en ligne et pour lequel il n’est pas nécessaire de l’installer sur l’ordinateur ;

• Il est effectué :

  • un speedtest (test de rapidité du débit internet) ;

  • le service informatique va également récupérer les informations système dans les paramètres de l’ordinateur (nombre de RAM et processeur) ;

  • un test pour Rainbow, dont les modalités sont transmises au collaborateur par le service informatique.

Il est à préciser que le collaborateur a un visu permanent sur les actions réalisées par le service informatique.

Article 4 : NOMBRE DE JOURS DE TELETRAVAIL REGULIER

Il est convenu entre les parties le nombre de jours de télétravail suivants, selon les métiers et en fonction du temps de travail au sein de l’Association Horizon Santé Travail.

Ce nombre de jours est un plafond qui ne peut être dépassé, excepté dans le cadre du cumul avec le télétravail occasionnel.

4.1 - Mise en place d’une période de test

Il est précisé que le passage à un jour de télétravail par semaine pour les secrétaires (au lieu d’un jour tous les 15 jours) fait l’objet d’une période de test de 6 mois, qui pourra être prolongée si nécessaire (par exemple en l’absence de visibilité sur l’activité).

Cette période test démarrera à compter de la première demande de télétravail sur la base d’un jour par semaine.

Du fait des fonctions des secrétaires, le bon fonctionnement des centres de santé au travail nécessite une présence régulière sur site, permettant dans le même temps d’accroître la valeur ajoutée de leurs missions. Cette période de test permettra ainsi de s’assurer de la compatibilité de ce nouveau modèle de télétravail avec leurs missions.

Cette période de test repose sur les critères suivants : impact sur l’activité médicale (notamment convocations, absentéisme des salariés, communication équipes/adhérents/salariés, remontées d’insatisfaction des salariés/adhérents).

Cette augmentation du nombre de jours de télétravail pour les secrétaires sera pérennisée sous réserve de l’absence d’impact sur l’activité du centre, et notamment de l’annulation du télétravail en cas de nécessité de remplacement d’un collègue absent.

Un bilan de la période test sera réalisé au terme des 6 mois.

- S’il est positif, le nombre de jours de télétravail par semaine pour les secrétaires sera considéré entériné dans le cadre du présent accord.

- Si le bilan n’est pas concluant, il est précisé que le nombre de jour de télétravail pour les secrétaires sera égal à :

• 1 jour de télétravail tous les 15 jours pour un collaborateur à temps plein, soit 151,67 heures par mois ;

• 1 jour de télétravail par mois pour un collaborateur à temps partiel, c’est-à-dire dont la durée du travail est au moins égale à 107,25 heures/mois et inférieure à 151,67 heures/mois.

4.2- Nombre de jours de télétravail par métiers

Métiers au sein de l’Association	Nombre de jours maximum de télétravail…
	…pour un collaborateur à temps plein, soit 151,67 heures/mois	…pour un collaborateur à temps partiel, soit au moins égal à 107,25 heures/mois et inférieur à 151,67 heures/mois
Administratifs opérationnels**	1 jour de télétravail par semaine	1 jour de télétravail tous les 15 jours
Administratifs supports*
Infirmiers
Médecins
Préventeurs cadres
Préventeurs non cadres
Secrétaires1	1 jour de télétravail par semaine	1 jour de télétravail tous les 15 jours
Cas particuliers :
*Responsable des moyens généraux	1 jour de télétravail tous les 15 jours	1 jour de télétravail par mois
**Assistant(e) administratif(ve) avec une fonction d’accueil physique majoritaire	1 jour de télétravail par mois	Non applicable
**Responsable d’équipe assistanat médical	1 jour de télétravail tous les 15 jours	1 jour de télétravail par mois

Il est rappelé que les collaborateurs dont la durée contractuelle de travail est inférieure à 107,25 heures par mois ne sont pas éligibles au télétravail.

Article 5 : MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL REGULIER

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le collaborateur et pour l’employeur.

L’Association Horizon Santé Travail pourra ainsi accepter ou non la demande de télétravail du collaborateur.

5.1 - Demande du collaborateur : expression du volontariat du collaborateur

Les Parties rappellent que le télétravail s’inscrit dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du collaborateur que de l’employeur.

Il ne constitue ni une obligation ni un droit pour le collaborateur.

L’employeur ne peut imposer le télétravail au collaborateur, dont le refus ne peut en aucun cas avoir une incidence sur l’exécution du contrat de travail.

Le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande expresse du collaborateur, après examen puis accord formel du responsable hiérarchique et du service RH.

Les collaborateurs volontaires au dispositif de télétravail pourront, via un « applicatif interne » dédié et accessible via l’espace informatique des collaborateurs, formuler une demande et y joindre les documents sollicités (notamment l’attestation de la police d’assurance garantissant les risques liés au télétravail applicable au domicile habituel).

Il est précisé que les collaborateurs bénéficiant du télétravail au jour de la mise en œuvre du présent accord ne devront pas faire de nouvelle demande de télétravail, la précédente restant acquise pour la durée du présent accord.

5.2 - Réponse de la Direction

La Direction s’engage à examiner dans les meilleurs délais les demandes. Le service des Ressources Humaines reviendra vers le collaborateur au plus tard 15 jours après la réception de sa demande.

Les demandes seront étudiées selon les étapes suivantes :

• Validation de l’éligibilité administrative, conformément aux critères précisés à l’article 3 du présent accord ;

• Validation de l’autonomie du collaborateur par le biais d’une évaluation de l’autonomie réalisée par le responsable hiérarchique, sur la base de 3 critères :

- en capacité d’organiser et de réaliser de manière autonome ses missions télétravaillables ;

- en capacité de maîtriser les outils informatiques ;

- en capacité de travailler sans soutien managérial et/ou collègues en continu.

Cette évaluation pourra faire l’objet d’un échange entre le collaborateur et son responsable hiérarchique, plus particulièrement en cas de refus d’une demande de télétravail.

• Diagnostic technique réalisé et validé par le service informatique, conformément aux critères précisés à l’article 3.8 du présent accord ;

Réponse du service des Ressources Humaines (via l’applicatif) :

• En cas de validation de la demande de télétravail : un mail sera transmis, comportant notamment le nombre de jours de télétravail au regard du métier exercé et du temps de travail effectué par le collaborateur. Il est par ailleurs expressément précisé que la réponse apportée à la demande de télétravail ne vaudra pas validation du positionnement de la journée de télétravail souhaitée ;

• En cas de refus de la demande de télétravail : un mail, accompagné d’un échange avec le responsable hiérarchique, sera adressé, motivant le refus de la demande du collaborateur. Dans ce cas, ce dernier pourra refaire une demande au maximum 1 fois par an, après un délai minimum de 6 mois après le refus.

5.3 - Détermination du jour de télétravail

La détermination du jour de télétravail reposera sur les principes suivants :

• Un jour de télétravail fixe, selon le métier et le temps de travail du collaborateur et l’organisation collective ;

• Un jour de présence commun, dans l’idéal, en tenant compte des temps de présence des collaborateurs dans le centre/site/service pour favoriser les échanges entre les équipes.

Il est rappelé que le télétravail ne doit pas conduire à la fermeture systématique d’un centre de santé au travail ou à placer certains collaborateurs en situation d’isolement au sein de leur centre/site/service de rattachement.

Cette étape permettra de finaliser le calendrier individuel et collectif de positionnement des jours de télétravail, tout en n’entraînant aucune conséquence sur la continuité de l’activité médicale et/ou pluridisciplinaire, sur la qualité du travail rendu, sur l’organisation et la dynamique collective au sein d’une équipe et/ou d’un centre/site/service.

Une fois les étapes d’éligibilité validées :

• Pour le personnel médical : le coordinateur de centre ou le responsable d’équipe assistanat médical propose une organisation collective du télétravail validée par les responsables hiérarchiques, présentée à l’ensemble de l’équipe du Centre.

• Dans le cadre de la période test de 6 mois concernant la mise en place d’un jour de télétravail par semaine pour les secrétaires, les responsables d’équipe assistanat médical réaliseront une simulation de l’activité avec les demandes de télétravail réalisées sur l’ensemble du centre concerné afin de valider ou pas les demandes de télétravail. Le principe de base est que l’activité prime ; ce sont les collaborateurs en télétravail qui doivent s’adapter à l’organisation de l’activité et des équipes et non l’inverse.

• Ainsi une demande pourra être acceptée à raison d’un jour de télétravail par semaine ou moins selon l’organisation du centre (taille du centre, temps de travail et de présence des équipes du centre, absentéisme, …)

• Pour les préventeurs : au regard des plannings du personnel médical, l’Assistant métier (AEP/APDP) propose une organisation collective de télétravail, en concertation avec le responsable métier. Ce dernier présente à l’ensemble de ses équipes le planning individuel et collectif. Ces plannings seront partagés avec les coordinateurs de centre et/ou le responsable d’équipe assistanat médical concernés.

• Pour les autres personnels : le responsable de service propose une organisation collective de télétravail et la présente à l’ensemble de ses équipes.

Il est précisé, qu’à compter de la signature du présent accord, pour les nouveaux embauchés au sein de l’Association, le jour de télétravail sera déterminé en fonction de l’organisation individuelle et collective préalablement mise en place.

5.4 - Formalisation du télétravail

Lorsque le télétravail est régulier et après validation de la demande de télétravail, l’accord est formalisé par la rédaction d’un courrier individuel.

Ce courrier précisera notamment :

• La date effective de début de mise en place du télétravail ;

• La date de fin théorique du télétravail liée à l’accord à durée déterminée ;

• Le nombre de jours de télétravail en fonction du métier exercé et du temps de travail du collaborateur ;

• La période d’adaptation et sa durée.

Le courrier est remis au collaborateur par le Service des Ressources Humaines. Le calendrier des jours de télétravail retenus et validés dans le centre/site/service est remis au collaborateur par le Coordinateur de Centre ou Responsable d’équipe assistanat médical ou l’Assistant Métier (AEP /APDP) ou Responsable de Service.

5.5 - Période d’adaptation

A compter de la date d’effet du télétravail pour chaque collaborateur, une période d’adaptation sera mise en place afin :

• D’expérimenter/ajuster le télétravail collectivement ;

• De vérifier son bon fonctionnement technique et organisationnel ;

• De s’assurer qu’il répond bien aux attentes de chacune des parties.

Cette période de 3 mois sera précisée dans le courrier. S’agissant d’une période de travail effectif, toute suspension qui affecterait la période d’adaptation la prolongerait d’une durée égale.

5.6 - Accompagnement du collaborateur en télétravail

Le collaborateur en télétravail pourra bénéficier d’une information ciblée sur les aspects techniques et la maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).

L’Association Horizon Santé Travail a mis à disposition dans l’intranet une information auprès des collaborateurs, à travers notamment un guide télétravail ainsi qu’une FAQ (Foire aux Questions).

5.7 - Suspension temporaire et automatique du télétravail

Il est convenu entre les Parties que dans le cadre d’un changement de situation, le télétravail initialement mis en place sera suspendu temporairement :

• En cas de non-disponibilité des outils informatiques indispensables au bon déroulé de l’activité, au domicile habituel du collaborateur (panne, absence de connexion…), le télétravail est suspendu jusqu’au fonctionnement normal des outils nécessaires au travail à distance et connecté. Dans ce cas, le collaborateur retournera sans délai au centre/site/service pour mener ses missions ;

• En cas de mobilité géographique (même emploi dans un autre centre/site/service) : dès l’arrivée du collaborateur dans son nouveau lieu d’affectation, le télétravail pourra être temporairement suspendu par le responsable hiérarchique. Le nouveau jour de télétravail sera déterminé en fonction de l’organisation collective du centre/site/service ;

• En cas de changement de domicile habituel, le télétravail est suspendu jusqu’à la remise d’une nouvelle attestation de la police d’assurance garantissant les risques liés au télétravail ;

• En cas de déménagement d’un centre/site/service d’HST, le télétravail est suspendu pour l’ensemble des équipes, à partir de la semaine de déménagement et jusqu’à l’installation opérationnelle du centre/site/service. Le télétravail reprendra à la mise en place d’une nouvelle organisation collective ;

• Les permanences organisées par l’Association pendant les périodes de fermeture annuelles entrainent la suspension automatique du télétravail pour les collaborateurs qui assurent celles-ci.

De plus, afin de faciliter un retour sur site et une meilleure reprise et réadaptation au poste, le collaborateur pourra faire une première demande de télétravail ou bénéficier à nouveau du télétravail en respectant les délais ci-dessous :

• 2 mois en poste, si la suspension du contrat est d’une durée égale ou supérieure à 6 mois, quel qu’en soit le motif (longue maladie, congé parental total, …) ;

• 3 semaines en poste, si la suspension du contrat est d’une durée comprise entre 4 mois et 6 mois ;

• dès son retour si la suspension du contrat est inférieure ou égale à 4 mois.

5.8 - Annulation (Réversibilité) du télétravail

Pendant la période d’adaptation et à tout moment pendant la durée d’exécution du présent accord, le collaborateur ou l’Association Horizon Santé Travail peuvent décider de mettre fin au télétravail de manière unilatérale.

Par ailleurs, il est convenu entre les Parties que :

• Un changement contractuel de temps de travail entrainera, à sa prise d’effet, une réévaluation de l’éligibilité administrative du collaborateur au télétravail, pouvant entraîner une suppression, une diminution ou une augmentation du nombre de jours de télétravail, notamment au regard des critères d’éligibilité et des modalités du télétravail tels que précisés ci-dessus ;

• Une mobilité professionnelle (changement d’emploi du collaborateur) entraîne une annulation du télétravail au moment de la prise du nouvel emploi. Le collaborateur pourra faire une nouvelle demande de télétravail au plus tôt deux mois après sa prise de fonction effective ;

• Un collaborateur en cours de départ, avec ou sans préavis, pour des raisons de passation d’informations/dossiers entre autres, ne pourra pas bénéficier du télétravail à compter de la notification/signature de la rupture jusqu’au terme de la fin de contrat ;

• Un collaborateur placé en temps partiel thérapeutique bénéficie du télétravail régulier réévalué, sous réserve :

  • Que dans le cadre du temps partiel thérapeutique, son temps de travail soit supérieur ou égal à 107,25 heures par mois ;

et

• Que cela ne vienne pas s’ajouter aux préconisations de télétravail du médecin du travail.

5.8.1 - Annulation du télétravail à la demande du collaborateur

Les collaborateurs ayant sollicité le bénéfice du télétravail pourront, à tout moment et sans motif spécifique, solliciter le retour à 100% en présentiel.

La demande, saisie dans l’applicatif interne, produira effet dès réception par le service des Ressources Humaines. Il est convenu que l’annulation du télétravail implique le retour du collaborateur à son poste de travail dans les locaux de l’Association.

Le collaborateur pourra faire une nouvelle demande de télétravail après un délai minimum de 6 mois suite à sa décision d’annulation.

Cette nouvelle demande de télétravail fera l’objet d’un réexamen par le service Ressources Humaines et le responsable hiérarchique, afin de s’assurer de l’éligibilité du collaborateur.

5.8.2 - Annulation du télétravail à la demande de l’Association

Dans l’hypothèse où le responsable hiérarchique, en lien avec le service des Ressources Humaines, estimerait que les conditions de bonne réalisation du télétravail ne sont pas réunies, l’Association pourra mettre fin au télétravail notamment au regard de l’un des motifs suivants :

• D’une baisse de la productivité/qualité du travail du collaborateur ;

• De son indisponibilité régulière durant les horaires de travail réalisés en télétravail (via la messagerie électronique, les appels téléphoniques via le dispositif mis en place par l’Association, etc.) ;

• De son manque d’autonomie dans le cadre du travail à distance ; à titre d’exemple, un problème de gestion des priorités entrainant la restitution d’un dossier hors délai, des réclamations adhérents, une sur sollicitation du responsable hiérarchique/des collègues… ;

• Du non-respect répété des consignes d’activité et des règles applicables au télétravail ; à titre d’exemple, un compte rendu manquant ou incomplet, malgré la demande du responsable hiérarchique ; un agenda incomplet dans Préventiel ou le logiciel métier, un non-respect des règles de confidentialité ; attestation de la police d’assurance souscrite non mise à jour … ;

• D’une évolution des missions (réglementation, évolution individuelle) rendant l’exercice de l’activité incompatible avec le télétravail ;

• D’un changement d’organisation au sein d’HST, à titre d’exemple, introduction de nouvelles technologies non compatibles avec un travail à distance, changement important dans l’organisation du ou des centres/sites/services nécessitant la présence du collaborateur.

Alors le responsable hiérarchique, en lien avec le service des Ressources Humaines, pourra sous réserve d’un délai de prévenance de 5 jours ouvrés et par écrit, supprimer le bénéfice du télétravail pour le collaborateur.

Le retour à une exécution du travail uniquement en présentiel ne saurait être considéré comme une sanction ou une modification du contrat de travail, et ne nécessitera pas la mise en œuvre d’une procédure disciplinaire.

Le collaborateur pourra faire une nouvelle demande de télétravail après un délai minimum de 6 mois suite à la décision d’annulation.

Cette nouvelle demande de télétravail fera l’objet d’un réexamen par le service Ressources Humaines et le responsable hiérarchique, afin de s’assurer de l’éligibilité du collaborateur.

5.9 Cas de mise en place du télétravail pour raisons thérapeutiques et exceptionnelles

Les modalités d'accès au télétravail sont identiques à l’ensemble des collaborateurs dont les collaborateurs en situation de handicap reconnu et les femmes enceintes.

Pour ces derniers, et sous réserve qu’ils soient éligibles dans les conditions prévues ci-dessus, afin de diminuer le temps passé dans les transports, le nombre de jours de télétravail pourra être, dans ce cas, augmenté en fonction de la situation médicale et des préconisations du médecin du travail.

Concernant les collaborateurs aidants (s’occupant d’un parent, enfant, ou proche en situation de handicap reconnu) et qui en feront la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines, un dispositif spécifique de télétravail pourra être mis en place, en accord avec le salarié et la Direction, pouvant aller au-delà des jours prévus par l’accord.

Article 6 : MODALITES D’ORGANISATION DES JOURS DE TELETRAVAIL REGULIER

6.1 - Lieu d’exercice du télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile habituel du collaborateur.

Le domicile habituel, au sens du présent accord, s’entend comme la résidence au sein de laquelle le collaborateur passe le plus de jours ouvrés.

Est donc exclu le télétravail réalisé en dehors du domicile habituel, à savoir, par exemple la résidence secondaire, les espaces de coworking, chez un tiers ou dans tout autre type de locaux.

En cas de déménagement, le collaborateur s’engage à prévenir sans délai le service des Ressources Humaines de son changement d’adresse et à lui communiquer sa nouvelle adresse et la nouvelle attestation de police d’assurance garantissant les risques liés au télétravail.

Le collaborateur en télétravail s’engage à prévoir un espace de travail dédié respectant les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

Ainsi, le collaborateur doit disposer d’un espace de travail spécifique dédié et adapté à ce mode d’organisation, lui permettant à la fois d’exercer son activité dans des conditions conformes aux règles d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail et de dissocier vie professionnelle et vie personnelle et familiale durant l’exercice de son activité. Le collaborateur doit être équipé d’une connexion internet opérationnelle et le domicile habituel doit être équipé d’une installation électrique conforme.

Le collaborateur en télétravail s’engage :

• à transmettre une attestation de la police d’assurance souscrite, en cours de validité, couvrant le domicile habituel, via l’applicatif interne.

Dans cette perspective, le collaborateur doit informer son assureur qu’il exerce à son domicile habituel une activité professionnelle en télétravail à raison du nombre de jours définis à l’article 4.

Le collaborateur s’engage :

• à maintenir sa police d’assurance en cours de validité tout au long de la période de télétravail ;

• à transmettre, via l’applicatif, cette attestation à jour. A défaut, et après trois relances, le télétravail pourra être annulé.

Le collaborateur s’engage également à informer sans délai le service des Ressources Humaines :

• En cas de suspension ou de résiliation de sa police d’assurance, à son initiative ou à celle de son assureur ;

• En cas de déménagement.

Dans ces deux hypothèses, le dispositif de télétravail sera suspendu, dans l’attente des documents à jour.

En cas de sinistre lié à l’activité professionnelle en télétravail, le collaborateur déclare à son assureur tout sinistre survenu à son domicile habituel dans le cadre du télétravail et en informe le service des Ressources Humaines. L’adresse figurant sur la police d’assurance sera l’adresse du domicile habituel dans lequel le collaborateur télétravaille.

• à certifier, à l’appui de sa demande de télétravail via l’applicatif interne, la conformité que la partie « circuit électrique » utilisée pour effectuer les branchements nécessaires à son poste de travail (ordinateur, écran, éclairage d’appoint …) est conforme à la règlementation en vigueur pour l’exercice du télétravail.

En tout état de cause, le collaborateur en télétravail est seul garant de la conformité des installations présentes au sein de sa résidence.

6.2 - Annulation automatique d’une journée de télétravail

Il est convenu entre les Parties que le télétravail n’aura pas lieu dans les cas suivants :

• Toute absence au poste de travail pendant une journée entière ou plus (par exemple : congé payé, JRTT, jour CET, congé sans solde, arrêt maladie, accident du travail, jour enfant malade, évènement familial, mandat extérieur…) entraîne l’annulation de la journée de télétravail du collaborateur sur la semaine impactée.

• Par exception, toute semaine tronquée par un jour férié ou un jour de fermeture de l’Association, n’entraine pas l’annulation du jour de télétravail, sauf si celui-ci tombe le jour fixé pour le télétravail. Dans ce dernier cas, le jour de télétravail ne pourra être reporté dans la même semaine (excepté pour les collaborateurs ayant moins d’un jour de télétravail par semaine). Toute semaine tronquée au-delà d’un jour entraîne l’annulation de la journée de télétravail pour l’ensemble des collaborateurs sur la semaine impactée.

• Toutes les formations égales ou supérieures à 2 jours, consécutives ou non, entrainent l’annulation automatique de la journée de télétravail.

• En cas de nécessité de service (surcroît de travail, absences des collègues pour quelques causes que ce soit …), le responsable hiérarchique se réserve le droit d’annuler le ou les jours de télétravail posés par le collaborateur. Un délai de prévenance de 48 heures sera respecté, sauf circonstances exceptionnelles.

Il est précisé que les réunions internes / d’équipes / formations inférieures à 2 jours ne sont pas considérées comme des absences au poste de travail et n’entrainent pas l’annulation automatique de la journée de télétravail.

Il est entendu que la mise en œuvre de l’annulation repose sur la responsabilité individuelle de chaque collaborateur et l’application en « bonne intelligence » du présent accord, sans qu’une instruction précise soit donnée par le responsable hiérarchique à chaque fois qu’un motif d’annulation intervient.

6.3 – Sécabilité des jours de télétravail

Par principe, le télétravail se déroule sur une journée entière.

En effet, le souhait des Parties est de mettre en place le télétravail en vue d’améliorer la qualité de vie et des conditions au travail (QVCT) des collaborateurs, notamment en limitant les trajets domicile – lieu de travail.

Toutefois, il est convenu entre les Parties que le ou les jours de télétravail pourront être sécables, sous réserve de l’absence d’impact sur l’organisation individuelle et collective de travail.

En cas de sécabilité d’une journée de télétravail, le collaborateur devra apprécier s’il peut respecter à la fois le temps de trajet, la pause déjeuner et les horaires de travail.

A cet égard, il est rappelé qu’en principe le temps de trajet entre le domicile habituel et le lieu de travail habituel n’est pas du temps de travail effectif, et ce quel que soit son positionnement dans la journée de travail.

6.3.1 - Sécabilité régulière des jours de télétravail

Si l’organisation du centre/site/service ou l’organisation individuelle l’impose, la journée de télétravail peut être sécable.

Ainsi, et sur une semaine type pour un collaborateur à temps plein qui bénéficie d’une journée de télétravail par semaine, le télétravail peut s’organiser de 2 manières :

• 1 journée de télétravail fixe ou prédéfinie ;

ou

• 2 demi-journées en télétravail fixes ou prédéfinies.

Sur une semaine type pour un collaborateur bénéficiant d’un jour de télétravail pour les 15 jours, le télétravail peut s’organiser comme suit :

• 1 journée fixe ou prédéfinie de télétravail tous les 15 jours ;

• 1 demi-journée fixe ou prédéfinie de télétravail toutes les semaines.

6.3.2 - Sécabilité exceptionnelle des jours de télétravail

Sur une journée fixe de télétravail régulier, il est à noter que ce dispositif n’empêche pas les déplacements professionnels (sur le temps de travail) pour se rendre au sein des locaux pour, par exemple, participer à une réunion, réaliser une AMT chez l’adhérent ou bien remplacer un collègue absent.

Ainsi, et dans ces cas exceptionnels, cette journée de télétravail pourra être impactée.

Une fois l’intervention réalisée, par principe, le collaborateur poursuit le temps restant en télétravail à son domicile habituel. Toutefois, s’il juge que le trajet entre le lieu d’intervention et le lieu de travail habituel est plus court que le temps de trajet entre le lieu d’intervention et son domicile habituel, il poursuit le temps restant sur le centre/site/service.

6.4 - Report des jours de télétravail

Les demi-journées ou journées de télétravail annulées et/ou suspendues, quelle qu’en soit la raison, ne sont pas reportables, sauf pour les collaborateurs qui bénéficient de moins d’une journée de télétravail par semaine.

Dans ce cas précis, le report pourra s’effectuer sur le mois en cours ou le mois suivant et hors semaine comprenant déjà un jour de télétravail, et sous réserve de ne pas impacter l’organisation individuelle et collective de travail.

Un jour de télétravail pré-défini pour les préventeurs, les responsables hiérarchiques/services et les fonctions administratives supports, qui pourra être repositionné dans la même semaine en fonction des demandes d’intervention ou de nécessité de présence dans le ou les centres/sites/services.

Article 7 : REGLES GENERALES DE FONCTIONNEMENT DU TELETRAVAIL REGULIER

7.1 - Temps de travail et régulation de la charge de travail

L’organisation en télétravail s’exerce dans le cadre du temps de travail et des horaires habituels du collaborateur.

Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles légales et conventionnelles en vigueur en matière de temps de travail et de temps de repos. Il s’engage en particulier à respecter :

• La durée maximale hebdomadaire de travail ;

• Le temps de pause déjeuner ;

• Le repos quotidien minimal de 11 heures consécutives entre deux journées de travail.

Le télétravail ne doit pas engendrer un accroissement ou une diminution de la charge habituelle de travail, ni un report de la charge de travail des collaborateurs en télétravail sur les collaborateurs ne bénéficiant pas de cette mesure.

En cas de difficulté sur la régulation de leur charge de travail en lien avec le télétravail, les collaborateurs pourront alerter leur responsable hiérarchique et le service des Ressources Humaines.

De la même façon qu’en présentiel, le recours aux heures complémentaires/supplémentaires ne pourra être qu’exceptionnel et sur validation préalable du responsable hiérarchique.

7.2 – Entretien de suivi du télétravail

Un point d’étape de suivi de télétravail aura lieu tous les deux ans. Il est convenu entre les parties que le premier entretien télétravail se déroulera à partir d’avril 2024.

Il sera organisé dans un délai de plus ou moins 3 mois, à la date anniversaire de mise en place effective du télétravail du collaborateur.

Il aura pour but de faire un bilan sur l’activité réalisée en télétravail et sur les conditions d’activité du collaborateur en télétravail, notamment sur sa charge de travail.

Ce point d’étape sera transmis au responsable hiérarchique, qui en prendra connaissance.

Les parties conviennent que cet entretien pourra être remplacé par l’envoi d’un questionnaire aux collaborateurs concernés, qui prévoira l’organisation d’un entretien si le collaborateur ou le responsable hiérarchique le demande.

7.3 - Modalités de reporting de l’activité du collaborateur en télétravail

Le collaborateur en télétravail s’engage à tenir un planning de télétravail à jour, soit dans le logiciel métier (exemple : Préventiel), soit dans le logiciel dédié.

De plus, le collaborateur en télétravail rend compte à son responsable hiérarchique du travail accompli durant le ou les jours de télétravail.

Pour cela, il sera demandé à chaque collaborateur de remplir de manière adéquate, lisible et détaillée la ou les activités réalisées durant le ou les jours de télétravail. Il sera ainsi utilisé le logiciel métier (exemple : Préventiel ou Pulse en 2024 pour les collaborateurs dont l’activité principale se fait via le logiciel métier ; pour les collaborateurs n’utilisant pas de logiciel dédié, il appartiendra au responsable hiérarchique de définir les modalités (contenu, délai, périodicité…) de reporting d’activité.

Le responsable hiérarchique devra s’assurer de la cohérence des informations saisies. Dans l’hypothèse où les informations ne sont pas explicitement décrites, le responsable hiérarchique se rapprochera du collaborateur afin d’avoir plus de précisions.

A défaut, il est convenu entre les Parties que le télétravail pourra être annulé, aux conditions prévues à l’article 5.8.2.

7.4 - Equipements liés au télétravail

Il est rappelé qu’aucune obligation n’impose à l’employeur de fournir du matériel informatique car le télétravail repose sur le volontariat du collaborateur.

L’applicatif interne permettra d’identifier si le collaborateur volontaire au télétravail dispose, via un matériel informatique, d’un accès aux documents professionnels et aux logiciels métiers permettant d’exercer en télétravail.

Il est entendu qu’un matériel informatique se définit comme un ordinateur fixe ou un ordinateur portable. Les tablettes, téléphones portables, etc. ne sont pas considérés comme du matériel informatique et ne permettent pas de travailler de manière optimale.

En cas de non-accès aux documents professionnels et aux logiciels métiers, il sera étudié les 3 situations possibles, à savoir :

• « le collaborateur ne dispose pas de matériel informatique » ;

• « le collaborateur ne dispose pas de connexion internet » ;

• « le collaborateur n’a pas accès à ces documents professionnels et aux logiciels métier ».

Une étude « au cas par cas » sera menée afin de trouver, si possible, une solution adéquate pour permettre d’accéder aux documents professionnels et aux logiciels métiers.

7.5 - Frais liés au télétravail

L’Association versera à chaque collaborateur en télétravail une indemnité forfaitaire de 2,60 € nets par journée télétravaillée correspondant à l’indemnisation des frais exposés par les collaborateurs en situation de télétravail (électricité, chauffage, eau, abonnement internet, …).

Il est précisé que la journée du vendredi en télétravail sera également indemnisée à hauteur de 2,60 € nets.

Par ailleurs, une demi-journée de télétravail (hors vendredi) sera indemnisée à hauteur de 1,30 € nets.

Dans l’hypothèse où le montant maximal de l’indemnité forfaitaire de télétravail exonérée de cotisations venait à être relevé ou diminué avant l’entrée en vigueur du présent accord, ou durant sa période d’application, l’indemnité forfaitaire prévue par le présent accord ou le précédent accord serait portée à cette hauteur.

Pour des raisons pratiques et d’organisation interne, le principe du maintien de la participation employeur à la carte Pass restaurants pour les jours de télétravail est retenu.

S’agissant des modalités de cette participation, la part salariale est versée au collaborateur en télétravail pour les jours de télétravail dans les mêmes conditions que les jours travaillés en présentiel au sein de l’Association.

7.6 - Impression des documents

Il est convenu que les impressions seront faites au retour du collaborateur à son poste ou dans les locaux de l’Association.

Les frais liés à l’impression de documents à domicile ne seront pas pris en charge par l’Association.

7.7 - Confidentialité et protection des données

Selon l’article L.1222-10 du Code de travail, l’employeur est tenu d’informer le collaborateur en télétravail de toute restriction à l’usage des équipements et outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de manquement.

Aussi, le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique telles qu’en vigueur dans l’Association, notamment, le bon usage des outils informatiques pendant le temps du télétravail et de la connexion distante.

Le collaborateur s’engage à respecter dans les mêmes conditions la Charte Informatique et à appliquer les règles contenues dans le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), comme s’il était présent dans les locaux.

Il assure également la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui seront confiées auxquelles il a accès dans le cadre de son activité professionnelle et veille à la non-utilisation abusive ou frauduleuse des logiciels mis à sa disposition. Aucun tiers n’est autorisé à utiliser les outils professionnels du poste de travail.

Il est rappelé que le collaborateur en télétravail n’est pas autorisé à emporter à son domicile par exemple des dossiers médicaux ou toute donnée médicale et/ou confidentielle.

Par ailleurs, il est interdit de stocker des documents avec des données personnelles sur le disque dur de l’ordinateur utilisé en télétravail.

Le collaborateur s’engage à déconnecter sa session de travail dès lors qu’il s’absente de son poste de travail.

La violation de la confidentialité des données est passible de sanction disciplinaire.

7.8 - Droits collectifs et individuels

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Association.

Le collaborateur en télétravail bénéficie également des mêmes droits individuels que les autres collaborateurs de l’Association, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière et d’entretiens professionnels.

Il doit également être placé dans une situation identique à celle des collaborateurs exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’Association, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution et l’évaluation des résultats.

7.9 - Droit à la déconnexion

En aucun cas, le télétravail ne doit modifier ni à la hausse, ni à la baisse, les missions et activités habituelles du collaborateur, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et le respect des règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire.

Compte tenu de cette nouvelle forme d’organisation du travail, les Parties reconnaissent que le temps d’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (TIC) doit être maîtrisé, afin de ne pas interférer avec la vie privée du collaborateur en télétravail.

Dans ce cadre, il est reconnu au collaborateur en télétravail un droit à la déconnexion en dehors des plages horaires de travail habituel, sauf urgence ou situation exceptionnelle liées aux impératifs de bon fonctionnement du service préalablement validées par le responsable hiérarchique. En tout état de cause, ce droit à la déconnexion doit être strictement appliqué pendant la durée légale de repos minimum quotidien.

Le collaborateur en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements, et peut alerter si nécessaire son responsable hiérarchique et/ou le service des Ressources Humaines de toute problématique afférente.

De la même façon, le collaborateur en télétravail ne doit pas contacter des collaborateurs – par téléphone ou courriel – en dehors des horaires habituels de travail, pendant les week-ends, jours fériés et congés payés, ou pendant toutes autres périodes de suspension du contrat de travail.

Article 8 : SANTE ET SECURITE ET ERGONOMIE

Le collaborateur en situation de télétravail demeure soumis au règlement intérieur de l’Association Horizon Santé Travail.

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux collaborateurs en télétravail. Elles devront strictement être respectées par le responsable hiérarchique et le collaborateur dans les mêmes conditions qu’un travail exécuté dans les locaux de l’Association. Dans ces conditions, le télétravail s’exécute dans un espace dédié du domicile habituel, répondant à des normes d’hygiènes et de sécurité suffisantes.

Chaque collaborateur est par ailleurs également informé des dispositions des articles R. 4542-1 à R 4542-19 du Code du travail, relatives à l’utilisation des écrans de visualisation.

Le collaborateur en télétravail est tenu de respecter et d’appliquer correctement les politiques de sécurité.

Le non-respect des règles de sécurité par le collaborateur peut entraîner l’arrêt immédiat du télétravail dans le cadre du processus d’annulation, conformément à l’article 5.8.2.

Le collaborateur fait l’objet d’un suivi par le service de prévention et de santé au travail, dans les mêmes conditions que les collaborateurs présents dans les locaux de l’Association.

8.1 - Arrêts maladie

En cas d’arrêt de travail lié à une maladie, le collaborateur en télétravail doit, comme les collaborateurs travaillant dans les locaux de l’Association, informer son responsable hiérarchique ou le service des Ressources Humaines dans un délai de 24 heures et adresser son certificat d’arrêt de travail dans les 48 heures.

Pendant un arrêt de travail, le collaborateur en télétravail n’est pas autorisé à travailler depuis son domicile habituel.

8.2 - Accidents du travail ou de trajet

Conformément à l’article L. 1222-9 du Code du travail, l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du collaborateur en télétravail est présumé être en accident du travail au sens de l’article L. 411-1 du Code de la sécurité sociale.

Il bénéficie de la législation sur les accidents de travail et de trajet dans les mêmes conditions que les collaborateurs travaillant dans les locaux de l’Association.

Ainsi, un accident survenu au collaborateur en télétravail à son domicile habituel, pendant les jours de travail et au sein de la plage quotidienne de travail, sera déclaré par l’employeur comme survenu dans le cadre de la législation sur les accidents de travail.

Par ailleurs, il est rappelé que le collaborateur en télétravail est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’Association.

En tout état de cause, le collaborateur doit informer le service des Ressources Humaines et son responsable hiérarchique de l’accident dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 48 heures et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

Pendant un arrêt de travail, le collaborateur n’est pas autorisé à travailler depuis son domicile habituel, même au titre du télétravail.

Article 9 : MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL OCCASIONNEL

Le télétravail occasionnel est une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l’information, dans laquelle un travail, qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’Association, est effectué hors des locaux de façon occasionnelle et non régulière.

9.1 - Champ d’application du télétravail occasionnel

Il est entendu que le responsable hiérarchique est préalablement informé que le collaborateur se trouve dans une situation de télétravail occasionnel.

Tout comme le télétravail régulier, il ne doit pas avoir d’impact sur l’organisation individuelle et collective du travail.

Le télétravail occasionnel est ouvert :

• aux collaborateurs bénéficiant déjà du télétravail régulier ;

• aux collaborateurs bénéficiant d’1 jour maximum de télétravail par semaine préconisé par le médecin du travail.

Le télétravail occasionnel est limité à quelques heures et jusqu’à une journée entière de travail (pour ce dernier cas, il s’agira uniquement des collaborateurs isolés). Il est cumulable avec le jour de télétravail régulier/préconisation du médecin du travail, dans la limite de 1 jour de télétravail régulier et 1 jour de télétravail occasionnel dans une semaine.

Ce dispositif n’ouvre pas droit aux mesures prévues pour le télétravail régulier. En effet, il n’ouvre pas droit notamment au remboursement des frais financiers pendant les journées (ou partie) de journée de télétravail occasionnel.

Le télétravail occasionnel devra donner lieu à un reporting des heures télétravaillées soit par une saisie dans le logiciel Métier (Préventiel ou Pulse en 2024), soit par une information directe à son responsable hiérarchique.

Le télétravail occasionnel devra également donner lieu à un reporting d’activité dans les agendas Préventiel ou autres supports retenus.

9.2 - Cas de recours au télétravail occasionnel

Les parties conviennent que le télétravail occasionnel est possible dans les 2 situations suivantes :

9.2.1 - Télétravail occasionnel avant ou après une intervention à l’extérieur 

En dehors d’une journée de télétravail régulier/préconisation du médecin du travail et à la demande du collaborateur, le télétravail occasionnel est autorisé sur une partie de l’horaire de travail du matin ou de l’après-midi avec l’accord préalable du responsable hiérarchique.

Ainsi, avant ou après une intervention chez l’adhérent ou à l’extérieur réalisée le matin ou l’après-midi, et sous réserve que le lieu d’intervention soit plus proche du domicile du collaborateur que le lieu de travail habituel, le collaborateur pourra être en télétravail occasionnel :

• lorsque l’intervention débute dans le courant de la demi-journée (par exemple, le matin à 10 heures)

et/ou

• se termine avant l’horaire de fin de travail habituel (par exemple, l’après-midi à 16 heures).

9.2.2 – Télétravail occasionnel pour les collaborateurs isolés sur 1 journée entière

Si un collaborateur se trouve en situation de collaborateur isolé pour une durée d’une journée entière au moins, et dès lors que le responsable n’a pu trouver de solution (affectation temporaire sur un autre site, …), le collaborateur peut effectuer une journée de télétravail occasionnel avec l’accord de son responsable hiérarchique.

Article 10 : DISPOSITIONS GENERALES

10.1 - Entrée en vigueur et durée du présent accord

Sous réserve de l’accomplissement des formalités de dépôt, le présent accord entre en vigueur, pour une durée déterminée du 1^er octobre 2023 au 31 décembre 2024.

Au jour de son entrée en vigueur, le présent accord se substitue à toutes dispositions légales, conventionnelles, pratiques ou usages antérieurs applicables au sein de l’Association dans les matières qu'il traite, et en particulier à l’accord conclu à titre expérimental du 21 février au 31 décembre 2022 et l’accord qui lui a succédé du 1^er janvier 2023 au 30 septembre 2023.

10.2 - Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires, conformément aux dispositions légales.

Il pourra être révisé, conformément aux dispositions des articles L.2222-5, L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail, dans les conditions suivantes :

• Toute demande devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et comporter en outre les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement ;

• Les parties ouvriront les négociations dans le délai d’un mois suivant réception de la demande de révision, à l’initiative de la Direction ;

• Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.

A défaut d’accord dans un délai de 3 mois, il sera mis fin aux négociations, et l’accord dont la révision avait été demandée poursuivra ses effets sans modifications.

10.3 - Suivi de l’accord

Les parties conviennent qu’il n’est pas nécessaire d’instaurer un suivi formel de l’accord et qu’il appartient à l’ensemble des collaborateurs et plus particulièrement aux managers de remonter à la Direction de l’Association Horizon Santé Travail et aux membres du CSE toute difficulté éventuellement rencontrée.

Par ailleurs, les parties conviennent que si la mise en œuvre de la réforme de la Santé au Travail évoquée dans le préambule du présent accord devait remettre en cause les modalités d’organisation du télétravail ici arrêtées, elles se réuniront dans un délai maximal d’un mois à la demande de la partie la plus diligente.

Un bilan qualitatif sera réalisé prioritairement avec les responsables hiérarchiques en juin 2024. Il sera effectué notamment une analyse de l’impact du télétravail sur le déroulement de l’activité au sein d’HST en lien avec les objectifs de la réforme et les éventuels dysfonctionnements / réclamations des adhérents liés au télétravail. 

10.4 - Notification, publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé auprès de la DRIEETS (Direction régionale interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) dont relève l’Association, en version électronique via la plateforme de télé procédure dédiée : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Il sera également déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Il sera communiqué au personnel par le biais de l’intranet.

En outre, un exemplaire sera remis à chaque Parties signataires.

Fait à Nanterre, le

En 4 exemplaires originaux.

Pour l’Association Horizon Santé Travail

Et :

Pour les membres titulaires du CSE

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1. Au jour de la signature de l’accord, il est entendu que le terme « Secrétaires » comprend : les assistant(e)s médicaux(ales), les coordinateurs(rices) de centre.↩