ACCORD SUR LE TELETRAVAIL


Entre

VIVADOM AUTONOMIE, dont le siège social est situé 1028 route de Rouquairol - 30900 NIMES, représentée par délégation de son Président par Madame, Directrice Générale Adjointe.

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein de l'entreprise ci-dessous désignées :

• CFDT, représentée par Mme, déléguée syndicale ;

• CFTC, représentée par Mme, déléguée syndicale ;

• CGT, représentée par Mme, déléguée syndicale.

D’autre part.

Il a été convenu ce qui suit.

PREAMBULE

Cet accord s’inscrit dans le cadre des dispositions des articles L.1222-9, L.1222-10 et L.1222-11 du code du travail et de l’ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017.

Il entend contribuer à une meilleure qualité de vie au travail en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle tout en maintenant l’efficacité et la qualité du travail fourni.

Le présent accord vise enfin à permettre et encadrer la pratique du télétravail pour des salariés volontaires et occupant des fonctions le permettant.

Il vise plus particulièrement à garantir que le télétravail demeure une solution efficace, qu’il permette le maintien de la qualité de service et qu’il se réalise dans l’intérêt mutuel des salariés et de l’entreprise.

Périmètre de l’accord et définitions

Champ d’application

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de VIVADOM AUTONOMIE, répondant aux conditions d’éligibilité ci-après définies.

L’organisation du télétravail ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement du service et implique que l’activité du salarié puisse être exercée, de manière effective, à distance.

Il s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le salarié et son supérieur hiérarchique et la capacité du télétravailleur à exercer son activité de façon autonome à son domicile.

Compte tenu de ces conditions, il est rappelé que les salariés occupant des fonctions opérationnelles dites « de terrain » sont exclus de ce dispositif.

Définition et durée du télétravail à domicile

L’article L. 1222-9 du code du travail définit ainsi le télétravail : « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci ».

Par définition, sont donc exclues du périmètre des fonctions éligibles, et donc incompatibles avec l’exercice de l’activité en télétravail, celles pour lesquelles une présence physique du collaborateur est nécessaire dans les locaux en permanence :

• Accueil du public,

• Hygiène et sécurité des locaux.

Le télétravail à domicile pourra être exercé, selon le service concerné, dans la limite de deux journées par semaine. Il s’effectuera, selon les cas, par demi-journée ou par journée entière de travail. Les journées entières seront néanmoins privilégiées afin de réduire l’impact carbone, et par souci de confort pour le salarié.

Le salarié pourra télétravailler, en accord avec son responsable, du lundi au vendredi.

Afin de maintenir une présence physique sur le site pour la préservation de l’organisation collective et du lien social avec le collectif de travail et de la structure et , le salarié devra être présent 3 jours par semaine sur son lieu de travail.

Organisé collectivement au sein de l’équipe, l’activité en télétravail intègre l’élaboration d’un planning prévisionnel avec les salariés concernés.

Ce planning indique la répartition des jours de présence en structure et des jours de télétravail, étant précisée que celle-ci n’a pas de valeur contractuelle et qu’elle pourra être modifiée à la demande du chef de service et/ou de la direction et/ou du salarié, moyennant le respect d’un délai de prévenance de 7 jours.

Les parties conviennent que cette possibilité de report ne concerne pas les jours prévus en télétravail lorsqu’ils se situent un jour férié ou un jour non travaillé.

Le télétravail pourra également être exercé de façon ponctuelle, à titre exceptionnel, en parfait accord entre le salarié et son supérieur hiérarchique.

Le domicile s’entend comme un lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du salarié, tel que déclaré par lui.

Le lieu du domicile est obligatoirement déclaré à la direction des ressources humaines par le salarié au moment de son entrée en télétravail, et ce lieu devra être spécifiquement mentionné dans l’avenant conclu entre le salarié et l’entreprise.

De même, le salarié devra déclarer à la direction des ressources humaines son numéro de téléphone personnel, afin qu’il soit joignable pendant ses heures de télétravail.

En cas de changement de domicile ou de numéro de téléphone, le salarié devra en prévenir l’entreprise et accomplir les mêmes démarches et formalités que celles réalisées préalablement à son passage en télétravail notamment en matière de couverture assurance, de compatibilité de son nouvel environnement avec un fonctionnement en télétravail et de conformité de l'installation électrique du nouveau logement à la réglementation en vigueur et en certifier la conformité à l’entreprise par une nouvelle attestation sur l'honneur.

Conditions d’éligibilité au télétravail

Les parties conviennent que le télétravail revêt un caractère volontaire mais qu’il est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et qu’il implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite pour cela des aptitudes individuelles telles que la gestion du temps de travail et des compétences professionnelles telles qu’une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Sont dès lors éligibles au télétravail, les salariés :

• Titulaires d’un contrat à durée déterminée ou indéterminée à temps plein. Le télétravail peut être permis, de manière exceptionnelle, à un salarié à temps partiel, à raison de 120 heures par mois minimum, sous réserve d’obtenir l’accord de son Chef de service.

• n’étant plus en période d’essai,

• justifiant d’une ancienneté minimale de 1 an dans l’entreprise et au poste occupé,

• disposant d’une capacité d’autonomie suffisante et de fiabilité dans le poste occupé, ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché pendant le temps de télétravail,

• occupant un poste pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance,

• occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement,

• répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un environnement adapté à ce mode d’organisation, doté d’installations électriques conformes, assuré et permettant une connexion internet de bonne qualité,

• disposant d’un numéro de téléphone personnel.

Outre les salariés ne remplissant pas l’une des conditions d’éligibilité précitées, pourront être notamment refusées après examen, les demandes formulées par les salariés :

• Dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise,

• dont les fonctions nécessiteraient de sortir de l’entreprise des documents de nature confidentielle pour exercer leur activité en télétravail,

• dont les fonctions répondant à des impératifs de sécurité,

• qui font face à une impossibilité matérielle et/ou technique,

• dont le service a atteint la proportion limite de télétravailleurs pour son bon fonctionnement, la proportion limite de télétravailleurs étant déterminée par le manager en fonction des nécessités du service concerné.

En cas de pluralité de demandes au sein d’un même service, et dès lors que la proportion limite serait atteinte, le supérieur hiérarchique établira un ordre de priorité d’accès au dispositif en fonction de critères objectifs, tels que l’éloignement géographique domicile-travail, une situation de handicap ou des contraintes personnelles spécifiques.

Les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d’établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

Mise en place du télétravail

Candidature et acceptation

Le télétravail est basé sur un consentement mutuel. Il est à l’initiative du salarié et subordonné à l’accord du responsable hiérarchique du salarié, qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité.

Le salarié qui exprime le souhait d’opter pour le télétravail en informe son Chef de Service par écrit. Cette demande peut se faire par courriel, par lettre remise en main propre ou par lettre recommandée.

Une réponse motivée sera faite dans un délai maximum d’un mois à compter de la date de réception de la demande par le responsable hiérarchique du salarié.

En outre, des journées ponctuelles de télétravail pourront être établies entre le salarié et son supérieur hiérarchique, toujours sur la base du consentement mutuel, avec un simple échange de courriel et la demande d’une journée de télétravail.

L’avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail régulier fera l’objet d’un avenant à durée déterminée au contrat de travail, dans la limite de la durée du présent accord.

En revanche, pour des journées de télétravail ponctuelles, aucun avenant ne sera rédigé.

L’avenant contractuel précisera notamment :

• le lieu d’exercice du télétravail,

• les modalités d’exécution du télétravail (jour convenu, plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être contacté, etc.),

• la durée de la période d’adaptation,

• les conditions de réversibilité,

• les matériels et logiciels mis à disposition du salarié.

Le salarié est censé connaître les termes du présent accord, qui est disponible sur les tableaux d’affichage réservés à cet effet.

Les phases de la mise en place du télétravail

La période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation au télétravail est incluse dans l’avenant au contrat de travail.

Dès la signature de l’avenant au contrat de travail, le salarié ou le responsable hiérarchique bénéficieront d’une période d’adaptation fixée dans le cadre de cet accord relatif au télétravail pour une durée de trois mois.

Durant cette période d’adaptation, le salarié ou le responsable hiérarchique pourront demander la suspension, voire l’arrêt du télétravail, sans raison nécessairement motivée moyennant un délai de prévenance réciproque d’au moins 15 jours. Le service RH devra être informé au préalable. Le salarié reprendra alors son activité sur son site de rattachement de manière sédentaire.

En cas de renouvellement d’une situation de télétravail sur le même poste, cette période d’adaptation ne s’appliquera pas.

La planification des jours de télétravail

Le jour de télétravail est fixé conjointement, et en fonction des contraintes du service, entre le salarié et son responsable hiérarchique. Le choix du jour retenu entre le collaborateur et le Chef de service est mentionné dans l’avenant au télétravail.

Au moment de la signature de l’avenant le responsable hiérarchique et le salarié auront donc défini les modalités de suivi managérial.

Il est admis qu’en raison de circonstances particulières (réunion, contacts clients, événement personnel, grève des transports) le salarié ou son responsable hiérarchique, peuvent demander, par écrit, une modification de ce rythme une semaine donnée, en respectant un délai de prévenance minimum de 72 heures. Ce délai peut être ramené à 24 heures dans le cas d’un évènement exceptionnel ou imprévu.

Dans cette situation, le jour de télétravail pourra être reporté à une date conjointement choisie, dans la même semaine, par le salarié et le responsable hiérarchique. Il ne sera pas possible de reporter une journée de télétravail non réalisée pour l’une des raisons exposées ci-dessus sur une semaine ultérieure pour éviter une absence trop longue du salarié à son poste de travail.

En cas d’action de formation dans le cadre du plan de formation le télétravail est suspendu pendant la durée de la formation, sans possibilité de reporter les jours en télétravail sur les suivantes.

Réversibilité permanente (après la période d’adaptation)

L'accord des parties de passer au télétravail est réversible tant à l'initiative du responsable hiérarchique que du salarié.

Le salarié peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile en respectant un délai de prévenance d’un mois fixé par l'avenant au contrat de travail. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail à domicile.

Le responsable hiérarchique peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile en respectant un délai de prévenance d’un mois fixé par l'avenant au contrat de travail et devra en informer le service RH. Ce délai permet de gérer convenablement le retour du salarié sur le lieu de travail dans son secteur de rattachement et la restitution du matériel mis à disposition.

Lorsqu'il est mis fin au télétravail à domicile, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l'entreprise au sein de son site de rattachement.

Changement de fonction ou de domicile

En cas de changement de fonction, la situation de télétravail sera réexaminée avec le nouveau responsable hiérarchique en regard des critères d’éligibilité et pourra prendre fin.

De façon plus spécifique, en cas de changement de domicile du salarié, la relation de télétravail sera en tout état de cause réexaminée et pourra prendre fin dans l’hypothèse où ce changement est incompatible avec les termes de l’avenant ou les modalités habituelles effectives de télétravail.

Organisation du télétravail

Organisation matérielle du poste de travail du télétravailleur à domicile

Conformité des installations et des lieux

Le télétravailleur assure la conformité des installations électriques de son domicile et en certifie la conformité par la remise d’une attestation de conformité (cf. annexe). Cette conformité des installations est une condition préalable pour bénéficier du télétravail.

Le salarié devra également disposer :

• d’un ordinateur personnel lui permettant d’accéder à internet et au VPN de l’entreprise, s’il ne dispose pas d’un ordinateur portable professionnel,

• d’une connexion internet de bonne qualité,

• d’une solution téléphonique, permettant de le joindre avec le numéro interne propre à son poste.

Par ailleurs, il s'engage à prévoir à son domicile un environnement adapté au télétravail dans lequel il pourra disposer et utiliser les équipements fournis dans de bonnes conditions.

En cas de panne ou de dysfonctionnement des équipements de travail mis à disposition, le télétravailleur dispose du même accès téléphonique au service d'assistance technique que celui dont il dispose lorsqu'il est présent dans l’entreprise. Si la panne ou le dysfonctionnement persiste, malgré cette assistance, le télétravailleur en informera immédiatement l’entreprise qui prendra les mesures appropriées pour y remédier dans les meilleurs délais.

Enfin, il est rappelé que l’ensemble des équipements de travail mis à la disposition du salarié sont et demeurent la propriété de l’entreprise. Ils devront donc être restitués à l'issue de la période en télétravail à la demande de l’employeur.

Dédommagement des coûts des installations

Le télétravailleur ne peut en aucun cas se prévaloir auprès de l’Association VIVADOM AUTONOMIE d’un quelconque défraiement lié aux coûts de son logement, matériel, abonnements téléphoniques ou internet, assurances, etc.

Modalités d’organisation de l’activité du salarié en télétravail

L’activité du salarié doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise. L’employeur s’assure pour ce faire que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au salarié de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le responsable hiérarchique, en concertation avec le salarié, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur.

L’amplitude des plages horaires définies devra impérativement permettre au télétravailleur de respecter les durées minimales légales de repos.

4.3 Maintien du lien social

Les parties conviennent de limiter la situation de télétravail à deux journées par semaine, de telle sorte que le télétravailleur soit suffisamment présent dans le local habituel de travail permettant ainsi les rencontres avec ses collègues et son responsable hiérarchique.

Les salariés en télétravail doivent assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur management. Dans la mesure du possible, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur d’organiser son déplacement.

Les salariés en télétravail devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité qu’un salarié travaillant sur site.

4.4 Vie privée du salarié en télétravail à domicile

Le salarié a droit au respect de sa vie privée. L'employeur doit garantir le respect de la vie privée du salarié à domicile. Dans ce but, l'avenant au contrat de travail fixe les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur à domicile doit être joignable.

Les parties s’accordent sur la nécessité de concilier souplesse d’utilisation et régulation des usages numériques, afin de garantir le respect des temps de travail et de repos, permettant de préserver la santé et la vie privée des salariés.

Quel que soit le mode de travail retenu, elles s’attachent par le présent accord à la reconnaissance d’un droit individuel à la déconnexion pour tous.

Dans ce cadre, les ressources du système d’information ne doivent pas, en principe, être utilisée en dehors des périodes habituelles de travail, et en tout état de cause ne peuvent être imposées au salarié sauf astreintes dûment formalisées et organisées par le management et impératifs exceptionnels d’activité.

Les périodes de travail correspondent aux heures habituelles de travail ou le cas échéant l’horaire collectif du service ou du site auquel est rattaché le collaborateur.

• Définir et respecter les périodes de travail des salariés à distance en situation de télétravail ;

• Instituer le droit à ne pas répondre aux appels et messages reçus en dehors des horaires habituels de travail.

4.5 Confidentialité et protection des données

S’il utilise du matériel informatique appartenant à l’entreprise, le salarié à domicile doit respecter les règles d'utilisation des matériels informatiques telles que fixées par le règlement intérieur de VIVADOM AUTONOMIE.

Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, s’interdire toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité pour tous les faits, événements, documents ou renseignements dont il aurait pu avoir connaissance du fait de ses fonctions ou de son appartenance à l’entreprise, en ce qui concerne tant sa gestion et son fonctionnement que sa situation et ses projets.

4.6 Assurance

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’Association VIVADOM AUTONOMIE de la couverture par une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Les conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires avant signature de l’avenant.

Pour toute modification de la couverture, le salarié devra remettre à son responsable hiérarchique pour transmission au service RH une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance.

Durée de l’accord et révision

L’accord entre en vigueur, conformément aux dispositions légales, à compter du lendemain de son dépôt.

Il est conclu pour une durée déterminée expérimentale d’un an. Il cessera de produire effet de plein droit à son échéance, sans aucune formalité particulière.

Au terme de cette période d’un an, les parties établiront un bilan général des actions et des progrès réalisés.

Le présent accord pourra faire l'objet de révision par l'employeur et toutes ou parties des signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L 2261-7 et L 2261-8 du code du travail.

En outre, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai de 3 mois après la publication de ces textes, afin d'adapter lesdites dispositions.

6. Dépôt

Le présent accord sera, à la diligence de l'entreprise, déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties, envoyée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, et une version sur support électronique, à la DIRECCTE. Il sera également remis en un exemplaire au greffe du conseil de prud'hommes.

Signatures

Fait à Nîmes, le 22 octobre 2020,

Pour l'Association Pour le syndicat CFTC

Pour le syndicat CFDT Pour le syndicat CGT