Préambule 

Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique d’UFIFRANCE PATRIMOINE ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé avec avis de réception en date du 2 septembre 2019.

Les autres Organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux d’UFIFRANCE PATRIMOINE.

En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction d’UFIFRANCE PATRIMOINE se sont réunies les 23 septembre 2019 ainsi que le 3 octobre 2019 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.

Entre :

La Société UFIFRANCE PATRIMOINE, représentée par Laetitia MANICHINO LAMBOLEY, Directrice des Ressources Humaines, d’une part, ci-après désignée la « Société »,

Et

Les Organisations Syndicales Représentatives, représentées par :

• Monsieur Patrice PERRICAUDET, Délégué Syndical C.F.T.C.,

• Monsieur Mathieu LOISEL, Délégué Syndical C.F.T.C.,

• Madame Amélie GOSSELIN, Déléguée Syndicale C.F.E.-C.G.C.,

• Monsieur Patrick BLANCHET, Délégué Syndical C.F.E.-C.G.C.,

• Madame Anna GONZALES, Déléguée Syndicale C.F.D.T.,

• Madame Isabelle QUEYRAUD, Déléguée Syndicale C.F.D.T. d’autre part,

ci-après désignées les « Organisations Syndicales Représentatives »,

Et en présence de :

• Monsieur Jacques CAUSSANEL, Représentant Syndical CFTC ;

• Monsieur Benoît RAVERA, Représentant Syndical CFDT.

Table des matières

ARTICLE I : Organisation du processus de vote 4

 Elections par voie électronique 4

 Protection des données à caractère personnel 4

ARTICLE II : Dates des élections 4

 Dates des élections par voie électronique 4

 Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité 4

ARTICLE III : Durée des mandats 5

ARTICLE IV : Calcul de l’effectif 5

 Dates de calcul de l’effectif 5

 Personnes prises en compte dans l’effectif 5

ARTICLE V : Nombre de sièges à pourvoir et nombre d’heures de délégation] 5

 Nombre de sièges à pourvoir 5

 Collèges électoraux 6

 Répartition des sièges entre collèges 6

 Nombre mensuel d’heures de délégation 6

ARTICLE VI : Electorat et éligibilité 6

 Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel 6

 Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition 7

ARTICLE VII : Listes électorales 7

 Contenu des listes électorales 7

 Publication des listes électorales 7

 Réclamations relatives aux listes électorales 7

ARTICLE VIII : Appel et dépôt des candidatures 7

 Information du personnel et appel à candidatures 7

 Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1^er tour des élections 8

 Cas d’organisation d’un 2nd tour 8

 Modalités de dépôts des listes de candidats 8

 Nombre de candidats par liste 8

 Cumul de candidatures 8

 Représentation équilibrée des hommes et des femmes 9

 Affichage des listes de candidats 9

ARTICLE IX : Propagande électorale 9

 Tracts et affiches 9

 Professions de foi des candidats 9

 Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale 10

 Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale 10

ARTICLE X : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales 10

 Vote électronique, principes généraux 10

 Matériel de vote 10

 Déroulement du vote par internet 10

 Assistance téléphonique 11

 Procédure de restitution de codes 11

 Bureau de vote 11

 Cellule d’assistance technique 11

 Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement 11

 Chiffrement et déchiffrement des votes 12

 Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique 12

ARTICLE XI : Modalités de désignation des élus 12

 Ratures 12

 Egalité des voix 12

ARTICLE XII : Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux 13

ARTICLE XIII : Mesure de la représentativité syndicale 13

 Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise 13

 Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats 14

ARTICLE XIV : Durée de conservation des données 14

ARTICLE XV : Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord 14

ARTICLE I : Organisation du processus de vote

• Elections par voie électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la société UFIFRANCE PATRIMOINE souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedicom a été retenue.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret du n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

En application de la délibération Cnil n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, l’intégralité du dispositif de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante.

Un accord d’entreprise a été conclu le 17 septembre 2019 entre la direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé à cet accord d’entreprise.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

• Protection des données à caractère personnel

Les élections professionnelles au sein de la société UFIFRANCE PATRIMOINE amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

La société UFIFRANCE PATRIMOINE informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.

Gedicom, à qui la société UFIFRANCE PATRIMOINE fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

ARTICLE II : Dates des élections

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.

• Dates des élections par voie électronique

Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le lundi 18 novembre 2019 à 9h00 et seront clôturées le lundi 25 novembre 2019 à 15h00.

Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le vendredi 6 décembre 2019 à 9h00 et seront clôturées le vendredi 13 décembre 2019 à 15h00.

• Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité

Aux termes de la jurisprudence, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient au jour du premier tour de scrutin.

En matière de vote électronique, le vote se déroule fréquemment sur plusieurs jours. En l’absence de précision réglementaire ou jurisprudentielle, les entreprises disposent donc d’une marge d’interprétation pour fixer la date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité pendant le premier tour.

Au cas présent, les parties ont convenu de fixer la date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité le jour d’ouverture de la période de vote du premier tour.

ARTICLE III : Durée des mandats

La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de la société UFIFRANCE PATRIMOINE est de 4 ans.

Les mandats des membres du CE / DP et CHSCT prennent fin dès la proclamation des résultats des élections, soit :

• le 25/11/2019 si un seul tour est organisé ;

• le 13/12/2019 si un second tour est organisé.

Le mandat des nouveaux élus prend effet le lendemain de la proclamation des résultats, soit :

• le 26/11/2019, si un seul tour est organisé ;

• le 14/12/2019, si un second tour est organisé.

Lorsqu’à l’issue du premier tour, une partie des sièges est non pourvue, le mandat des élus au premier tour prend effet le lendemain de la proclamation des résultats du second tour.

Le mandat des nouveaux élus expirera donc :

• le 26/11/2023, si un seul tour est organisé ;

• le 14/12/2023, si un second tour est organisé.

ARTICLE IV : Calcul de l’effectif

• Dates de calcul de l’effectif

Au 31 août 2019, l'effectif total de la société UFIFRANCE PATRIMOINE s’élève à 1024 (car une personne mise à disposition) salariés en équivalent temps plein (ETP).

• Personnes prises en compte dans l’effectif

L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;

• les travailleurs à domicile ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;

• les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;

• les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.

ARTICLE V : Nombre de sièges à pourvoir et nombre d’heures de délégation

• Nombre de sièges à pourvoir

Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir est défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique 17 titulaires et de 17 suppléants.

• Collèges électoraux

Le personnel est réparti en 3 collèges.

• 1^er collège : Non cadre

771.50 salariés en équivalents temps plein

Dont 255.70 femmes et 515.8 hommes

• 2^ème collège : Article 36

108 salariés en équivalents temps plein

Dont 21 femmes et 87 hommes

• 3^ème collège : Cadre

144.5 salariés en équivalents temps plein

Dont 26 femmes et 118.5 hommes

• Répartition des sièges entre collèges

Les 17 sièges de titulaires et les 17 sièges de suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique seront ainsi répartis :

• 1er collège : 13 sièges de titulaires et 13 sièges de suppléants

• 2ème collège : 2 sièges de titulaires et 2 sièges de suppléants

• 3ème collège : 2 sièges de titulaires et 2 sièges de suppléants

• Nombre mensuel d’heures de délégation

Le volume d’heures individuelles mensuelles de délégation par représentant élu au comité social et économique est fixé à 24 heures.

	SIEGES A POURVOIR	REPARTITION FEMMES-HOMMES
	TITULAIRES	SUPPLEANTS	% FEMMES	% HOMMES
Collège 1	13	13	33.14%	66.86%
Collège 2	2	2	19.44%	80.56%
Collège 3	2	2	17.99%	82.58%

ARTICLE VI : Electorat et éligibilité

• Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :

• sont électeurs, les salariés de l’entreprise, des deux sexes, ayant au moins 3 mois d’ancienneté, âgés de 16 ans au moins, et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

• sont éligibles, les salariés ayant la qualité d’électeur, travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins sans interruption, âgés de 18 ans révolus, à l’exception des conjoints, partenaires d’un PACS, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l’employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises.

• Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition

Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice.

Les personnes mises à disposition de la société UFIFRANCE PATRIMOINE remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de la société UFIFRANCE PATRIMOINE.

A cette fin, la Direction des ressources humaines de la société UFIFRANCE PATRIMOINE adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option. Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs ayant choisi de voter aux élections organisées par la société UFIFRANCE PATRIMOINE.

Les personnes mises à disposition de la société UFIFRANCE PATRIMOINE pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction de ressources humaines de la société UFIFRANCE PATRIMOINE, par écrit adressé au plus tard le 3ème jour suivant la publication des listes électorales.

Si les personnes mises à disposition satisfont à la condition présence visée ci-dessus et n’ont pas déjà émis de volonté contraire, la société UFIFRANCE PATRIMOINE procèdera à leur inscription sur les listes électorales.

ARTICLE VII : Listes électorales

• Contenu des listes électorales

Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des éligibles.

A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.

• Publication des listes électorales

Le jeudi 31 octobre 2019 au plus tard, les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’entreprise et publiées sur la base documentaire RH sous Lotus Notes.

Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.

• Réclamations relatives aux listes électorales

Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication.

A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.

ARTICLE VIII : Appel et dépôt des candidatures

• Information du personnel et appel à candidatures

Le jeudi 31 octobre 2019, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et par affichage dans les locaux de la société UFIFRANCE PATRIMOINE.

Cette information constituera en outre un appel à candidatures.

• Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1^er tour des élections

Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au 1^er tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5, à savoir les organisations syndicales :

• représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;

• ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,

• représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres) ;

• ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de la société UFIFRANCE PATRIMOINE.

• Cas d’organisation d’un 2nd tour

Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :

• si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;

• en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;

• ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.

Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du 1^er tour seront considérées comme maintenues pour le 2^nd tour.

• Modalités de dépôts des listes de candidats

Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.

Elles seront déposées contre récépissé à la direction des ressources humaines ou envoyées par mél à l’adresse suivante : celine_le-boeuf@uff.net.

Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.

Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.

Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• Lundi 28 octobre 2019 pour le 1er tour avant 12 h,

• Mercredi 27 novembre 2019 pour le 2^nd tour éventuel.

• Nombre de candidats par liste

Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.

• Cumul de candidatures

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

• Représentation équilibrée des hommes et des femmes

Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. 

Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant : 

• arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 

• arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. 

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 

Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.

• Affichage des listes de candidats

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux de la société UFIFRANCE PATRIMOINE.

Ces listes seront également publiées sur la base documentaire RH sous Lotus Notes.

ARTICLE IX : Propagande électorale

Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

• Tracts et affiches

Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 28/10/2019 à minuit.

Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 27/11/2019 à minuit.

• Professions de foi des candidats

Les candidats pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique.

Dans le cadre d’un éventuel 2nd tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Les professions de foi seront par ailleurs publiées sur la base documentaire RH sous Lotus Notes.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS	.jpg ou .png	100	200x200px	LOGO_NOM SYNDICAT
PHOTOS CANDIDATS	.jpg	500	Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px *	PHOTO_NOM PRENOM

* Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.

• Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale

L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par UFIFRANCE PATRIMOINE n’est pas autorisé pour la propagande électorale.

• Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale

Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction des ressources humaines en même temps que les candidatures, soit :

• le 15/11/2019 pour le 1^er tour ;

• le 5/12/2019 pour le 2^nd tour.

ARTICLE X : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

• Vote électronique, principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

• Matériel de vote

Un unique courrier sera adressé le vendredi 8 novembre 2019 pour le 1^er tour et le second tour au domicile de chaque salarié. Ce courrier précisera les modalités du vote et les codes confidentiels de l’électeur.

Les professions de foi seront disponibles sur la plateforme et sur la base RH de la Société.

Il est précisé qu’en cas de second tour les codes resteront inchangés et qu’en cas de perte desdits code une hotline sera disponible.

• Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.ufp.webvote.fr

Après s’être identifiés à l’aide de leurs codes confidentiels (identifiant + code secret) et avoir saisi leur date de naissance, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

• Assistance téléphonique

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

• Procédure de restitution de codes

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de participer au vote.

Les modalités pratiques d'authentification et de renvoi des codes sont définies dans l'annexe 2 du présent protocole.

• Bureau de vote

Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. Les fonctions de Président et d’Assesseurs seront confiées aux deux électeurs les plus âgés présents et volontaires ainsi qu’à l’électeur le plus jeune.

Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote.

Le bureau de vote unique centralisateur sera composé de :

- Philippe SAVIER, en qualité de Président ;

- Stéphane PERROCHEAU, en qualité d’assesseur ;

- Anna GONZALES, en qualité d’assesseur ;

- Michel NOUVEAU, en qualité d’assesseur.

• Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.

Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.

Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 3 du présent protocole.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

• Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

• Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes,

• une copie de sa séquence secrète,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

• Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux Procès-Verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

ARTICLE XI : Modalités de désignation des élus

La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

• par application du quotient électoral ;

• et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

• Ratures

Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.

• Egalité des voix

En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.

ARTICLE XII : Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

• Signature du procès-verbal et des listes d’émargement

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

• Proclamation des résultats

Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

• Affichage des résultats

Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de la société UFIFRANCE PATRIMOINE.

• Envoi des procès-verbaux

Après la proclamation des résultats, la société UFIFRANCE PATRIMOINE transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Dans les 15 jours suivants les élections, la société UFIFRANCE PATRIMOINE envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception à :

• l’inspection du travail (DIRECCTE) territorialement compétente, en deux exemplaires,

• au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.

ARTICLE XIII : Mesure de la représentativité syndicale

• Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise

Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants.

Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges.

Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale.

A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

• Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats

Pour être désigné délégué syndical par une organisation syndicale représentative, le candidat sur une liste doit avoir obtenu au moins 10 % des suffrages portés sur son nom.

Sont prises en compte les voix portées sur son nom et non les voix portées sur la liste (la différence est liée aux éventuelles ratures de son nom). Ces voix sont rapportées au nombre de bulletins valables recueillis pour l’ensemble des listes de son collège, pour obtenir le pourcentage sur son nom.

ARTICLE XIV : Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

ARTICLE XV : Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisants d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires.

Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la Direction et mis en ligne sur le site intranet de la société UFIFRANCE PATRIMOINE.

Fait à Paris, le 3 octobre 2019

Pour la société UFIFRANCE PATRIMOINE

Madame Laëtitia MANICHINO LAMBOLEY

Directrice des Ressources Humaines

M. Patrice PERRICAUDET Délégué Syndical CFTC

M. Mathieu LOISEL Délégué Syndical CFTC

M. Patrick BLANCHET Délégué Syndical CFE-CGC

Mme. Amélie GOSSELIN Déléguée Syndicale CFE-CGC

Mme. Anna GONZALES Déléguée Syndicale CFDT

Mme. Isabelle QUEYRAUD Déléguée Syndicale CFDT

Annexe 1 : PLANNING PREVISIONNEL RECAPITULATIF DES OPERATIONS ELECTORALES

Dates	Tâche
Mercredi 4 septembre 2019	Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral Annonce des élections aux salariés (date prévisionnelle)
Dès que possible	Envoi des formulaires aux entreprises prestataires mettant du personnel à disposition du client
Lors de la réunion du 6 septembre 2019	Présentation du projet d’accord d’entreprise sur la mise en œuvre du vote électronique
17 septembre 2019	Signature de l’accord d’entreprise sur la mise en œuvre du vote électronique avec les organisations syndicales représentatives
23 septembre 2019	Réunion négociation PAP (par visio avec envoi projet avant)
jeudi 3 octobre 2019	Réunion négociation PAP + signature
Vendredi 4 octobre 2019	Réunion si nécessaire sur le PAP + signature Information du CE sur le PAP
Lundi 7 octobre 2019	Publication du protocole d’accord préélectoral
Lundi 7 octobre 2019	Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures)
Lundi 14 octobre 2019	Affichage des listes électorales
Mercredi 16 octobre 2019	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
Lundi 28 octobre 2019	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Jeudi 31 octobre 2019	Affichage des listes de candidats
Jeudi 31 octobre 2019 au vendredi 8 novembre 2019	Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales
Vendredi 8 novembre 2019	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Vendredi 15 novembre 2019	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Lundi 18 novembre 2019	9H00 : Ouverture du scrutin 1er tour
Lundi 25 novembre 2019	15H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Lundi 25 novembre 2019	Dépouillement et proclamation des résultats
Lundi 25 novembre 2019	Affichage des résultats
Lundi 25 novembre 2019	Appel à candidatures 2nd tour
Mercredi 27 novembre 2019	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Vendredi 29 novembre 2019	Affichage des listes de candidats
Vendredi 29 novembre au lundi 2 décembre 2019	Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales
Jeudi 5 décembre 2019	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Vendredi 6 décembre 2019	9H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
Vendredi 13 décembre 2019	15H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
Vendredi 13 décembre 2019	Dépouillement et proclamation des résultats
Vendredi 13 décembre 2019	Affichage des résultats

ANNEXE 2 : PROCEDURE DE RESTITUTION DE CODES

PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES AUPRES DU SERVICE D’ASSISTANCE TELEPHONIQUE
Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Adresse postale
Modalité de restitution prioritaire	Code identifiant	Par téléphone
	Code secret	Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
Modalité de restitution secondaire	Code identifiant	Par téléphone
	Code secret	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS. . Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.

PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES EN LIGNE SUR LE SITE DE VOTE
Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance
Modalité de restitution	Code identifiant	Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
	Code secret	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS. . Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.

ANNEXE 3 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR	REPRESENTANTS DE LA DIRECTION	DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS	En ligne pendant le scrutin	NON	NON	NON
	En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin	OUI	OUI	NON
RESULTATS	Etats de synthèse Représentativité	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux Cerfa	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES EVENEMENTS	OUI	OUI	OUI
EMPREINTE DE SCELLEMENT	OUI	OUI	OUI
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE)	NON	OUI	NON
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND)	NON	OUI	NON
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	NON	NON
	Clé de chiffrement/déchiffrement des votes	OUI	NON	NON