ACCORD LOCAL RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL DE LA CPAM DE L’ARIEGE

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de l’Ariège

Dont le siège social est situé 1 avenue de Sibian – 09000 FOIX

Représentée par Madame XXXXXXXXX

en qualité de Directeur ayant mandat pour négocier,

d’une part

Les Organisations Syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :

- le Syndicat CGT, représenté par Madame XXXXXXXXXX en qualité de déléguée syndicale,

- le Syndicat FO, représenté par Madame XXXXXXXXX en qualité de déléguée syndicale,

d’autre part

Préambule

Le présent accord vise à mettre en œuvre le vote électronique par internet pour les élections des représentants du personnel au Conseil de la CPAM de L’Ariège, permettant ainsi de simplifier et d’optimiser leur organisation et de favoriser la participation des salariés.

Les élections des représentants du personnel au Conseil relèvent des dispositions issues du décret 2017-1535 du 3 novembre 2017 relatif aux élections des représentants du personnel dans les Conseils et Conseils d’administration des Caisses nationales, de l’Agence Centrale et des organismes locaux du régime général de sécurité sociale, notamment codifiés aux articles D231-5 et suivants du code de Sécurité sociale.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’article D231-15 du code de la Sécurité Sociale qui prévoient que l’élection peut avoir lieu par vote électronique selon les modalités prévues à l’article L2314-26 du code du travail.

Les garanties offertes par le système de vote retenu, notamment relatives à la sécurité et à la confidentialité des votes, sont précisées dans le cahier des charges établi dans le respect des dispositions prévues par les articles R2314-5 à R2314-18 du code du Travail.

Le présent accord a pour objet d’acter la décision prise par les parties de recourir au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.

Il sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.

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1. Transmission d’une notice d’information 5

2. Matériel de vote – Codes confidentiels 5

3. Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception 5

4. Modalités de vote 6

5. Déroulement du vote 6

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La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société ALPHAVOTE, spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique.

Dans ce cadre un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés au service des Ressources Humaines et sera également mis à disposition sur l’intranet.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société ALPHAVOTE dont le siège social est 30 chemin du Vieux Chêne- 38240 MEYLAN, ci-après dénommé le « Prestataire ».

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Les listes électorales ainsi que les listes de candidats seront transmises au prestataire par le service des ressources humaines. Le prestataire a en charge la mise en ligne des listes présentées par les organisations syndicales sur le serveur de vote.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent accord local la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.

Ces élections concernent l’ensemble des salariés de la CPAM de L’Ariège ayant la qualité d’électeurs à la date du scrutin.

Les élections des représentants du personnel au Conseil se dérouleront par vote électronique sur 2 journées.

Les salariés pourront voter du lundi 16 mai 8h00 au mardi 17 mai 2022 15h30 pour l’ensemble des collèges.

Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra sur son adresse mail un moyen d’authentification confidentiel.

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.

L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé à l’ouverture du scrutin.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois de mails/courriels professionnels séparés.

En cas d’absence de l’agent pendant la période du scrutin, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois de mails/courriels séparés sur une adresse mail fournie préalablement par le salarié.

Lors de la connexion, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus) la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.

En cas de perte ou de non-réception des codes confidentiels, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.

L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement

- ses noms et prénoms,

-son département de naissance,

-et son matricule

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle en cas d’absence, qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.

Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.

L’URL du site de vote, sera « cpam09.alphavote.com

Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.

Il pourra alors procéder à son choix :

• choisir une liste complète,

• raturer des candidats,

• voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Le Prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique.

Il les consulte sur demande de la Direction de la Société, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),

• remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

• créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

Durant chaque tour de scrutin, un ordinateur en libre-service protégé par un isoloir sera mis à disposition dans chaque établissement pour les électeurs non équipés (il peut être listé les catégories de salariés concernés).

Cet ordinateur permet à tout électeur de procéder au vote électronique. Il est expressément précisé qu'aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par cet accord.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.

À ce titre, :

• ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,

• ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,

• ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront tout décision utile,

• ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

  • ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,

  • ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• les listes électorales,

• les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),

• la composition du bureau de vote,

• l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,

• le journal des événements,

• le code de scellement du Système de vote.

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au déscellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.

L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

Le présent accord est conclu pour une durée d’un an.

En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir tous les 6 mois.

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232- 12 du code du travail.

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de l’agrément ministériel.

Il sera déposé un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes.

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.

Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.

Le présent accord fera l’objet d’une publication sur le site intranet de l’organisme.

A Foix, le 21 février 2022

La Directrice La déléguée syndicale CGT La déléguée syndicale FO