PROTOCOLE D'ACCORD POUR LA DESIGNATION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

AU CONSEIL D'ADMINISTRATION

DE LA CARSAT MIDI-PYRENEES

Entre les soussignés :

La Directrice de la Caisse d’Assurance Retraite et de Santé Au Travail Midi-Pyrénées à Toulouse,

et les représentants dûment mandatés des Organisations Syndicales représentatives :

• Pour le syndicat CGT :

• Pour le syndicat FO :

• Pour le syndicat SUD :

• Pour le syndicat CFDT :

• Pour le syndicat CFTC :

• Pour le syndicat CFE-CGC :

d'autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE :

Le présent protocole d’accord a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration.

Il sera consultable par l’ensemble des salariés de la CARSAT Midi-Pyrénées sur l’intranet de l’entreprise.

Conformément à la décision de l’employeur relative aux modalités d’organisation par vote électronique des élections des représentants du personnel de la CARSAT Midi-Pyrénées celles-ci auront lieu par voie électronique.

ARTICLE 1^er

Les articles L.212-2, L.212-3, L.213-2, L.215-2, L.222-5, L.223-3, L.225-3, L.752-6, L.752-9 du code de la sécurité sociale prévoient la présence, à titre consultatif, au sein des conseils d’administration des organismes locaux du régime général, de trois représentants du personnel qui sont élus dans des conditions fixées aux articles D.231-5 à D.231-23 du même code.

Les représentants du personnel sont élus pour la durée du mandat des conseils d’administration, conformément à l’article D.231-22 du code de la sécurité sociale.

Parmi ces trois représentants du personnel, deux sont élus par les employés et assimilés et un est élu par les cadres et assimilés.

Les élections des représentants du Personnel au Conseil d'Administration de la Caisse d’Assurance Retraite et de Santé Au Travail Midi-Pyrénées, auront lieu sur la période du :

Lundi 19 mars au Vendredi 23 mars 2018

ARTICLE 2

Ces élections concernent le personnel de :

• la Caisse d’Assurance Retraite et de Santé Au Travail Midi-Pyrénées,

ARTICLE 3 - LISTES ELECTORALES

3.1 Sont électeurs les salariés travaillant depuis trois mois au moins dans un organisme du régime général de sécurité sociale au jour du scrutin, âgés à cette même date de 16 ans accomplis et n'ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

3.2 Tous les agents de la caisse, y compris les agents de direction, comptent dans l'effectif à considérer pour l'élection des représentants du personnel, qu'il s'agisse de personnel à temps complet ou à temps partiel, CDI ou CDD.

Les agents dont le contrat de travail est suspendu comptent également parmi l'effectif des électeurs.

3.3 Le temps de présence dans un organisme est évalué dans les mêmes conditions que l'ancienneté, telle qu'elle est définie par la convention collective nationale du 8 février 1957 et ses avenants, et par les textes applicables aux catégories de personnel susvisées régies par des statuts.

3.4 Les listes électorales seront établies par la Direction de la CARSAT Midi-Pyrénées. Il sera dressé une liste des électeurs par collège.

5. La répartition dans les collèges sera effectuée dans les mêmes conditions qu'à l'occasion des dernières élections professionnelles, soit :

Collège employés

Employés : Niveau 1 au niveau 4 inclus

Interprofessionnels : Jusqu’au niveau 5B inclus

Informaticiens : Jusqu’au niveau IVB inclus

Collège cadres

Filière management : A partir du niveau 5A

Filière technique : Interprofessionnels du niveau 6 à 9 inclus

Informaticiens à compter du niveau VA

3.6 Ces listes comporteront le nom, le prénom, la date de naissance, ancienneté dans l’Institution et le numéro d'agent des inscrits.

3.7 L'affichage aura lieu au plus tard le 19 février 2018.

ARTICLE 4 - CANDIDATURES

4.1 Sont éligibles les électeurs âgés de 18 ans accomplis au jour du scrutin et ayant travaillé sans interruption depuis six mois au moins dans un organisme de sécurité sociale du régime général.

Un salarié n'est éligible que dans le collège auquel il appartient.

4.2 Ne peuvent faire acte de candidature, les directeurs, agents comptables et autres agents de direction, y compris les agents chargés de l'intérim des emplois de direction.

4.3 Les candidats aux fonctions de représentants du personnel sont présentés par les organisations syndicales déclarées représentatives des salariés à l’issue des élections aux Instances Représentatives du Personnel au sens de l'article L 2121-1 du code du travail (art. D 231-11 du code de la sécurité sociale).

Il sera établi des listes par collège.

4.4. Ces listes comprendront trois noms au plus pour le collège des cadres et deux noms au moins et six noms au plus pour le collège des employés.

Les fonctions de suppléant seront exercées par le ou les candidats venant immédiatement après le dernier candidat élu de la liste.

4.5 Les candidatures seront déposées par le mandataire de la liste auprès de la Directrice avant 12h, le 26 février 2018 (remises contre récépissé au secrétariat de Direction ou envoyées en lettre recommandée avec A.R.).

4.6 La déclaration de candidature doit être faite collectivement pour chaque liste par le candidat tête de liste ou par un mandataire muni d'une procuration écrite signée de chaque candidat figurant sur la liste.

4.7 Cette déclaration précisera :

1) le collège électoral

2) le titre de la liste

3) l'ordre de présentation des candidats figurant sur la liste.

A cette déclaration collective seront jointes les déclarations individuelles de chacun des candidats de la liste. Chaque déclaration individuelle doit être signée par le candidat.

4.8 Les listes des candidats, établies par les représentants des organisations syndicales, seront transmises par l’employeur au prestataire, en vue de paramétrer le système de vote électronique.

Elles comporteront les données suivantes : collège, nom et prénoms des candidats, l’appartenance syndicale.

4.9 Les listes des candidats seront affichées le 26 février 2018.

ARTICLE 5 - ORGANISATION DES BUREAUX DE VOTE5.1 Il sera constitué 2 bureaux de vote, un pour chaque collège : - au siège de la CARSAT.

5.2 Chaque bureau sera composé de : - 1 président (choisi parmi le personnel) - 1 vice-président (choisi parmi le personnel) - 2 assesseurs par organisation syndicale représentative (choisis parmi le personnel)5.3 Les assesseurs seront désignés par les organisations syndicales le 28 février 2018 au plus tard. Afin de pallier les éventuelles absences d’un assesseur, les listes comprendront un suppléant par organisation syndicale.

5.4 Les listes devront être dactylographiées et signées par les agents y figurant.5.5 Les candidats peuvent être membres mais non président d'un bureau de vote.

5.6 Les listes des assesseurs seront affichées le 1^er mars 2018.

ARTICLE 6 – VOTE ELECTRONIQUE

6.1  Il appartient à l’employeur ou à son représentant de prendre les mesures nécessaires pour assurer le bon déroulement du scrutin.

Le recours au vote électronique est ouvert par la décision unilatérale de l’employeur relative au vote électronique du 31 Janvier 2018 (annexe 1).

La société Docapost a été choisie pour organiser ce scrutin.

6.2  Les listes électorales établies par la CARSAT MP seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution d’un fichier des électeurs.

Les listes transmises au prestataire comporteront les données suivantes : numéro d’agent, nom, prénom, date d’entrée dans l’Institution, date de naissance, lieu de naissance, collège, adresse.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification pour voter, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

6.3 Formation

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux, les membres du bureau de vote et les représentants de la direction dédiés à l’opération bénéficieront d’une formation sur le vote électronique.

6.4 Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

En amont du scrutin, les électeurs disposeront :

- D’informations sur les conditions et règles du vote en ligne

- D’information sur la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire

- De messages ciblés sur l’intranet rappelant à un rythme régulier l’échéance de clôture du scrutin

6.5 Test à blanc et scellement du système

Les organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister aux opérations de contrôles lors de la cérémonie de scellement du système.

Cette intervention consiste à :

- Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

- Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

- Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote.

6.6 Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d’assistance technique dans le cadre des engagements liant le prestataire et la CARSAT Midi-Pyrénées.

La cellule d’assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

ARTICLE 7 – MODALITES DU VOTE

7.1 Chaque électeur recevra avant le vote, un courrier postal à son adresse personnelle précisant l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote ainsi que son identifiant, son code confidentiel personnel, une notice explicative et les professions de foi.

Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les salariés auront la possibilité de voter sur leur poste de travail. Toutefois, un poste en libre-service protégé par un isoloir sera mis à disposition et permettra à tout électeur du siège de voter sur internet pendant toute la durée du vote, dans une salle dédiée à cet effet.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin pourront voter par internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège. Ainsi, l’électeur en se connectant au site de vote n’aura accès qu’aux données concernant son collège.

7.2 Il sera créé une cellule d’assistance aux électeurs qui sera disponible par mail et par téléphone pendant le scrutin. Elle fournira aux électeurs toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote. Un numéro de téléphone sera dédié.

Une rubrique d’aide et d’explications sera aussi disponible en ligne sur le site de vote.

ARTICLE 8 – PROPAGANDE ELECTORALE

8.1 Les professions de foi des organisations syndicales ne pourront pas excéder une feuille A4 recto-verso. Elles seront intégrées à l’envoi postal du matériel de vote.

Elles devront être remises avant 12h, le 26 février 2018.

Elles devront être fournies sous la forme d’un fichier PDF noir et blanc  d’une résolution d’au moins 300 dpi, sans lien hypertexte.

8.2 Le logo couleur sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l’égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l’écran en respectant le même format.

Ils devront être remis avant 12h, le 26 février 2018.

ARTICLE 9 – BULLETIN DE VOTE

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes seront présentées sur les écrans de manière aléatoire lors de chaque connexion sur la plateforme de vote.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

ARTICLE 10 – MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Après avoir cliqué sur le lien, l’électeur devra répondre à une question pour s’authentifier. Cette information personnelle (lieu de naissance du salarié), préalablement communiquée par l’employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l’électeur d’obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

En cas de perte ou d’oubli des codes, après que l’électeur se soit identifié, l’employeur lui remettra des codes de substitution pour pouvoir voter par internet.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu’une fois.

ARTICLE 11 - LE SCRUTIN

11.1 Les élections des représentants du personnel sont effectuées au scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne sans panachage, dans les mêmes conditions que pour les élections des délégués du personnel et des membres des comités d'entreprise (art.D 231-19 du code de la sécurité sociale).

Les électeurs ne peuvent pas ajouter de noms de candidats sur les listes proposées. Ils auront la possibilité de rayer sur la plateforme de vote un ou plusieurs noms de la liste en décochant un candidat qui apparaîtra alors rayé.

Les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat.

L’électeur aura aussi la possibilité de cocher « vote à blanc ».

11.2 L'attribution des sièges sera effectuée selon la procédure suivante :

- calcul du quotient électoral

- comptabilisation des voix obtenues par chaque liste

- attribution des sièges d'abord sur la base du quotient électoral, puis à la plus forte moyenne.

11.3 A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique n’est plus accessible aux électeurs.

Le mode électronique permet d’obtenir des résultats quasi instantanés.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s’effectue par collège. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de siège par liste.

ARTICLE 12 - PROCLAMATION DES RESULTATS

Il appartient aux bureaux de vote de proclamer les résultats.

La proclamation de ces résultats doit indiquer le nombre des inscrits, celui des votants, le nombre des bulletins valables, le nombre des sièges revenant à chaque liste. Elle doit aussi indiquer nominativement les élus, avec le nombre de voix obtenues par chacun d'eux.

ARTICLE 13 - PROCES VERBAL

13.1 La rédaction des procès-verbaux est générée automatiquement par le prestataire.13.2 Les procès-verbaux seront signés sur place, dès l'issue du scrutin par tous les membres des bureaux de vote et établis en plusieurs exemplaires : un pour la direction, un pour l'affichage, un pour chaque liste de candidats, un pour le chef de l’antenne interrégionale de la Mission Nationale de Contrôle.

ARTICLE 14 – CALENDRIER DES OPERATIONS ELECTORALES

Le calendrier des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration est établi comme suit :

• Affichage des listes électorales : le 19/02/2018

• Date limite de dépôt des listes de candidats et professions de foi : le 26/02/2018 avant 12h00

• Affichage des listes de candidats : le 26/02/2018

• Date limite de dépôt des listes des assesseurs : le 28/02/2018

• Date butoir pour la constitution des bureaux de vote de chaque collège : le 01/03/2018

• Ouverture du vote électronique : le 19/03/2018 à 9h00

• Fermeture du vote électronique et fin du scrutin : le 23/03/2018 à 12h00

• Après la clôture du scrutin : dépouillement, établissement des procès-verbaux et proclamation des résultats par le bureau de vote : le 23/03/2018

• Affichage des résultats : le 23/03/2018

ARTICLE 15 – DUREE ET PUBLICITE DU PRESENT PROTOCOLE D4ACCORD PREELECTORAL

Le présent protocole d’accord est conclu pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de l’année 2018.

Il sera établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la direction à l’Inspection du Travail.

Il sera consultable par l’ensemble des salariés sur l’intranet de l’entreprise.

Toulouse, le 16/02/2018

La Directrice de la CARSAT Midi-Pyrénées
Pour le Syndicat CFDT
Pour le Syndicat CFE-CGC
Pour le Syndicat CFTC
Pour le Syndicat CGT
Pour le Syndicat FO
Pour le Syndicat SUD

ANNEXE 1

DECISION UNILATERALE DE L’EMPLOYEUR

RELATIVE AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES ET LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Préambule

Comme le propose la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique ( loi n°2004-575 du 21 juin 2004) et considérant les dispositions du Décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise, la Direction de la CARSAT Midi –Pyrénées décide d’aménager le processus des opérations de vote en recourant au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles.

Le vote électronique permettra notamment :

• Des possibilités de vote assouplies (délais de vote et lieux de vote),

• Un dépouillement informatisé immédiat et fiable avec des résultats instantanés mis en forme et publiables,

• Un gain de temps dans la procédure électoral, tout en respectant le cadre réglementaire et la traçabilité des différentes étapes du vote

Il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections professionnelles et celles des représentants du personnel au Conseil d’Administration élus au sein de la CARSAT MP, ainsi que des élections partielles se déroulant en cours de mandat, relève du protocole d’accord préélectoral.

Article 1 : Modalités d’organisation des opérations

La présente décision de l’employeur précise le cadre général de la mise en œuvre du vote électronique. Elle sera annexée aux protocoles préélectoraux qui fixeront le détail des modalités d’organisation pour les élections professionnelles et celles des représentants du personnel au Conseil d’Administration élus au sein de la CARSAT MP, ainsi que des élections partielles se déroulant en cours de mandat.

Article 1.1 : Vote par internet

La direction de la CARSAT MP décide de recourir à un processus de vote électronique exclusivement par internet pour le personnel du siège et des services extérieurs.

Article 1.2 : Principe du recours à un prestataire

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la direction de la CARSAT MP décide de faire appel à un prestataire extérieur spécialisé dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

La société prestataire qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment par code du travail. Le prestataire retenu sera désigné par le protocole d’accord préélectoral.

Article 2 : Déroulement des opérations de vote

Article 2.1 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin :

Afin de répondre aux exigences posées par le code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

Article 3 : Entrée en vigueur de l’accord et publicité

La présente décision est soumise pour avis au comité d’entreprise.

Elle est prise pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter sa signature sous réserve de sa validation par la DIRECCTE.

Elle sera déposée auprès de la DIRECCTE accompagnée du PV de désaccord et de l’avis du CE ainsi qu’au greffe du conseil des prud’hommes de Toulouse.

La présente décision sera mise en ligne sur l’intranet de la CARSAT Midi-Pyrénées.

Fait à Toulouse, le 31/01/2018

La Directrice de la CARSAT Midi-Pyrénées