accord local

relatif au vote électronique

Entre d'une part,

• La Caisse d’Allocations Familiales du Tarn,

représentée par Madame xxxx, Directrice

Et d’autre part,

• Les organisations syndicales suivantes :

Le syndicat CFDT représenté par, xxx

Le syndicat FO représenté par, xxx

Préambule

La Caisse d’allocations familiales du Tarn a recours au vote électronique depuis plusieurs années dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles et des représentants du personnel au Conseil d’administration. La réalisation d’élection par vote électronique permet d’assurer la participation de tous les salariés au processus de vote.

Conformément à la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004 complétée par un décret du 25 avril 2007 et de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, le recours au vote électronique pour les élections professionnelles impose de suivre un cahier des charges précis respectant les prescriptions légales.

Le présent accord local a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre de sa mise en œuvre pour les élections professionnelles et les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration.

Il sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixe les modalités d’organisation des élections.

Champs d’application

Le présent protocole s’applique à l’ensemble des salariés de la Caisse d’allocations familiales du Tarn

Sommaire

Article 1. Modalités d’organisation des opérations 4

Article 1.1 Modalités de vote 4

Article 1.2 Modalités des élections 4

Article 1.3 Bulletins de vote et liste des candidats 5

Article 2. Déroulement des opérations de vote 6

Article 2.1 Information des salariés 6

Article 2.2 Modalités d’accès au serveur de vote et délivrance des login et mot de passe 6

Article 2.3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 7

Article 2.4 Conservation des données par le prestataire 7

Article 3 Durée, dépôt, publicité et agrément de l’accord 8

Article 3.1 Durée de l’accord et révision 8

Article 3.2 Modalités de dépôt et de publicité 8

Article 3.3 Agrément de l’accord 8

Article 1. Modalités d’organisation des opérations

Article 1.1 Modalités de vote

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à un prestataire, spécialisé dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique. Dans ce cadre un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera mis à disposition des salariés sur l’intranet de l’organisme.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Le protocole d’accord préélectoral précisera le prestataire retenu, le fonctionnement et la description du vote électronique.

Une information auprès de la Cnil et des délégués syndicaux sera réalisée en amont de chaque élection.

Par ailleurs, une expertise indépendante sera organisée avant le vote pour contrôler le respect du cadre légal.

Article 1.2 Modalités des élections

Fichier des électeurs

Le fichier des électeurs est constitué par le service Ressources-Humaines. Il enregistre les données suivantes : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’organisme, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale et courriel, qualité d’électeur et/ou d’éligible.

Le fichier des électeurs permettra l’envoi à chaque électeur, par le prestataire retenu, du matériel de vote électronique.

Lieux et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviendront de la durée du scrutin dans le protocole d’accord préélectoral pour les deux tours. Les dates et heures du scrutin seront également précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Bureaux de vote

Un bureau de vote sera constitué par collège électoral. Un bureau de vote centralisateur pourra être désigné.

Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.

Suivi de l’évolution du taux de participation aux élections

Le nombre de votants pourra être relevé pendant la période de scrutin.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel et pour chaque scrutin.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Dépouillement des urnes

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

Les membres du bureau de vote devront saisir les clés de déchiffrement pour procéder au déscellement des urnes. Le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

En cas d’élection à deux tours, le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

Conservation des données après la proclamation des résultats

Les données du vote seront conservées sous scellés jusqu’à l’extinction du délai de recours après la proclamation des résultats.

Article 1.3 Bulletins de vote et liste des candidats

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats, des logos et professions de foi tels que transmis par le service Ressources-Humaines.

Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Article 2. Déroulement des opérations de vote

Article 2.1 Information des salariés

Avant le premier scrutin, chaque salarié sera informé au moyen d’une note de service détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Au cours du scrutin, des courriels ou note de service seront diffusés par la Direction aux salariés pour les encourager à participer.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance. Durant toute la période de vote, une salle dédiée sera mise à disposition des salariés qui ne souhaitent pas voter depuis leur poste de travail.

Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de contacter les membres de la cellule d’assistance du prestataire afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement du vote.

Article 2.2 Modalités d’accès au serveur de vote et délivrance des login et mot de passe

Accès au serveur 

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, une note explicative incluant le « matériel de vote ». Cette note reprendra les étapes pour voter par Internet, un code confidentiel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un identifiant de vote spécifique pour chaque électeur. L’adresse URL de vote sera également indiquée dans ce courrier.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote ainsi que d’un code personnel et confidentiel attribué à l’électeur. Ce dernier devra répondre à une question pour confirmer son identité. La connexion au site de vote se fera par des liaisons sécurisées qui rendent impossible l’accès au serveur à toute personne non reconnue par le système. Une fois connecté, l’électeur pourra procéder au vote. Seules les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Chaque vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel, ce qui garantit l’unicité de vote.

Chaque saisie de code confidentiel vaudra ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom de l’électeur ayant voté, heure et date du vote. Elle ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

En cas de panne du dispositif principal de vote, un dispositif de secours devra être mis en place.

Login et mot de passe pour voter

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.

Conformément aux recommandations de la CNIL, le code d’accès (login) et le mot de passe seront envoyés séparément par courrier et/ou par courriel. Un troisième identifiant est prévu, consistant en une question dont le salarié est le seul à connaître la réponse.

Une cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

Article 2.3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Le système de vote électronique mis en œuvre par le prestataire assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement ainsi que le contenu de l’urne électronique ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R 2314-10 et R 2324-6 du code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’émargement des votants.

Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit ainsi l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 2.4 Conservation des données par le prestataire

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles et des représentants des salariés au Conseil d’administration de l’organisme, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

Article 3 Durée, dépôt, publicité et agrément de l’accord

Article 3.1 Durée de l’accord et révision

Le présent accord est conclu pour une durée de quatre ans.

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.

Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232- 12 du code du travail.

Article 3.2 Modalités de dépôt et de publicité

Il fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la Direccte via la plateforme de téléprocédure dédiée conformément aux dispositions de l'article D 2231-4 du Code du Travail, du greffe du Conseil des Prud'hommes.

Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.

Le présent protocole fera l’objet d’une publication sous l’intranet.

Article 3.3 Agrément de l’accord

Le présent accord s’applique sous réserve de l’agrément ministériel prévu par le code de la sécurité sociale.

Fait à Albi, le xxx en 3 exemplaires originaux

Pour la Caf du Tarn		Pour la CFDT	Pour FO
La Directrice		Le délégué syndical	La déléguée syndicale
xxxx		xxxx	xxxx