Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD LOCAL DU 8 JANVIER 2019 RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU CSE 2019" chez CAISSE PRIMAIRE ASSUR MALADIE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD LOCAL DU 7 JANVIER 2019

RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS DU CSE 2019

Vu les dispositions légales en vigueur,

Vu la Convention Collective Nationale du Personnel xxxx,

Entre :

xxxx représentée par sa Directrice, Madame xxxx,

Et :

Les Organisations Syndicales représentatives existantes au sein de xxxx :

xxx, représentant syndical xx

xxx, représentant syndical xx

xxx, représentante syndicale xx

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique, afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles 2019 du Comité Social et Economique de xxxx et d’assurer la sécurisation des résultats.

Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.

Les objectifs du présent accord sont de :

• Donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres du CSE ;

• Simplifier et sécuriser l’organisation de ces élections ;

• Faciliter le processus de vote ;

• Sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats ;

• Participer à une démarche de développement durable.

Le présent accord a également vocation à rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir, le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

Le présent accord sera annexé au Protocole d’Accord Pré-électoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.

Article 1 – Modalités d’organisation des opérations

Article 1.1 : Vote dématérialisé par internet exclusivement

Le présent accord a pour objet d’autoriser le vote par Internet pour les élections professionnelles de 2019 pour la mise en place du Comité Social et Economique.

Les parties signataires conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés au sien xxxx ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles qui se dérouleront pour la mise en place du CSE au cours de l’année 2019.

Article 1.2 : Choix d’un prestataire

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé, choisi par la Direction.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions énoncées aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le prestataire retenu de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Le nom du prestataire retenu sera indiqué dans le Protocole d’Accord Pré-électoral.

Le cahier des charges sera annexé au Protocole d'Accord Pré-électoral.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique sera soumis, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote.

Les organisations syndicales représentatives au sein de xx seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives.

Article 1.3 : Contenu des fichiers

Le service LRH établira un fichier « listes électorales », qui contiendra les données nécessaires au vote, à savoir : numéro agent, nom, prénom des inscrits, date d’entrée dans l’organisme, date de naissance, collège d’appartenance.

Le service LRH établira un fichier des électeurs qui nécessite les données suivantes : numéro agent, noms et prénoms, collège, adresse complète postale, mail professionnel.

Ces deux fichiers seront transmis au prestataire extérieur.

Les listes d'émargement seront établies par le prestataire et mentionneront le collège, les noms et prénoms des électeurs.

Article 1.4 : Listes de candidats et bulletins de vote

La Direction recueillera les listes des candidats et des professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire (format informatique), et les transmettra en l’état au prestataire. Ces listes devront mentionner le nom de la liste, le collège, les noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, l'appartenance syndicale le cas échéant.

Le prestataire assurera la programmation des pages WEB sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soit uniforme. Elles seront également affichées sur les panneaux prévus à cet effet au siège et sur les sites extérieurs.

Article 1.5 : Plan de communication

Même si cette technique de vote électronique a déjà été mise en œuvre dans l’organisme en mars 2018, les parties signataires conviennent qu'un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l'appropriation par les électeurs de cette technique de vote.

Avant le scrutin :

• information sur les conditions et les règles du vote électronique en ligne

• information de la date d'envoi des codes et identifiants de vote par le prestataire

• messages ciblés sur Intranet et Extranet, l'actu RH et les écrans de communication

Pendant le scrutin, la Cellule d'Assistance Technique sera disponible pour répondre aux interrogations des électeurs, et fournira toutes les informations nécessaires aux électeurs pour faciliter le bon déroulement de leur vote.

Article 1.6 : Lieux et durée du scrutin

Les parties signataires conviennent que les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l'ouverture du scrutin, de n'importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d'un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Afin d'assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d'accord préélectoral.

Article 2 – Déroulement des opérations de vote

Article 2.1 : Modalités d'accès au serveur de vote

Dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, le prestataire adressera à chaque électeur avant le scrutin, sur sa boite mail professionnelle, les informations suivantes :

• l'adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet,

• l'identifiant généré aléatoirement par le système de vote

• le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d'une complexité adaptée aux élections professionnelles.

En cas de perte du mot de passe et/ou de l'identifiant, une cellule d'assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24h/24 et 7j/7.

Toute personne non reconnue par le système n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Article 2.2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-10 et R2324-6 du Code du Travail, l'expression du vote et les éléments d'identification de l'électeur sont séparés.

Le vote de l'électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu'aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Seul le taux de participation sera visible.

En application de l’article R. 2314-17 du code du travail, le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 3 – Caractéristiques du système

Conformément à l’article R. 2314-6 du code du travail, la Direction s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

- la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

- la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

- la sécurité de l'émargement,

- la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, dans le respect des dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007, la Direction s’engage à ce que le système réponde aux caractéristiques suivantes :

- les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

- le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

- les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants du prestataire. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 4 – Contrôle, information et formation

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

La cellule d’assistance technique sera composée comme suit :

- un représentant de la Direction ;

- un représentant du prestataire.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-15 du code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

- procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

- contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 5 – Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour la durée déterminée correspondant à son objet, à savoir la mise en place du CSE, et au plus tard jusqu’au 7 juin 2019 date à laquelle il cessera de plein droit de produire ses effets.

Article 6– Entrée en vigueur de ce présent accord

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de la réalisation des formalités légales de dépôt et de l’obtention de l’agrément ministériel.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE, du Greffe du Conseil des Prud’hommes, de la base de données nationale.

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Fait à xxxx, le xxxx en 4 exemplaires (originaux remis aux signataires)

La Directrice Les Organisations Syndicales représentatives

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