ACCORD SUR LE TELETRAVAIL

L’association Rey-Leroux

Dont le siège est à LE CARFOUR, 35340 LA BOUEXIERE

Et représentée par agissant en qualité de Président de l’association Rey-Leroux, lui-même représenté par , Directeur Général et Président du CSE

D’une part,

Et

Le Délégué Syndical Sud Santé Sociaux :

D’autre part.

Il a été conclu le présent accord relatif au télétravail.

Préambule

Il est rappelé que la situation normale de travail reste le travail sur site, mais que, dans l’urgence de la situation liée à l’épidémie de Covid-19 depuis mars 2020, l’association Rey-Leroux a mis en place le télétravail pour la plupart de ses salariés afin de permettre la poursuite de son activité.

Les conditions de fonctionnement du télétravail au sein de l’association Rey-Leroux n’avaient pas été définies et le présent accord redéfinit les contours, les conditions et l’organisation du télétravail qui se poursuivra au-delà de la crise de mars 2020.

Table des matières

Préambule 1

I. Champs d’application 3

1) Répartition Travail sur site et télétravail : 3

2) Condition d’éligibilité : 3

3) Salariés nomades (notamment PMO) 3

4) Salariés séniors ou handicapés Erreur ! Signet non défini.

5) Salariées enceintes Erreur ! Signet non défini.

6) Médecine du travail Erreur ! Signet non défini.

II. Principe de volontariat, d’engagement et de confiance mutuelle 3

III. Environnement et Equipement du salarié en télétravail 4

1) Conformité du système électrique 4

2) Environnement de travail 4

3) Matériel de travail 4

4) Protection des données 5

IV. Mise en place 5

1) Télétravail régulier à la demande du salarié 5

2) Télétravail exceptionnel à la demande du salarié 6

3) Télétravail exceptionnel à la demande de l’employeur 7

4) La période d’adaptation 7

5) Réversibilité permanente 7

6) Suspension provisoire du télétravail 7

V. Organisation 8

1) Rythme de télétravail 8

2) Maintien du lien avec l’association 8

3) Charge de travail 9

VI. Droits, devoirs et santé du salarié 9

1) Droit collectif 9

2) Droit individuel 9

3) Santé et sécurité au travail 9

4) Assurance 10

VII. Durée et modalités de suivi de l'accord Erreur ! Signet non défini.

1) Durée de l'accord et date d'application 11

2) Dépôt et publicité 11

Champs d’application

Répartition Travail sur site et télétravail :

Afin de garantir la qualité des conditions de travail, il est convenu de limiter le télétravail pour chaque salarié à, au plus, la moitié du temps de travail prévu au contrat de travail.

Condition d’éligibilité :

Pour pouvoir exercer son activité en télétravail, plusieurs conditions préalables sont nécessaires :

• Etre titulaire d’un contrat de travail Rey-Leroux à temps plein ou temps partiel 

• Occuper un poste dont les fonctions peuvent être par nature exercées à distance. 

• Occuper un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement.

• Disposer à son domicile des outils techniques répondant aux exigences minimales requises pour la mise en œuvre du télétravail, en particulier, être en mesure de disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation.

Salariés nomades (notamment PMO)

Il est précisé que les salariés nomades qui utilisent les technologies de l’information et les outils de communication pour travailler depuis n’importe quel lieu ne sont pas considérés comme effectuant du télétravail. Le fait de travailler à l’extérieur des locaux ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur.

Les salariés nomades peuvent néanmoins demander à bénéficier des dispositions du présent accord.

Situation Individuelle

Toute situation individuelle sera étudiée par le Chef de service, sur demande écrite et motivée (situation de handicap, femmes enceintes ou suite aux préconisations de la médecine du travail…)

Principe de volontariat, d’engagement et de confiance mutuelle

Les parties rappellent que la situation normale de travail reste le travail sur site et que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur. Le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur. Ce dernier ne peut imposer le télétravail au salarié, dont le refus ne peut pas être, par définition, un motif de sanction ou de rupture du contrat de travail.

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier le travail et les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Il n’y a pas, à la date de signature du présent accord, d’outil de surveillance spécifique du télétravail. Si un moyen de surveillance devait être ultérieurement mis en place, il devra concerner exclusivement l’utilisation des outils mis à disposition pour des motifs professionnels, être pertinent et proportionné à l’objectif poursuivi.

La mise en place par l’employeur de tel moyen devra faire l’objet d’un avenant au présent accord pour déterminer le mode d’information et consultation selon les dispositions légales en vigueur et chaque télétravailleur devra en être informé préalablement.

Les moyens de contrôle du travail fournis et existants à ce jour en matière de bureautique (connexions sur le serveur associatif, possibilité de regard sur les sites consultés, fichiers créés ou mouvementés sur le serveur...) restent identiques sur une période de télétravail.

Environnement et Equipement du salarié en télétravail

Conformité du système électrique

Le salarié devra remettre une attestation sur l’honneur indiquant que le système électrique de son domicile et lieu de télétravail est conforme à la réglementation en vigueur et qu’il lui est possible d’exercer son activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité pour lui-même, mais aussi pour le matériel, les informations et documents professionnels qu’il serait amené à devoir utiliser.

Si le salarié estime que son installation n’est pas conforme, il lui revient, préalablement à la mise en œuvre du télétravail, de faire le nécessaire pour la mettre aux normes. A défaut, le salarié ne pourra bénéficier du télétravail.

Environnement de travail

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace propice au travail et à la concentration. L’employeur attirera l’attention du télétravailleur sur le fait qu’il doit disposer d’un espace de travail satisfaisant à l’exercice de ses missions professionnelles.

Matériel de travail

Chaque fois que possible, l’employeur mettra à disposition du salarié :

• Un ordinateur portable avec accès à distance au serveur.

• Un téléphone portable si les missions nécessitent des contacts

Si l’employeur ne dispose pas de matériel nécessaire pour chaque télétravailleur, il peut être convenu avec le salarié qu’il utilise son matériel personnel et dans ce cas :

• L’Association prendra en charge l’installation des divers logiciels et accès au serveur sur l’ordinateur du salarié et versera une indemnité sur une base de 100€ par an (calculé au prorata du temps de télétravail) pour participation à l’usure du matériel.

• Les communications téléphoniques entre l’association et le salarié devront être privilégiées via l’ordinateur (teams, skype...) à défaut, et notamment pour les liens avec l’environnement professionnel extérieur de l’association, le salarié pourra utiliser son téléphone portable. L’employeur prendra en charge les surcoûts liés à un usage professionnel du téléphone sur présentation de justificatifs.

Le salarié, quant à lui, devra réserver ses impressions lors de ses passages sur site. Il est expressément convenu, qu’il n’y aura aucune prise en charge au titre de ces frais spécifiques et les fournitures nécessaires devront être prises sur l’établissement (ex : cartouche d’encre pour imprimante, papier, cahier, stylo, agenda...)

Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés et informe immédiatement l’employeur en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol de matériel mis à disposition.

En cas d’incident technique empêchant d’exécuter normalement son activité, il doit en informer en informer son responsable hiérarchique. Si les problèmes techniques perdurent ou si le matériel doit être envoyé en réparation sans remplacement possible, alors le télétravailleur pourrait voir sa période de télétravail suspendue pour revenir travailler dans les locaux de l’association. Il ne peut se voir imposer des congés (CP, CT, RTT, CA) qui seraient directement liés à ce souci technique.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur, à usage strictement professionnel, reste la propriété de l’association et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail.

Protection des données

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la “Charte de bonnes pratiques d’utilisation de l’informatique” (dernière mise à jour le 15/01/2020). Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ces moyens d’authentifications (mot de passe, code PIN...) qui lui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur veille à respecter les règles de confidentialité fixées par l’association. Il doit en particulier et à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Mise en place

Les parties au présent accord conviennent que le passage en télétravail est subordonné à l’accord, ou à la décision, du responsable hiérarchique à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail. Trois situations de télétravail peuvent se présenter : Régulier ou exceptionnel à la demande du salarié et exceptionnel à la demande de l’employeur

Pour toute situation de télétravail, le salarié conserve le même rattachement hiérarchique, le même contenu de poste, les mêmes objectifs, les mêmes obligations de compte rendu et de liaison avec l’association.

Télétravail régulier à la demande du salarié

Le télétravail régulier peut concerner tout salarié qui remplit les conditions d’éligibilité et qui en fait la demande. Les conditions de sa mise en œuvre sont définies ci-après :

• Le salarié adresse une demande par courrier écrit à son supérieur hiérarchique direct en indiquant ses motivations et le nombre de jours hebdomadaires ou mensuels souhaités en télétravail.

• Le supérieur hiérarchique (chef de service ou directeur) doit rechercher toutes informations lui permettant d'accéder ou non à la demande (motivation du salarié, autonomie à son poste, maitrise des outils notamment informatiques, évaluation du matériel et aménagement nécessaire, éventuels surcoûts…).

• Le supérieur hiérarchique (chef de service ou directeur) doit organiser un entretien avec le salarié dans les 6 semaines pour lui signifier son accord ou désaccord qu’il confirmera ensuite par écrit dans un délai maximum de 15 jours après l’entretien (l’absence de réponse sera considérée comme accord tacite).

• En cas de refus, le salarié a la possibilité de faire appel de la décision en s’adressant à son responsable hiérarchique N+1. Le salarié sera alors reçu en entretien dans le mois qui suit la demande, il a la possibilité de se faire assister par un membre du CSE. Dans un délai de 15 jours suivant l’entretien, le responsable informe le salarié par écrit de la décision définitive. Parmi les motifs de refus, on peut trouver (liste non exhaustive et motivation à argumenter) :

  • Non-respect des conditions d’éligibilité

  • Des raisons d’impossibilité technique

  • Risque de désorganisation réelle du service

  • Autonomie insuffisante du salarié

• En cas d’acceptation de la demande, nécessité d’établir un avenant au contrat de travail pour une durée d’un an, qui pourra être renouvelée par période de 1 an. Cet avenant précise :

  • La date de démarrage du télétravail

  • Les jours télé-travaillés (en cas de changement ponctuel le salarié doit en demander l’autorisation par courrier ou mail son supérieur hiérarchique 15 jours avant)

  • Les plages horaires pendants lesquelles le salarié est à la disposition de l’employeur et doit pouvoir être joignable

  • Le matériel mis à disposition

  • La période d’adaptation

  • Les conditions de réversibilité du télétravail

  • Le lieu où s’exerce le télétravail

• En cas de modification du nombre ou de la répartition des jours en télétravail, cette modification fait l’objet d’un nouvel avenant au contrat.

• Tout changement de lieu de télétravail, même ponctuel, devra être soumis à l’accord du responsable hiérarchique

Télétravail exceptionnel à la demande du salarié

Le télétravail exceptionnel à la demande du salarié concerne tout salarié se trouvant dans une situation où il lui est impossible de se rendre sur son lieu de travail, mais qui reste disponible pour mener à bien certaines missions en télétravail. Une demande doit être faite au minimum 1h avant sa prise de poste effective (ex : voiture en panne, difficulté personnelle ou catastrophe naturelle...). La demande doit être motivée et circonstanciée :

• Le salarié formule verbalement sa demande par téléphone à son responsable hiérarchique et la confirme immédiatement par écrit (courrier ou mail).

• Le salarié doit être en mesure de transmettre les missions exactes de son emploi du temps qu’il ne pourra pas assurer, afin que le responsable hiérarchique puisse organiser le remplacement.

• Le salarié et son responsable conviennent de :

  • La plage de dates du télétravail

  • La plage horaire de télétravail et pendant laquelle le salarié est joignable

  • Les missions qu’il va pouvoir exercer sur la durée de son télétravail.

  • Le matériel mis à disposition

  • Le lieu où s’exerce le télétravail

Télétravail exceptionnel à la demande de l’employeur

Le télétravail exceptionnel à la demande de l’employeur concerne toute situation ou l’employeur impose à la plupart de ses salariés de fonctionner en télétravail afin de permettre la poursuite de son activité. L’articleL.1222-11 du Code du travail mentionne notamment le risque épidémique comme pouvant justifier le recours au télétravail.

Le télétravail exceptionnel à la demande de l’employeur sera mis en œuvre comme suit :

• Une note d’information sera passée par le directeur général à un établissement ou à l’ensemble des établissements de l’association pour informer de la mise en place du télétravail

• Chaque salarié informe son supérieur hiérarchique de son éligibilité au télétravail

• Chaque supérieur hiérarchique défini pour chacun des salariés éligibles de son équipe :

  • La plage de dates du télétravail

  • La plage horaire de télétravail et pendant laquelle le salarié est joignable

  • Les missions qu’il va pouvoir exercer sur la durée de son télétravail.

  • Le matériel mis à disposition

  • Le lieu où s’exerce le télétravail

La période d’adaptation

En cas de mise en œuvre du télétravail régulier à la demande du salarié, il peut être prévu dans l’avenant au contrat de travail une période d’adaptation d’une durée variable de 1 semaine à 3 mois.

Cette période permet, tant du côté du télétravailleur que de l’association, de vérifier la bonne adaptation du salarié au télétravail. Pendant la période d’adaptation, le télétravailleur comme l’association peuvent demander l’arrêt du télétravail moyennant un délai de prévenance de 7 jours, délai modulable avec l’accord des parties.

La rupture de la période d’adaptation doit être motivée par écrit.

A l’issue de la période d’adaptation ou de l’interruption du télétravail, un point bilan aura lieu entre le responsable hiérarchique et le salarié qui aura la possibilité de se faire assister par un membre du CSE.

Réversibilité permanente

L'accord des parties de passer en télétravail est réversible tant à l’initiative du supérieur hiérarchique que du salarié concerné. La partie souhaitant mettre fin à l’activité en télétravail doit en informer l’autre par écrit et de façon motivée en respectant un délai de prévenance de 7 jours.

A l’issu du délai de prévenance, le salarié n’est plus en télétravail, il reprend son activité dans les conditions initiales et doit restituer le matériel mis à sa disposition.

En cas de changement de fonction, de poste, de service ou d’établissement du télétravailleur, la situation de télétravail sera réexaminée avec le responsable hiérarchique et pourra éventuellement donner lieu à la cessation de télétravail.

Suspension provisoire du télétravail

En cas de présence nécessaire du salarié dans les locaux de l’association (réunion...) et sur demande du supérieur hiérarchique le ou les jours définis de télétravail peuvent être suspendus, moyennant un délai de prévenance de 7 jours.

L'association pourra également suspendre le télétravail en cas de besoin d’organisation de service. Cette suspension provisoire peut être d’une durée d’un mois maximum, moyennant un délai de prévenance de 72h minimum. Le supérieur hiérarchique adressera un courrier ou un mail au salarié, en copie le directeur de l’établissement.

Lorsque ses missions le nécessitent le salarié pourra, de sa propre initiative, renoncer à son jour de télétravail pour exercer ses missions dans les locaux de l’association, avec un délai de prévenance de 48h. Son jour de télétravail pourra alors être reporté à un autre jour dans les 15 jours, en accord avec le responsable hiérarchique

Organisation

Rythme de télétravail

Le salarié en télétravail doit exercer son activité dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en matière de durée de travail et dans le cadre des dispositions de l’accord sur le temps de travail applicable au sein de l’association.

Afin de maintenir le lien social avec les professionnels de l’association et de garantir le respect de la vie privée du salarié, la plage horaire de l’activité exercée en télétravail dite “plage de travail” devra autant que faire se peut respecter les horaires d’ouverture des établissements et services de l’association. Toutefois, le salarié et son supérieur hiérarchique pourront convenir d’aménagements particuliers, dans la limite de respecter au moins une demi-journée sur une période d’ouverture de l’association.

En dehors des plages de disponibilités les salariés ne sont pas à la disposition de l’association sauf cas spécifique d’astreinte ou d’heures supplémentaires. Ils ne sont donc pas tenus de répondre aux sollicitations professionnelles en dehors de ces plages de travail (cf. charte droit à la déconnexion)

Sur la plage horaire de travail le salarié doit être joignable à tout moment par l’association, via son téléphone portable professionnel ou, lorsqu’il n’en dispose pas, via son ordinateur. Le salarié n’a aucune obligation d’utiliser la caméra (webcam) de son ordinateur lorsqu’il participe à une réunion à distance.

Si pour des raisons personnelles et exceptionnelles, le salarié ne peut exercer son activité à son domicile, il peut faire la demande à son supérieur hiérarchique de reporter ses jours de télétravail sur une autre période. Il revient à l’appréciation du supérieur hiérarchique d’accepter ou refuser.

Maintien du lien avec l’association

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et il est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permettent la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

En ce qui concerne les relations avec les représentants du personnel et l’accès aux informations syndicales, les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits que les autres salariés.

Charge de travail

La charge de travail du salarié en télétravail doit être équivalente à celle des salariés travaillant dans les locaux de l’association.

Il est également entendu que pendant les absences (maladies, congés, RTT...) le salarié ne devra pas travailler, même en télétravail.

L’employeur veillera, à rappeler au salarié le respect des durées maximales du travail et du droit au repos journalier et hebdomadaire dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles. Dans ce cadre, le salarié en télétravail bénéficie du droit à la déconnexion lorsque sa journée est terminée (cf. charte du droit à la déconnexion).

Droits, devoirs et santé du salarié

Droit collectif

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’association. Notamment quant à l’accès à l’information et aux œuvres sociales du CSE et l’accès à la formation.

Droit individuel

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’association, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretien professionnel.

Le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’association, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation des résultats du télétravail.

L'entretien annuel du salarié ayant signé un avenant télétravail portera notamment sur les conditions d’activité du salarié et de sa charge en télétravail.

Santé et sécurité au travail

L'association, qui a des obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail à l’égard de l’ensemble de ses salariés, doit pouvoir s'assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes. Toutefois, ces obligations ne sont pas transposables à l’identique au sein du domicile d’un salarié. En conséquence, l'association et un élu du CSSCT peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exerce le télétravail, sur rendez-vous ou en visio-conférence. Une telle démarche ne pourra être effectuée qu’avec l’accord écrit préalable du télétravailleur et en sa présence.

Les salariés en télétravail font l’objet d’un suivi par la médecine du travail au même titre que les autres salariés de l’association. Cette visite médicale devra être prévue sur la plage horaire du télétravailleur.

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail. Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l'association pendant le temps de travail.

Tout sinistre devra faire l’objet d’une déclaration détaillée et circonstanciée pour permettre une déclaration par l’employeur.

En cas d’arrêt de travail prononcé par un médecin, le télétravailleur doit en informer son responsable hiérarchique et transmettre le justificatif dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l’association.

• Déplacements :

Le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre de son domicile dans les locaux de l’association.

Il est aussi couvert pour les déplacements qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions, mais sous la réserve expresse d’avoir sollicité, par écrit, l’autorisation préalable de son employeur qui aura pu activer la mise en œuvre de l’assurance mission.

Pour Toute situation d’accident de trajet, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique immédiatement et au plus tard dans les 48 heures et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail et de trajet.

Assurance

Le salarié qui demande à bénéficier du télétravail doit déclarer sa nouvelle situation auprès de sa compagnie d’assurance. Il devra informer celle-ci qu’il exerce à son domicile une activité de bureau sans accueil de public et indiquer le nombre de jours par semaine (ou par mois) conformément à l’avenant au contrat de travail.

Le télétravailleur fournira à l’employeur un justificatif d’assurance attestant qu’il est couvert en garantie responsabilité civile dans le cadre du télétravail. Cette attestation devra être renouvelée à chaque nouvel avenant au contrat de travail.

Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ces équipements, le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens.

Engagement de frais

Lorsque le salarié en situation de télétravail engage des frais, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale :

- de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine.

- de 20 € par mois, pour un salarié effectuant deux journées de télétravail par semaine

- de 30 € par mois, pour un salarié effectuant trois journées de télétravail par semaine

- de 40 € par mois, pour un salarié effectuant quatre journées de télétravail par semaine

- de 50 € par mois, pour un salarié effectuant cinq journées de télétravail par semaine

Durée et modalités de suivi de l’accord

Durée de l'accord et date d'application

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans à compter de sa date de signature et son entrée en application est fixée au 24 mars 2022.

Six mois avant l’échéance de l’accord, la partie la plus diligente invitera l’autre à la négociation d’un nouvel accord.

Dépôt et publicité

Un original du présent accord sera remis aux représentants du Personnel.

Le personnel de l’association sera informé des dispositions du présent accord par voie d'affichage et sur l’Extranet de l’association et par tout moyen de communication habituellement en vigueur au sein de chaque établissement.

Conformément à l'article L.2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'association.

Le présent accord sera déposé à la DREETS dont relève l’association et au greffe du conseil de prud'hommes de Rennes.

Etabli en trois exemplaires originaux

A La Bouëxière, le 24 mars 2022

Pour le Président de l’Association Rey-Leroux, Pour l’organisation syndicale SUD Santé Sociaux