Accord d'entreprise "Un Accord Souplesse Organisationnelle" chez CARSAT BRETAGNE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD Souplesse organisationnelle

Entre d’une part,

la Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail Bretagne (Carsat Bretagne),

Et d’autre part,

les organisations syndicales soussignées,

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant, d’une part, aux salariés de mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des déplacements domicile-lieu de travail.

La Carsat Bretagne est engagée depuis plusieurs années dans une démarche de responsabilité sociale. Mise en place lors du projet d’entreprise 2011-2014 en regard de l’orientation 4 « être un organisme de référence en matière de qualité de vie au travail », elle s’est poursuivie avec les engagements RH 2015-2017.

De plus, un accord sur le télétravail a été conclu le 24 mai 2017 et est applicable depuis le 6 août 2017 à la Carsat Bretagne. Il vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute son contrat de travail en alternant, sur une même semaine et de manière régulière, des périodes travaillées sur le lieu de travail et à son domicile.

En complément de ce protocole d’accord local sur le télétravail et du protocole d’accord national sur le travail à distance du 4 mars 2014 prorogé par avenant du 21 juin 2017, la direction et les partenaires sociaux ont souhaité mettre en place un dispositif alternatif innovant : la souplesse organisationnelle.

La souplesse organisationnelle a pour finalité d’apporter de la flexibilité aux conditions de travail de certains salariés exclus du dispositif pérenne de télétravail au regard de leur métier et de la contrainte de régularité imposée par le télétravail. Elle vise en particulier à améliorer les conditions de réalisation de certaines missions, à faciliter la réalisation de travaux nécessitant de la concentration et à améliorer l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle des salariés.

Ne sont pas visés par les présentes dispositions, les salariés exerçant des activités itinérantes par nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’employeur.

L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

Article 1 : Définition de la souplesse organisationnelle

La souplesse organisationnelle, telle que négociée au sein du présent accord, est définie comme une modalité de travail à distance volontaire et ponctuelle, visant l'exécution de travaux spécifiques composant seulement une partie des activités du métier du salarié bénéficiaire et ne nécessitant pas d'interactions avec des personnes internes ou externes à la Carsat Bretagne.

Ce dispositif se caractérise ainsi par une mise en œuvre :

• souple permettant la planification de journées ou demi-journées ;

• non régulière, à travers une planification limitée en nombre de jours par an sans périodicité fixe (cf point 3.2 de cet accord);

• étroitement lié à la nature des missions à exécuter et au bon fonctionnement du service.

Il s'agit d'une réponse à une nécessité de pleine concentration inhérente à la tâche à accomplir, visant notamment les missions de préparation et de rédaction de notes ou rapports d'études et d'analyses, recherches juridiques...

Compte tenu des spécificités liées à la souplesse organisationnelle, celle-ci est ouverte aux seules activités compatibles avec ce mode d'organisation du travail. Ainsi, sont plus particulièrement concernées par ce dispositif les activités pouvant être exercées de façon autonome, être techniquement exécutées à distance et ne requérant pas d'être exercées physiquement dans les locaux de l'organisme dans lesquelles le salarié exerce habituellement son travail.

La souplesse organisationnelle est donc un dispositif de travail à distance parallèle au télétravail s'exerçant au domicile du salarié. Les salariés télétravailleurs ne sont pas éligibles au dispositif de souplesse organisationnelle.

Article 2 : Conditions de mise en œuvre de la souplesse organisationnelle

1. Champ d’application

A l’instar des conditions de mise en œuvre inhérente au dispositif de télétravail, la souplesse organisationnelle est applicable aux salariés titulaires d’un contrat de travail au sein de l’organisme.

Sont donc exclus de ce dispositif :

• les collaborateurs recrutés dans le cadre du service civique. En effet, les volontaires en Service Civique relèvent d’un statut juri­dique à part, défini dans le code du service national, le code du travail ne leur est donc pas applicable ;

• les stagiaires du fait de leur statut d’étudiant.

  2. Critères d’éligibilité

     1. Critères d’éligibilité liés au métier

Le présent accord est applicable aux métiers dont certaines activités peuvent être exercées ponctuellement à distance sans que cela ne nécessite d'interactions avec des personnes internes ou externes à la Carsat Bretagne.

Sont ainsi visés, quel que soit leur temps de travail:

• les préventeurs dont la résidence administrative est fixée au siège de l’organisme (Ingénieurs conseil et contrôleurs de sécurité) ;

• les référents techniques ;

• les managers.

La souplesse organisationnelle à domicile ne peut cependant être réalisée qu’à la condition que ces salariés soient déjà équipés d’un ordinateur portable professionnel dans l’exercice habituel de leurs fonctions ou qu’ils puissent, le cas échéant, bénéficier d’un prêt ponctuel par le service informatique.

2. Critères d’éligibilité liés aux salariés

Le bénéfice de la souplesse organisationnelle est accordé au salarié qui en exprime la demande, sous réserve de l’accord de sa hiérarchie. Cet accord est établi sur la base des critères suivants :

• avoir une capacité d’autonomie personnelle suffisante lui permettant de travailler à son domicile ;

• être autonome techniquement ;

• avoir identifié les activités du salarié pouvant donner lieu à la mise en œuvre de la souplesse organisationnelle.

  3. Principe du volontariat

La souplesse organisationnelle est fondée sur le principe du volontariat et s’exerce uniquement sur proposition du salarié. Les suites à donner à cette demande sont appréciées par le responsable hiérarchique qui s’assure que les critères de validation sont remplis.

4. Réversibilité et changement d’emploi

En application du principe de double volontariat, la souplesse organisationnelle est réversible à tout moment. Le salarié et son supérieur hiérarchique ont donc la possibilité de revenir unilatéralement sur l‘exercice du dispositif de souplesse organisationnelle conduisant ainsi le salarié à sortir du dispositif.

Lorsque la réversibilité est à l'initiative du responsable hiérarchique, elle devra être motivée par écrit et sera effective sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires. Le salarié pourra, quant à lui, mettre fin au dispositif sur simple demande écrite. La sortie du dispositif sera ainsi mise en œuvre pour la totalité de l’exercice concerné.

Lorsqu'un salarié change de poste en restant sur un métier éligible à la souplesse organisationnelle, la poursuite de la souplesse organisationnelle est subordonnée à l'accord de son supérieur hiérarchique.

Article 3 : Modalités d’exercice de la souplesse organisationnelle

2. 5. Procédure d’accès et d’exercice de la souplesse

organisationnelle

L’exercice de la souplesse organisationnelle est soumis à un double accord.

3. : L’accord de la ligne hiérarchique pour l’entrée dans le dispositif

Un premier accord du supérieur hiérarchique sur l’entrée du salarié dans le dispositif est avant tout nécessaire. Cet accord est formalisé par écrit et validé par l’ensemble de la ligne hiérarchique. Il est ensuite adressé au département ressources humaines pour le 28 février de chaque année au plus tard.

La décision de direction, qu’il s’agisse d’un rejet de la demande ou d’une acceptation, fera l’objet d’une notification écrite, adressée au salarié, par le département ressources humaines, dans un délai maximum de 60 jours, soit pour le 30 avril N au plus tard. La souplesse organisationnelle sera mise en œuvre au 1^ier septembre.

Ces dates seront adaptées la première année de mise en place de la souplesse organisationnelle.

Cet écrit atteste de l’éligibilité du salarié et formalise la demande de fourniture d’une attestation d’assurance multirisques habitation certifiant que le domicile est assuré pour la pratique du travail à domicile.

Une fois ce justificatif réceptionné par le département ressources humaines, un avenant au contrat de travail du salarié est établi et contractualise les conditions d’exécution et d’organisation du travail.

Celui-ci est conclu pour une durée d’un an lors de la demande initiale et est renouvelable annuellement, autant de fois que de besoin, dès lors que le salarié et la direction en auront convenu.

Cet avenant fixe notamment le lieu d’exercice du travail en souplesse organisationnelle, le volume maximal de jours par an défini à l’article 3.2 du présent accord, ainsi que les modalités inhérentes aux équipements de travail.

Tout refus éventuel fera l’objet d’un entretien avec le responsable hiérarchique afin d’expliquer les motifs du refus. Ces derniers seront notifiés par écrit à l’agent.

4. Un second accord préalable à chaque planification de journée en souplesse organisationnelle

Un second accord, préalable à chaque planification de journée en souplesse organisationnelle, est également mis en œuvre par le responsable hiérarchique antérieurement à l’absence du salarié.

Tout salarié souhaitant planifier une ou des journées en souplesse organisationnelle devra en avoir formulé la demande motivée à son manager au plus tard 48 heures avant sa mise en œuvre. Le responsable lui apportera en retour une réponse par mail, dans les meilleurs délais, avant la journée ou demi-journée de souplesse.

5. Dispositif de suivi

Un temps relatif au suivi de la souplesse organisationnelle est obligatoirement consacré par le supérieur hiérarchique dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement.

6. Modalités d’organisation de la souplesse organisationnelle

Le nombre de journées en souplesse organisationnelle à domicile ne peut dépasser 10 jours par année ou 20 demi-journées. Il sera proratisé en cas d'intégration du dispositif en cours d'année.

Le salarié est autorisé à effectuer des demi-journées de travail en souplesse organisationnelle.

Le salarié peut annuler la planification d'une journée en souplesse organisationnelle.

Il en est de même s’agissant du responsable hiérarchique lorsque la journée en souplesse organisationnelle planifiée entrave le bon fonctionnement du service. Cette annulation est soumise à un délai de prévenance de 48h minimum.

7. Durée du travail et droit à la déconnexion

Le salarié en souplesse organisationnelle est assujetti, comme tout salarié de l’organisme, à l’ensemble des dispositions inhérentes aux protocoles d’accord locaux en vigueur sur la réduction du temps de travail et sur la gestion et l’aménagement du temps de travail. En ce sens, il veille au respect des règles légales relatives aux durées maximales de travail, aux temps de repos quotidien, hebdomadaire et aux temps de pause.

Il ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de l’employeur, auquel il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

Pour ce qui concerne les salariés relevant d'une convention individuelle de forfait annuel en jour, chaque journée ou demi-journée effectuée dans le cadre de la souplesse organisationnelle équivaut, quel que soit le nombre d'heures effectuées, à une journée ou une demi-journée de travail au sens de la convention de forfait.

Il est précisé, en référence à l’article 12.2 du protocole d’accord national relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 28 juin 2016, à la loi du 8 août 2016 et au protocole d’accord local du 10 mai 2017 sur la diversité et la qualité de vie au travail, que les salariés bénéficiant du dispositif devront nécessairement respecter les règles relatives au droit à la déconnexion. Une mention sera ajoutée en ce sens dans l’avenant au contrat de travail.

8. Organisation matérielle du poste de travail

Le salarié doit prendre soin et s’assurer de la bonne utilisation et conservation des outils mis à sa disposition pour l’exécution de ses journées de travail en souplesse organisationnelle.

L’utilisation d’un équipement informatique personnel n’est pas autorisée.

Un ordinateur portable pourra, le cas échéant être prêté au salarié non détenteur d’un ordinateur portable pour chacune des journées de travail en souplesse organisationnelle. Ce prêt sera réalisé sous réserve de disponibilités suffisantes d’ordinateurs portables auprès du parc informatique du service informatique de l’organisme.

A cette fin, le salarié doit se rapprocher du service informatique afin de s’assurer de la disponibilité d’un ordinateur pour la dite journée. Le prêt et sa durée sont régis par les plannings définis par ce service.

A défaut d’ordinateur disponible, le salarié ne pourra pas bénéficier d’une journée de souplesse organisationnelle.

Article 4 : Règles applicables à la souplesse organisationnelle

3. 9. Droits individuels et collectifs

En application du principe général d'égalité de traitement entre les salariés, le bénéficiaire de la souplesse organisationnelle a accès aux mêmes droits, avantages légaux et avantages conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'organisme. Ils bénéficient ainsi des mêmes modalités de participation de l'employeur aux frais de repas que celles accordées lorsqu'ils exercent leur activité dans l'organisme.

10. Les obligations du bénéficiaire du présent accord

De la même manière, le salarié bénéficiaire du présent accord est soumis aux mêmes règles légales et conventionnelles que celles qui lui sont applicables lorsqu’il exerce son activité dans les locaux de l’organisme.

11. Santé au travail et CHSCT/CSE

L'employeur informe les bénéficiaires du présent accord de la politique de l'organisme en matière de santé et sécurité au travail, ceux-ci étant tenus de respecter les règles en découlant lorsqu'ils sont en situation de souplesse organisationnelle.

Dans ce cadre, tous les locaux utilisés pour la souplesse organisationnelle doivent répondre aux conditions d’hygiène et de sécurité nécessaires au bon accomplissement de la mission. 

Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, les membres du CHSCT¹ peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s'exerce la souplesse organisationnelle, sur rendez-vous, après avoir obtenu l'accord écrit du salarié et en sa présence.

En cas d'arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, les salariés bénéficiaires du présent accord doivent informer leurs responsables hiérarchiques de l'accident ou de l'arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu'ils effectuent leur travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.

Par ailleurs, en cas d'accident du salarié en souplesse organisationnelle survenu du fait ou à l'occasion du travail au domicile du dit salarié, il est fait application du même régime que si l'accident était intervenu dans les locaux de l'organisme pendant le temps de travail.

À cet effet, le salarié informe son responsable hiérarchique et le département ressources humaines de l'accident et transmet à ce dernier tous les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration d'accident de travail dans la journée ou l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime).

12. Protection des données et confidentialité

L'organisme prend, dans le respect des prescriptions de la CNIL, les mesures qui s'imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le salarié bénéficiaire de la souplesse organisationnelle à des fins professionnelles.

Le salarié bénéficiaire du présent accord s'engage ainsi à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur à la Carsat Bretagne, ainsi que tout texte légal, conventionnel ou local visant à assurer la protection des données et leur confidentialité. Il s’engage en particulier à ne pas effectuer de copie, ni à transmettre à autrui des fichiers informatiques qu’il réalise ou dont il a communication dans le cadre de l'exercice de son activité professionnelle. Il est soumis aux règles déontologiques qui s’imposent à tous les salariés de l’organisme.

Article 5 : Dispositions diverses

4. 13. Information des IRP et du personnel

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme et au Comité d’Entreprise, après agrément.

Il fera aussi l’objet d’une communication auprès des managers et sera diffusé sur le portail interne afin qu’il soit disponible pour chacun des salariés. Cette diffusion sera accompagnée d’une information du personnel au travers des divers moyens de communication utilisés dans l’organisme.

14. Modalités d’évaluation et de suivi de cet accord

Un bilan annuel est effectué et présenté en commission locale de suivi, instance composée de délégués syndicaux ainsi que de représentants à la négociation collective.

A cette occasion, un retour exhaustif sur les réponses apportées par la direction (accord ou refus) aux demandes de souplesse organisationnelle des salariés sera effectué dans l’anonymat.

15. La durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée.

Il arrivera à expiration 3 ans après sa date d’agrément. Il n’est pas renouvelable par tacite reconduction et peut être révisé conformément aux dispositions légales

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le code de la sécurité sociale.

Rennes, le 23/05/2018

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1. Ou les membres du CSE lorsque celui-ci sera mis en place↩