Accord d'entreprise "Protocole local relatif à la mise en place du télétravail à la CPAM d’Ille-et-Vilaine" chez CAISS PRIMA ASSUR MALADIE ILLE & VILAINE (Siège)

Protocole local relatif à la mise en place du télétravail à la CPAM d’Ille-et-Vilaine

Préambule 

Dans le cadre de sa démarche globale de Responsabilité Sociétale, la CPAM d’Ille-et-Vilaine met en œuvre des actions visant à améliorer la qualité de vie au travail et l’impact environnemental de son activité.

Suite au bilan de l’expérimentation démarrée en 2014, un protocole local télétravail a été signé le
8 juin 2018 sur la base de l’accord national sur le travail à distance en date du 28 novembre 2017.

Cet accord local arrivant à échéance, la Direction et les organisations syndicales ont engagé une nouvelle négociation tenant compte de l’expérience acquise durant la crise sanitaire pour aligner les dispositions locales avec le cadre défini par le nouvel accord national du 11 juillet 2022.

Cette nouvelle négociation prend en compte le passage d’une logique d’éligibilité basée sur l’emploi vers une logique basée sur l’activité exercée pour continuer à développer le télétravail et permettre l’optimisation des surfaces utilisées.

Les partenaires sociaux signataires du présent accord considèrent que le travail à distance répond à différents enjeux devant être conciliés dans la recherche d'un équilibre en vue de garantir :

- la performance collective de notre organisme avec le maintien de la qualité du service rendu à nos bénéficiaires,

- la continuité de service via notamment la formalisation et l’actualisation régulière de la note sur les principes de fonctionnement en mode hybride au sein de chaque service,

- la souplesse d'organisation permettant d'améliorer la qualité de vie au travail grâce à des meilleures conditions de travail et à une bonne articulation des temps de vie, contribuant ainsi à la motivation des salariés,

- la préservation du lien de chaque salarié avec l'organisme et le collectif de travail afin d'éviter tout phénomène d'isolement, la perte de sens au travail et la perte de technicité.

Le télétravail constitue un vecteur d'attractivité, de fidélisation des salariés et d’économie pour le salarié.

Son développement concourt à améliorer l’impact environnemental de notre organisme et s’inscrit dans le cadre des objectifs de réduction des impacts environnementaux du Régime général visés notamment par le référentiel RSO institutionnel.

Les signataires du présent accord rappellent que les conditions d'exercice de son activité professionnelle par le télétravailleur doivent s'inscrire dans le respect du droit à la déconnexion édicté par le code du travail.

Enfin, le présent accord définit également les conditions de mise en place du télétravail dérogatoire en cas de circonstances exceptionnelles collectives ainsi que les aménagements envisageables pour la gestion de certaines situations individuelles.

Article 1 – Définition et champ d’application

Article 1.1 Définition

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'organisme est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le télétravail repose sur plusieurs critères cumulatifs :

- Le salarié peut exercer son activité en télétravail compte tenu de la compatibilité de tout ou partie des missions et activités qu'il exerce avec le travail à distance,

- Le salarié accède à son environnement de travail par l'utilisation des outils numériques et de communication mis à disposition par son employeur,

- Ce travail à distance est autorisé par l'employeur et organisé par le manager, compte tenu du bon fonctionnement du service et du collectif de travail, de la maitrise et de l'autonomie du salarié sur les activités télétravaillables envisagées et sur l'utilisation des outils numériques,

- Le salarié alterne un temps minimal de présence sur site et un temps en télétravail,

- Le télétravail s'exerce sur un autre lieu que celui auquel le salarié est habituellement affecté et dans le respect des règles de confidentialité définies à l’article 6 du protocole :

• soit au domicile du salarié (correspondant à l’adresse indiquée sur le bulletin de salaire du salarié),

• soit au sein d’une résidence privée, distincte du domicile principal du salarié (déclarée également au niveau du dossier du salarié). Il s’agit ici d’une résidence stable, située en France en sachant que ce lieu doit être couvert par une assurance couvrant l’activité professionnelle et conforme électriquement dans les conditions prévues à l’article 2.5.1,

• soit dans d’autres locaux de notre organisme,

• soit dans les locaux d’un autre organisme du Régime Général de Sécurité Sociale, sous réserve de la conclusion d’une convention d’hébergement,

• soit dans un espace extérieur de travail partagé (coworking), déclaré au préalable à l’employeur.

En cas d’impossibilité de télétravailler et en accord avec son responsable, le salarié retourne sur son site de rattachement ou sur un autre site préalablement déclaré à l’employeur lors de la signature de l’attestation sur l’honneur en fonction du lieu de télétravail ou bien prend un congé / RTT.

Article 1.2 Champ d’application

Le télétravail vise tous les salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.

Il concerne toutes les catégories professionnelles dès lors que la compatibilité de tout ou partie des activités exercées avec le travail à distance est validée.

Cette approche par activité implique une appréciation au cas par cas par l’encadrement du poste réellement occupé par le salarié au regard du contexte et du fonctionnement de notre organisme, ces éléments étant décrits dans la note sur les principes de fonctionnement en mode hybride élaborée dans chaque service. La faculté pour chaque salarié de télétravailler passe par l'identification de la quotité adéquate de télétravail et de la formule de télétravail adaptée en fonction des missions et activités exercées.

Les élus du personnel et représentants des organisations syndicales bénéficient de l'accès au travail à distance dans les mêmes conditions que les autres salariés.

On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée de l’organisme qui travaille dans les conditions définies ci-dessus, et dont tout ou partie des activités exercées est compatible avec la mise en place du travail à distance.

Ne sont pas considérés comme du télétravail :

• les périodes d’astreinte réalisées à distance,

• les périodes durant lesquelles sont exercées les activités itinérantes s’effectuant par nature hors du lieu habituel de travail.

Article 1.3 - Organisation dérogatoire du télétravail mis en place en cas de circonstances exceptionnelles collectives

Compte tenu des circonstances locales ou (et) en cas de situations d'une durée et d'une ampleur significatives telles que l'activation d'un plan de continuité d'activité (PCA), une opération de déménagement, grèves... le télétravail dérogatoire pourra être déclenché à l'initiative de la Direction, dans le respect des prérogatives des élus du personnel et des organisations syndicales.

Les règles d'indemnisation ci-après continueront de s'appliquer dans ce cadre.

Article 2 – Conditions de mise en œuvre pour les postes éligibles au travail à distance

Article 2.1 – Principe du volontariat et modalités de gestion des demandes

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.

A la CPAM d’Ille-et-Vilaine, les demandes sont exprimées au fil de l’eau.

Ainsi, à tout moment, chaque collaborateur pourra, après avis motivé du responsable faire suivre, en mettant son responsable en copie, sa demande de télétravail à la Direction des ressources.

Article 2.2 –Conditions d’examen des demandes

Lorsqu’un salarié exprime une demande de télétravail, l’employeur examine cette demande.

Chaque responsable de service définit, dans sa note sur les principes de fonctionnement en mode hybride, les activités télétravaillables ou non. Dans ce cadre, il examine l’impact de la demande du salarié sur l’organisation et la performance de l’équipe.

Chaque demande est ainsi examinée par la direction au vu des conditions de faisabilité :

• organisationnelles : activités dématérialisées existantes et suffisantes, maintien d’une poly-activité des télétravailleurs et des non télétravailleurs, présence physique nécessaire au poste,

• individuelles : maîtrise des activités télétravaillables dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à maitriser l’outil informatique et à travailler de manière autonome,

• budgétaires : disponibilité du matériel informatique nécessaire, des moyens logistiques et financiers.

Est également pris en compte la spécificité du service qui peut nécessiter une présence sur site régulière.

La décision de l’employeur fait l’objet d’une notification au salarié concerné dans un délai maximum de 30 jours sauf circonstances exceptionnelles.

En cas d’accord, la mise en œuvre se fera dans un délai de 3 mois maximum (sous réserve de la signature des attestations).

En cas de refus, celui-ci devra être motivé par écrit et reposer sur des motifs objectifs. En cas de refus du télétravail au motif que le salarié manque d'autonomie, le manager définit un plan d'accompagnement lui permettant d'accroitre cette dernière et de fixer les objectifs et indicateurs qui permettront de valider la notion d’autonomie.

Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La direction de l’organisme répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

En cas d’acceptation, l’entrée effective en télétravail est conditionnée à la signature préalable de l’avenant et à la remise de l’attestation sur l’honneur prévue à l’article 2.5.1.

2.3 – Préservation du lien avec l’organisme

2.3.1 – Temps minimum de travail effectué dans l’organisme

De façon générale et afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et l’organisme, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient, au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail et la formule de télétravail.

Il peut y être dérogé dans les conditions visées à l’article 2-3-2.

2.3.2 – Aménagements du télétravail dans des situations particulières

Par exception au principe de 2 jours sur site, quand le télétravail est de nature à favoriser la continuité de l'activité et le maintien dans l'emploi, dans le sens de la prévention de la désinsertion professionnelle, le recours à un télétravail adapté pourra être mis en place, par l’employeur, sur avis du médecin du travail.

De même, un télétravail adapté ou exclusif pourra être mis en place sur demande et présentation d’un certificat médical pour réduire la pénibilité des déplacements des femmes enceintes avant le début de leur congé légal maternité.

Par ailleurs, le télétravail peut servir de levier à l'adaptation du poste de travail des salariés en situation de handicap et favoriser leur maintien durable dans l'emploi. Ainsi et compte tenu des préconisations éventuellement formulées par le médecin du travail, l’employeur examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées. Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger aux 2 jours minimum de travail sur site devant être effectués dans l'organisme.

Le télétravail peut également être mobilisé au titre d’un aménagement temporaire proposé par la Direction dans le cadre de l’accompagnement d’une situation individuelle.

2.3.3 – Participation à la vie de l’organisme

Afin de garantir l'information et le lien avec l'organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.

Au niveau de notre organisme, il est demandé à chaque responsable de service de planifier régulièrement (selon une fréquence à déterminer en lien avec les équipes et à formaliser dans la note sur les principes de fonctionnement en mode hybride du service) une réunion et (ou) un temps d’échange en présentiel pour tous les collaborateurs (télétravailleurs ou non).

2.4 – Conditions de mise en place

2.4.1 - Avenant au contrat de travail et attestation sur l’honneur

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail et fournit une attestation sur l’honneur.

Cet avenant formalise les modalités de mise en œuvre du télétravail, à savoir :

- Le ou les lieu(x) de travail à distance déclaré(s) à l’employeur (domicile, résidence privée, stable et en France, autre site...) ;

- La ou les formule(s) de télétravail ;

- La période pour laquelle l'autorisation de télétravail est donnée et les conditions de renouvellement ;

- Les frais pris en charge ;

- Les règles de suspension ou réversibilité applicables dans l'organisme ;

- Le rappel des règles d'exercice du droit à la déconnexion.

Le matériel mis à disposition sera recensé via l’applicatif correspondant.

Cet avenant sera conclu pour la durée de l’accord collectif télétravail, soit 5 ans maximum selon la date d’entrée en télétravail.

En complément de cet avenant, une attestation sur l’honneur est signée et remise par le collaborateur pour les points suivants :

• Connexion internet de qualité suffisante (soit aujourd’hui 4 Mb/s minimum en réception et envoi) ;

• D’une attestation d’assurance habitation mentionnant le télétravail à domicile (datée de moins d’un an) ;

• D’une installation électrique conforme de son espace de travail (la Cnam préconise aujourd’hui la bonne application de la norme NF C 15-100 relative aux installations électriques basse tension en France) ;

• D’un environnement domestique compatible avec l’exercice du télétravail.

Cette attestation est également demandée en cas de télétravail au sein d’une résidence privée, stable, distincte du domicile principal du salarié.

2.4.2 - Période d’adaptation et réversibilité permanente

2.4.2.1 - Période d’adaptation

Lors de la mise en place du télétravail, afin de permettre au salarié et à l'employeur de s'assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d'adaptation permettant à chacune des parties de mettre fin au télétravail ou d'en adapter les modalités moyennant le respect d'un délai de prévenance de 15 jours.

Pendant cette période, d’une durée de deux mois de travail effectif, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Le manager porte une attention renforcée au suivi du salarié lorsqu'il débute le télétravail, afin d'accompagner sa prise d'autonomie et la maitrise des outils de travail et de communication à distance. Le salarié suit les formations adaptées pour soutenir cette nouvelle posture de travail.

Au cours de la période d’adaptation, le manager organise des points de suivi réguliers avec le salarié et dès que le salarié en exprime le besoin.

En cours d'exercice du télétravail, un bilan de la situation de télétravail est systématiquement réalisé lors de l'entretien annuel d'évaluation afin d'identifier les adaptations éventuelles qui pourraient être apportées. Sont notamment évoqués, les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

2.4.2.2 - Suspension ou adaptation provisoires du télétravail liées à des circonstances ponctuelles

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l'empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (par exemple incendie ou inondation du lieu de télétravail, indisponibilité de la connexion internet, mise en œuvre de prérequis au démarrage du télétravail en cas de changement de domicile tels que l'assurance et l'attestation sur l'honneur relative à la conformité électrique).

Dans ces hypothèses, le salarié ou le manager du salarié peut demander, dès qu'il a connaissance de ces événements, la suspension ou l'aménagement à titre temporaire du télétravail.

2.4.2.3 - Réversibilité temporaire ou permanente

Le télétravail relevant d'une décision commune du salarié et de son employeur, les parties ont la possibilité, au cours de son exercice, d'adapter ou de mettre fin au travail à distance selon les modalités suivantes :

A l'initiative du salarié :

Au cours d'exercice du télétravail, le salarié peut faire valoir son souhait de mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de préavis de 15 jours maximum. En cas d'accord entre les parties ce délai peut être réduit.

A l'initiative de l'employeur :

En cours d'exercice du télétravail, l'employeur peut décider de mettre fin, ou suspendre temporairement, le télétravail compte tenu de l'existence de motifs objectifs et argumentés rendant l'exercice du travail à distance impossible. La décision de l'employeur est notifiée par écrit et argumentée. Elle peut prendre en compte, à titre d'illustrations, l'existence de problématiques techniques trop fréquentes, la dégradation des résultats en lien avec les objectifs fixés, un besoin d'accompagnement impliquant une présence plus régulière sur site, une situation d'isolement du salarié, le non-respect des obligations en matière de protection des données et de bonne utilisation des données informatiques ...

Cette décision prend appui sur une observation de la problématique rencontrée, matérialisée lors d'entretien réguliers de suivi, et fait suite à la mise en place préalable d'actions visant à résoudre la problématique visée.

Cette décision prend effet sous réserve de respecter un délai de préavis de 30 jours.

La réversibilité du télétravail, à l'initiative du salarié comme de l'employeur, ne fait pas obstacle à la formulation d'une nouvelle demande de télétravail par le salarié.

En tout état de cause, l'employeur garantit au salarié les conditions de retour sur son poste de travail.

Les parties peuvent par ailleurs adapter les modalités du télétravail par commun accord à tout moment. Cette modification est notifiée par écrit et elle est conditionnée à la validation formelle de l'employeur et du salarié.

2.4.2.4 - Situation en cas de changement de domicile, de changement de lieu de télétravail ou de changement de fonction ou d’activités.

Le salarié est tenu d’informer l’employeur de son changement de domicile et (ou) de lieu de télétravail.

La poursuite du télétravail en cas de changement de domicile et (ou) de lieu de télétravail est subordonnée à la remise de l’attestation sur l’honneur prévue à l’article 2.5.1.

En cas de changement de fonctions d’un télétravailleur, la poursuite du télétravail sera conditionnée à l’accord du nouveau responsable.

Le télétravail pourra ainsi être soit :

• poursuivi selon les mêmes modalités ;

• poursuivi selon de nouvelles modalités formalisées par un nouvel avenant ;

• suspendu pendant une période définie.

En cas de suspension du télétravail au motif que le salarié manque d'autonomie, le manager définit un plan d'accompagnement. lui permettant d'accroitre cette dernière et de fixer les objectifs et indicateurs qui permettront de valider la notion d’autonomie.

Ce plan d’accompagnement du salarié aura notamment pour objet de fixer les objectifs et indicateurs qui permettront de valider la notion d’autonomie nécessaire à la reprise du télétravail.

2.4.3 - Choix des jours de télétravail

Le choix des jours de télétravail, formalisé dans l’avenant au contrat de travail, résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié.

Dans la mesure du possible et compte tenu des enjeux de mobilité durable, une attention particulière sera portée aux demandes de jours de télétravail fixés en lien avec des modalités de covoiturage.

Au sein de notre organisme, les formules de télétravail sont les suivantes :

• Formule hebdomadaire à un, deux ou trois jours fixes pour les collaborateurs et les cadres fonctionnels.

• Formule sous forme d’enveloppe annuelle :

  • de 40 ou 80 jours pour les collaborateurs à partir du niveau 5A et les cadres fonctionnels.

  • de 40 ou 60 jours pour les managers et les agents de Direction.

Les formules sous forme d’enveloppe annuelle de jours de télétravail constituent un nombre de jours maximal d’exercice du travail.

Ces jours sont à planifier en accord avec le responsable en fonction des nécessités de service et en respectant la règle des deux jours de présence par semaine dans l’organisme. Un délai de prévenance d’une semaine est recommandé.

Les jours de télétravail dérogatoires ne sont pas comptabilisés au niveau de l’enveloppe annuelle autorisée dans le cadre des formules forfaitaires.

À la demande du responsable en cas de nécessité de service (réunions, missions, formations, accompagnement nouvel embauché ou stagiaire, continuité de service…), le télétravailleur pourra modifier son jour de télétravail dans le respect de l’avenant télétravail.

A son initiative et dans le cas d’une formule fixe de télétravail, le télétravailleur pourra modifier ponctuellement son jour de télétravail dans le respect de son avenant et avec l’accord préalable de son responsable.

Les éventuelles modifications ou extensions ponctuelles des jours pour circonstances particulières (grève des transports, intempéries, pic de pollution…) sont validées par le responsable ou par la Direction en cas de circonstances exceptionnelles collectives.

À noter que le télétravail par demi-journée est possible dès lors que son recours préserve l'efficience d'organisation, par exemple quand la demi-journée de télétravail complète une demi-journée d'absence du salarié ou un déplacement professionnel.

La formule de forfait jours pourra être expérimentée au-delà des catégories précédemment mentionnées notamment pour les secteurs ayant des activités non compatibles avec une journée fixe programmable à l’avance (par exemple pour les activités de back office pour l’accueil, les activités administratives du Centre d’Examens de santé, certaines activités des services supports : formation, logistique…). Les services des collaborateurs concernés par le périmètre de l’expérimentation seront définis avec les organisations syndicales signataires de ce protocole.

En fonction de l’expérimentation, un avenant pourra être signé.

Article 3 – Assurance

En cas de télétravail pendulaire à domicile, le salarié doit informer l’assureur du domicile qu’il y exerce une activité professionnelle, et s’assurer que l’assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Cette assurance sera également requise en cas de télétravail au sein d’une résidence privée, distincte du domicile principal du salarié.

Le salarié doit ainsi fournir à son employeur l’attestation sur l’honneur prévue à l’article 2.5.1 avant signature de l’avenant à son contrat de travail et le démarrage en télétravail.

Le salarié tient à la disposition de l’employeur l’attestation d’assurance sur demande de ce dernier.

Article 4 – Conditions de travail

4-1 – Equipements à domicile

Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité.

Lorsque le télétravail s'effectue à domicile, l’attestation sur l'honneur prévue à l’article 2.5.1 est demandée au salarié avant la validation de son démarrage en télétravail.

Cette attestation sera requise en cas de télétravail au sein d’une résidence privée du salarié, stable et distincte de son domicile principal.

À la demande du salarié, une prestation d'un diagnostiqueur professionnel sera prise en charge par l'employeur pour le seul domicile principal, avant la mise en place du télétravail, ou en cas de transformation notoire de l'installation électrique durant l'exercice du télétravail. L'employeur informe les salariés de cette faculté qui sera réalisée pendant le temps de travail.

En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié.

Le télétravailleur doit pouvoir exercer son activité, être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance, en respect des dispositions de l'article 7.2 du présent accord.

À cet effet, l'employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d'exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que lorsqu'il travaille sur site.

À ce titre, une ligne téléphonique professionnelle ou un téléphone portable est mis à disposition du télétravailleur par l'employeur.

Celui-ci assure la maintenance et l'adaptation de l'équipement aux évolutions technologiques. L'utilisation de ce matériel ne peut se faire pour un usage privé.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l'organisme, ainsi que son manager.

Par ailleurs, en tant que de besoin, afin d'assurer l'ergonomie du poste du télétravailleur à domicile, l'organisme met à sa disposition un mobilier adapté ainsi que les équipements nécessaires à l'exercice de ses fonctions dans des conditions équivalentes à celles dont il bénéficie lorsqu'il travaille sur site.

Les organismes examinent individuellement la situation de chaque salarié en situation de handicap afin de mettre en place les mesures spécifiques, que celles-ci soient organisationnelles ou matérielles en lien avec les préconisations du médecin du travail et grâce à l'appui éventuel d'un ergonome tel que le service de médecine du travail peut le solliciter.

Le salarié s'engage à prendre soin de ces équipements.

Le salarié s'engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu'il est mis fin au télétravail.

A noter que l’employeur met à disposition le matériel nécessaire dans les conditions évoquées ci-dessus uniquement pour le domicile principal (pas de matériel supplémentaire en cas de télétravail au sein d’une résidence privée, distincte du domicile principal).

4-2 - Optimisation des espaces de travail dans l’organisme

En raison du développement important du télétravail dans l’organisme, des enjeux de sobriété énergétique et de l’occupation moindre de l’espace de travail dans l’organisme, le positionnement des salariés télétravailleurs pourra être mobile et partagé avec l’ensemble des collaborateurs de son site de travail habituel, dans une configuration leur permettant de concilier la qualité des conditions de travail et l’optimisation des surfaces dédiées aux services et activités.

Chaque responsable de service déterminera, dans sa note sur les principes de fonctionnement en mode hybride, la configuration des lieux en lien avec son équipe et la Direction des Ressources.

Les postes aménagés ne sont pas concernés par cette disposition.

Article 5 – Frais professionnels

Sur présentation de factures, l'employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail à domicile dans les conditions suivantes :

- le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques à la demande du salarié selon les conditions précisées au point 4.1

- le surcoût éventuel de l'assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel.

Quelle que soit la formule de télétravail et en cas de télétravail dérogatoire, une indemnité forfaitaire journalière est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l'exercice du travail à distance (notamment abonnement internet, consommation d'électricité, d'eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire journalière est versée, mensuellement, pour chaque jour effectivement télétravaillé depuis le domicile, depuis une autre résidence privée, distincte du domicile principal du salarié ou un tiers- lieu tels que mentionnés à l'article 1.1, à hauteur aujourd’hui de 2,95 €.

Elle est également versée, sans proratisation, au salarié en télétravail sur la demi-journée.

Cette indemnité forfaitaire journalière n’est pas versée en cas de télétravail dans d’autres locaux de notre organisme ou dans les locaux d’un autre organisme du Régime Général de Sécurité Sociale.

L'indemnité forfaitaire n'est versée que pour les jours de télétravail effectif, elle n'est pas due lorsque le salarié n'a pas été en situation de télétravail (en raison d'absences diverses, travail sur site, formation, mission, réunion...), y compris lorsqu'une journée de télétravail était initialement prévue.

Le montant de l'indemnité est revalorisé au 1^er janvier de chaque année en fonction du taux d'évolution annuelle constaté de l'indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s'y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. L'Ucanss notifie aux organismes, ainsi qu'aux organisations syndicales, dès la publication de l'indice Insee de référence de décembre, les nouveaux montants revalorisés de ces indemnités forfaitaires.

En cas de télétravail depuis un tiers- lieu tel que mentionné à l'article 1.1, les frais de location inhérents à l’utilisation de ce tiers lieu pour télétravailler seront uniquement à la charge du salarié.

Article 6 – Protection des données

L'organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d'information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données, leur confidentialité et le bon usage des ressources informatiques mises à disposition.

Il fera preuve d'une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l'application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile ou depuis un tiers-lieu.

Des actions régulières de sensibilisation et d'information visant à développer la culture de prévention des salariés quant à la protection des données et du matériel informatique en posture distancielle seront réalisées pendant la période de l’accord.

Article 7 – Droits et garanties individuels et collectifs

Article 7.1 Application des dispositions légales et conventionnelles

Le télétravailleur, bénéficiaire d’un avenant ou dans un cadre dérogatoire, bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'organisme, notamment en matière d'accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l'organisme.

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d'évolution professionnelle que ses autres collègues.

À ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l'employeur. Lors de l'entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d'organisation du travail.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables en situation de télétravail. Dans la situation d'une journée scindée en une demi-journée télétravaillée et une demi- journée non télétravaillée, si le salarié est amené à effectuer un déplacement professionnel pendant la demi-journée non télétravaillée alors il bénéficie des dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement.

Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant lorsque son organisme employeur en distribue habituellement. Ainsi, lorsque des titres restaurant sont mis en place dans l'organisme, le télétravailleur bénéficie d'un titre restaurant pour chaque jour télétravaillé.

L'employeur informe le télétravailleur de la politique de l'organisme en matière de santé et de sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu'il est en situation de télétravail.

Article 7.2 - Durée du travail et respect de la vie personnelle

S'agissant des télétravailleurs soumis aux horaires collectifs, l'organisation du télétravail s'exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté, et donc dans le respect de notre règlement intérieur.

L'employeur est tenu de respecter les plages horaires définies et ne peut donc contacter le salarié en dehors de celles-ci.

Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu'à la demande de son employeur.

Enfin, le télétravail ne doit pas conduire à ce que l'employeur s'immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l'organisation de celle-ci.

Article 7.3 Pilotage de la charge de travail et des sollicitations

Comme pour les salariés non télétravailleurs, l’activité du télétravailleur fait l’objet d’un suivi régulier par le responsable du service, qui s’assure à la fois du maintien de la performance et du bien-être du collaborateur.

L'employeur s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l'organisme, notamment s’agissant de la performance. Lors de l'entretien annuel d'évaluation, le manager conduit un échange spécifique sur la charge de travail et les modalités d'exercice du télétravail.

Article 7.4 Application du droit à la déconnexion

Le télétravail, en ce qu'il s'appuie sur l'usage des outils numériques et peut s'exercer au domicile du salarié, comporte un enjeu renforcé pour l'exercice effectif du droit à la déconnexion.

Il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d'un droit à la déconnexion qui s'exerce dans les conditions posées par le code du travail.

Il s'entend comme le droit pour chaque salarié à ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail, et à bénéficier d'un temps de repos non interrompu.

Le droit à la déconnexion relève de la responsabilité de l'employeur, qui met en place les conditions de la déconnexion.

Il appartient également à chaque salarié de porter une attention avisée au respect de son propre droit à la déconnexion, ainsi qu'à l'exercice du droit à la déconnexion des autres.

Des actions de sensibilisation et de formation auprès des salariés visant à prévenir le risque d'hyper-connexion en posture de télétravail pourront être menées sur la durée de l’accord. Cela permettra de préciser si nécessaire les modalités pratiques de déconnexion des outils numériques ou encore les bonnes pratiques d'usage de ces outils.

Article 7.5 La préservation du collectif de travail

Le travail régulier à distance peut avoir pour effet d'accentuer le risque d'isolement des télétravailleurs.

Le manager a un rôle majeur pour développer des nouveaux modes d'association des salariés dans le cadre d'une organisation mixte du travail, en utilisant les technologies numériques de communication et d'information, et en adaptant les modalités de coopération au sein de son équipe, et avec les autres services. Cette dimension fait l'objet d'un accompagnement renforcé dans le plan local d'accompagnement de la fonction managériale.

Dans le cadre des dispositions de ce protocole et afin de garantir le bon fonctionnement du service en mode hybride et la cohésion de l’équipe, chaque responsable rédige et actualise une note spécifique, en collaboration avec les équipes.

Article 8 – Relations sociales

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont, comme les autres salariés, accès à leurs représentants.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures.

Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes de télétravail.

Article 9 – Consultation des représentants du personnel

La mise en œuvre du télétravail, conformément au présent protocole, fait l'objet d'une consultation préalable de la représentation du personnel.

Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l'organisme lui est présenté. Il comprend des éléments permettant de comparer l'évolution salariale des télétravailleurs avec celle des autres salariés.

De même, les notes rédigées par les responsables avec leur équipe sur les principes de fonctionnement hybride de chaque service seront mises à dispositions des représentants du personnel et feront l’objet d’un échange avec la Direction.

En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail ainsi qu'aux représentants du personnel.

Article 10 – Santé du travail et représentation du personnel

Le télétravail peut constituer un facteur d'amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés et de leur implication

Néanmoins, l'exercice fréquent du travail à distance peut emporter des risques spécifiques liés à l'isolement du salarié, ou encore au travail prolongé en posture assise et sur écran. Ceux-ci sont pris en compte dans le cadre du dialogue social via l'identification d'actions dans le plan de prévention des risques professionnels issus du DUERP.

L'employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s'assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent ainsi avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d'opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l'employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l'état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu'à l'achèvement de la remise aux normes.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité sociale.

À cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l'accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration d'accident de travail dans la journée où l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime).

Article 11 – Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d'organisation du travail. Cette formation peut être renouvelée si le besoin est avéré.

Les managers chargés d'encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance, tant en ce qui concerne l'utilisation des outils de communication et d'échange à distance, que sur les modalités d'animation du collectif de travail et d'association des collaborateurs, ou encore le suivi individuel de l'activité dans une configuration mixte.

Ils sont sensibilisés aux risques professionnels spécifiques liés à la posture de télétravail en lien avec le plan de prévention de l'organisme.

Les salariés de l'unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d'organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Article 12 – Dispositions diverses

L'accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans à compter de la date d'agrément.

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.

Il s'applique sous réserve de l'agrément prévu par le code de la Sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l'employeur.

En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir à l’issue de la première année d’entrée en vigueur puis tous les deux ans.

Article 13 – Communication de l’accord

Cet accord fera l’objet d’une communication auprès de l’ensemble des cadres de l’organisme à l’occasion d’une réunion avec la direction et d’une information à l’ensemble du personnel par l’Intranet.

Article 14 – Validité du protocole d’accord

Le présent accord sera déposé sur le portail de l’UCANSS pour saisine de la Direction de la Sécurité Sociale, l’UCANSS et la CNAM.

Il sera également déposé sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du Travail et transmis au greffe du Conseil des prud’hommes.

Une copie de l’accord sera remise à chaque organisation syndicale représentative au sein de l’organisme.

Fait à Rennes, le 20 juin 2023

Le Directeur,

Les organisations syndicales :

Pour la CFDT Pour la CGT

Pour FO