Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles du CSE" chez CRAM BOURGOGNE ET FRANCHE-COMTE - CARSAT BOURGOGNE ET FRANCHE COMTE (Siège)

Protocole d’accord relatif à la mise en place du vote électronique

pour les élections professionnelles 2023

des membres du Comité Social et Economique (CSE) de la Carsat Bourgogne-Franche-Comté

Définition des parties 2

Préambules 2

Article 1 – Modalités d’organisation des opérations 3

Article 1.1 – Vote exclusivement par internet

Article 1.2 – Choix d’un prestataire extérieur

Article 1.3 – Lieux et durée du scrutin

Article 1.4 – Formation

Article 1.5 – Listes électorales

Article 1.6 – Listes de candidats et professions de foi

Article 1.7 – Plan de communication

Article 1.8 – Assistance aux électeurs

Article 2 – Déroulement des opérations de vote 3

Article 2.1 – Modalités d’accès au serveur de vote

Article 2.2 – Les modalités de vote

Article 2.3 – Assistance aux personnes ne pouvant pas voter seules

Article 2.4 – Consultation de la participation

Article 3 – Garantie de confidentialité et stockage des données 6

Article 4 – Dispositions diverses 6

Article 4.1 - Publicité et entrée en vigueur

Article 4.2 - Durée de l’accord

Article 4.3 – Révision

Article 4.4 – Adhésion

Définition des parties

Entre d’une part,

La Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail (CARSAT) Bourgogne Franche Comté (BFC) dont le siège est situé 46 rue Elsa Triolet à Dijon

Représentée par, en sa qualité de Directeur

Ci-après désigné « l’organisme »

Et d’autre part

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise représentées respectivement par :

• Pour la CFDT

• Pour la CFE-CGC

• Pour la CGT

Ci-après désignées ensemble « Les parties signataires »

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique de la Carsat BFC et en vertu des articles R2314-5 et suivants du code du travail, les parties signataires du présent accord conviennent de recourir au vote électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des article L2314-26, R2314-5 et suivants du code du travail, relatifs aux conditions et aux modalités de vote par vote électronique pour les élections professionnelles, et qui imposent de suivre un cahier des charges respectant les prescriptions légales minimales : ce cahier décharge figurera en annexe du présent accord.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.

Article 1 – Modalités d’organisation des opérations

1.1 – Vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour l’ensemble du personnel de la Carsat Bourgogne Franche Comté.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

1.2 – Choix du prestataire

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maitriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

Le prestataire retenu à la suite de la mise en concurrence prévu par l’accord cadre sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

-  la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

-  l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

-  l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

-  la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail. Le cahier des charges est annexé au présent accord et est consultable sous l’intranet.

1.3 – Lieux et durée du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Les utilisateurs se connectant de plus en plus souvent depuis leur téléphone ou tablette, le site internet sécurisé devra s’adapter à ces modalités de connexion (tactilité, résolution d’écran…).

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral (PAP).

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permette de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.

1.4 – Formation

La CNIL précise que le bureau de vote doit pouvoir agir sur le déroulement du scrutin en cas d’anomalie constatée. A ce titre les membres du bureau de vote, les observateurs et les délégués syndicaux bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique par internet. Cette formation est organisée pendant la phase de test à blanc du système de vote.

Le prestataire fournira toute documentation et outils utiles.

1.5 – Listes électorales

La liste électorale est la liste nominative des électeurs appelés à prendre part au vote.

La Direction des Ressources Humaines établira un fichier transmis de façon sécurisée au prestataire lui permettant d’effectuer le paramétrage des élections, sur le site de vote, qui enregistre les données suivantes :

• nom et prénom de chaque électeur,

• date de naissance,

• date d’ancienneté institutionnelle,

• adresse postale,

• le collège d’appartenance.

Pour la publication des listes, le prestataire veillera à ne faire apparaitre que les mentions permettant de déterminer la qualité d’électeur et contrôler de la régularité des listes électorales, il s’agit :

• nom et prénom de chaque électeur,

• date de naissance,

• date d’ancienneté institutionnelle,

• le collège d’appartenance.

1.6 – Listes de candidats et professions de foi

Conformément à ce qui sera établit dans le protocole d’accord préélectoral les listes de candidats et professions de foi, établies en respectant les caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises par la Direction des Ressources Humaines, en l’état au prestataire choisi.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire devra veiller à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soit uniformes. L’ordre de présentation des listes sera déterminé dans le cadre du protocole d’accord préélectoral (PAP).

1.7 – Plan de communication

Un plan de communication sera établi et mis en œuvre en amont, pendant et après le scrutin pour faciliter l’expression des votes et communiquer les procès-verbaux.

En amont du scrutin :

• Information sur les conditions, le calendrier et les modalités du vote en ligne.

Pendant le scrutin :

• Rappel sur les dates et heures d’ouverture du scrutin, défini dans le PAP et sur les modalités du vote en ligne

Après le scrutin :

• Proclamation des résultats,

• Transmission des procès-verbaux aux autorités compétentes.

1.8 – Assistance aux électeurs

Conformément à l’article R2314-10 du Code du travail, les électeurs pourront prendre contact avec une cellule d’assistance technique qui sera mise en œuvre par le prestataire choisi afin d’obtenir les informations qu’ils jugent nécessaire au bon déroulement de l’expression de leur vote.

L’unité relations sociales, appartenant à la Direction des Ressources Humaines, est également un interlocuteur interne pour répondre à toutes question relative aux élections ;

Article 2 – Déroulement des opérations de votes

2.1 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le scrutin par mail sur son adresse professionnelle, une note explicative des opérations de vote à effectuer accompagnée d’un identifiant de vote aussi appelé « login ».

Dans un second temps, chaque électeur recevra à son domicile un mot de passe, générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqué à l’organisme organisateur du scrutin.

Ainsi de sécuriser le vote et la fiabilité des élections, la transmission de ces éléments d’authentification de l’électeur : identifiant et mot de passe, s’effectuera séparément, par deux envois distincts.

Les agents en absence de longue durée recevront leur identifiant par courrier postal.

A défaut de réception, l’agent pourra demander le réassort de ses identifiants selon une procédure sécurité dont les modalités seront définies dans le PAP.

2.2 – Les modalités de vote

Après authentification, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées.

Les listes sont présentées à l’écran selon les modalités convenues au PAP.

L’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre à tout moment. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

2.3 – Assistance aux personnes ne pouvant pas voter seules

La solution devra présenter une ergonomie claire, simple, intuitive afin de faciliter l’accès au vote par le plus grand nombre, y compris dans le cas d’électeurs malvoyants et non-voyants (conformément aux exigences du référentiel général d’accessibilité pour les administrations (RGAA v.4.1)

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un tiers aidant, de leur choix.

2.4 – Consultation de la participation

Le processus mis en œuvre par le prestataire devra garantir la consultation du taux de participation aux membres du bureau de vote mais également aux membres d’une commission de surveillance qui pourrait être prévue par le protocole d’accord préélectoral (PAP).

Les listes d’émargement ne seront accessibles qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin et de mesure du taux de participation.

Article 3 – Garantie de confidentialité et stockage des données

Conformément à l’article R2314-7 du code du travail le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire devra garantir le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

A l’expiration du délai de recours ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 4 – Dispositions diverses

4.1 - Publicité et entrée en vigueur

Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale (DSS) et une copie sera adressée à la Mission Nationale de Contrôle compétente, conformément au décret n°2108-362 du 18 mai 2018.

Une fois agrée, le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6, D.2231-2 et D2231-7 du Code du travail, à savoir :

• un exemplaire du présent accord sera déposé sur la plateforme du Ministère du Travail «TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr,

• un exemplaire déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Dijon,

• un exemplaire, dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires, sera déposé sur la base de données nationale des accords collectifs : www.legifrancegouv.fr/initRechAccordEntreprise.do

Comme le prévoit l’article L. 2231-5 du code du travail, ce présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la Carsat BFC.

La signature de ce présent accord sera portée à la connaissance de l’ensemble des salariés par publication et mise à disposition sous l’intranet.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat sous réserve de la réalisation des formalités légales de dépôt énoncées ci-dessus.

4.2 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspond à celle nécessaire pour l’organisation des élections des membres du comité social et économique (CSE), soit jusqu’à l’expiration du délai de contestation des résultats des représentants du personnel au comité social et économique.

Au terme de cet accord, il cessera de produire ses effets.

4.3 – Révision

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales prévues aux articles L.2261-7 et suivants du code du travail.

4.4 - Adhésion

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale reconnue représentative, non signataire de l’accord, pourra y adhérer ultérieurement. L’adhésion ultérieure sera notifiée aux signataires et fera l’objet des formalités de dépôt. 

Fait à Dijon, le 4 mai 2023

Le Directeur,

LES REPRÉSENTANTS DES ORGANISATIONS SYNDICALES :

Pour la CFDT Pour la CFE-CGC Pour la CGT

Le délégué syndical, Le délégué syndical, Le délégué syndical