Accord d'entreprise "ACCORD EXPERIMENTAL TELETRAVAIL" chez AGC ALLIANCE COMTOISE (Siège)

ACCORD EXPERIMENTAL D’ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre les soussignés :

CERFRANCE Alliance Comtoise

Dont le siège social est situé 17 Rue Charles de Gaulles – POLIGNY (39800)

Représenté par Monsieur Alain DAUDÉ, agissant en qualité de Directeur Général

D’une part,

Et

L’organisation syndicale représentative :

Le syndicat CFDT,

Représenté par Monsieur Stéphane GALLET, agissant en qualité de Délégué syndical

D’autre part,

PREAMBULE

Du fait de l’épidémie de COVID-19, l’année 2020 a été une année inédite et exceptionnelle, où nous avons dû nous adapter, expérimenter une nouvelle organisation, une nouvelle façon de travailler, utiliser de nouveaux outils, découvrir de nouvelles relations entre collègues, et avec nos clients.

En dépit de conditions parfois dégradées, les retours d’expérience montrent que cette organisation du travail connaît un regain d’intérêt.

Elle a aussi permis de constater que le travail a été correctement effectué, et que le collectif de travail pouvait être maintenu.

Sous réserve d’un accompagnement et de conditions de mises en place beaucoup plus contrôlées, le télétravail est donc une organisation qui a vocation à se déployer dans l’entreprise.

C’est dans ce contexte que l’entreprise a souhaité entamer une réflexion sur une nouvelle organisation du travail plus opérationnelle, en incluant le télétravail pour répondre aux attentes des collaborateurs de l’AGC CERFRANCE Alliance Comtoise et permettre aux collaborateurs autonomes de pouvoir travailler à distance et limiter les trajets

Les parties conviennent que le présent accord répond à une volonté d’améliorer la qualité de vie et les conditions de travail en favorisant un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle des collaborateurs de l’AGC CERFRANCE Alliance Comtoise.

Les parties signataires soulignent que la responsabilité, l'autonomie et la confiance mutuelle entre le collaborateur et sa hiérarchie constituent des facteurs essentiels à la réussite de ce mode d'organisation du travail.

Avant de généraliser le télétravail dans l’entreprise, les parties signataires conviennent qu’une période d’expérimentation est nécessaire. Cet accord est donc conclu pour une durée déterminée de 12 mois.

Si, à l’issue de cette période, l’expérience est jugée concluante, les parties se retrouveront pour pérenniser le dispositif télétravail, en y apportant le cas échéant les correctifs jugés utiles.

TITRE 1 – PHASE DE MISE EN PLACE ET DEROULEMENT DE L’EXPERIMENTATION

Article 1.1 - Phase de mise en place

Une information sur l’accord sera effectuée auprès des collaborateurs en décembre 2020

Une fois les salariés en télétravail connus, les managers concernés devront, préalablement à la mise en place effective du télétravail, réunir leur équipe, afin de leur expliquer les objectifs, les principes et les modalités de déploiement au sein de l’équipe ou du service. A l’occasion de ces réunions, devront être notamment rappelés les points suivants :

• Le nombre et les personnes en situation de télétravail au sein de l’équipe ou du service,

• La planification des jours de télétravail des salariés concernés,

• L’organisation au sein de l’équipe dans le cadre du télétravail (modalité de joignabilité des télétravailleurs, organisation des réunions d’équipe, présence au bureau…)

Article 1.2 - Déroulement de l’expérimentation

• Un questionnaire envoyé par la DRH aux télétravailleurs en juin

• Un bilan intermédiaire sera réalisé au vue des retours du questionnaire et communiqué au CSE au mois de juillet 2021

• Tout au long de l’expérimentation un point sera fait en CSE : 1 mois après le lancement puis tous les trimestres

• Un bilan final sera effectué courant octobre 2021 à partir d’un questionnaire à l’ensemble des collaborateurs. Ce bilan sera transmis au CSE

Article 1.3 - Déroulement de l’expérimentation

A l’issue de cette expérimentation la Direction et les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’entreprise conviennent de se réunir en vue de conclure un accord relatif au télétravail. Les négociations pourront porter sur des thèmes qui n’ont pas été retenus pour l’expérimentation.

Ces négociations se dérouleront avant fin 2021.

TITRE 2 – DEFINITION ET CHAMP D’APPLICATION

Article 2.1 – Définition

Le télétravail, conformément à l'article L 1222-9 du Code du Travail, désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur le salarié qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini ci-dessus.

Le présent accord distingue, dans ses modalités de mise en œuvre :

- Le télétravail régulier

- Le télétravail contraint pour circonstances exceptionnelles

Article 2.2 – Champ d’application

Le présent accord est applicable à tous les salariés de l’entreprise, titulaires d'un contrat de travail.

Sont exclus du dispositif de télétravail régulier les stagiaires, les alternants (Apprentissage ou Contrat de professionnalisation) en raison de leur finalité d’apprentissage non seulement d’un métier mais aussi du monde de l’entreprise.

TITRE 3 – LE TELETRAVAIL REGULIER

Le télétravail régulier tel qu’envisagé dans le présent accord est à même de répondre aux attentes des salariés tout en préservant les intérêts collectifs de l’entreprise, à commencer par une bonne organisation des services.

Article 3 - Critères d'éligibilité

Le télétravail est ouvert à tous les salariés, entrant dans le champ d'application du présent accord, qui répondent aux critères objectifs retenus par les signataires pour définir l’éligibilité des salariés au télétravail.

Ainsi, sont éligibles les postes qui :

• Peuvent s’exercer à distance à l’aide d’outils de communication à distance

• N’exigent pas une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise (sont notamment exclues les fonctions d’assistant(e) Accueil)

• Ne nécessitent pas de faire appel à des ressources ou activités disponibles uniquement dans les locaux de l’entreprise

• Ne nécessitent l’accès à des données confidentielles auxquelles l’accès à distance est interdit

Par ailleurs, pour être éligibles, les salariés doivent remplir les conditions suivantes :

• Etre titulaire d’un CDI et avoir validé sa période d’essai, ou en CDD depuis plus de 9 mois

• Avoir une ancienneté minimale de 9 mois dans le poste, possibilité d’être revu en fonction de l’appréciation managériale

• Avoir une maîtrise suffisante des outils numériques (utilisation et maintenance de base)

• Avoir une maîtrise suffisante de ses fonctions pour travailler de façon autonome, dans une relation de confiance réciproque avec son responsable hiérarchique

• Attester pouvoir travailler dans un espace dédié, calme et garantissant la confidentialité

• Attester avoir une connexion suffisante pour travailler à distance et notamment pouvoir participer à des visio-conférences dans de bonnes conditions

• Avoir une installation électrique aux normes. Le salarié fournit une attestation sur l’honneur.

En cas de changement de domicile, une nouvelle attestation doit être fournie. Dans le cas où le nouveau logement s'avèrerait non conforme, il pourra être mis fin au télétravail dans les conditions prévues à l'article « Réversibilité du télétravail ».

Article 4 – Dispositif applicable

Article 4-1 - Fréquence et nombre de jours de télétravail

Le télétravail est limité à 5 jours par mois, 2 jours maximum par semaine. Il est décompté par journée entière.

Le choix des jours de télétravail est décidé d'un commun accord avec le responsable hiérarchique.

En cas de non utilisation du nombre de jours autorisés, il n’y a pas de report ou cumul possible du reliquat d’un mois sur l’autre.

Le dispositif de télétravail est ouvert aux salariés quel que soit son temps de travail, dès lors qu’ils peuvent à minima être présents dans l’entreprise 3 jours par semaine. (En dehors des autres absences, CP, Modulation, RTT…)

Article 5 – Modalités de mise en œuvre

Article 5-1 – Traitement des demandes

Le télétravail régulier est basé sur le principe du double volontariat : celui du responsable hiérarchique et du salarié.

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit adresser par mail ou par courrier une demande écrite et motivée à son responsable hiérarchique.

Ce dernier devra y répondre dans un délai d’un mois, après avoir vérifié le respect des critères d’éligibilité, et échangé avec le salarié.

Cet échange doit permettre de s’assurer que, au-delà des critères d’éligibilité, le salarié est suffisamment autonome dans son travail, et est apte à supporter les contraintes du télétravail, notamment l’isolement.

Un éventuel refus, alors que le salarié est éligible au télétravail, est motivé. Le salarié pourra réaliser une nouvelle demande dans un délai minimal de 3 mois.

En cas d’acceptation, le passage au télétravail est formalisé par la signature d'un avenant au contrat de travail du salarié précisant les modalités de mise en œuvre du télétravail, et rappelant les conditions de réversibilité.

Le salarié s’engage à prendre connaissance du guide du télétravailleur, qui lui sera remis à la signature de l’avenant, et à suivre la formation télétravail.

Article 5-2 - Pose des jours

Jours fixes : le planning des jours de télétravail est établi tous les 6 mois. Les modifications de jours à l‘initiative du salarié doivent respecter un délai de prévenance de 6 jours et être validées par le responsable hiérarchique.

L’outil Kelio sera utilisé, le fonctionnement sera le même qu’une demande d’absences.

Les modifications demandées par le responsable hiérarchique, en vue de favoriser le maintien du collectif de travail et pour des besoins organisationnels, doivent respecter le même délai de prévenance

Article 6 - Période d'adaptation et réversibilité du télétravail

Article 6-1 - Période d'adaptation

La mise en œuvre du télétravail donne lieu à une période d’adaptation de 3 mois, hors périodes de congés ou de suspension du contrat de travail.

Pendant cette période, chacune des parties peut librement mettre fin au télétravail, à tout moment, par écrit, moyennant un délai de prévenance de 15 jours, qui peut être réduit d’un commun accord.

A l’issue de cette période, le salarié et le responsable hiérarchique dressent un bilan des points forts et des axes d’amélioration. Ils abordent notamment la charge de travail et l’organisation.

Article 6-2 - Réversibilité du télétravail

Au-delà de la période d'adaptation visée à l'article ci-dessus, il pourra être mis fin au télétravail à l’initiative du salarié ou du responsable hiérarchique.

Si la demande émane du responsable hiérarchique, elle doit être écrite et motivée.

Dans tous les cas, un délai de prévenance d’un mois doit être respecté, qui peut être réduit d’un commun accord.

Le délai peut être réduit ou supprimé par l’entreprise dans les cas suivants :

- Modification importante des conditions de travail devenant incompatibles avec le télétravail,

- Changement de poste devenant incompatible avec le télétravail,

- Non-respect par le salarié des règles relatives au télétravail.

Article 6-3 - Réversibilité temporaire 

Le salarié peut être confronté à des obligations impérieuses qui sont de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions depuis son domicile et légitimer une suspension temporaire de la situation de télétravail, sans possibilité de report des jours télétravaillés non pris.

De même, des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels et organisationnels (absentéisme important, …) peuvent conduire à requérir la présence du salarié sur site.

Dans ce cas, le salarié en télétravail ou le manager peut solliciter la suspension temporaire de la situation de télétravail.

Pour ce faire, la partie qui sollicite cette suspension en informe par écrit la DRH avec copie de l’autre partie au moins 5 jours ouvrés avant la date de mise en œuvre de la suspension.

Article 7 - Equipements de travail et prise en charge des frais

Article 7-1 – Mise à disposition et entretien

L’entreprise met à disposition du personnel concerné les équipements nécessaires leur permettant de réaliser leurs fonctions dans le cadre du télétravail, à savoir :

• un ordinateur portable permettant une connexion sécurisée aux infrastructures réseau de l’entreprise,

• un écran secondaire portatif,

• un casque audio.

Le salarié s’engage à prendre soin du matériel qui lui est confié, d’en assurer la bonne conservation ainsi que des données qui y sont stockées.

Le salarié ne pourra en aucun cas utiliser un autre poste informatique et s’engage à utiliser l’ordinateur mis à sa disposition uniquement pour un usage professionnel.

En cas de défaillance technique du matériel mis à disposition, ou des liaisons informatiques, le salarié doit prendre contact dans les plus brefs délais avec son responsable hiérarchique et revenir travailler dans les locaux de l’entreprise jusqu’à remise en état.

Article 7-2 - Prise en charge des frais

Compte tenu du fait que le télétravail est à la demande du collaborateur, il est entendu que l’entreprise ne prendra pas en charge des dépenses liées aux charges personnelles des salariés de type électricité, eau, chauffage…

TITRE 4 – LE TELETRAVAIL EN CAS DE CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES

Article 8 – Mise en œuvre du télétravail exceptionnel

En cas de circonstances exceptionnelles, telles que décrites à l’article L.1222-11 du Code du Travail, l’entreprise peut demander à tous les salariés de télétravailler, pour autant que la nature de leurs fonctions le permette.

Dans ce cas, le principe du double volontariat ne trouve pas à s’appliquer.

Les modalités précises de recours, de mise en œuvre et d’accompagnement matériel du télétravail exceptionnel seront précisées, au cas par cas, par la Direction de l’entreprise, qui en informera le CSE et impliquera la Commission Santé Sécurité au Travail.

TITRE 5 – ACCOMPAGNEMENT DES SALARIES EN TELETRAVAIL

L’accompagnement des salariés et des managers est essentiel à la réussite du télétravail.

Article 9 – Sensibilisation et formation

Des formations à destination des salariés et des managers sont accessibles à la demande. Certaines seront rendues obligatoires avant l’accès au dispositif de télétravail. Un accent particulier est mis sur la formation des managers au management à distance. Des guides sont également à disposition.

Article 10 – Prévention des risques liés au télétravail

Un guide spécifique remis aux salariés contient des conseils sur la façon de travailler à distance, et pointe les risques induits par cette organisation du travail et les meilleurs moyens de s’en prémunir.

Les responsables hiérarchiques sont invités à échanger régulièrement sur les conditions de travail de leurs équipes, et à identifier d’éventuelles souffrances au travail.

Les formations qui leur sont dispensées doivent les aider à identifier les risques et les signaux faibles.

Les coordonnées utiles sont mises à disposition des salariés dans le Guide télétravail (médecine du travail, membres de la CCSCT, …)

TITRE 6 – DISPOSITIONS COMMUNES

Article 11 - Lieu du télétravail

Le télétravail est généralement effectué au domicile du salarié.

Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du salarié, c'est-à-dire celui dont l'adresse figure sur le bulletin de salaire.

En cas de déménagement, le salarié s'engage à prévenir l’entreprise et à lui communiquer sa nouvelle adresse.

Le salarié s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à l’entreprise et à remettre à cette dernière une attestation « multirisque » habitation couvrant son domicile.

Article 12 - Plages horaires de disponibilité

Pendant la période de télétravail, le salarié organise librement son temps de travail sous réserve de respecter :

• Les limites imposées par la législation en vigueur concernant la durée du travail fixée au contrat de travail ; et le respect du prévisionnel Kelio établi

• Pour les forfaits jours : les limites imposées par la législation en vigueur concernant le temps de repos minimal quotidien (11h) et hebdomadaire (35h).

Il doit cependant être joignable pendant les horaires collectifs, fixes ou, le cas échéant, variables, appliqués dans l’entreprise, référence à l’Accord Organisation du Temps de travail du 30 Juin 2016, ainsi que son avenant du 17 Décembre 2018.

Pour les salariés en forfait-jours, cette plage doit permettre de respecter les repos quotidien et hebdomadaire.

Article 13 - Temps de travail et charge de travail

Le salarié indiquera ses horaires de début et de fin de travail quotidiens en utilisant le logiciel de gestion des temps Kelio installé sur son ordinateur.

Par ailleurs, le télétravail ne doit pas avoir pour effet d'augmenter la charge de travail habituelle du salarié ou de compromettre la bonne exécution du travail.

A cet effet, lors de l’entretien individuel annuel, les conditions d’exercice du télétravail et de la charge de travail doivent être évoquées, afin que des solutions concertées puissent être trouvées.

Au-delà de cet entretien d’autres moments d’échanges réguliers doivent être organisés par le responsable hiérarchique pour suivre l’évolution de la charge de travail.

Article 14 – Travailleurs en situation de handicap

Le télétravail est ouvert aux travailleurs handicapés au même titre que tous les salariés de l’entreprise.

La médecine du travail et un ergonome seront sollicités le cas échéant pour apporter leurs conseils et préconisations sur le matériel requis pour les salariés en situation de handicap.

TITRE 7 – OBLIGATION DES PARTIES

Article 15 – Obligation de confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmette aucune information sur les données confidentielles à des tiers et verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

Il devra assurer l’intégrité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il a produit dans le cadre du télétravail, sur tout support (papier et/ou électronique. (Cf. Charte Informatique)

Article 16 – Couverture Accident / Maladie

Le salarié en télétravail bénéficiera de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise lorsqu’il effectue son activité professionnelle à son domicile.

En cas de maladie ou d’accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer immédiatement son manager et/ou le Service des Ressources Humaines, et justifier son absence par un certificat médical dans le délai applicable aux salariés présents dans l’entreprise, soit un délai de 48 heures.

Article 17 – Droit à la déconnexion

Cf. Accord Droit à la Déconnexion du 21.12.2017

TITRE 8 – DISPOSITIONS FINALES

Article 18 - Entrée en vigueur et durée d'application

Le présent accord, conclu pour une durée déterminée d’un an, et s'applique à compter du 01 Janvier 2021.

Article 19 - Suivi de l'application du présent accord et rendez-vous

Les parties conviennent de se rencontrer à l’issue d’un délai de 6 et 12 mois pour réaliser un bilan de l’application de l’accord.

Elles pourront convenir d’éventuels ajustements, relatifs aux modalités de mise en œuvre du dispositif de télétravail.

Article 20 – Révision et dénonciation

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales applicables.

Article 21 - Notification et dépôt

Conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, le présent avenant a été notifié à l’ensemble des signataires en date du 02/12/2020

Il sera déposé en deux exemplaires auprès de la DIRECCTE de Franche-Comté (dont un exemplaire sur support électronique) dans les conditions prévues par les articles D.2231-2 et suivants du Code du Travail.

Un exemplaire sera également déposé auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Dole.

Fait à POLIGNY, le 02 Décembre 2020, en 6 exemplaires originaux,

Pour la direction de CERFRANCE Alliance Comtoise,

Monsieur Alain DAUDÉ,

Directeur Général

Pour l’organisation syndicale représentative,

Monsieur Stéphane GALLET,

Délégué syndical CFDT