Accord d'entreprise "ACCORD TELETRAVAIL" chez AGC ALLIANCE COMTOISE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre les soussignés :

D’une part,

Et

L’organisation syndicale représentative :

D’autre part,

PREAMBULE

Dans le cadre de son engagement dans l’amélioration de la qualité de vie au travail, et afin de tenir compte des évolutions de la société et des demandes des salariés, l’entreprise souhaite mettre en place un accord collectif sur le télétravail.

La mise en place de cette forme d’organisation du travail a notamment pour objectifs de contribuer à une plus grande flexibilité du travail, d’améliorer l’articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle, tout en maintenant un fonctionnement optimal de l’entreprise.

Elle est également de nature à permettre de répondre aux attentes des adhérents.

A l’issue de la période expérimentale qui s’est déroulée du 7 décembre 2020 au 30 Septembre 2022, période certes entrecoupée de généralisation du travail à domicile pour une grande partie des effectifs lié à l’épidémie de Covid. L’expérience est jugée concluante, c’est pourquoi les parties se retrouvent pour pérenniser le dispositif télétravail.

Les parties signataires soulignent que la responsabilité, l'autonomie et la confiance mutuelle entre le collaborateur et sa hiérarchie constituent des facteurs essentiels à la réussite de ce mode d'organisation du travail.

Elles réaffirment enfin l'importance du maintien du lien avec la communauté de travail et entendent, à cette fin, imposer un nombre minimal de jours de présence dans l’entreprise.

TITRE 1 – DEFINITION ET CHAMP D’APPLICATION

Article 1 – Définition

Le télétravail, conformément à l'article L 1222-9 du Code du Travail, désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur le salarié qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini ci-dessus.

Le présent accord distingue, dans ses modalités de mise en œuvre :

• Le télétravail régulier

• Le télétravail occasionnel

• Le télétravail contraint pour circonstances exceptionnelles

Article 2 – Champ d’application

Le présent accord est applicable à tous les salariés de l’entreprise, titulaires d'un contrat de travail.

Sont exclus du dispositif de télétravail régulier les stagiaires, les alternants (Apprentissage ou Contrat de professionnalisation) en raison de leur finalité d’apprentissage non seulement d’un métier mais aussi du monde de l’entreprise.

Sont également exclus les cadres hors référence horaire, au sens de l’article L.3111-2 du code du travail.

TITRE 2 – LE TELETRAVAIL REGULIER

Le télétravail régulier tel qu’envisagé dans le présent accord est à même de répondre aux attentes des salariés tout en préservant les intérêts collectifs de l’entreprise, à commencer par une bonne organisation des services.

Article 3 - Critères d'éligibilité

Le télétravail est ouvert à tous les salariés, entrant dans le champ d'application du présent accord, qui répondent aux critères objectifs retenus par les signataires pour définir l’éligibilité des salariés au télétravail.

Ainsi, sont éligibles les postes qui :

• Peuvent s’exercer à distance à l’aide d’outils de communication à distance

• N’exigent pas une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise (sont notamment exclues les fonctions d’assistant(e) Accueil)

• Ne nécessitent pas de faire appel à des ressources ou activités disponibles uniquement dans les locaux de l’entreprise

• Ne nécessitent l’accès à des données confidentielles auxquelles l’accès à distance est interdit

Par ailleurs, pour être éligibles, les salariés doivent remplir les conditions suivantes :

• Etre titulaire d’un CDI ou d’un CDD depuis plus de 6 mois

• Avoir une ancienneté minimale de 6 mois dans le poste, possibilité d’être revu en fonction de l’appréciation managériale

• Avoir une maîtrise suffisante des outils numériques (utilisation et maintenance de base)

• Avoir une maîtrise suffisante de ses fonctions pour travailler de façon autonome, dans une relation de confiance réciproque avec son responsable hiérarchique

• Attester pouvoir travailler dans un espace dédié, calme et garantissant la confidentialité

• Attester avoir une connexion suffisante pour travailler à distance et notamment pouvoir participer à des visio-conférences dans de bonnes conditions

• Avoir une installation électrique aux normes. Le salarié fournit une attestation sur l’honneur.

En cas de changement de domicile, une nouvelle attestation doit être fournie. Dans le cas où le nouveau logement s'avèrerait non conforme, il pourra être mis fin au télétravail dans les conditions prévues à l'article « Réversibilité du télétravail ».

Article 4 – Dispositif applicable

Article 4-1 - Fréquence et nombre de jours de présence sur site

Afin de préserver le collectif de travail, les salariés doivent être présents dans l’entreprise au moins 3 jours par semaine. Le nombre de jours maximum de télétravail est donc de 9 jours par mois.

Le choix des jours de présence est décidé d’un commun accord avec le responsable hiérarchique

Il peut également être imposé par le responsable hiérarchique, afin de favoriser des moments collectifs, moyennant un délai de prévenance de « 6 jours ».

En cas de non utilisation du nombre de jours autorisés, il n’y a pas de report ou cumul possible du reliquat d’un mois sur l’autre.

Par dérogation, le responsable hiérarchique pourra accorder une présence minimale de 2 jours au sein de l’agence aux salariés à temps partiel. (En dehors des autres absences, CP, Modulation, RTT…)

Article 4-2 – Flexibilité

En accord avec son responsable hiérarchique, le salarié peut choisir de bénéficier de jours de télétravail de manière variable, avec délai de prévenance, d’un mois sur l’autre, et validés par le responsable hiérarchique.

Article 5 – Modalités de mise en œuvre

Article 5-1 – Traitement des demandes

Le télétravail régulier est basé sur le principe du double volontariat : celui du responsable hiérarchique et du salarié.

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit adresser par mail ou par courrier une demande écrite et motivée à son responsable hiérarchique.

Ce dernier devra y répondre dans un délai d’un mois, après avoir vérifié le respect des critères d’éligibilité, et échangé avec le salarié.

Cet échange doit permettre de s’assurer que, au-delà des critères d’éligibilité, le salarié est suffisamment autonome dans son travail, et est apte à supporter les contraintes du télétravail, notamment l’isolement.

Un éventuel refus, alors que le salarié est éligible au télétravail, est motivé. Le salarié pourra réaliser une nouvelle demande dans un délai minimal de 3 mois.

En cas d’acceptation, le passage au télétravail est formalisé par la signature d'un avenant au contrat de travail du salarié précisant les modalités de mise en œuvre du télétravail, et rappelant les conditions de réversibilité.

Le salarié s’engage à prendre connaissance du guide du télétravailleur, qui lui sera remis à la signature de l’avenant, et à suivre la formation télétravail.

A noter que le traitement des demandes concerne toutes les nouvelles demandes. En effet, les collaborateurs bénéficiant du précédent accord expérimental daté du 7 décembre 2020, recevront un nouvel avenant à compter du 1^er octobre 2022.

Article 5-2 - Pose des jours

Pour des raisons d’organisation du travail ou du service, le planning des jours de télétravail est établi au mois le mois.

Pour ce faire, toutes les demandes de jours de télétravail devront s’effectuer via l’outil KELIO le mois M-1 pour le mois M (Exemple : en octobre, je pose mes jours de novembre)

Les modifications ou suppression de jours à l‘initiative du salarié doivent respecter un délai de prévenance de 6 jours et être validées par le responsable hiérarchique.

Les modifications demandées par le responsable hiérarchique, en vue de favoriser le maintien du collectif de travail et pour des besoins organisationnels, doivent respecter le même délai de prévenance

Article 6 - Période d'adaptation et réversibilité du télétravail

Article 6-1 - Période d'adaptation

La mise en œuvre du télétravail donne lieu à une période d’adaptation de 3 mois, hors périodes de congés ou de suspension du contrat de travail.

Pendant cette période, chacune des parties peut librement mettre fin au télétravail, à tout moment, par écrit, moyennant un délai de prévenance de 15 jours, qui peut être réduit d’un commun accord.

A l’issue de cette période, le salarié et le responsable hiérarchique dressent un bilan des points forts et des axes d’amélioration. Ils abordent notamment la charge de travail et l’organisation.

Article 6-2 - Réversibilité du télétravail

Au-delà de la période d'adaptation visée à l'article ci-dessus, il pourra être mis fin au télétravail à l’initiative du salarié ou du responsable hiérarchique.

Si la demande émane du responsable hiérarchique, elle doit être écrite et motivée.

Dans tous les cas, un délai de prévenance d’un mois doit être respecté, qui peut être réduit d’un commun accord.

Le délai peut être réduit ou supprimé par l’entreprise dans les cas suivants :

- Modification importante des conditions de travail devenant incompatibles avec le télétravail,

- Changement de poste devenant incompatible avec le télétravail,

- Non-respect par le salarié des règles relatives au télétravail.

Article 6-3 - Réversibilité temporaire 

Le salarié peut être confronté à des obligations impérieuses qui sont de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions depuis son domicile et légitimer une suspension temporaire de la situation de télétravail, sans possibilité de report des jours télétravaillés non pris.

De même, des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels et organisationnels (absentéisme important, …) peuvent conduire à requérir la présence du salarié sur site.

Dans ce cas, le salarié en télétravail ou le manager peut solliciter la suspension temporaire de la situation de télétravail.

Pour ce faire, la partie qui sollicite cette suspension en informe par écrit la DRH avec copie de l’autre partie au moins 5 jours ouvrés avant la date de mise en œuvre de la suspension.

Article 7 - Equipements de travail et prise en charge des frais

Article 7-1 – Mise à disposition et entretien

L’entreprise met à disposition du personnel concerné les équipements nécessaires leur permettant de réaliser leurs fonctions dans le cadre du télétravail, à savoir :

• Un ordinateur portable permettant une connexion sécurisée aux infrastructures réseau de l’entreprise,

• Un écran secondaire,

• Une souris et un clavier,

• Un casque audio,

• Un hub si demandé par le collaborateur

Le salarié s’engage à prendre soin du matériel qui lui est confié, d’en assurer la bonne conservation ainsi que des données qui y sont stockées.

Le salarié ne pourra en aucun cas utiliser un autre poste informatique et s’engage à utiliser l’ordinateur mis à sa disposition uniquement pour un usage professionnel.

En cas de défaillance technique du matériel mis à disposition, ou des liaisons informatiques, le salarié doit prendre contact dans les plus brefs délais avec son responsable hiérarchique et revenir travailler dans les locaux de l’entreprise jusqu’à remise en état.

Article 7-2 - Prise en charge des frais

Compte tenu du fait que le télétravail est à la demande du collaborateur, il est entendu que l’entreprise ne prendra pas en charge des dépenses liées aux charges personnelles des salariés de type électricité, eau, chauffage…

Ce point pourra être renégocié lors des négociations annuelles obligatoires. En cas de changement de la politique de l’entreprise en rapport au volontariat du télétravail ou à la gestion des espaces partagés, ce point sera automatiquement renégocié, en vue des dispositions légales.

TITRE 3 – LE TELETRAVAIL OCCASIONNEL

Article 8 – Télétravail avant ou après RDV Client

Compte-tenu de l’autonomie actuelle de nos collaborateurs, ce cas de figure est réputé acquis dans notre organisation du travail.

Etant entendu que le collaborateur doit être joignable sur son temps de travail, le calendrier OUTLOOK doit être à jour.

Article 9 - Télétravail pour des situations particulières et exceptionnelles

Il est basé sur le double volontariat du salarié et de son responsable hiérarchique.

Ce télétravail a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence et n’a pas vocation à durer.

Le télétravail occasionnel pourra être mis en place par journée à la demande du salarié. Il sera mis en place dans des cas tels, que des grèves des transports publics, d’intempérie occasionnant des difficultés de déplacements très importantes et inhabituelles (neige, inondation…), d’événements exceptionnels justifiés…

Il ne fera pas l’objet d’un avenant à son contrat de travail.

Le salarié souhaitant bénéficier d’une autorisation exceptionnelle de travail à domicile devra obligatoirement en faire la demande via KELIO, son responsable hiérarchique qui sera libre de l’accepter ou non.

Article 9.1- Eligibilité

Il est ouvert à tous les salariés en CDI ayant validé leur période d’essai, ainsi qu’aux salariés en CDD ou en alternance, sous réserve d’une ancienneté minimale dans l’entreprise de 6 mois.

Article 9.2 – Limites

Le télétravail occasionnel ne peut excéder 7 jours par an.

Il ne peut pas conduire à être présent moins de 3 jours par semaine dans l’entreprise, sauf accord du responsable hiérarchique.

Article 10 – Télétravail en cas de prescription médicale

Le télétravail peut également être prescrit par la médecine du travail ou médecin traitant. Dans ce cas précis, il observera les prescriptions médicales et n’aura pas de limite du nombre de journées télé travaillées par semaine.

Les aménagements proposés par la médecine du travail ont pour l’objet le maintien dans l’emploi des salariés dont l’état de santé nécessite des adaptations particulières de leur poste. Ainsi le télétravail apparaît comme une solution adéquate afin de permettre à ces salariés de poursuivre leur activité dans des conditions adaptées.

Article 11 – Télétravail et maternité

À sa demande, et sous réserve que ses missions puissent être exécutées hors des locaux de l’employeur, conformément à l’article L. 1222-9, la salariée bénéficie du télétravail à temps partiel ou à temps complet dans les douze semaines précédant son congé de maternité.

Article 12 - Matériel

Le télétravail occasionnel ne peut en aucun cas être exercé avec du matériel extérieur à l’entreprise.

TITRE 4 – LE TELETRAVAIL EN CAS DE CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES

Article 13 – Mise en œuvre du télétravail exceptionnel

En cas de circonstances exceptionnelles, telles que décrites à l’article L.1222-11 du Code du Travail, l’entreprise peut demander à tous les salariés de télétravailler, pour autant que la nature de leurs fonctions le permette.

Dans ce cas, le principe du double volontariat ne trouve pas à s’appliquer.

Les modalités précises de recours, de mise en œuvre et d’accompagnement matériel du télétravail exceptionnel seront précisées, au cas par cas, par la Direction de l’entreprise, qui en informera le CSE et impliquera la Commission Santé Sécurité au Travail.

TITRE 5 – ACCOMPAGNEMENT DES SALARIES EN TELETRAVAIL

L’accompagnement des salariés et des managers est essentiel à la réussite du télétravail.

Article 14 – Sensibilisation et formation

Des formations à destination des salariés et des managers sont accessibles à la demande. Certaines seront rendues obligatoires avant l’accès au dispositif de télétravail. Un accent particulier est mis sur la formation des managers au management à distance. Des guides sont également à disposition.

Article 15 – Prévention des risques liés au télétravail

Un guide spécifique remis aux salariés contient des conseils sur la façon de travailler à distance, et pointe les risques induits par cette organisation du travail et les meilleurs moyens de s’en prémunir.

Les responsables hiérarchiques sont invités à échanger régulièrement sur les conditions de travail de leurs équipes, et à identifier d’éventuelles souffrances au travail.

Les formations qui leur sont dispensées doivent les aider à identifier les risques et les signaux faibles.

Les coordonnées utiles sont mises à disposition des salariés dans le Guide télétravail (médecine du travail, membres de la CCSCT, …)

TITRE 6 – DISPOSITIONS COMMUNES

Article 16 - Lieu du télétravail

Le télétravail est généralement effectué au domicile du salarié.

Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence ou secondaire spécifié par le salarié.

En cas de déménagement, le salarié s'engage à prévenir l’entreprise et à lui communiquer sa nouvelle adresse.

Le salarié s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à l’entreprise et à remettre à cette dernière une attestation « multirisque » habitation couvrant son domicile.

Article 17 - Plages horaires de disponibilité

Pendant la période de télétravail, le salarié organise librement son temps de travail sous réserve de respecter :

• Les limites imposées par la législation en vigueur concernant la durée du travail fixée au contrat de travail ; et le respect du prévisionnel Kelio établi

• Pour les forfaits jours : les limites imposées par la législation en vigueur concernant le temps de repos minimal quotidien (11h) et hebdomadaire (35h).

Il doit cependant être joignable pendant les horaires collectifs, fixes ou, le cas échéant, variables, appliqués dans l’entreprise, référence à l’Accord Organisation du Temps de travail du 30 Juin 2016, ainsi que son avenant du 17 Décembre 2018.

Pour les salariés en forfait-jours, cette plage doit permettre de respecter les repos quotidien et hebdomadaire.

Article 18 - Temps de travail et charge de travail

Le salarié indiquera ses horaires de début et de fin de travail quotidiens en utilisant le logiciel de gestion des temps Kelio installé sur son ordinateur.

Par ailleurs, le télétravail ne doit pas avoir pour effet d'augmenter la charge de travail habituelle du salarié ou de compromettre la bonne exécution du travail.

A cet effet, lors de l’entretien individuel annuel, les conditions d’exercice du télétravail et de la charge de travail doivent être évoquées, afin que des solutions concertées puissent être trouvées.

Au-delà de cet entretien d’autres moments d’échanges réguliers doivent être organisés par le responsable hiérarchique pour suivre l’évolution de la charge de travail.

Article 19 – Travailleurs en situation de handicap

Le télétravail est ouvert aux travailleurs handicapés au même titre que tous les salariés de l’entreprise.

La médecine du travail et un ergonome seront sollicités le cas échéant pour apporter leurs conseils et préconisations sur le matériel requis pour les salariés en situation de handicap.

L’adaptation matérielle au poste de travail présent sur le lieu de travail peut être mis en place au domicile du travailleur handicapé.

TITRE 7 – OBLIGATION DES PARTIES

Article 20 – Obligation de confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmette aucune information sur les données confidentielles à des tiers et verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

Il devra assurer l’intégrité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il a produit dans le cadre du télétravail, sur tout support (papier et/ou électronique. (Cf. Charte Informatique)

Article 21 – Couverture Accident / Maladie

Le salarié en télétravail bénéficiera de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise lorsqu’il effectue son activité professionnelle à son domicile.

En cas de maladie ou d’accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer immédiatement son manager et/ou le Service des Ressources Humaines, et justifier son absence par un certificat médical dans le délai applicable aux salariés présents dans l’entreprise, soit un délai de 48 heures.

Article 22 – Droit à la déconnexion

Cf. Accord Droit à la Déconnexion du 21.12.2017

TITRE 8 – DISPOSITIONS FINALES

Article 23 - Suivi de l'application du présent accord et rendez-vous

Il est institué une commission de suivi des conditions d’application du présent accord intitulée « commission Télétravail ». Le suivi de l’accord sera effectué par une commission de suivi dédiée composée de :

• 1 Délégué syndical signataire de l’accord

• 2 membres du CSE

• 1 membre de la Direction

Les parties signataires s’engagent à suivre la réalisation du présent accord tous les ans au moyen d’indicateurs de suivi.

La « commission de suivi télétravail » se réunit au moins une fois par an et/ou à la demande de l’un des signataires du présent accord.

Article 24 - Entrée en vigueur et durée d'application

Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, et s'applique à compter du 01 Octobre 2022.

Article 25 – Révision et dénonciation

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d’application par accord entre les parties.

Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée aux autres parties signataires. Elle doit être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser.

La discussion de la demande de révision doit s’engager dans les 3 mois suivants la présentation de celle-ci. Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.

Article 26 - Notification et dépôt

Conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, le présent accord a été notifié à l’ensemble des signataires en date du 15/09/2022.

Le présent accord sera déposé sous forme dématérialisée sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et sous format papier auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Dole.

L’entreprise mettra à disposition cet accord dans l’Intranet et informera l’ensemble du personnel de son existence et de ses possibilités de consultations.

Fait à POLIGNY, 15 septembre 2022, en 6 exemplaires originaux,

Pour la direction de

Pour l’organisation syndicale représentative,