PROTOCOLE D’ACCORD

SUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE A LA CAF DU JURA

Entre d’une part, la Caisse d’allocations familiales Du Jura, représentée par son directeur, XXXXXXXX

Et, d’autre part les délégués syndicaux des organisations syndicales représentatives, ci-après désignés :

XXXXXXXX pour la CFDT,

il est conclu le présent accord.

Préambule

Le présent accord collectif a pour objet d’autoriser, le recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique de la Caf du Jura. Le présent accord couvre donc également d’éventuelles élections partielles qui seront organisées dans le respect du même protocole d’accord pré-électoral.

Les garanties offertes en termes de sécurité et de confidentialité par le système de vote retenu sont précisées dans les cahiers des clauses techniques et administratives particulières du marché national, annexés au présent accord.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.

Le vote électronique permettra notamment :

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats, sans erreur possible, affichés en quelques minutes, qu’elle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d’enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• De pallier éventuellement les aléas postaux,

• De favoriser la participation des électeurs,

• De valoriser la promotion de la dématérialisation.

Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Caf du Jura ayant la qualité d’électeurs à la date du 1^er tour du scrutin de l’élection du Comité social et Economique de 2022.

Les garanties du système de vote électronique

Le système retenu par la Caf du Jura comporte les garanties suivantes :

• L’anonymat : impossibilité d’établir un lien entre le vote émis par un électeur et l’électeur lui-même

• L’intégrité du vote : conformité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour une même personne et pour un même scrutin

• La confidentialité : le secret du vote

Recours à un prestataire extérieur

L’accord-cadre conclu le 25/02/2019 en interbranche par l’Union des caisses nationales de Sécurité sociale identifie deux prestataires avec lesquels les organismes de sécurité sociale peuvent mettre en œuvre le vote électronique. Depuis le 25/02/2020, il n’y a plus qu’un seul titulaire :

• Paragon transaction

Les prestations proposées couvrent l’intégralité du processus de vote, de la planification au dépouillement et à l’archivage des données.

Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

La Direction et les organisations syndicales conviennent que les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote par internet. Le vote par enveloppe physique ne sera pas possible.

Communication

Une note d’information sera adressée à l’ensemble des salariés de la Caf pour informer du dispositif de vote mis en œuvre.

Pour augmenter le taux de participation, l’ensemble des électeurs sera incité à voter :

• Ils recevront un ou plusieurs courriel(s) sur la messagerie professionnelle pendant et avant la période de vote ou un ou plusieurs courriers par voie postale pour les personnes identifiées en absence de longue durée sur la période du scrutin.

• Les organisations syndicales pourront développer une communication adaptée et incitative

• La Direction communiquera régulièrement sur ce moyen de vote et mettra à disposition des postes informatiques et pourra apporter un appui à la procédure de vote.

Garanties et sécurité du système de vote électronique

Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante. Son rapport est tenu à disposition de la CNIL et sera transmis à la CAF ainsi qu’aux organisations syndicales signataires du Pap.

Cellule d’assistance technique

L’employeur met en place une cellule de veille technique chargée de s’assurer du bon fonctionnement et de la surveillance du vote électronique. Les listes de candidats seront invitées à désigner des représentants pouvant assister à la mise en place de la cellule d’assistance technique.

Elle est composée des membres du bureau de vote, assistée notamment du chef de projet dédié de la société prestataire et d’un représentant de l’employeur.

Elle procède avant que le vote ne soit ouvert :

• à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé.

Elle contrôle enfin, à l’issue des opérations de vote, et avant le dépouillement, le scellement de ce système.

Information au système de vote électronique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Cette formation sera assurée par le prestataire choisi et aura lieu dans les jours qui précéderont l’ouverture du scrutin selon un calendrier prévu dans le protocole d’accord préélectoral.

Le temps passé à la formation est considéré comme du temps de travail.

Déroulement des opérations de vote

Lieu et temps du scrutin

Pour assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que la période de vote se déroulera sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les salariés seront informés de l’ouverture des bureaux de vote par mail sur la messagerie professionnelle ou courrier à l’adresse personnelle pour les personnes en absence au moment de l’information.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant cette période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance (depuis leur domicile par exemple).

Pendant la période ouvrée du scrutin, des postes informatiques au sein de la CAF (siège et sites extérieurs) en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections seront mis à disposition des salariés électeurs (selon des modalités à préciser dans le protocole préélectoral).

L’emplacement de ces postes informatiques permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.

Etablissement des listes électorales et transmission

La Direction établira un fichier ‘’listes électorales’’, selon les dispositions prévues dans le Pap des élections du CSE de 2022, qui pourra comporter les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date de naissance, date d’entrée dans l’institution, éligibilité, collège d’appartenance, adresse postale et mail professionnel.

La Direction transmettra ce fichier au prestataire. Ce fichier sera intégré dans le système de vote électronique de la société choisie et selon le calendrier prévu au Pap.

La transmission au prestataire de la propagande destinée aux électeurs répondra aux conditions décrites dans le Pap, notamment sur :

• La date et les modalités de transmission

• Le format des documents

Modalités d’accès au site de vote

Afin de sécuriser le vote et la fiabilité des élections, conformément à la recommandation de la CNIL, les éléments d’identification seront envoyés séparément par courrier, éventuellement remis en main propre, et/ou par courriel.

Pour chaque électeur il y a deux codes confidentiels à transmettre qui seront envoyés par deux courriers séparés : un premier courrier avec l’adresse du site et le code d’accès et un second courrier avec le mot de passe.

Les moyens personnels d’authentification (mot de passe…) seront générés, de manière aléatoire, par le prestataire.

La saisie d’une troisième donnée par le salarié (par exemple sa date de naissance ou son numéro de salarié) pourra éventuellement être demandée et fera l’objet d’une précision dans le PAPE.

L’adresse du site de vote (URL) est indiquée dans le Protocole d’accord pré-électoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, mais ne peut voter qu’une seule fois. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Programmation du site

Le prestataire assurera la programmation des accès internet, notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera, par ailleurs, la reproduction sur le serveur :

• des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées, datées et signées par leurs auteurs,

• des professions de foi telles qu’elles auront été présentées, datées et signées par leurs auteurs.

L’ordre de présentation des listes de candidats et des professions de foi sera déterminé aléatoirement par le système.

Afin de respecter une équité entre les listes, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Les modalités de transmission des listes de candidats et des professions de foi seront elles aussi déterminées dans le protocole d’accord préélectoral.

Déroulement du scrutin

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions du Code du travail relatives au vote électronique et aux principes électoraux de confidentialité, d’intégrité et de sincérité du vote, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur ayant été cryptée sera ainsi stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le taux de participation au scrutin sera communiqué par le prestataire retenu à la direction qui organisera une communication pour favoriser la participation, notamment en relayant le taux de participation à l’ensemble du personnel, chaque soir des 3 jours ouvrés précédant le dernier jour de vote et à midi pour le dernier jour du vote.

Dépouillement du vote

Clôture

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants générés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes et par les présidents/assesseurs de chaque bureau de vote. Un troisième président/assesseur suppléant sera désigné pour pallier l'absence d'un des deux premiers le jour du scellement ou le jour du dépouillement.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Délai de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur sera cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin et conformément aux recommandations de la CNIL aux personnes autorisées.

Ces personnes désignées au terme de la négociation, dans le protocole d’accord préélectoral pourront consulter tout au long du scrutin les listes d’émargement en ligne et le taux de participation.

Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est valable pour les élections du Comité Social et Economique de 2022.

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 du Code de la sécurité sociale).

Il est à noter que pour les élections professionnelles de 2022, si la date de l’agrément ministériel n’était pas compatible avec la date prévue des élections, la Direction se réserve le droit de procéder à la mise en place du vote électronique, par décision unilatérale, en reprenant les dispositions prévues dans cet accord.

Publicité

Conformément aux mesures légales de publicité, cet accord sera transmis :

- aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme

- aux instances représentatives du Personnel

- Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé par l’organisme sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail accompagné des pièces prévues à l’article D2231-7 du Code du travail.

- Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes compétent.

• à l’UCANSS pour avis du COMEX

• à la Direction de la Sécurité Sociale, pour agrément.

Un exemplaire sera tenu à la disposition du personnel. Un avis sera affiché à ce sujet.

Fait à Saint-Claude, le 16/12/2021 en deux exemplaires originaux dont un remis à chaque partie signataire.

Le Directeur La déléguée syndicale CFDT

XXXXXXXX XXXXXXXX

Annexe :

• cahiers des clauses techniques et administratives particulières du marché national