Protocole d’accord local relatif à

l’accès des organisations syndicales aux nouvelles

technologies d’information et de communication

Entre d’une part,

- la Caisse d’allocations familiales de la Haute-Saône, représentée par sa Directrice,

Et d’autre part,

- l’organisation syndicale CGT, représentée par son délégué syndical,

- l’organisation syndicale FO, représentée par sa déléguée syndicale,

Il a été convenu ce qui suit.

Préambule

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme.

Les signataires du présent accord sont conscients que les ressources informatiques font partie intégrante du patrimoine de la caisse d’allocations. Ils actent que l’utilisation des ressources et outils mis à disposition par le présent accord s’inscrit dans le respect des dispositions applicables à l’organisme et dans le cadre des contraintes de l’architecture technique du réseau et des obligations de sécurité de ce dernier, résultant notamment de la mise en œuvre obligatoire de la Politique de Sécurité du Système d’Information fixée par la Caisse nationale des allocations familiales et de la charte nationale de Sécurité du Système d’Information applicable à l’ensemble des utilisateurs du système d’information.

CHAPITRE I : L’UTILISATION D’INTRANET

Article 1 : L’accès à intranet et à internet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet et Internet, à partir du micro-ordinateur mis à disposition des organisations syndicales dans le local situé au 3^ème étage et à partir de l’ordinateur de chaque délégué syndical.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

Article 2 : La mise à disposition d’un site syndical sur l’intranet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

2.1 Les conditions d’accès à l’information électronique

Le principe retenu est celui d’un espace sur l’intranet de la caisse (CAFCOM) par syndicat à laquelle est associée une boîte aux lettres partagée.

Chaque syndicat dispose d’un répertoire structuré sur le serveur bureautique.

Il fournit la liste des personnes qu’il souhaite habiliter.

2.2 La liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives.

2.3 Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

2.4 Le contenu du site syndical

Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ni fausses informations, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

2.5 Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme.

Les mises à jour du site sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

Le portail donnant accès à chaque site syndical intranet est accessible à partir de la page d’accueil dans la rubrique « vie sociale » de l’intranet de l’organisme sous la dénomination :

- CFDT

- CGT

- Force Ouvrière

La création du site se fait en collaboration avec le service informatique de l’organisme.

Article 3 : Messagerie

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

Il fournit la liste des personnes qu’il souhaite habiliter.

3.1 Modalité d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des tiers hors institution, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.

Le syndicat peut adresser des publications à un groupe de personnes identifiées et connues uniquement du syndicat via la boîte aux lettres partagée, avec l’usage de la copie cachée et rappel du droit de s’opposer.

Les salariés sont informés de la possibilité qu’ils ont d’accepter, en ouvrant le message ; ou refuser un message syndical en le supprimant.

En ce qui concerne l’information en direction de l’ensemble des salariés chaque syndicat met en ligne le cas échéant, des actualités, que le salarié a le choix d’aller consulter ou non sous l’espace CAFCOM du syndicat.

Chaque salarié a la possibilité de questionner une organisation syndicale via la boîte aux lettres partagée. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié. La communication ponctuelle avec un ou plusieurs salariés peut se faire sous conversation Teams.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

La messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

3.2 Modalité d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

3.3 Réunion syndicale mensuelle

La solution préconisée en priorité est la réunion physique.

Si l’organisation est impossible en présentiel, une réunion en distanciel peut être organisée. Il peut alors s’agir d’une réunion mixte/dématérialisée animée organisée via le calendrier Outlook en statut privé.

Ces réunions peuvent avoir lieu hors temps de travail, sur le temps personnel pour les participants ou sur les heures de délégation de la section syndicale, sauf les représentants syndicaux qui peuvent utiliser leurs heures de délégations.

CHAPITRE II : LE CADRE TECHNIQUE D’UTILISATION

Article 4 : Le matériel mis à disposition

L’organisme met à la disposition des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local du 3^ème étage :

Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme relié à une imprimante

Une licence Office

Un système d’exploitation graphique…

L’Intranet

L’Internet via l’ordinateur et une « live box »

Le matériel reste la propriété de l’organisme sauf l’imprimante qui appartient au CSE en propre. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels sur le réseau Caf, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

Il est possible d’utiliser un ordinateur portable personnel en se connectant par l’intermédiaire de la box exclusivement.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation. 

Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge de la caisse d’allocations familiales de la Haute-Saône.

Article 5 : La capacité des sites et de la messagerie

La capacité de chaque boîte à lettre partagée est de 1 Go (1000 méga octets)

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages est :

• de 35 Mo d’Outlook à Outlook

• de 10 Mo de Notes à Outlook

• de 10 Mo de Outlook à Notes

• la volumétrie des boites exchange est de 50 Go pour la licence E1 et 100 Go pour la licence E3

et de façon générale doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.

Article 6 : Les règles de maintenance

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …). En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

CHAPITRE III : DISPOSITIONS DIVERSES

Article 7 : Affichage sur les panneaux

L’affichage des communications syndicales sur les panneaux mis à disposition par l’employeur n’est en rien modifié par le présent protocole.

Article 8 : Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si, à l’issue de cette rencontre, et les syndicats signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, la caisse d’allocations de la Haute-Saône peut saisir la juridiction compétente.

Article 9 : La procédure d’agrément et de communication de l’accord

Il entrera en vigueur le 1er mai 2021 sous réserve de l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L123-1 et L123-2 du code de la Sécurité Sociale).

L’accord collectif sera déposé sur l’application en ligne en vue de sa transmission à la Direction de la Sécurité Sociale et à l’Ucanss.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de cette dernière, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et au CSE.

Article 10 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il s’applique pour une durée de 5 ans. Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L 123-2-1 du code de la sécurité sociale.

En cas d'évolution législative ou conventionnelle, le présent accord pourra être révisé à la demande de l'employeur ou d'une ou plusieurs organisations syndicales habilitées à engager la procédure de révision. La demande devra être adressée par lettre recommandée avec A/R aux intéressés. Les parties conviennent dans ce cas de se rencontrer dans un délai de trois mois suivant la date d'envoi afin d'ouvrir des négociations.

Fait à Vesoul le 11/03/2021