Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL" chez MCA - MUTUELLE COMPLEMENTAIRE D'ALSACE (Siège)

Entre les soussignés :

La Mutuelle Complémentaire d’Alsace dont le siège social est à Colmar 68000,
6 Route de Rouffach – CS 40062, N° SIRET 778 900 027 00021

représentée par Monsieur d’une part,

Et

La délégation du Comité Social et Economique au sein de la MCA d’autre part,

PREAMBULE

Le présent accord est conclu en application des dispositions de l’Article L. 1222-9 du code du travail relatif au télétravail.

Dans ce cadre, la Direction et la délégation du CSE se sont rencontrées lors de deux réunions de négociations les 9 et 16 décembre 2022.

La volonté des parties est de tester une organisation en télétravail, à l’aide d’un cadre adapté à la taille et aux moyens de la MCA, en lien avec :

• ses orientations stratégiques et l’objectif de satisfaction des adhérents MCA

• ses valeurs de solidarité et de démocratie

• sa démarche QVT – Qualité de Vie au Travail

• son suivi RPS – Risques Psychosociaux

et de dynamiser l’attractivité de la mutuelle en proposant une forme innovante d’organisation du travail à ses salariés, actuels et futurs.

C’est à partir d’une analyse des risques en amont du processus décisionnel qu’un plan d’actions a été élaboré. Celui-ci a sécurisé les conditions de passage en télétravail développées dans les articles ci-après.

Article 1 : Définition

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié sédentaire au domicile de celui-ci, de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur le salarié qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini ci-dessus.

Article 2 : Conditions d’éligibilité

Les conditions d’éligibilité au télétravail définies ci-dessous ouvrent la possibilité de télétravailler au plus grand nombre de salariés de la MCA. Par ailleurs, elles préservent le bon fonctionnement des services et de la communauté de travail.

Le dispositif de télétravail est éligible aux conditions suivantes :

• aux salariés sous CDI, CDD hors apprenti/alternants, stagiaires, à temps complet ou à temps partiel >= 80 %, avec une ancienneté minimale de 6 mois sur le poste occupé et disposant d’une autonomie et de compétences suffisantes (à l’appréciation du manager)

• à toutes les fonctions sauf les services généraux

• selon l’organisation des services avec un nombre de télétravailleurs ne devant pas dépasser 50 % de l’effectif total. En agence, avec une présence obligatoire de 2 chargés de clientèle en permanence

• avoir souscrit à une connexion Internet Très Haut-Débit avec la Fibre ou la 4G/5G Box compatibles avec l’utilisation du réseau privé (VPN) de la MCA

• disposer à son domicile d’un espace de travail dédié et invariant permettant d’exercer ses missions dans des conditions de travail satisfaisantes, préservant la confidentialité de ses travaux, sa santé et sa sécurité, au calme, bien éclairé, avec un bureau de taille suffisante.

Article 3 : Modalités d’organisation

Article 3.1 – Les formes de télétravail

• TELETRAVAIL REGULIER : 1 jour fixe par semaine, sans report, pour la catégorie « Employé »

+ 6 jours en mode FLEXIBLE, sur autorisation du responsable

+ 3 jours en cas d’enfant malade âgé de 10 à 14 ans

• TELETRAVAIL FLEXIBLE : 30 jours par année civile, à la demande des salariés pour les catégories « Technicien » et « Cadre », sauf dispositions dérogatoires précisées ci-après.

Les jours de télétravail sont obligatoirement pris par journées complètes.

Les mardis et mercredis sont exclus du dispositif en raison de :

• La journée du mardi est réservée pour permettre l’organisation d’évènements collectifs.

• La journée du mercredi est déjà usuellement largement choisie par les collaborateurs à temps partiel.

Le responsable devra veiller lors de la pose des congés/repos de ses collaborateurs à maintenir une présence sur site minimale, en évitant que la pose des congés/repos ne se fasse que sur les jours prévus sur site.

Le responsable devra limiter le télétravail dans des périodes particulières telles que :

• Intégration d’un nouveau collaborateur

• Charge et nature du travail nécessitant plus de présence sur site.

Le télétravailleur devra saisir sa journée de télétravail dans Incovar avec un délai de prévenance de minimum 5 jours calendaires. Pour ce faire, dans la version actuelle d’Incovar, le salarié devra saisir sa journée de télétravail en utilisant la même fonctionnalité que la pose des congés, mais en sélectionnant le libellé « Télétravail déclaré par le salarié ».

Il est prévu des dispositions dérogatoires en fonction des cas suivants :

• Dispositions dérogatoires en faveur des femmes enceintes

Afin de limiter leurs déplacements et la fatigue associée, les femmes enceintes à partir du quatrième mois de grossesse bénéficiaires du télétravail dans le cadre du présent accord pourront demander à bénéficier d’un rythme de télétravail différent pouvant aller jusqu’au temps complet au cours des 30 jours calendaires précédent le début de leur congé maternité légal (hors congé pathologique). Elles devront en faire la demande à leur responsable avec un délai de prévenance minimum de 15 jours calendaires.

• Dispositions dérogatoires en faveur des salariés en situation de handicap ou en raison de leur état de santé

Des dispositions dérogatoires au rythme de télétravail énoncées dans ce présent accord peuvent être prescrites par la médecine du travail et/ou le médecin traitant, en fonction de la compatibilité de ce mode d’organisation avec le métier exercé, et après échange avec l’employeur.

• Dispositions dérogatoires en faveur des techniciens/cadres en cas de trajet domicile-travail >80 km

Un forfait jours supplémentaire au mode flexible du présent accord peut être accordé par la Direction aux salariés domiciliés à plus de 80 km du siège de la mutuelle, en fonction de la compatibilité de ce mode d’organisation avec le métier exercé, et après échange avec le supérieur hiérarchique direct.

• Dispositions dérogatoires en faveur des membres du Comité de Direction

Ils disposent d’une autonomie d’organisation du travail en mode hybride.

• TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL : Conformément à l'article L. 1222-11 du Code du travail « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés ».

Les parties conviennent que sont notamment concernées les situations suivantes, pouvant nécessiter l'activation du PCA (Plan de Continuité de l’Activité) :

• survenance d'une situation de catastrophe naturelle ou technologique rendant impossible tout ou partie de l'activité sur un ou plusieurs sites ;

• cas de force majeure ;

• pandémie / épidémie ;

• grève de longue durée affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport collectif ;

• survenance d’un impératif de protection des collaborateurs nécessitant la fermeture temporaire ou définitive des locaux pour préserver leur santé et/ou leur sécurité ;

• évènement climatique majeur.

Il peut être mis en place de façon progressive en fonction des situations.

Dans ces circonstances, la Direction, conformément au code du travail, pourra recourir au télétravail « collectif » sur plusieurs jours consécutifs et ce, sans délai de prévenance. Le nombre de jours de télétravail imposé par l’employeur en cas de circonstances exceptionnelles n’est pas plafonné.

La mise en place unilatérale du télétravail dans ces hypothèses suppose que le salarié dispose de ses propres moyens matériels lui permettant de travailler à son domicile, ou qu’il soit préalablement doté du matériel ou équipement nécessaire au télétravail ou qu'il le soit à cette occasion.

Les salariés et le CSE sont informés des modalités et des consignes de l’activité à distance dans les meilleurs délais.

Tous les salariés de la mutuelle (CDI, CDD, alternants, stagiaires, prestataires …) peuvent être concernés. En cas de force majeure, le salarié refusant du télétravail ou n’étant pas en mesure de faire du télétravail sera automatiquement placé en jours de réduction du temps de travail (JRTT) ou en jours CET ou en congés payés. D’autres mesures comme le chômage partiel pourraient être activées si ces droits sont épuisés.

Le télétravail exceptionnel peut ne pas s’effectuer dans les mêmes conditions que le télétravail régulier. Les dispositions relatives au télétravail habituel ne sont plus applicables pendant la durée de mise en télétravail exceptionnel.

Article 3.2 – Le passage à la demande du salarié

Les Parties rappellent que le télétravail revêt un caractère volontaire et ne constitue pas une obligation (sauf le télétravail exceptionnel) et suppose que ses conditions de mise en œuvre soient formalisées.

Tout salarié éligible au télétravail qui souhaite bénéficier de cette mesure doit transmettre une demande écrite via le formulaire établi par la Direction (annexe 1) en motivant sa demande pour le télétravail.

Son responsable évaluera la demande en fonction des critères d’éligibilité prévus dans l’accord et rappelés dans le formulaire. L’examen de la demande pourra donner lieu à un entretien avec le responsable. Si la demande est refusée, le responsable adressera les motifs de son refus au salarié, sous 30 jours calendaires et en informera la Direction.

En cas d’accord, et si l’ensemble des justificatifs demandés sont présentés avant le 15 du mois M, ce passage en télétravail sera formalisé par un avenant au contrat de travail et pourra débuter dès le début du mois M+1.

Le passage au télétravail régulier ou flexible est formalisé par la signature d'un avenant au contrat de travail du salarié.

L’avenant précisera :

• L’adresse fixe du domicile du télétravail

• Les modalités d’exécution du télétravail (jours de télétravail, plages horaires de disponibilité du salarié, durée minimale de l’engagement renouvelable par tacite reconduction)

• La durée de la période d’adaptation et les conditions de réversibilité

• Le matériel mis à la disposition et le rappel du droit à la déconnexion

• Les restrictions d’utilisation du matériel et le rappel des engagements déontologiques.

Article 3.3 – La période d'adaptation

La nouvelle organisation du travail est soumise à une période d'adaptation de 2 mois calendaires pendant laquelle chacune des parties peut librement mettre fin au télétravail, à condition de respecter un délai de prévenance de 15 jours.

S'il est mis fin au télétravail, le salarié retrouve alors un poste dans les locaux de la mutuelle correspondant à sa qualification.

Article 3.4 – La Réversibilité du télétravail

Au-delà de la période d'adaptation visée à l'article ci-dessus, il pourra être mis fin au télétravail dans les conditions suivantes.

A la demande du salarié :

La demande du salarié doit être effectuée par écrit, sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires, soit par lettre remise en main propre, ou par courriel avec accusé de réception. La mutuelle devra y répondre dans un délai de 5 jours calendaires.

Le salarié retrouve alors un poste dans les locaux de la mutuelle.

A la demande de l'employeur :

La mutuelle peut demander au salarié en télétravail de travailler de nouveau à temps complet dans les locaux de la mutuelle notamment pour les raisons suivantes : fin du cas de force majeure, réorganisation de la mutuelle, déménagement du salarié, logement non conforme aux prescriptions d'hygiène et de sécurité, nécessité de service, qualité et quantité de travail fournis par le salarié insatisfaisant, mauvaise qualité de débit informatique, absences de collaborateurs sur site, nécessité de continuité d’activité sur site.

Cette demande doit être adressée par courriel avec accusé de réception au moins 1 jour avant la date envisagée pour sa prise d'effet.

Toute difficulté d’exercice du télétravail doit immédiatement être transmise au responsable, quel qu’en soit l’origine (technique, environnement, familial, accès aux outils ou documents de travail, etc.). Le responsable et le collaborateur évalueront si la difficulté permet la poursuite du télétravail en fonction de la durée de la difficulté ou des actions à mettre en œuvre (ex : formation, changement de mission, etc.). Le temps non travaillé sera déduit du compteur débit/crédit et devra être prioritairement rattrapé en cas de débit.

Article 4 : Suivi du télétravail

Article 4.1 – Rôle du management

La mise en place du télétravail exige une adaptation du management au mode hybride. Le responsable est un acteur incontournable de la mise en œuvre du télétravail auprès de ses équipes. Son rôle évolue vers une expérimentation des pratiques et outils collaboratifs facilitant le travail à distance. Il s’agit de repenser les façons de suivre l’activité des collaborateurs, d’organiser les activités télétravaillables et les ressources adéquates. Le responsable assure l’équité de traitement (charge de travail, accès à la formation, entretien d’évaluation, critères d’appréciation…) entre les télétravailleurs et ceux en présentiel.

En synthèse, chaque responsable doit construire l’organisation du travail dans un souci de performance, en donnant un vrai sens au présentiel et autant que possible en prenant en compte les souhaits exprimés par ses collaborateurs en termes d’organisation personnelle.

Une formation sur le management à distance sera proposée aux responsables dans le besoin.

Article 4.2 – Temps de travail

Il est rappelé que l’ensemble des dispositions relatives au temps de travail, en vigueur dans la mutuelle, sont applicables aux salariés en situation de télétravail.

Le télétravailleur s’engage notamment à :

• Se rendre aux visites médicales et ce jour-là n’est pas télétravaillable,

• Se rendre aux formations/réunions même si elles sont positionnées sur des jours envisagés en télétravail,

• Respecter les horaires prévus par le Règlement Intérieur et notes de services.

Le télétravailleur reste soumis aux plages fixes et variables. Il doit être joignable dans les meilleurs délais, selon les mêmes modalités que pendant le travail habituel dans les locaux de la mutuelle.

Il est rappelé que pendant les jours de congés ou de RTT, les périodes de suspension du contrat de travail (maladie, accidents, maternité, etc.), le salarié habituellement en télétravail n'est pas autorisé à travailler.

Article 4.3 – Santé et sécurité au travail

Les collaborateurs en télétravail bénéficient de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de la mutuelle et ils font l’objet du même suivi par le service de santé au travail.

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la Direction, dans le délai applicable aux salariés présents dans la mutuelle, soit un délai de maximum 48 heures.

La période d’arrêt de travail correspondant à un jour normalement télétravaillé ne permet pas de reporter le jour télétravaillé à une date ultérieure.

Afin de veiller au respect des obligations en matière de sécurité et de conditions de travail à l’égard des salariés, la Direction, les membres du CSE ainsi que les autorités administratives peuvent, le cas échéant et conformément aux dispositions légales, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail.

Uniquement sur rendez-vous, cette visite au domicile du télétravailleur est obligatoirement sollicitée dans un délai de prévenance raisonnable et acceptée par écrit préalablement par le télétravailleur concerné.

Dans l’hypothèse où un risque serait identifié, le collaborateur concerné devra se mettre en conformité dans les meilleurs délais afin de poursuivre son activité en télétravail. A défaut, il sera mis un terme à la situation de télétravail de manière temporaire, jusqu’à ce que le risque soit levé.

Article 5 : Protection des données et Equipement informatique

Le collaborateur sera tenu au respect des différentes dispositions en vigueur au sein de la mutuelle, telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité. Il s’engage à prendre les dispositions nécessaires à la protection des données et documents à sa disposition, à ne pas laisser accéder des tiers, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son responsable de toute anomalie constatée. Il s’engage à respecter la charte informatique en vigueur au sein de la MCA.

La mutuelle prend, dans le respect des prescriptions de la Commission Nationale Informatique et Libertés, les mesures qui s'imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le collaborateur en période de télétravail à des fins professionnelles.

Ainsi dans le cadre de son activité professionnelle, le télétravailleur pourra être amené à traiter des données à caractère personnel. Conformément aux articles 34 et 35 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi qu’aux articles 32 à 35 du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016, le télétravailleur devra prendre toutes précautions dans le cadre de ses attributions afin de protéger la confidentialité des informations auxquelles il a accès, et d’empêcher qu’elles ne soient communiquées à des personnes non expressément autorisées à recevoir des informations.

Le télétravailleur devra veiller en particulier à :

• Utiliser uniquement le matériel fourni à titre professionnel et pour le seul compte de la MCA à l’exclusion de toute autre utilisation ;

• Ne pas utiliser les données auxquelles il peut accéder à des fins autres que celles prévues par ses attributions ;

• Ne divulguer ces données qu’aux personnes dûment autorisées, en raison de leurs fonctions, à en recevoir communication, qu’il s’agisse des personnes privées, publiques, physiques ou morales ;

• Ne faire aucune copie de ces données, sauf à ce que cela soit nécessaire à l’exécution de ses fonctions ;

• Prendre toutes les mesures nécessaires dans le cadre de ses attributions, afin d’éviter l’utilisation détournée ou frauduleuse de ces données ;

• Prendre toutes précautions pour préserver la sécurité physique et logique de ces données ;

• S’assurer, dans la limite de ses attributions, que seuls des moyens de communication sécurisés seront utilisés pour transférer ces données ;

• Ne pas emporter de documents papier comportant des données à caractère personnel ni imprimer de tels documents à son domicile ;

• Respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d’utilisation sur lesquelles il aura été informé.

Dans l’hypothèse où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de la mutuelle, la Mutuelle s’engage à lui fournir l’un des deux packages suivants :

Package 1 :

- un ordinateur portable (déjà doté)

- une souris

- un clavier

- 2 écrans complémentaires + un casque

- un accès à distance sécurisé via VPN à ses applications de travail yc téléphonie

Package 2 : pour les collaborateurs n’ayant pas d’ordinateur portable

- un ordinateur fixe (unité centrale)

- une souris

- un clavier

- 1 écran supplémentaire + un casque

- un accès à distance sécurisé via VPN à ses applications de travail yc téléphonie

La composition de ces packages pourra être modifiée dans le cadre de la politique d’équipement informatique de la mutuelle.

Le salarié bénéficie d’un appui technique, tant pour l’installation que pour l’utilisation des systèmes mis à sa disposition par la Mutuelle (assistance téléphonique).

Le salarié prend soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le salarié en avise immédiatement la Mutuelle.

Le salarié respecte en outre l’ensemble des politiques de la Mutuelle quant à l’utilisation des équipements.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur par la mutuelle et pour un usage strictement professionnel reste la propriété de celle-ci et doit lui être restitué en fin de situation de télétravail.

En cas d’arrêt du télétravail, de la suspension du contrat de travail pour une durée de 1 mois ou plus ou de la rupture de la relation contractuelle, le salarié restitue dans les plus brefs délais, et sans que la Mutuelle n’ait besoin de le mettre en demeure, tous biens matériels et technologiques que la Mutuelle a mis à sa disposition pour les besoins du télétravail.

Si le salarié ne dispose pas du matériel nécessaire au moment de la demande de télétravail régulier, le responsable concerné doit s’assurer de la possibilité budgétaire de fournir ou non ce matériel au salarié avant de valider sa demande.

Article 6 : Durée de l'accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an.

Il est prévu pour entrer en vigueur à compter du 1^er février 2023.

L’accord sera éventuellement renégocié pour une nouvelle période par accord entre les parties, à l’issue de sa période de validité.

Article 7 : Dénonciation

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de l’administration.

Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Article 8 : Publicité

Le présent accord sera déposé en version électronique dans la version intégrale du texte et dans sa version anonymisée, sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire original sera également déposé au secrétariat-greffe du conseil de prud’homme de Colmar (68).

L’accord sera porté à la connaissance du personnel par l’intranet MCA.

Fait à Colmar, le 11 janvier 2023 En 2 exemplaires originaux

Pour la MCA – Mutuelle Complémentaire d’Alsace,

Le Président,

Les membres du CSE,

Annexe 1

FORMULAIRE DE DEMANDE DE TELETRAVAIL

Merci de compléter ce formulaire et son annexe et de remettre le dossier finalisé à votre responsable hiérarchique en main propre ou par mail.

La validation de votre demande est notamment soumise aux conditions d’éligibilité mentionnées au sein de l’accord.

Partie à compléter par le/la salarié (e) :

NOM Prénom :________________________________________

Formes de télétravail : cocher le choix en fonction de votre catégorie

REGULIER (Employé) FLEXIBLE (Cadre/Technicien)

Pour quelle(s) raison(s) souhaitez-vous faire du télétravail ?

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Fait le [date] : Signature salarié(e)

Partie à compléter par le responsable hiérarchique :

J’émets un avis au regard des critères suivants :

• Conditions d’éligibilité : Favorable Défavorable

• Autonomie : Favorable Défavorable

• Capacité du collaborateur à s’organiser : Favorable Défavorable

• Organisation du service : Favorable Défavorable

• Maîtrise des applications informatiques

indispensables à l’activité Favorable Défavorable

• Bonne connaissance des processus et

des règles applicables au sein de la MCA Favorable Défavorable

• Autres : …………………………………………….. Favorable Défavorable

Commentaires :

Si demande acceptée, date souhaitée de démarrage en télétravail : [date]

Fait le [date] : Signature responsable hiérarchique

ANNEXE à la demande de pratiquer du Télétravail

NOM :

Prénom :

Par la présente, j’atteste sur l’honneur que l’espace privé dédié à un usage de télétravail à mon domicile répond aux 4 critères ci-dessous :

Critère 1 Assurance :

□ Mon assurance habitation couvre mon activité en télétravail (joindre une attestation d’assurance comportant cette précision)

Critère 2 Conformité électrique : 2 situations :

• □ Je peux fournir une copie d’un consuel ou d’une attestation de conformité d’un professionnel (joindre une copie)

ou

• □ Je réponds « OUI » aux questions suivantes :

● Est-ce que les prises de courant sont reliées à la terre ?

● Est-ce que je suis vigilant à ne pas surcharger les prises avec une cascade de rallonges électriques ?

● Est-ce que les rallonges électriques sont en bon état ? Sont-elles aux normes NF ?

● Le circuit électrique utilisé pour mon poste de travail est-il protégé par un dispositif de protection différentielle : disjoncteur et fusible ?

● Y a-t-il une ventilation suffisante pour l'équipement électrique ?

Critère 3 Connexion Internet :

Je déclare sur l’honneur avoir souscris à une connexion Internet Très Haut-

Débit (cocher la case) :

□ Fibre

□ 4G/5G Box

En cas de problèmes techniques (lenteurs et coupures notamment) je m’engage à fournir à la demande du service informatique toutes pièces justificatives (contrat d’abonnement, facture …) liée à ma connexion Internet.

Critère 4 Espace de travail :

□ Mon espace de travail me permet de travailler au calme, dans de bonnes conditions en préservant ma santé et ma sécurité.

Fait à Le Signature